公司行政中心接待管理制度.doc

濟南星元保溫防腐工程有限公司行政中心接待管理辦法一、總則（一）為使行政中心接待工作有所遵循，特制定本辦法。 （二）本制度適用于行政中心接待工作。公司其他部門接待工作另作規(guī)定。二、接待事務分類 類：重點接待。指政府職能部門領(lǐng)導、合作單位總經(jīng)理以上級別領(lǐng)導的接待；類：業(yè)務接待。指與行政中心業(yè)務合作單位人員的接待；C類：普通接待。指一般性服務類合作單位的接待。三、接待場所管理 （一）A類接待場所安排在總經(jīng)理辦公室；（二）B類接待場所安排在總經(jīng)理辦公室或其他指定場所；（三）C類接待場所視情況安排。四、接待職責分工 （一）接待工作是公司窗口式工作，對于塑造企業(yè)良好形象，各相關(guān)部門及人員必須高度重視且規(guī)范操行。 （二）經(jīng)辦部門必須提前1天做好準備工作，并視接待規(guī)格情況向部門領(lǐng)導或總經(jīng)理匯報。（三）接待內(nèi)容包括：迎客引入、接待洽談、參觀介紹及招待服務等。 五、接待物品準備（一）重點接待：準備糕點、水果、茶水或咖啡；（二）業(yè)務接待：準備水果、茶水； （三）普通接待：準備茶水。六、接待方式 （一）重點接待、業(yè)務接待：安排專門接待人員迎接來賓到相應接待場所等候，立即通知部門負責人和公司領(lǐng)導接待洽談，如需就餐應由公司領(lǐng)導或經(jīng)辦部門負責人陪同安排酒店就餐。 （二）普通接待：行政中心員工迎接來賓后視情況安排接待場所入座，然后通知相關(guān)人員接待洽談。 七、接待規(guī)則 （一）接待一般程序由行政中心員工禮貌詢問來訪原因后請來賓到接待場所入座，然后通知經(jīng)辦部門負責人和公司領(lǐng)導到接待室接待洽談。會談結(jié)束后，相關(guān)人員和公司領(lǐng)導禮貌送客。待客人離開后, 行政中心員工應檢查接待場所使用后的情況及時清理。（二）接待禮儀要點 接待應遵循“節(jié)約、對口、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而歸。1、節(jié)約原則。招待來賓一律從簡，不鋪張浪費，不重復宴請，嚴格控制陪餐人數(shù)。2、對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時公司行政中心應予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效。3、周到原則。各接待部門需全程接待，時間安排應銜接周密，接待方式應合情合理，以禮相待。4、保密原則。向來賓介紹公司情況時要注意保守公司機密，巧妙回避來賓提出的不宜回答的問題，重要接待要有記錄。（三）環(huán)境標準 1.物品擺放整齊，且表面清潔； 2.地面干凈無臟物，空氣流通清新； 3.室溫適度，燈光合適； 4.備品齊全八、接待紀律1、“接待工作無小事”，各部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，統(tǒng)一安排，密切配合，相互支持，遇有重大或特殊情況要及時請示上報，不得相互推諉，避免交接失控。2、接待人員要嚴守紀律，樹立良好的工作作風和企業(yè)形象。3、公司負責接待的人員要認真安排好來賓的吃、住、行，保證客人滿意，圓滿完成各項接待任務。4、對外接待做到著裝整潔，大方得體，待人禮貌，文明用語，熱情誠懇，服務周到。注