董事長(zhǎng)秘書崗位說明書2608468716.doc

董事長(zhǎng)秘書崗位說明書崗位名稱董事長(zhǎng)秘書崗位編號(hào)所在部門董事長(zhǎng)辦公室崗位定員直接上級(jí)分管副總裁工資等級(jí)所轄人員崗位分析日期本職工作：協(xié)助處理董事長(zhǎng)日常事務(wù)職責(zé)與工作任務(wù)：職責(zé)一職責(zé)表述：協(xié)助處理董事長(zhǎng)日常事務(wù)。工作時(shí)間百分比：80%工作任務(wù)1公司會(huì)議的安排與協(xié)調(diào)，會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的整理。頻次：日常2協(xié)助相關(guān)部門做好公司來賓的接待工作。頻次：日常3掌握董事長(zhǎng)、副總裁的工作日程安排，為董事長(zhǎng)接見訪客做好預(yù)約工作。頻次：日常4協(xié)助相關(guān)部門安排董事長(zhǎng)商務(wù)差旅，做好預(yù)訂工作。頻次：日常5董事長(zhǎng)吩咐的外聯(lián)事務(wù)。頻次：日常職責(zé)二職責(zé)表述：?jiǎn)T工通用職責(zé)。工作時(shí)間百分比：20%工作任務(wù)1認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序。頻次：日常2服從上級(jí)指揮，接受有關(guān)人員檢查監(jiān)督，保質(zhì)保量完成工作任務(wù)。頻次：日常3做好記錄以及記錄的保管或移交工作。頻次：日常4按要求參加培訓(xùn)活動(dòng)，主動(dòng)提出合理化建議。頻次：日常5定期向直接上級(jí)述職。頻次：一次/半年6保守集團(tuán)秘密。頻次：日常7完成直接上級(jí)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。頻次：日常工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系集團(tuán)各部門外部協(xié)調(diào)關(guān)系客戶任職資格：教育水平大專及以上學(xué)歷專業(yè)中文、文秘及相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)經(jīng)歷秘書、文案寫作等方面的培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)1年以上的秘書工作經(jīng)驗(yàn)知識(shí)掌握秘書工作知識(shí)技能技巧熟練使用WORD,EXCEL等辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)個(gè)人素質(zhì)較強(qiáng)的溝通能力、文字和口頭表達(dá)能力其他：使用工具/設(shè)備計(jì)算機(jī)、計(jì)算器、一般辦公設(shè)備（電話、傳真機(jī)、打印機(jī)、Internet/Intranet網(wǎng)絡(luò)）工作環(huán)境工作場(chǎng)所工作時(shí)間特征正常工作時(shí)間，根據(jù)需要加班所需記錄文檔通知、簡(jiǎn)報(bào)、匯報(bào)文件或報(bào)告、總結(jié)等考核指標(biāo)：工作計(jì)劃完成率、會(huì)議通知及時(shí)性、差旅安排及時(shí)性、學(xué)習(xí)能力、工作態(tài)度備注：董事長(zhǎng)秘書崗位職責(zé)及工作流程工作內(nèi)容工作要求工作流程一、辦公室內(nèi)務(wù)1、辦公環(huán)境明亮整潔一塵不染家具擺放整齊辦公桌無文件累積文件整齊規(guī)范圖書排放整齊1、 每天準(zhǔn)時(shí)上班。2、 開窗通風(fēng)。3、 清潔辦公室：每天將辦公桌、椅、文件柜、窗臺(tái)擦拭一次。4、 清理花木：鮮花每天換水一次，其他花木沒有枯葉、雜草。5、 為董事長(zhǎng)備好茶水（董事長(zhǎng)到辦公室的同時(shí)）。6、 每天下班前清理辦公桌一次，關(guān)閉好門窗、電源等。7、 及時(shí)清理辦公、生活垃圾。8、 每周吸塵一次。2、文件管理流程齊全分類合理處理及時(shí)管理規(guī)范1、 對(duì)所有文件先進(jìn)行識(shí)別，并分類登記，再分別辦理。2、 外來紅頭文件：填寫收文處理單，向周浦秘書辦索要收文編號(hào)，及時(shí)送批和傳遞發(fā)放，并留下記錄。3、 內(nèi)部紅頭文件：作好收文記錄并放置在待處理文件夾內(nèi)，便于董事長(zhǎng)看閱。