角色認知與管理溝通技巧

角色認知與管理溝通技巧 管理干部執(zhí)行能力的構(gòu)成 角色一 下屬中層經(jīng)理是高層經(jīng)理 經(jīng)營者的下屬 這就意味著中層經(jīng)理是 經(jīng)營者的替身 角色二 同事中層經(jīng)理與其他部門的經(jīng)理之間 是同事關(guān)系 需要相互支持和協(xié)作 第一講 角色認知 角色三 上司中層經(jīng)理相對于下屬而言 是上司 也是領(lǐng)導者 教練 管理者 角色四 掛名首腦和談判者對外 中層經(jīng)理是部門開展業(yè)務(wù) 以公司名義與客戶或供應(yīng)商談判的主要承擔者 作為下屬的中層經(jīng)理 常見誤區(qū)誤區(qū)一 民意代表誤區(qū)二 同情者誤區(qū)三 只代表個人意見 一是你代表不了下屬的利益二是取得下屬的擁戴和支持 需要提高領(lǐng)導力 而不是做 民意代表 三是中層經(jīng)理應(yīng)當代表公司維護員工的利益 而不是代表員工維護員工的利益 誤區(qū)一 民意代表 誤區(qū)二 同情者 第一種表現(xiàn) 跟著一塊罵 表示同情 第二種表現(xiàn) 沉默第三種表現(xiàn) 反對第四種表現(xiàn) 支持 對上司發(fā)表個人意見是沒有問題的 對于同級或下屬說 只代表個人意見 是不對的對客戶和供應(yīng)商 更沒有什么 個人意見 只有 職務(wù)意見 誤區(qū)三 只代表個人意見 一點小事情扯來扯去一件很重要的事踢來踢去本位主義別人為自己做什么都是應(yīng)當?shù)?中層經(jīng)理在與自己平級的或平行的中層經(jīng)理面前是什么角色呢 最常見的說法 同事 而最常見的是 作為同事的中層經(jīng)理 如果在公司內(nèi)部 我們相互把對方當作客戶 良好的客戶服務(wù)特征是 如果中層經(jīng)理的角色相互為內(nèi)部客戶的話 就應(yīng)當事先了解他人的需求 然后根據(jù)對方的需求安排自己的工作 案例一 根據(jù)計劃 研發(fā)中心經(jīng)理想在下月招聘幾個工程師 還沒有等你去找 人力資源部經(jīng)理已經(jīng)打來電話 顏經(jīng)理 你們部門原來計劃在下個月招聘幾名工程師 這個計劃有沒有變化 需要我這里做些什么準備 使內(nèi)部客戶滿意的幾個案例 銷售部經(jīng)理接到行政部邢經(jīng)理的電話 肖經(jīng)理嗎 下一周公司要召開董事會 車輛比較緊張 你們下周如果有什么接送工作 這周就把單子給我們 以防我這里誤了你的事 案例二 研發(fā)中心經(jīng)理拿著那張收據(jù)去報銷 財務(wù)部柴經(jīng)理說 根據(jù)公司規(guī)定 一律憑發(fā)票報銷 你剛才也介紹了這張收據(jù)屬于很特殊的情況 這樣吧 你放在這里 我回頭請示一下老總 好不好 你們不要來回跑了 案例三 為什么不能把對方看成客戶呢 原因一 中層經(jīng)理們都清楚 外部客戶是我們的 衣食父母 得罪不起 內(nèi)部同事之間卻不這么認為 原因二 人們一般來說對于 管 和 被管 的角色較為認同原因三 中層經(jīng)理最關(guān)心的是自己的職責 對其他同事的職責履行和完成不予關(guān)注 原因四 對職責理解的偏差 同事就是我的內(nèi)部客戶 要點一 其他經(jīng)理與我之間是客戶關(guān)系 他是客戶 我是供應(yīng)商 要點二 同事是我的衣食父母 要點三 將同事當作外部客戶 要點四 克服 客戶陷井 不提前約定 推門進來就要求辦事 早就簽了給供應(yīng)商打款的合同 卻不及時同財務(wù)部門溝通 到打款時才到財務(wù)部要支票 財務(wù)部正好現(xiàn)金緊張 于是就指責財務(wù)部 早干什么去了 某部門讓人力資源部在十天之內(nèi)招聘一位MBA畢業(yè)生 并且要有IT行業(yè)五年工作經(jīng)歷 招聘不到就指責人力資源部不支持 