辦公用品管理(12.28).doc

辦公用品集中采購補充規(guī)定一、為降低辦公用品購買、使用及維修成本，公司要求辦公用品實行集中采購、享受集團服務，特制定本辦法。二、辦公用品的范圍、使用及責任部門分類范圍使用責任部門辦公個人消耗品筆、剪刀、橡皮擦、訂書機、訂書針、墨水、膠水、筆記本、文件夾、文件盒、文件欄、涂改液、印泥、回形針、便利貼、插線板、計算器等單位價值較低或作用時間較短，不能周轉(zhuǎn)使用的辦公用品。（一）兩級機關：在職在崗的管理人員按照每人10元/月包干，以所在部門為單位自行購買和調(diào)劑使用，辦公室/綜合辦不再統(tǒng)一購買。各部門憑合法有效的辦公用品發(fā)票，按年度經(jīng)辦公室/綜合辦審核后，由財務限額報銷。其中，超額部分由個人自理；結(jié)余部分不再發(fā)放至個人。（二）項目部：在職在崗的管理人員按照每人10元/月包干，由項目綜合辦統(tǒng)一采購、發(fā)放，并做好購買及領用臺賬。項目綜合辦負責控制項目管理人員個人消耗品費用。其中，超額部分由領用人自理；結(jié)余部分不再發(fā)放至個人。公司辦公室/分公司綜合辦/項目綜合辦辦公管理消耗品由公司統(tǒng)一定制的信紙、信封、紙杯、禮品袋、賀卡、會議記錄本、各類臺賬本等；打印紙、打印機耗材、復印機耗材，電話機等；會議室需用的接待用品。 （一）兩級機關：由辦公室/綜合辦負責統(tǒng)一購買和發(fā)放，在協(xié)同平臺上填寫“管理消耗品領用申請單”，并做好相關臺賬。費用納入申請部門經(jīng)費開支預算。（二）項目部：由項目綜合辦按月擬定管理消耗品需用計劃，報分公司綜合辦審核（由分公司綜合辦主任負責費用控制），項目部綜合辦負責采購，并做好購買和領用臺賬。公司辦公室/分公司綜合辦/項目綜合辦CI用品可周轉(zhuǎn)使用：信和三合一展板、不銹鋼旗桿、現(xiàn)場導向牌、農(nóng)民工學校牌子、不銹鋼七牌一圖、崗位職責標牌、現(xiàn)場宣傳欄、會議室內(nèi)圖牌、卷簾等。（一）總部機關：CI用品由黨群工作部統(tǒng)一購置、管理；（二）分公司機關：考察并指定1-2家固定的廣告公司，簽訂相關協(xié)議或合同。協(xié)議/合同復印件及報價清單報公司黨群工作部備案；負責各單位需向總公司購買的CI用品的集中采購；對項目部CI用品采購結(jié)算進行審核。（三）項目部：由項目綜合辦做好CI策劃（擬寫需用計劃），報分公司綜合辦審核，同意后至分公司指定的廣告公司采購，項目綜合辦做好簽收臺賬。項目CI用品購置標準參見施工管理手冊補充規(guī)定P52-53。公司黨群工作部/分公司綜合辦/項目綜合辦不可周轉(zhuǎn)使用：門樓、圍墻、胸卡、樓面品牌布、標語等。耐用品辦公/生活設施、設備籃球架、乒乓球臺、辦公桌椅、會議桌椅、文件柜、檔案柜、快餐桌凳套組、沙發(fā)茶幾組合、地毯等單位價值較高或使用年限在1年以上，可以周轉(zhuǎn)使用的辦公及生活設備。（一）兩級機關：在協(xié)同平臺上填寫“辦公/生活設施、設備領用申請單”，經(jīng)公司辦公室/分公司綜合辦審核后，由辦公室/綜合辦負責統(tǒng)一購買和發(fā)放，并做好相關臺賬。費用納入公司/分公司辦公費用。（二）項目部：項目開工之初，由項目部綜合辦統(tǒng)一擬定“辦公/生活設施、設備采購需用計劃”，報分公司審批（項目部綜合辦項目經(jīng)理分公司綜合辦負責人分公司書記分公司總經(jīng)理）。原則上由分公司綜合辦負責定點、集中采購，統(tǒng)一為項目部配備；如項目部距離分公司定點采購處過遠，配送不便，則由分公司負責控制費用，項目部就近采購。（三）項目建設過程中，如因工作需要，需添置或更換辦公/生活設施、設備，則由相關部門在協(xié)同上填寫并發(fā)起“辦公/生活設施、設備領用申請單”，經(jīng)分公司審核通過后購買。