物資采購管理辦法(試行).docx

東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司DJSM3-6-2-2011物資采購管理制度（試行）1 采購崗位責任1.1總則1.1.1 為明確采購業(yè)務(wù)管理的相關(guān)部門和崗位的職責權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。按照東汽投資發(fā)展公司管理制度要求，結(jié)合起來公司具體情況制定本制度。1.1.2 本辦法只限于公司生產(chǎn)所需物資采購。1.1.3 采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少應(yīng)當包括以下五個方面。 請購與審批。 供應(yīng)商的選擇與審批。 采購合同的擬訂、審核與審批。 采購、驗收與相關(guān)記錄。 付款的申請、審批與執(zhí)行。1.2 采購業(yè)務(wù)管理崗位責任1.2.1總經(jīng)理崗位責任 審批市場部門的各項規(guī)章制度。 審批年度采購預(yù)算和采購計劃。 審議批準合格供應(yīng)商名單。 審批預(yù)算及計劃外采購項目。 審批采購任務(wù)單和重要采購合同。1.2.2 副總經(jīng)理崗位責任 審核市場部門各項規(guī)章制度。 審核年度采購預(yù)算和采購計劃。 審核預(yù)算及計劃外采購項目。 在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。1.2.3 市場部長崗位責任 制定市場部規(guī)章制度和工作流程。 編制年度采購預(yù)算和采購計劃。 審核采購合同和采購任務(wù)單。 在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。 辦理大宗物資及重要物資的采購項目。 組織進行合格供應(yīng)商的選擇和評審工作。1.2.4 采購員崗位責任 進行市場調(diào)查，填寫詢價比價單。 負責起草采購合同和編制采購任務(wù)單。 實施采購，辦理退換貨事宜。 建立、更新與維護供應(yīng)商檔案，配合建立合同檔案。 參與對供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評價工作。 1.2.5 財務(wù)主管崗位責任 審核采購合同及付款申請。 審議會計提交的付款憑證。 參與合格供應(yīng)商的評審工作。 參與商定對供應(yīng)商的付款條件。1.2.6 合同管理員崗位責任 協(xié)助市場部負責人簽訂采購合同。 合同及檔案管理。 提出采購付款申請。 辦理付款事宜。1.2.7出納崗位責任根據(jù)采購憑證和原始票據(jù)，支付貨款。1.2.8 制造部長崗位責任 審核本部門年度、月度采購計劃。 推薦提供所需物資的合格供應(yīng)商。 參與檢驗采購物資的質(zhì)量，以及合格供應(yīng)商的選擇評審。 對不合格及報廢物資提出處理意見。1.2.9 品質(zhì)主管崗位責任 事先檢驗采購物資樣貨質(zhì)量。 負責檢驗所購物資的質(zhì)量。 提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議。 參與對特有物資的技術(shù)檢驗工作。1.2.10 庫房管理員崗位責任 負責外購物資的入庫驗收工作。 負責外購物資的標識、保管以及收發(fā)工作。2 采購授權(quán)審批2.1總則2.1.1 采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。2.1.2 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。2.1.3 采購員應(yīng)當在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。2.1.4 對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，市場部應(yīng)當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴重損失。2.2 采購業(yè)務(wù)程序2.2.1 請購制造部根據(jù)經(jīng)營需要提出采購月度計劃，制造部長審核，主管副總審批后向市場部門提出采購申請。重大采購申請經(jīng)過總經(jīng)理辦公會議決定（100萬元以上）。2.2.2 采購 市場部部長根據(jù)月度計劃，制定采購計劃，組織采購員進行采購。 金額在5萬元以下的物資采購：采購員在合格供應(yīng)商內(nèi)進行比質(zhì)、比價，填寫比質(zhì)比價采購單，經(jīng)市場部部長審核，交主管副總經(jīng)理審批。合同員擬定采購合同，市場部部長簽訂。 金額在5萬元以上100萬元以下的物資采購：市場部在合格供應(yīng)商內(nèi)進行招議標，根據(jù)招議標結(jié)果合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，主管副總簽訂采購合同。 金額在100萬元以上的物資采購：市場部在合格供應(yīng)商內(nèi)進行招議標，招議標結(jié)果報東汽投資發(fā)展公司主管領(lǐng)導審批后，合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，總經(jīng)理簽訂采購合同。2.2.3 驗收質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗收規(guī)定對采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時通知市場部，采購員根據(jù)驗收情況進行辦理。 驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報市場部部長審批。 采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由市場部部長組織召開問題解決會議，邀請生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)、技術(shù)等相關(guān)人員參加；市場部負責編寫問題解決方案，經(jīng)總經(jīng)理審批后負責處理。2.2.4 付款 財務(wù)部對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進行審核。審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。 應(yīng)付賬款在2萬元以內(nèi)的，財務(wù)主管審批；應(yīng)付賬款在2萬元以上，財務(wù)主管審核，總經(jīng)理審批。 預(yù)付款與定金在2萬元以內(nèi)的，財務(wù)主管審批；預(yù)付款與定金在2萬元以上的，由總經(jīng)理審批。 