工作不到位 到時候 誤了工作可不能怪我們 在公司內(nèi)部 常常會發(fā)生這種情況 第一種 內(nèi)部物流第二種 服務(wù)供應(yīng)鏈第三種 信息供應(yīng)鏈 企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈 要點五 從以職責為中心 向內(nèi)部客戶的需求為中心轉(zhuǎn)變 要點六 讓內(nèi)部客戶滿意 常見誤區(qū) 角色錯位1 業(yè)務(wù)員1 以業(yè)務(wù)為主2 不懂管理3 對下屬的業(yè)務(wù)或技術(shù)要求過嚴 作為上司的中層經(jīng)理 角色錯位二 領(lǐng)主1 忽略自己角色的多維性2 將自己看成下屬的保護人3 過分看重自己對下屬的作用 角色錯位三 官僚思想1 過分看重自己的級別2 用級別看待遇3 官僚作風 實現(xiàn)上司角色的要領(lǐng) 1 做管理者該做的事2 正確處理業(yè)務(wù)與管理的關(guān)系3 處理好管理者和領(lǐng)導者的關(guān)系 小結(jié) 一個出色的中層經(jīng)理 應(yīng)當是 經(jīng)營者的替身 代表高層對某一個部門 某一個項目實施有效的管理一個出色的中層經(jīng)理 應(yīng)當是其他中層經(jīng)理的 供應(yīng)商 也就是說 公司里的其他部門 其他同事是自己的 內(nèi)部客戶 一個出色的中層經(jīng)理 應(yīng)當是下屬的榜樣 領(lǐng)導和教練 一個出色的中層經(jīng)理 應(yīng)當是客戶的朋友和顧問 第二講溝通概論 溝通是信息憑借一定的符號載體 在個人或群體間從發(fā)送者到接受者進行傳遞 并獲取理解的過程 良好的溝通不是雙方達成協(xié)議 而是準確理解信息意義 溝通常見的錯誤觀念 溝通不是太難的事 我們每天不是在溝通 我告訴他 所以 我和他已經(jīng)溝通了 只有當我想要溝通的時候 才會有溝通 雙方達成協(xié)議就是一次良好的溝通 良好的溝通是使別人接受自己的觀點 叢林中的一棵樹倒了卻無人聽到 它是否發(fā)出了聲響 信息源 編碼 通道 解碼 接受者 噪聲 反饋 發(fā)送者 接收者 信息 信息 信息 信息 溝通過程就是發(fā)送者將信息通過選定渠道傳遞給接受者的過程 信息 溝通發(fā)生之前 必須存在一個意圖 我們稱之為要被傳遞的信息 通道 由發(fā)送者選擇的 借由傳遞信息的媒介物 解碼 接受者在接受信息后 將符號化的信息還原為思想 并理解其含義 噪聲 妨礙信息溝通的任何因素 它存在于溝通過程的各個環(huán)節(jié) 并有可能造成信息失真 反饋 接受者把信息返回給發(fā)送者 并對信息是否被理解進行核實 制造經(jīng)理 發(fā)送者 采購經(jīng)理 接收者 共同背景 思想1 編碼 通道 解碼 思想2 案例 假設(shè)制造經(jīng)理發(fā)現(xiàn)需要一種零件 他必須與采購經(jīng)理溝通 把這個信息傳達給他 傳送 反饋 思想1 制造經(jīng)理認為我們需R77零件編碼 給采購經(jīng)理寫便函指示定購R77通道 通過內(nèi)部信箱將便函傳遞給采購經(jīng)理解碼 把便函信息回譯為思想思想2 認識到他需要購買汽車半軸 案例分析 名醫(yī)勸治的失敗 溝通方式 口頭方式書面方式非語言方式電子媒介 n口頭方式優(yōu)點 快速傳遞和即時反饋 缺點 信息從發(fā)送者一段段接力式傳送過程存在著巨大的失真的可能性 書面方式優(yōu)點 具有有形展示 長期保存 法律防護依據(jù)等優(yōu)點 缺點 溝通耗費時間長 不能及時提供信息反饋 非語言方式一些極有意義的溝通既非口頭形式也非書面形式的 如體態(tài)語言 語調(diào)等 1 身體語言溝通 通過動態(tài)無聲性的目光 表情 手勢語言等身體運或者是靜態(tài)無聲的身體姿勢 空間距離及衣著打扮等等形式來實現(xiàn)溝通 