公司辦公室/分公司綜合辦/項目綜合辦小型機具設備錄音筆、空調(diào)、冰箱、洗衣機、電視機、熱水器、消毒柜、微波爐、打印機、復印機、掃描儀、傳真機、攝像機、數(shù)碼相機、開水鍋爐、鋼架床。（一）參照合約法務管理手冊實施細則P179頁“資產(chǎn)管理實施細則”中“小型設備（機具）”部分的相關規(guī)定執(zhí)行。 （二）部分項目耐用品購置最高標準參見施工管理手冊補充規(guī)定P51。公司法律事務部/分公司物資部/項目物資部固定資產(chǎn)單位價值在5000元以上的器械或設備。 參照合約法務管理手冊實施細則P179頁“資產(chǎn)管理實施細則”中“固定資產(chǎn)”部分的相關規(guī)定執(zhí)行。公司法律事務部/分公司物資部/項目物資部其他煙、酒（一）總部機關：由辦公室負責集中采購，并作好采購及領用臺賬。（二）分公司機關：由綜合辦負責集中采購，并做好相應臺賬。各分公司綜合辦須將選定供貨商名單及價格清單報公司辦公室審核備案。（三）煙酒領用臺賬上須有申請/領用部門、申請/領用人、登記人簽名，并有詳細的領用事由（何時何地何事）。（四）分公司綜合辦應根據(jù)各自區(qū)域?qū)嶋H情況，對煙酒品牌、價格檔位予以界定，以便對項目部煙酒采購進行管控。公司辦公室/分公司綜合辦/項目綜合辦 三、辦公用品的調(diào)撥和報廢分類 調(diào)撥/報廢程序及注意事項責任部門CI用品（可周轉(zhuǎn)使用部分） （一）由項目部綜合辦在協(xié)同平臺上填寫并發(fā)起“辦公CI用品調(diào)撥/報廢申請單”，經(jīng)分公司審核通過后，由分公司綜合辦負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。 （二）項目綜合辦每季度應對CI用品臺賬進行清理，對CI用品的去向（調(diào)撥/報廢等情況）進行說明，并將臺賬報分公司綜合辦備案。公司黨群工作部/分公司綜合辦/項目綜合辦耐用品辦公/生活設施、設備 （一）由項目部綜合辦在協(xié)同平臺上填寫并發(fā)起“辦公CI用品調(diào)撥/報廢申請單”，經(jīng)分公司審核通過后，由分公司綜合辦負責統(tǒng)一協(xié)調(diào)和管理。 （二）項目綜合辦每季度應對辦公/生活設施、設備管理臺賬進行清理，對項目部辦公/生活設施、設備的去向（調(diào)撥/報廢等情況）進行說明，并將臺賬報分公司綜合辦備案。公司辦公室/分公司綜合辦/項目綜合辦小型機具設備/固定資產(chǎn) 參照合約法務管理手冊實施細則P179頁“資產(chǎn)管理實施細則”中“小型設備（機具）”及“固定資產(chǎn)”的調(diào)撥/報廢規(guī)定執(zhí)行。 公司法律事務部/分公司物資部/項目物資部 四、其他 （一）兩級機關辦公室必須通過招標的形式確定固定的辦公用品供應商。分公司綜合辦負責確定2-3家固定供應商，負責本區(qū)域辦公用品的集中供貨，且需將商家名單、報價清單及相關協(xié)議報公司辦公室審核備案（CI用品方面報公司黨群工作部審核備案）。 （二）與分公司機關不在同一城市或較偏遠、交通不便的項目（分公司綜合辦指定的供應商不能配送到位），采取就近采購原則。由分公司綜合辦指定品牌、限定價格，項目綜合辦固定1-2家采購地點，報價格清單給分公司綜合辦審核，同意后由項目綜合辦就近采購，以降低運送、維護的費用及損耗。 （三）鑒于項目部是企業(yè)法人一次性授權(quán)管理機構(gòu)（臨時組織），尤其是一些工期較短的項目，對于空調(diào)、復印機等辦公器械的使用周期不長，公司鼓勵在確保項目正常辦公的前提下，對這些器械采取租賃形式使用。由分公司/項目綜合辦負責聯(lián)系，以節(jié)約成本，減少后期維修、更換、回收、周轉(zhuǎn)等損失風險。 （四）兩級機關因書刊訂閱、橫幅制作、文化刊物印刷等所產(chǎn)生的費用計入黨群辦公費或宣傳廣告費用預算，不進入辦公用品費用預算。項目部相關費用計