如何確定部門職能及崗位說明書.ppt

如何確定部門職能及崗位說明書 人們已經(jīng)知道 企業(yè)中許多問題大都是由于職責(zé)管理出現(xiàn)問題而產(chǎn)生 例如 崗位或部門之間的相互推諉 扯皮 彼此沖突等 這些都是由于企業(yè)在職責(zé)界定方面不夠合理 從而容易出現(xiàn)有的崗位職責(zé)過重 而有的崗位卻非常清閑 這就是人們常見的企業(yè)不公平現(xiàn)象 所以要做崗位分析 什么是工作分析 工作分析就是對某項(xiàng)職務(wù)的工作內(nèi)容和職務(wù)規(guī)范 任職資格 的描述和研究的過程 1 弄清楚企業(yè)中每個(gè)職位都在做些什么工作 2 明確這些職位對員工有什么具體的從業(yè)要求 為什么要做工作分析 1 工作分析是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ)如 崗位設(shè)計(jì) 招募與配置 績效管理 薪酬設(shè)計(jì) 培訓(xùn)開發(fā) 生涯規(guī)劃 勞保安全等 2 明確職責(zé) 提高工作效率 達(dá)成企業(yè)目標(biāo) 目前公司存在一些崗位職責(zé)不清晰 重疊 遺漏等問題 影響工作效率的提升 為什么要做工作分析 3 為員工的晉升發(fā)展提供依據(jù)4 為員工培訓(xùn)提供基礎(chǔ)性資料5 能夠使員工現(xiàn)有的工作內(nèi)容和工作要求更加明確合理 以便制定切合實(shí)際的管理制度和管理機(jī)制 調(diào)動(dòng)員工的積極性 同時(shí)通過工作分析這一過程能夠有效幫助員工重新理解工作的價(jià)值和標(biāo)準(zhǔn) 能夠幫助員工提高工作效能 進(jìn)行工作分析的步驟 一 戰(zhàn)略規(guī)劃 企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的確定二 組織設(shè)計(jì) 公司組織架構(gòu)及運(yùn)營流程分解部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)三 進(jìn)行崗位工作分析四 在崗位分析的基礎(chǔ)上形成崗位說明書五 根據(jù)企業(yè)發(fā)展或管理需要 如架構(gòu)調(diào)整 增減業(yè)務(wù)等 需定期對崗位說明書進(jìn)行評估及修訂 正常情況下一般是一年一修訂 進(jìn)行工作分析的步驟 企業(yè)戰(zhàn)略 組織設(shè)計(jì) 工作分析 五年規(guī)劃 年度規(guī)劃 運(yùn)營流程 部門職能 組織架構(gòu) 運(yùn)營模式 資料收集 分析評估 崗位說明書 目前我們需要完成的工作 組織設(shè)計(jì)的最后一個(gè)步聚 界定部門職能及工作標(biāo)準(zhǔn)工作分析 崗位說明書 如何分解部門職能 部門職能的概念 部門負(fù)責(zé)的工作范圍和責(zé)任 部門職能分解的概念 就是通過組織結(jié)構(gòu)把公司各個(gè)部門 各個(gè)單位的責(zé) 權(quán) 利匹配形成一種最佳的合作和協(xié)作模式 企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確定之后 就要確定部門職能 通常把公司各部門的職能劃分成為三個(gè)級別 一級職能 二級職能 三級職能 通過三級劃分來保證各部門職責(zé)劃分的規(guī)范和合理 如何分解部門職能 一級職能 部門所應(yīng)該承擔(dān)的主要職能是什么 舉例 戰(zhàn)略部一級職能 戰(zhàn)略規(guī)劃 新業(yè)務(wù)拓展 投資合作等二級職能 是完成一級職能所需要做的最需要的幾項(xiàng)工作 舉例 供應(yīng)部一級職能采購管理 所需的二級職級能包括 原材料采購 辦公用品采購 護(hù)膚品采購 價(jià)格管理 貨款結(jié)算等等 三級職能 