2 副語言溝通 通過非語詞的聲音 如重音 聲調(diào)的變化 哭 笑 停頓來實現(xiàn)的 3 物體的操縱 通過物體的運用 環(huán)境布置等手段進行非語言的溝通 電子媒介如 電子郵件 電話等 高效溝通的三原則 原則1談?wù)撔袨椴徽務(wù)搨€性原則2要明確溝通原則3積極聆聽 溝通失敗的原因 缺乏信息或知識沒有說明重要性 當我們在溝通的過程中 沒有優(yōu)先順序 沒有說明這件事情的重要性只注重了表達 而沒有注重傾聽沒有完全理解對方的話 以致詢問不當時間不夠不良的情緒 人是會受到情緒影響的 特別是在溝通的過程中 情緒也會影響到效果 沒有注重反饋沒有理解他人的需求職位的差距 文化的差距也會造成很多溝通的失敗 ATTENTION 1965年美國心理學家佐治 米拉經(jīng)過研究后發(fā)現(xiàn)溝通的效果來自文字的不過占7 來自聲調(diào)占38 而來自身體語言占55 文字雖然重要 但決定它的效果的是聲調(diào)和身體語言 當文字與聲調(diào)或身體語言不配合時 人們選擇的是聲調(diào)和身體語言 不是文字的意思 文字雖然重要 但決定它的效果的是聲調(diào)和身體語言 人們斤斤計較別人曾說或沒說的文字 其實文字有極大的限制性 雖然人們習慣把注意力放在7 的文字上 其實這7 也往往接收不足 更多分享 微信關(guān)注公眾號 管理智識 ID glzs100 父母型 我行 你不行主觀的 指令性 權(quán)威性 溝通者與被溝通者之間是被動的 成人型 我行 你也行客觀的 理性的 平等的 雙向的 主動性 兒童型 我不行 你行弱勢的 服從的 被動的 觀點不敢發(fā)表 溝通的幾種心態(tài) 第三講有效溝通技巧 完整的溝通過程 信息發(fā)送 接收 反饋 接收 發(fā)送 反饋 有效發(fā)送信息的技巧 1 選擇有效的的信息發(fā)送方式 How 發(fā)送信息首先要考慮選擇正確的方式發(fā)送方式要根據(jù)溝通內(nèi)容偏重度來選擇最好的溝通方式是面對面的溝通2 何時發(fā)送信息 When 3 確定信息內(nèi)容 What 自檢 4誰該接受信息 Who 誰是你的信息接受對象先獲得接受者的注意接受者的觀念接受者的需要接受者的情緒5 何處發(fā)送信息 Where 自檢發(fā)送信息是需要注意哪幾個問題 關(guān)鍵的溝通技巧 積極聆聽 1 聆聽的原則適應(yīng)講話者的風格眼耳并用首先尋求理解他人 然后再被他人理解鼓勵他人表達自己聆聽全部信息表現(xiàn)出有興趣聆聽 2 有效聆聽的四步驟 準備聆聽發(fā)出準備聆聽的信息在溝通過程中采取積極的行動理解對方全部的信息更多分享 微信關(guān)注公眾號 管理智識 ID glzs100 3 聆聽的五個層次 聽而不聞假裝聆聽選擇性的聆聽專注的聆聽設(shè)身處地的聆聽 4 有效反饋的技巧 反饋就是溝通雙方期望得到一種信息的回流 反饋的類型 一種是正面的反饋 對對方做得好的事情予以表彰 希望好的行為再次出現(xiàn) 一種是建設(shè)性的反饋 就是在別人不足的地方 你給他一個建議 第四講 有效的肢體語言 n信任是溝通的基礎(chǔ)n有效溝通的五種態(tài)度 強迫性態(tài)度回避性態(tài)度折衷式態(tài)度合作性態(tài)度遷就性態(tài)度 Forcing強迫 Collaborating合作 Compromising折衷 Avoiding回避 Accommodating遷就 果敢的 合作的 合作的態(tài)度 第一個合作態(tài)度的表象 雙方都能夠說明各自所擔心的問題 第二個合作態(tài)度的表象 雙方都積極地去解決這個問題 而不是去推卸責任 第三個合作態(tài)度的表象 雙方共同研究解決方案 第四個合作態(tài)度的表象 大家在溝通的過程中 是論事不對人 就是談?wù)撔袨槎徽務(wù)搨€性第五個合作態(tài)度的表象 雙方最后達成一個雙贏的協(xié)議 