什么時(shí)候開會(huì)和如何開會(huì).doc

管理短篇N則：五、我是如何開會(huì)的201開會(huì)的主要目的不是通報(bào)情況，因?yàn)闀娴幕驑I(yè)務(wù)簡報(bào)可以勝任；也不是安排任務(wù)，下達(dá)命令，因?yàn)檫@些可以單獨(dú)進(jìn)行；更不是交流感情，加深印象，塑造自己形象，因?yàn)楣芾碚叩男蜗笫菨撘颇慕Y(jié)果。開會(huì)的主要目的只有兩個(gè)：一是統(tǒng)一思想；二是協(xié)同動(dòng)作。只有要吵架的事情才需要開會(huì)。（很多企業(yè)把情況通報(bào)當(dāng)成開會(huì)主要內(nèi)容，這是錯(cuò)誤的，開會(huì)的目的就是為解決問題群策群力，所以要形成決議。所以開會(huì)的前提是有問題，需要大家形成共識(shí)，并通過開會(huì)找到解決辦法，并立即執(zhí)行。）為什么要統(tǒng)一思想？是因?yàn)橛袑?duì)抗的情緒需要熨平：有人對(duì)企業(yè)的方向有異議，而企業(yè)絕對(duì)不允許出現(xiàn)八匹馬向八個(gè)方向狂奔的情況，必須萬眾一心，如臂使指。為什么要協(xié)同動(dòng)作？是因?yàn)楦鲉挝换虿块T對(duì)任務(wù)理解有歧義，或者對(duì)工作的結(jié)轉(zhuǎn)和移交的統(tǒng)一標(biāo)志有異議，或者對(duì)責(zé)任分配有看法等等。而企業(yè)工作是各個(gè)參與方協(xié)同才能完成的結(jié)果，不是各人自掃門前雪莫管他人瓦上霜，更不是自己做到今日事今日畢即可，那樣就會(huì)出現(xiàn)房子還沒有砌墻，裝窗子的就來把窗子裝在天花板上的情況。步驟和次序是需要協(xié)同才能實(shí)現(xiàn)的，的合力，更需要各個(gè)單位在規(guī)定時(shí)間，達(dá)到預(yù)定空間，完成自己任務(wù)，而不是自行其事。其實(shí)極端點(diǎn)說，一家公司的開會(huì)效率與執(zhí)行會(huì)議決議的能力決定了企業(yè)的競爭力。就我自己經(jīng)驗(yàn)，準(zhǔn)備會(huì)議時(shí)間是開會(huì)時(shí)間的3倍以上。因?yàn)槲乙肭宄_會(huì)的目的和內(nèi)容-會(huì)議希望達(dá)成的結(jié)果。（開會(huì)是個(gè)成本極高的事情，不能輕易開。一群人什么事情不干，什么價(jià)值不創(chuàng)造，這是高成本），我要準(zhǔn)備好議題和議程，準(zhǔn)備好討論題綱和希望達(dá)成的決議，以及派生的任務(wù)單，還要準(zhǔn)備好會(huì)議時(shí)間控制的辦法和要點(diǎn)：何時(shí)小結(jié)，何時(shí)轉(zhuǎn)移議題，對(duì)可能的對(duì)抗如何處置等等。同時(shí)并把會(huì)議議題、議程和時(shí)間表，以及爻與會(huì)者準(zhǔn)備的背景資料和發(fā)言內(nèi)容一起通知他們。 開會(huì)絕對(duì)不能開成失控的菜市場，也不能一無所得。一般我開會(huì)，先要用3分鐘說清楚會(huì)議的目的，目標(biāo)，議題的含義和議程，然后按順序發(fā)言（一般議題會(huì)在三天前下發(fā)與會(huì)者，讓他們準(zhǔn)備發(fā)言資料），一般每人5分鐘，最多10分鐘，每一個(gè)議題一討論一圈（每人都發(fā)一次言后），我就立即小結(jié)：不同意見的要點(diǎn)，然后誘導(dǎo)大家求同存異，爭取達(dá)成我希望的一致意見。其實(shí)開會(huì)的關(guān)鍵往往在最后十分鐘，這時(shí)你必須將初步的會(huì)議紀(jì)要大綱讓所有與會(huì)者過目，讓大家認(rèn)可，并且會(huì)議一結(jié)束就同步發(fā)送給與會(huì)者。