Excel高級(jí)篩選技巧.doc

Excel高級(jí)篩選技巧Excel中的“自動(dòng)篩選”功能大家也許并不陌生，對(duì)于條件簡單的篩選操作，它基本可以應(yīng)付。但是，最后符合條件的結(jié)果只能顯示的在原有的數(shù)據(jù)表格中，不符合條件的將自動(dòng)隱藏。若要篩選含有指定關(guān)鍵字的記錄，并且將結(jié)果顯示在兩個(gè)表中進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)或其他情況，“自動(dòng)篩選”就有些捉襟見肘了?！吧倒舷鄼C(jī)”畢竟功能有限，那么就讓我們來試試“高級(jí)相機(jī)”吧！熟練運(yùn)用“高級(jí)篩選”，無論條件多么復(fù)雜，都能一網(wǎng)篩盡。人力資源部的小李最近在做員工表格統(tǒng)計(jì)時(shí)，就嘗到了甜頭。設(shè)置篩選條件區(qū)高級(jí)篩選的前提是在數(shù)據(jù)表的空白處設(shè)置一個(gè)帶有標(biāo)題的條件區(qū)域，這個(gè)條件區(qū)有3個(gè)注意要點(diǎn)：條件的標(biāo)題要與數(shù)據(jù)表的原有標(biāo)題完全一致；多字段間的條件若為“與”關(guān)系，則寫在一行；多字段間的條件若為“或”關(guān)系，則寫在下一行。寫條件時(shí)要遵守的規(guī)則是：1、要在條件區(qū)域的第一行寫上條件中用到的字段名，比如要篩選數(shù)據(jù)清單中“年齡”在30歲以上，“學(xué)歷”為本科的職員，其中“年齡”和“學(xué)歷”是數(shù)據(jù)清單中對(duì)應(yīng)列的列名，稱作字段名，那么在條件區(qū)域的第一行一定是寫這兩個(gè)列的名稱（字段名），即“年齡”和“學(xué)歷”，而且字段名的一定要寫在同一行。2、在字段名行的下方書寫篩選條件，條件的數(shù)據(jù)要和相應(yīng)的字段在同一列，比如上例中年齡為30歲，則“30”這個(gè)數(shù)據(jù)要寫在條件區(qū)域中“年齡”所在列，同時(shí)“本科”要寫在條件區(qū)域中“學(xué)歷”所在的列。在具體寫條件時(shí)，我們要分析好條件之間是與關(guān)系還是或關(guān)系，如果是與關(guān)系，這些條件要寫到同一行中，如是是或關(guān)系，這些條件要寫到不同的行中，也就是說不同行的條件表示或關(guān)系，同行的條件表示與關(guān)系。一、特定字符一步篩現(xiàn)在在這份表格中，小李要查找姓“陳”的所有員工記錄，他想了想，很快獲得了結(jié)果。如圖1所示，在數(shù)據(jù)區(qū)域外的任一單元格（如B17）中輸入被篩選的字段名稱“姓名”，在緊靠其下方的B18單元格中輸入篩選條件“陳*”。然后依次單擊“數(shù)據(jù)篩選高級(jí)篩選”命令，在彈出的“高級(jí)篩選”對(duì)話框，選擇篩選方式中的“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”單選按鈕。將“列表區(qū)域”設(shè)置為“$A$1:$F$15”，“條件區(qū)域”設(shè)置為“$B$17:$B$18”，“復(fù)制到”設(shè)置為“$A$20:$F$20”，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)便自動(dòng)將符合條件的記錄篩選出來，并復(fù)制到指定的從A20開始的單元格區(qū)域中（如圖2所示）。小提示：如果在圖1的B18單元格中輸入篩選條件“*陳”，可篩選名字中含有“陳”字的員工記錄（即“陳”字不一定是名字中的第一個(gè)字，該字可在名字中的任意位置）。二、空白數(shù)據(jù)巧妙篩接下來小李還需要查找沒有職稱員工的記錄，如何進(jìn)行呢？如圖3所示，他先在數(shù)據(jù)區(qū)域外的任一單元格（如E17）中輸入被篩選的字段名稱“職稱”，然后在緊靠其下方的E18單元格中輸入篩選條件“*”。下一步，打開“高級(jí)篩選將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，設(shè)置好“列表區(qū)域”、“條件區(qū)域”和“復(fù)制到”的位置，單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)就自動(dòng)將符合條件的記錄篩選出來并復(fù)制到指定的單元格區(qū)域中（如圖4所示）。小提示：在本例中，如果要篩選的字段是數(shù)值型的，則需要將篩選條件更改為“=”（直接輸入“=”號(hào)后按回車）。反過來，如果要篩選職稱為非空的員工記錄，只需將圖3的篩選條件改為“*”即可。