一定是一個考慮到雙方利益的協(xié)議 態(tài)度決定一切 有效利用肢體語言 第一印象 決定性的七秒鐘說話語氣及音色的運用自檢 溝通視窗及運用技巧 給予反饋說 尋求反饋問 他人了解 第五講高效溝通的基本步驟 步驟一 事前準備設(shè)立溝通的目標制定計劃預測可能遇到的異議和爭執(zhí)對情況進行分析 自檢 步驟二 確認需求 第一步 有效提問第二步 積極聆聽第三步 及時確認 問題的兩種類型 1 開放式問題2 封閉式問題 步驟三闡述觀點 FAB原則 F Feature 特色A Advantage優(yōu)勢B Benefit 利益 步驟四 處理異議 在溝通中 有可能你會遇到對方的異議 就是對方不同意你的觀點 在工作中你想說服別人非常難 同樣別人說服你也是非常困難 因為成年人不容易被別人說服 只有可能被自己說服 所在溝通中一旦遇到異議之后就會產(chǎn)生溝通的破裂 當在溝通中遇到異議時 我們可以采用的一種類似于借力打力的方法 叫做 柔道法 你不是強行說服對方 而是用對方的觀點來說服對方 處理議異時 態(tài)度要表現(xiàn)出具有 同理心 步驟五達成協(xié)議 a 感謝b 贊美c 慶祝 步驟六共同實施 第六講 怎樣與領(lǐng)導 下級 同事溝通 怎樣與上級溝通 上級需要部屬溝通行為支持盡責 尤其在上級弱項處予以支持執(zhí)行指令承諾 聆聽 詢問 響應(yīng)了解部屬情況定期工作匯報 自我嚴格管理為領(lǐng)導分憂理解上級 敢擔重擔 提出建議提供信息及時反饋 工作匯報 溝通信息 部屬需要上級溝通行為關(guān)心主動詢問 問侯 了解需求與困難支持幫助解決問題 給予認可 信任 給予精神物質(zhì)幫助指導誘導 反饋 考核 在職輔導 培訓理解傾聽 讓部屬傾訴重視授權(quán) 信任 尊重 認可得到指示清楚的指令 不多頭領(lǐng)導 健全溝通渠道及時的反饋定期給部屬工作的反饋給予協(xié)調(diào)溝通 協(xié)調(diào) 解決沖突 怎樣與下屬溝通 特別強調(diào) 技巧永遠只是冰山之巔 須以雄厚的品德為基礎(chǔ) 溝通中最大的問題 站在自己的角度 用自己的要求和標準衡量別人更多分享 微信關(guān)注公眾號 管理智識 ID glzs100 管理溝通領(lǐng)導模式必須適合的三種要素1 你自己 即領(lǐng)導者2 職員3 應(yīng)完成的任務(wù) 個人溝通的五種風格 自我暴露 自我實現(xiàn) 自我克制 自我保護 自我交易 對待別人或接受別人方面的有效性 高低 低給予反饋高 基本的領(lǐng)導模式 1 命令性2 指導型3 扶持型4 委托型 低低 高 高 與職員的溝通程度 克服溝通障礙 系統(tǒng)思考 充分準備溝通需要因人制宜充分運用反饋積極傾聽調(diào)整心態(tài)注意非言語信息 管理者溝通的基本觀念 1 如果想進行有效的溝通 必須避免以自己的職務(wù) 地位 身份為基礎(chǔ)去進行溝通 2 在溝通中 請試著去適應(yīng)別人的思維架構(gòu) 并體會他的看法 3 為管理者 你的目標是要溝通 而不是抬杠 溝通的誤區(qū) 1 并不是溝通越多越好2 溝通困難常常是組織問題的癥狀或結(jié)果而不是原因3 我們所有的人都有運用溝通解釋某些事情的傾向 溝通是非題 1 在什么情況下 你把信息傳達給對方 對方最容易了解 A 我充分發(fā)揮自己的語言能力來表述B 用對方能明了的字眼2 在什么情況下 一個復雜的信息更容易被對方了解A 告訴對方 小心 這段話很關(guān)鍵 注意聽B 利用例子或比喻來增進信息的清析度 3 什么情況下比較容易記住主要的觀點 A 用重復的方式增強主要觀點的意思B 清楚的表達 主要觀點 的意見4 用什么方式判斷對方是否明白我的意思 A 問對方你明白了嗎 B 請對方要重復一遍接收的信息5 什么情況下可以讓信息接收更有效 A 注意信息傳達者和他傳達的信息B 事先猜想傳達者下面要講些什么 6 什么情況下可以使信息變得更容易被了解 A