（我是把會(huì)議紀(jì)要當(dāng)成推行我的管理意志的最重要工具，我的會(huì)議紀(jì)要經(jīng)常與會(huì)議記錄相去很遠(yuǎn)，甚至風(fēng)馬牛不相及，但是又是會(huì)議討論的范疇。很多時(shí)候，在開會(huì)前我就把會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決議都寫好了） 根據(jù)會(huì)議紀(jì)要，就要形成會(huì)后貫徹執(zhí)行的任務(wù)單，這點(diǎn)不能有任何糊的爭議空間。不然你就很難貫徹你的管理設(shè)想。 當(dāng)然在會(huì)議進(jìn)行中，一定要不預(yù)設(shè)立場，要鼓勵(lì)大家發(fā)言，群策群力，不要因?yàn)槟橙讼敕ㄓ字啥鹑?，避免扼殺?chuàng)意。每一位與會(huì)者都有表達(dá)不同意見的義務(wù)，但是一旦決議形成，就不允許討價(jià)還價(jià)，必須不折不扣執(zhí)行，否則殺無赦。這就是公司的紀(jì)律。會(huì)議時(shí)間不能太長，我很少開2小時(shí)以上的會(huì)，一般就一小時(shí)。因?yàn)?0分鐘是動(dòng)腦時(shí)間的上限，超過這個(gè)時(shí)間就會(huì)失去注意力。所以一般開會(huì)不要超過3個(gè)議題。 會(huì)議的價(jià)值在議后速?zèng)Q，決后速行，決議內(nèi)容、執(zhí)行人、執(zhí)行日期爻清清楚楚紀(jì)錄明白，根據(jù)決議形成行動(dòng)方案。 會(huì)議主持者要預(yù)先設(shè)想可能的沖突和對(duì)抗，想到解決的辦法（一般我是事前與這些人溝通，溝通好再開會(huì)）。我的經(jīng)驗(yàn)是要善于仔細(xì)傾聽他人發(fā)言，知道他沒說出來的背后的意思。同時(shí)要制造會(huì)議的緊張感，沒有緊張感就不是會(huì)議。要善于掌握會(huì)議重要決策的關(guān)鍵時(shí)刻和形成決議的關(guān)鍵時(shí)刻。不要任其發(fā)展，最后不了了之。控制會(huì)議進(jìn)程往往是一種意志較量。當(dāng)下達(dá)一個(gè)任務(wù)給部下就撒手不管，不聞不問，等到年底任務(wù)沒有完成，殺人償命，這不是管理，這是職業(yè)謀殺。正常的管理是當(dāng)我們下達(dá)一個(gè)任務(wù)后，不但要保證他們充分理解任務(wù)的含義，知道自己在干什么；還要與部下共同確定任務(wù)執(zhí)行要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，并指導(dǎo)他們完成任務(wù)，也即知道怎么干。 在日常生活中，我們都知道：當(dāng)給一個(gè)部下從天安門到中關(guān)村的任務(wù)。然后部下說沒問題。我們真的敢相信他能完成任務(wù)嗎？我們?cè)谑裁辞闆r下會(huì)相信呢？ 顯然我們必須知道他的時(shí)間預(yù)算和相應(yīng)的交通工具：如果預(yù)算半小時(shí)，我們就知道不管用什么工具都不可能做到（當(dāng)然坐直升機(jī)例外，但是京城除軍事行動(dòng)外不準(zhǔn)飛直升機(jī)），這個(gè)計(jì)劃的執(zhí)行方案不可行；如果預(yù)算八小時(shí)，我們也知道這個(gè)計(jì)劃的執(zhí)行方案很糟糕，埋伏太多。其次是我們必須知道執(zhí)行方案的控制要點(diǎn)：例如主要路徑的關(guān)鍵點(diǎn)，如果有地安門，北師大，大鐘寺之類，我們會(huì)覺得八九不離十，如果是門頭溝，豐臺(tái)，涿州之類，我們就知道計(jì)劃的執(zhí)行注定失敗。 