只是對二級職能的進(jìn)一步細(xì)化描述及為了完成二級職能的一些主要的業(yè)務(wù)工作 如何分解部門職能 部門職能分解的基本要求 按照管理流程進(jìn)行總結(jié)和設(shè)計(jì) 在流程過程中 保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的獨(dú)立性 操作性 即某一個(gè)活動(dòng)能夠體現(xiàn)在部門職能中 而且是獨(dú)立的 是可操作的 避免部門與部門之間各種職能的重復(fù) 交叉或者脫節(jié) 例如某一項(xiàng)工作 這個(gè)部門也管 那個(gè)部門也管 結(jié)果就會(huì)出現(xiàn)政出多門 讓員工無所適從 同樣 出現(xiàn)問題 部門之間相互推諉 責(zé)任不明 激勵(lì)約束機(jī)制難以落實(shí) 如何分解部門職能 職能分解的基本原則 標(biāo)準(zhǔn)化原則 統(tǒng)一模板 三級部門職能的描述要盡量明細(xì)并有要求標(biāo)準(zhǔn) 以流程為中心的原則 部門職能不是對組織架構(gòu)的描述 而是對流程內(nèi)業(yè)務(wù)的描述 即對事不對崗 流程的搭接原則 注意各職能之間業(yè)務(wù)的搭接 不能出現(xiàn)斷接 如產(chǎn)品需求計(jì)劃至物料采購計(jì)劃到產(chǎn)品生產(chǎn)之間的相互搭接 權(quán)力委讓而責(zé)任不委讓的原則 這是在設(shè)計(jì)上下級關(guān)系的時(shí)候 可能會(huì)放權(quán) 但是不放責(zé) 不能說因?yàn)槲野褭?quán)放給了下級 那這個(gè)事情我不負(fù)責(zé)了 如何編制部門職能 一 編寫的流程 羅列所有工作事項(xiàng) 將工作事項(xiàng)歸納模塊 和接口部門對照 可采用從下而上或工作坊形式 編制一 二 三級職能 就接口事項(xiàng)主動(dòng)與相關(guān)部門確認(rèn) 找出重疊和模糊 遺漏處 形成文檔再次確認(rèn) 包括格式 表述的規(guī)范性 如何編制部門職能 二 職能調(diào)整歸納模塊的方法1 將工作事項(xiàng)逐一進(jìn)行分析 聯(lián)系緊密且性質(zhì)相似的列入同一類職能下 2 同一職能等級內(nèi)的項(xiàng)目參照流程的順序進(jìn)行分解 例 員工培訓(xùn) 制定培訓(xùn)計(jì)劃 師資準(zhǔn)備 培訓(xùn)實(shí)施 效果評估 總結(jié)改善產(chǎn)品供應(yīng) 制定物料計(jì)劃 采購管理 生產(chǎn)管理 質(zhì)量控制產(chǎn)品開發(fā) 提出開發(fā)提案 制定開發(fā)計(jì)劃 開發(fā)實(shí)施 新品評估 產(chǎn)品定價(jià) 移交生產(chǎn) 如何編制部門職能 三 語言描述時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng) 1 避免重疊 本部門內(nèi) 與其它部門 2 避免遺漏 羅列出所有工作事項(xiàng) 再進(jìn)行分類 3 分清結(jié)構(gòu)層級 注意邏輯性 同一結(jié)構(gòu)層次的不能放在兩個(gè)層級中 4 文字表達(dá)要有一定概括性 簡單易懂 且應(yīng)是一個(gè) 動(dòng)作 讓剛進(jìn)來的人能看明白 讓管理者明白例 工資表制作VS工資表審核VS工資表批準(zhǔn)5 現(xiàn)有的工作事項(xiàng)未必全面體現(xiàn)部門職能 若在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上增加未來工作事項(xiàng) 可用虛線繪制 如何編制部門職能 四 目前我們采用的標(biāo)準(zhǔn)模板1 一 二級部門職能以模塊圖的形式表達(dá) 部門 一級職能 一級職能 一級職能 二級職能 二級職能 二級職能 二級職能 二級職能 二級職能 二級職能 二級職能 如何編制部門職能 