審核無誤后交財務(wù)部應(yīng)收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付。2.2.5對賬 財務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進行貨款結(jié)算的核對。 取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。3采購管理3.1 采購對象要求須在由質(zhì)檢部門、制造部、市場部對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、價格、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價并確定為合格供應(yīng)商的范圍內(nèi)采購。3.2 價格質(zhì)量要求以最低價格購取同等質(zhì)量的商品。3.3 采購期限要求應(yīng)滿足使用部門對交貸日期及需要數(shù)量的要求。3.4 采購方式的確定 3.4.1比質(zhì)、比價采購：對于生產(chǎn)中經(jīng)常采購且價格在一定時間內(nèi)波動不大，采購合同小于5萬元的物資可采用此方式。3.4.2 訂單采購： 訂單采購方式適用于生產(chǎn)設(shè)備所用零備件、生產(chǎn)工機具等。 市場部根據(jù)批準的采購計劃單向長期合格供應(yīng)商發(fā)出訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項目、價格、數(shù)量、交貨時間等，在與供應(yīng)商協(xié)商價格后簽訂采購合同。3. 4.3 定向直接采購 電池片、硅片、硅片代加工等物資，因市場供應(yīng)商少無法組織招標，可按此方式采購。 市場部按采購計劃單，逐筆詢價、議價，并在確定所有交易條件后形成報告，經(jīng)總經(jīng)理辦公會議并報東汽投資發(fā)展公司主管領(lǐng)導同意后簽訂采購合同。3.4.4 緊急采購因事關(guān)安全等緊急情況，需要以最快的速度使采購物資或勞務(wù)到位時可采用緊急采購方式。但采購完成后市場部需要根據(jù)具體情況寫出報告，并經(jīng)總經(jīng)理審批。3.4.5 招議標采購：除上述四種情況外均應(yīng)按東汽發(fā)展公司要求進行招議標采購。3.5 供應(yīng)商的選擇與開發(fā)3.5.1 各項物資的合格供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），合格供應(yīng)站資料及交易資料應(yīng)記載于“合格供方登記表”存檔備用。供應(yīng)商可以權(quán)威認證機構(gòu)（tuv、ul等）推薦廠家作為選擇依據(jù)，代理商需具備相應(yīng)代理資格并優(yōu)先考慮一級代理商。3.5.2市場部應(yīng)努力開發(fā)新供應(yīng)商。 新供應(yīng)商的開發(fā)中市場部應(yīng)安排生產(chǎn)部，技術(shù)、質(zhì)量人員實地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡并按要求進行合格供方評審，報總經(jīng)理核準后，列為備選廠商。3.5.3 對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應(yīng)商，經(jīng)市場部組織評審后應(yīng)予撤銷合格供應(yīng)商資質(zhì)。由市場部寫出報告，并呈總經(jīng)理核準后，通書面知對方。3.6 合同管理3.6.1 除特別情況外，一般使用經(jīng)東汽投資發(fā)公司法律顧問認可的公司合同模板。3.6.2 合同書正本兩份，一份存財務(wù)部，一份存供應(yīng)商處；副本兩份，一份存檔，一份市場保存。3.7 特殊情況的處理3.7.1 請購項目的撤銷收到原請購部門送來的撤銷采購計劃單后按以下方式辦理。 若原請購項目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原采購計劃單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“采購計劃單”與“撤銷采購計劃單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般采購計劃單據(jù)存檔方式處理。 若原請購項目已向供應(yīng)商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷采購計劃單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷采購計劃單”退回原請購部門。3.7.2交貨質(zhì)量異常采購人員收到質(zhì)檢部門驗收不合格的驗收報告時，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于驗收報告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。 對于需退料、換料或補交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于驗收報告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。 因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計算。 采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4驗收管理制度4.1總則4.1.1 為規(guī)范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。4.1.2 責任部門：物資的驗收工作由質(zhì)檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和市場部共同驗收，對收到物資的數(shù)量和質(zhì)量進行檢驗。4.2驗收4.2.1驗收人員在收到市場部門轉(zhuǎn)來的“采購物資到貨通知單”時，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。4.2.2 對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。4.2.3 到貨后等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗收的物資分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”，以示區(qū)分4.2.4 到貨后，驗收人員應(yīng)會同使用部門依“裝箱單”、“采購任務(wù)單”、“物資到貨單”采購合同等核對物資名稱、規(guī)格并清點數(shù)量或過磅，并將到貨日期及實收數(shù)量填入驗收單。