所以我們給部下下達(dá)任務(wù)，不但要他保證完成任務(wù)，更需要他告訴你他準(zhǔn)備怎么完成任務(wù)。 舉例來講，我在某連鎖零售集團(tuán)當(dāng)總裁時(shí)，給某業(yè)態(tài)公司的總經(jīng)理下達(dá)了一年一億的稅后利潤任務(wù)，那么下面我該做什么呢？我必須每周和她開一次工作會(huì)議（會(huì)議的重要性與參與人數(shù)成反比），每次2小時(shí)。會(huì)議內(nèi)容分為以下三類： 一、計(jì)劃執(zhí)行前（要花1天左右時(shí)間） 1、評(píng)估執(zhí)行方案可行性 （1）、幾個(gè)主要指標(biāo)的判斷：計(jì)劃銷售收入是多少（行業(yè)的平均稅后利潤率在3%，所以銷售一般正常應(yīng)該在33億左右，如果報(bào)的過多或過少都有問題，過多說明效率低，管理松懈；過少則說明作假或打埋伏）；計(jì)劃銷售毛利率是多少（行業(yè)平均毛利率在18%，如果報(bào)的過高，是在殺雞取卵，把優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商趕走，留下一批癩皮狗；如果報(bào)的過低，說明或者徇私舞弊，或者管理能力低下）；計(jì)劃客單價(jià)是多少（行業(yè)客單價(jià)一般是70元，太高說明作假，不可行；太低說明商品配置有問題，或者質(zhì)量差）；人均銷售是多少（行業(yè)一般是200萬年人，太高說明剝削員工太狠，遲早出事；太低說明管理太差）；平米銷售是多少（一般是3萬年平米，報(bào)的太高，說明作假；報(bào)的太低，說明徇私舞弊，私下出租柜臺(tái)賺錢）；流動(dòng)資金是多少（行業(yè)平均年周轉(zhuǎn)率7次，所以需要約五億流動(dòng)資金，其中百分之八十是占用供應(yīng)商貨款，所以需要一億銀行貸款流動(dòng)資金。報(bào)的太高，說明管理不行；報(bào)的太低，說明剝削供應(yīng)商太狠，在竭澤而漁）等等。 （2）、銷售的時(shí)空分解：我要求分解到周和店（以前在制造業(yè)是分解到產(chǎn)品，在海航是分解到航線）。并說清楚分解的理由和依據(jù)。 （3）、銷售強(qiáng)化手段：一般說來非節(jié)假日平均每天銷售750萬，全年也就27、8億左右，要想完成33億，就必須在節(jié)假日促銷（黃金周可達(dá)每天1500萬）。所以我要求告訴我每一個(gè)節(jié)假日促銷的安排：促銷的賣點(diǎn)（價(jià)格優(yōu)惠？品項(xiàng)搭配？新品推出？）；促銷的宣傳方案；促銷的商家贊助安排；促銷的配送保障等等。總之我要知道怎么完成任務(wù)的細(xì)節(jié)。 （4）、物流配送能力保障：從貨源安排鎖定，到采購訂貨（這是實(shí)時(shí)的，容易漏定或錯(cuò)定），到物流運(yùn)輸，到商品檢驗(yàn)，到上架促銷，到退換貨，到結(jié)算一個(gè)流程的安排和保障。 2、優(yōu)化執(zhí)行路徑 （1）、如何提高全員勞動(dòng)效率：如何激勵(lì)（例如獎(jiǎng)金安排，工作餐之類生活關(guān)懷）？如何排班？如何培訓(xùn)？如何強(qiáng)化應(yīng)知應(yīng)會(huì)？如何流程化和規(guī)范化（例如看板上墻，晨會(huì)排班等等）（2）、如何降低成本：節(jié)約計(jì)劃（水電氣，包裝廢棄物回收等等）；降低退換貨；減少冗余人員；集團(tuán)采購等等。 （3）、如何提高采購質(zhì)量：供應(yīng)商認(rèn)證；檢測(cè)強(qiáng)化；品項(xiàng)管理；缺貨實(shí)時(shí)響應(yīng)等等。