如果指定的篩選字段是數(shù)值型字段，則輸入篩選條件“”。三、滿足多條件一起篩更復(fù)雜的任務(wù)來了，這份表格需要查找滿足多個(gè)條件的結(jié)果：男性、年齡不低于30歲、職稱字段中含有“工程師”關(guān)鍵字的員工記錄。這也難不倒小李。如圖5所示，在數(shù)據(jù)區(qū)域外的任一單元格區(qū)域（如A17:C17）中輸入被篩選的字段名稱“性別”、“年齡”和“職稱”，在緊靠其下方的A18:C18單元格區(qū)域中分別輸入篩選條件“男”、“=30”和“*工程師”。然后進(jìn)入“高級(jí)篩選將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”，設(shè)置好“列表區(qū)域”、“條件區(qū)域”和“復(fù)制到”的位置，確定，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將符合條件的記錄篩選出來并復(fù)制到指定單元格區(qū)域中（如圖6所示）。小提示：如果將篩選條件輸入在同一行中，篩選時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)查找同時(shí)滿足所有指定條件的記錄并將其篩選出來。如果想查找所有字段值都是非空的員工記錄，只需將指定的篩選條件文本型用“*”，數(shù)值型用“”，并將這些篩選條件輸入在同一行中即可。四、“多選一”也能篩有時(shí)查找時(shí)，幾個(gè)條件中如果滿足一個(gè)即可，比如要查找年齡不低于30歲，或者職稱為“高級(jí)工程師”的員工記錄，又該如何篩選？如圖7所示，小李在數(shù)據(jù)區(qū)域外的任一單元格區(qū)域（如A17:B17）中輸入被篩選的字段名稱“年齡”和“職稱”，在緊靠其下方的A18:B18單元格區(qū)域中分別輸入篩選條件“=30”和“高級(jí)工程師”。與以上方法類似，他選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”按鈕后，設(shè)置好“列表區(qū)域”、“條件區(qū)域”和“復(fù)制到”的位置，確定，符合條件的記錄就被篩選出來并復(fù)制到指定的單元格區(qū)域中了（如圖8所示）。小提示：在以上所有的篩選操作中，如果想使篩選結(jié)果不重復(fù)，只需選中“高級(jí)篩選”對(duì)話框中的“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框再進(jìn)行相應(yīng)的篩選操作即可。小試牛刀，工作效率大大提高?！癊xcel高級(jí)篩選就像一塊智能吸鐵石，正確充分地利用好，要找的資料就能很快到手！想篩就篩，我篩得漂亮”小李笑了。Excel提供的“篩選”命令，可讓我們方便地找到工作表中的記錄?！昂Y選”包括了“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”?！白詣?dòng)篩選”簡便易用，但條件設(shè)置缺乏靈活性。當(dāng)“自動(dòng)篩選”不能滿足我們的需要時(shí)，可以考慮使用“高級(jí)篩選”，下面我們以圖表1為例，一起來看看它的用法吧！單列上具有多個(gè)條件當(dāng)我們要篩選姓名為“張三”或“田八”的學(xué)生。首先在工作表中數(shù)據(jù)區(qū)域的下方輸入篩選條件如圖表2，然后依次單擊“數(shù)據(jù)”菜單、“篩選”、“高級(jí)篩選”，出現(xiàn)圖表3對(duì)話框。在“方式”中選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”。單擊“列表區(qū)域”右側(cè)按鈕，在工作表上選擇圖表1的數(shù)據(jù)區(qū)域，單擊“條件區(qū)域”右側(cè)按鈕，在工作表上選擇圖表2的區(qū)域，單擊“復(fù)制到”右側(cè)按鈕，在工作表中選擇將篩選結(jié)果復(fù)制到的位置。單擊“確定”后即可看到篩選結(jié)果。當(dāng)然，也可在“方式”中選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”，則“確定”后，可在原來數(shù)據(jù)區(qū)域的地方看到篩選后的結(jié)果，如果要恢復(fù)到原來的數(shù)據(jù)，單擊菜單“數(shù)據(jù)”、“篩選”、“全部顯示”。單行上具有多個(gè)條件當(dāng)我們要篩選班級(jí)為“一”并且“成績90”的學(xué)生。在工作表中數(shù)據(jù)區(qū)域的下方輸入篩選條件如圖表4。其他操作同上。多行多列具有多個(gè)條件當(dāng)我們要篩選班級(jí)為“一”或“成績=18,符合要求,不符合要求)，確信以