4、 外來公函、通知及文字資料：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。5、 內(nèi)部通知、報(bào)告：及時(shí)送交董事長(zhǎng)閱示，根據(jù)董事長(zhǎng)批示正確辦理（不急的文件資料放置在待處理文件夾內(nèi)）。6、 公司各部門（單位）送交董事長(zhǎng)簽字的，根據(jù)送交人的意見給予及時(shí)傳遞辦理。7、 重要的和緊急的文件，須提醒董事長(zhǎng)。8、 每天將送交董事長(zhǎng)批示、看閱的文件清理一次，并核對(duì)登記記錄。9、 根據(jù)文件積累的情況及時(shí)進(jìn)行存檔，并作好相應(yīng)記錄，便于查閱。二、來賓接待彬彬有禮熱情接待1、 笑臉相迎，茶水相待。2、 詢問來賓情況：來訪目的，有無預(yù)約及身份情況等。3、 索要名片。4、 及時(shí)向董事長(zhǎng)請(qǐng)示。5、 按董事長(zhǎng)意見引見，接待（按情況給予續(xù)茶水）。6、 根據(jù)客人來訪時(shí)間及職務(wù)等級(jí)，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見后確定是否客餐、宴請(qǐng)。三、會(huì)務(wù)服務(wù)1、 董事會(huì)準(zhǔn)備充分安排周全接待周到組織完善1、 會(huì)議議程的擬定。2、 確定與會(huì)人員。3、 會(huì)議通知起草和發(fā)送。4、 會(huì)議文件的準(zhǔn)備。5、 會(huì)議場(chǎng)所的確認(rèn)及會(huì)場(chǎng)布置。6、 會(huì)議簽到及記錄。7、 與會(huì)人員的接待工作。2、 工作會(huì)1、 檢查會(huì)場(chǎng)環(huán)境是否干凈整潔。2、 檢查會(huì)議通知是否到位。3、 檢查會(huì)議文件準(zhǔn)備是否齊備。4、 會(huì)議人員的接待。5、 會(huì)議期間的服務(wù)。董事長(zhǎng)秘書崗位說明1、協(xié)助總經(jīng)理制定戰(zhàn)略計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃及各階段工作目標(biāo)分解，在公司經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷售策略、資本運(yùn)作等方面向總經(jīng)理提供相關(guān)解決方案；2、起草公司各階段工作總結(jié)和其他正式文件；3、負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)辦公室服務(wù)，包括董事長(zhǎng)來往信件的整理、保管，辦公室內(nèi)衛(wèi)生、綠化的管理工作；4、按規(guī)定接聽電話、記錄信息、接待訪客等；5、做好總經(jīng)理辦公會(huì)議和其他會(huì)議的組織工作和會(huì)議紀(jì)錄。做好決議、決定等文件的起草、發(fā)布；6、負(fù)責(zé)董事長(zhǎng)的日程安排，為董事長(zhǎng)接見訪客做好預(yù)約工作；7、負(fù)責(zé)組織和安排總經(jīng)理以上級(jí)別會(huì)務(wù)工作，并對(duì)會(huì)議事項(xiàng)進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)；8、負(fù)責(zé)及時(shí)流轉(zhuǎn)董事長(zhǎng)簽批的文件；9、協(xié)助行政部門組織、策劃和安排公司大型活動(dòng)；10、負(fù)責(zé)對(duì)外聯(lián)絡(luò)，配合人事行政部門處理內(nèi)外部公共關(guān)系；11、協(xié)助董事長(zhǎng)對(duì)公司運(yùn)作與各職能部門進(jìn)行管理、協(xié)調(diào)內(nèi)部各部門關(guān)系，各部門間的日常工作關(guān)系以及事務(wù)處理，必要時(shí)可單獨(dú)召集各部門溝通會(huì)議或工作會(huì)議；12、協(xié)助董事長(zhǎng)和公司各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人的工作協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)，跟進(jìn)各項(xiàng)任務(wù)的執(zhí)行進(jìn)度；13、負(fù)責(zé)報(bào)告、文件、信函有關(guān)文書材料的準(zhǔn)備及整理等文秘工作，起草公司宣傳、管理等重要材料；14、協(xié)助相關(guān)部門安排董事長(zhǎng)商務(wù)差旅，做好預(yù)訂工作；15、負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)外的公文辦理，解決來信、來訪事宜，及時(shí)處理、匯報(bào)；17、配合總經(jīng)理處理外部公共關(guān)系（政府、重要客戶等）；18、完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)其他工作指示并及時(shí)復(fù)命。