內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，并在上面簽字。4.2.5 對于沒有采購申請的物資，一律不得簽收。4.2.6 驗收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購任務(wù)單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進行處理。4.2.7 驗收過程中發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況時，驗收人員應(yīng)及時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于妥善處理。4.2.8 超交處理：交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回。但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在驗收單中注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門同意后進行收貨，并通知市場部。4.2.9 短交處理：交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，以補足為原則。4.2.10 檢驗：對于需要檢驗后才能確定是否合格的物資，驗收規(guī)范以質(zhì)檢驗收規(guī)范為準。檢驗為合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。檢驗不合標準的物資，檢驗人員應(yīng)貼不合格標簽，并出具不合格品報告，經(jīng)質(zhì)管負責人核實后通知市場部處理。4.2.11 退換貨作業(yè) 對于檢驗不合格的物資退貨時，采購員應(yīng)依據(jù)質(zhì)檢部門開具的不合格報告，經(jīng)市場部部長簽字確認后辦理退貨。 如為需要更換的物資，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財務(wù)部門。 對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，采購人員需要負責聯(lián)系供應(yīng)商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務(wù)部，注明賠償商品及賠償原因。5采購付款管控制度5.1預(yù)付賬款的使用范圍5.1.1 合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的，可按協(xié)議約定支付貨款。5.1.2 合同中規(guī)定超額度進貨需先款后貨的。5.2 金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款，實際執(zhí)行時必須按照公司規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報相關(guān)領(lǐng)導審批后支付。5.3 預(yù)付款及定金審批規(guī)定5.3.1 以預(yù)付款形式采購且采購金額在20000元以內(nèi)的采購任務(wù)單，需經(jīng)市場部部長審核審批；采購金額在20000元（含）以上的采購任務(wù)單，需經(jīng)市場部部長審核、主管副總經(jīng)理審批。5.3.2 定金數(shù)額在2000元以內(nèi)的，市場部部長審批；2000元以上的，市場部部長審核、總經(jīng)理審批。附則本制度由 提出 授權(quán) 對制度準進行解釋本制度自2011年1月1日起施行編制：_ 校對：_ _ 審核：_ _ 會簽： _ 審定： 審編：_ 批準：_ _ 附件一 生產(chǎn)計劃采購單 批準審核采購計劃生產(chǎn)計劃提交部門：制造部 提交日期：2010-12-08 共1頁 第1頁序號 材料名 規(guī)格廠家型號單位數(shù)量提交班組備注12345678910111213141516 東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQSZ-制003附件二采購任務(wù)單 編號：2011050004 提交部門：市場部 提交日期：2011-05-30 共1頁 第1頁序號材料名規(guī)格廠家型號單位數(shù)量提交班組要求到貨日期備注1電池片噸臺12345678910市場部領(lǐng)導意見： 公司領(lǐng)導 意見：市場部意見：公司領(lǐng)導意見：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003附件三主要原材料供應(yīng)商情況序號廠家地址聯(lián)系人手機固話傳真郵箱12345678東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003傳真單 位：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司電 話：傳真郵 箱: xuqinghe_2008163.com地 址：甘肅酒泉市高新技術(shù)園區(qū)西園風光大廈501室郵 編：735000發(fā)件人：許清荷 日期：2011年 05月 31日附件四詢 價 函 我公司需采購以下物資,獲悉貴公司有售，現(xiàn)將詢價函送達貴處，請報價后加蓋公章并及時回傳。一、詳見下表序號名稱型號規(guī)格單位數(shù)量單價（元）合計（元）備注12345 67二、報價時請貴方填清以下內(nèi)容：1、報價中是否含17%的增值稅2、運輸事宜及運輸費用3、供貨周期4、付款方式5、取票方式6、質(zhì)量保證期限三、請留下您的聯(lián)系方式：報價單位： 傳 真：電 話: 聯(lián)系人:地 址: 郵 編：恭頌商祺！東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 市 場 部 2011年 05月 31日 附件五 招議標綜合評審表 年 月標的數(shù)量序號投標單位單價（元/）總價（元）稅率供貨周期質(zhì)保期付款要求備注ABCDE綜合評述參加人員評標組長主管領(lǐng)導總經(jīng)理東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司附件六東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司合同評審表評審日期： 年 月 日 NO：供應(yīng)商名稱合同編號合同金額產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格評 審 內(nèi) 容 及 要 求付款方式承兌 匯款 轉(zhuǎn)賬合同類別整機 配件 材料 安裝 其它包裝要求技