（4）、如何促銷：海報(bào)促銷；堆頭促銷；搭配促銷；應(yīng)季促銷；價(jià)格促銷等等。 3、確認(rèn)執(zhí)行要點(diǎn)和控制點(diǎn) （1）、客單價(jià)和來客數(shù)：這是最直接的觀察運(yùn)營質(zhì)量的窗口，每天必須上報(bào)。 （2）、缺貨率：這是判斷商品配置是否合理，采購訂貨配送是后正常的窗口，每天上報(bào)。 （3）、庫存周轉(zhuǎn)率：這個(gè)是衡量經(jīng)營效率的核心數(shù)據(jù)，每周上報(bào)，并每月盤點(diǎn)。 （4）、損耗率：這是現(xiàn)場管理的核心數(shù)據(jù)，每周上報(bào)，并隨機(jī)抽查。 （5）、品項(xiàng)數(shù)和品相清單：這是基于對(duì)顧客消費(fèi)偏好和消費(fèi)心理理解的前提下確定的，是核心競爭力，相當(dāng)于配方，每月調(diào)整一次。 二、計(jì)劃執(zhí)行中（每周一次，每次2小時(shí)，實(shí)際上經(jīng)常在巡檢路上的汽車?yán)锩骈_）1、檢核執(zhí)行進(jìn)度和執(zhí)行質(zhì)量 （1）、執(zhí)行進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度比較：同比，環(huán)比。（2）、不定期巡檢結(jié)果討論 （3）、越權(quán)和瀆職檢核清單確認(rèn) 2、發(fā)現(xiàn)執(zhí)行問題和查找原因 （1）、計(jì)劃不達(dá)成：商品質(zhì)量或品項(xiàng)？消費(fèi)者偏好？競爭環(huán)境？價(jià)格？供應(yīng)商配合？促銷？等等。 （2）、虛假和泡沫：假銷售？負(fù)毛利銷售？亂收費(fèi)？等等。 （3）、內(nèi)外勾結(jié)徇私舞弊：賣大宗？空庫存？假貨？柜臺(tái)出租？等等。 3、調(diào)整執(zhí)行路徑和計(jì)劃指標(biāo) （1）、指標(biāo)調(diào)整：可能環(huán)境變化，指標(biāo)過高或過低。我認(rèn)為計(jì)劃指標(biāo)與實(shí)際指標(biāo)出現(xiàn)20%差距，計(jì)劃就算失敗。 （2）、重點(diǎn)調(diào)整：可能由于競爭對(duì)手的變化，導(dǎo)致競爭焦點(diǎn)變化，例如從價(jià)格競爭變成質(zhì)量或品項(xiàng)競爭。 （3）、人員調(diào)整：把不能力合適或不敬業(yè)的人趕出去。 三、計(jì)劃執(zhí)行后（需要1天左右） 1、業(yè)績核實(shí)和獎(jiǎng)懲兌現(xiàn) （1）、根據(jù)年初預(yù)算，秋后算賬：獎(jiǎng)懲的依據(jù) （2）、抽樣現(xiàn)場巡查：突然大盤點(diǎn) （3）、供應(yīng)商懇談會(huì)：發(fā)現(xiàn)采購貓膩的機(jī)會(huì) 2、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和復(fù)盤優(yōu)化 （1）、失敗教訓(xùn)總結(jié) （2）、運(yùn)營模式優(yōu)化 （3）、修改運(yùn)營手冊(cè) 3、下一階段任務(wù)的準(zhǔn)備：確定明年目標(biāo)任務(wù)責(zé)任書 （1）、任務(wù)指標(biāo)的討價(jià)還價(jià) （2）、人財(cái)物的配置討價(jià)還價(jià) （3）、利益分配的討價(jià)還價(jià) 我認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)人作報(bào)告的不叫會(huì)議，叫大會(huì)，是單向的宣達(dá)，是一種煽動(dòng)或灌輸，起凝聚力量，鼓