工作權(quán)限：董事長(zhǎng)行程安排權(quán)；董事長(zhǎng)辦公室的管理權(quán)；對(duì)公司會(huì)議決議內(nèi)容的跟蹤監(jiān)督權(quán)；評(píng)估公司管理水平并提出改進(jìn)的建議權(quán)。董事會(huì)秘書(兼董事長(zhǎng)助理)職務(wù)說明書職務(wù)名稱：綜合管理職務(wù)編號(hào)： 直屬上級(jí)：總裁所屬部門：工資級(jí)別：直接管理人數(shù)：工作內(nèi)容：1. 籌備董事會(huì)會(huì)議和股東大會(huì)，并負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)的記錄工作，保管會(huì)議文件和記錄；2. 籌備公司境內(nèi)外推介的宣傳活動(dòng),協(xié)助董事長(zhǎng)安排公關(guān)活動(dòng)；3. 密切關(guān)注國(guó)家宏觀政策，行業(yè)情況，公司發(fā)展動(dòng)態(tài)，為董事會(huì)（長(zhǎng)）提交分析報(bào)告和決策建議；4. 協(xié)調(diào)公司與行業(yè)主管部門、政府其它部門的關(guān)系；5. 在授權(quán)范圍內(nèi)擔(dān)任公司新聞發(fā)言人。6. 保管股東名冊(cè)和董事會(huì)印章；7. 董事會(huì)（長(zhǎng)）授權(quán)和交辦的其它事務(wù)。權(quán)限與責(zé)任：權(quán)限：1. 在授權(quán)范圍內(nèi)有工作指揮權(quán)；2. 對(duì)董事長(zhǎng)的公關(guān)活動(dòng)有建議權(quán)。責(zé)任：1. 對(duì)董事長(zhǎng)交辦事項(xiàng)的完成負(fù)責(zé)；2. 對(duì)公司的政府關(guān)系維持負(fù)責(zé)。與上級(jí)的溝通方式：董事長(zhǎng)和董事會(huì)給予原則性和戰(zhàn)略性的行政和工作指導(dǎo)同級(jí)溝通：向總裁、常務(wù)副總、投資副總、副總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)建議與協(xié)助所予下級(jí)的指導(dǎo)：暫無崗位資格要求：教育背景：大學(xué)本科以上學(xué)歷，英語6級(jí)以上工作經(jīng)驗(yàn)：5年或以上工作經(jīng)驗(yàn)，3年以上投資公司工作經(jīng)驗(yàn)崗位技能要求：專業(yè)知識(shí)：財(cái)務(wù)，稅收，法律，金融，企業(yè)管理等方面專業(yè)知識(shí)能力與技能：具有良好的個(gè)人品質(zhì)，嚴(yán)格遵守有關(guān)法律，法規(guī)及職業(yè)操守，能夠忠誠(chéng)地履行職責(zé)，并具有良好的溝通技巧和靈活的處事能力總裁辦公室前臺(tái)秘書職務(wù)說明書職務(wù)名稱：前臺(tái)秘書職務(wù)編號(hào)：YG-ZB-05直屬上級(jí)：辦公室主任所屬部門：總裁辦公室工資級(jí)別：直接管理人數(shù)：崗位目的：協(xié)助辦公室主任完成公司的日常行政工作工作內(nèi)容：1. 負(fù)責(zé)本部日常來客的接待工作；2. 負(fù)責(zé)電話總機(jī)接轉(zhuǎn)工作；3. 負(fù)責(zé)本部報(bào)刊雜志的訂閱、文件的收發(fā)、傳送與結(jié)算；4. 負(fù)責(zé)本部人員出差飛機(jī)票、火車票的預(yù)訂、結(jié)算服務(wù)工作；5. 負(fù)責(zé)前臺(tái)安全工作；6. 負(fù)責(zé)本部的衛(wèi)生工作；7. 完成上級(jí)交辦的其它工作。權(quán)限與責(zé)任：權(quán)限：1. 供水、訂票、訂房、快遞公司的選擇權(quán)；責(zé)任：1. 對(duì)訂票等服務(wù)工作的及時(shí)性與