2 三級職能以文字描述的方式在職能明細(xì)表中體現(xiàn) 參考部門 1 供應(yīng)部2 戰(zhàn)略部3 開發(fā)部 如何制作崗位說明書 崗位說明書的概念 是表明企業(yè)期望員工做些什么 員工應(yīng)該做些什么 應(yīng)該怎么做和在什么樣的情況下履行職責(zé)的總匯 崗位說明書是在工作分析的基礎(chǔ)上形成的結(jié)果 是整個(gè)人力資源管理的基礎(chǔ) 不要指望崗位說明書能夠一步到位 它是一個(gè)相對動(dòng)態(tài)的描述 只能由淺入深 如何制作崗位說明書 工作分析常用的方法 訪談法 上級 專家實(shí)施 觀察法 上級主導(dǎo) 工作日志法 員工記錄為主 問卷調(diào)查法 主要適用于第一次做工作分析 歷史資料法 有的可以直接應(yīng)用 典型事例法 適用于項(xiàng)目管理的崗位 如何制作崗位說明書 根據(jù)目前企業(yè)現(xiàn)狀 應(yīng)采用組合方法 即 員工日志記錄 上級觀察 查找歷史資料 和員工訪談 以員工記錄為主要參照資料 上級通過對下屬崗位的了解來核實(shí) 查找以前的歷史資料作為補(bǔ)充 和員工進(jìn)行溝通 查缺補(bǔ)漏 定稿 崗位說明書模板 崗位說明書分解 基本資料 組織關(guān)系 企業(yè)內(nèi)部 其它部門 企業(yè)外部 上級崗位 本崗位 下屬崗位 和本崗位有工協(xié)作關(guān)系的其它部門 和本崗位有協(xié)作關(guān)系的外部單位 人員 崗位說明書分解 工作內(nèi)容描述 工作概要 概括介紹本崗位的主要工作 采用三段式描述方式 為了 負(fù)責(zé) 實(shí)現(xiàn) 的目標(biāo)結(jié)果 核心工作內(nèi)容 描述本崗位的關(guān)鍵職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求 產(chǎn)生關(guān)鍵業(yè)績的工作 輔助性工作內(nèi)容 描述本崗位的一般性職責(zé)及配合其它部門的主要職責(zé)及標(biāo)準(zhǔn)要求 崗位說明書分解 任職資格 學(xué)歷要求 最低學(xué)歷 最高學(xué)歷 專業(yè) 立足于現(xiàn)在 著眼于未來 工作經(jīng)驗(yàn) 從事類似工作的最少年限 經(jīng)驗(yàn)分類別 如同行業(yè) 同崗位 同企業(yè)規(guī)模等 職業(yè)資格要求 要求持職業(yè)資格證上崗的職位 如會(huì)計(jì)資格 特種崗位從業(yè)資格 化驗(yàn)員資格證 人力資源管理師資格等 個(gè)性特征要求 生理要求 性別 年齡 性格特征 誠信 開朗 細(xì)心等 崗位說明書分解 本崗位所需知識與技能 具備的知識與技能 知識 如 會(huì)計(jì)學(xué)知識 管理學(xué)知識 統(tǒng)計(jì)學(xué)知識 法律知識 心理學(xué)知識 市場營銷知識 工作分析知識等 技能 如 會(huì)計(jì)核算能力 組織管理能力 統(tǒng)計(jì)分析能力 法律文書起草能力 心理輔導(dǎo)能力 產(chǎn)品推廣能力 溝通能力 表達(dá)能力 計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力 用友財(cái)務(wù)軟件運(yùn)用能力等等 上崗前必須接受的培訓(xùn) 主要是指入職培訓(xùn)內(nèi)容 基礎(chǔ)性入職培訓(xùn) 崗位技能培訓(xùn) 崗位說明書分解 職位關(guān)系 可直接升遷的職位 可互相轉(zhuǎn)換的職位 可升遷至此的職位 一般指直接上級崗位或內(nèi)容相似的上級崗位 專業(yè)接近 管理層次相同的崗位 直接下屬 梯隊(duì)人員 崗位說明書分解 績效考核內(nèi)容 即將對該崗位的哪些關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行考核 如 本區(qū)域人