文件控制程序.doc

文件控制程序編號(hào)ZJZQ4.2.32003版本/修改狀態(tài)A/01、目的本程序旨在對(duì)質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件（包括外來(lái)文件）進(jìn)行控制，確保各相關(guān)部門(mén)使用的文件版本有效。2、職責(zé)2.1 辦公室負(fù)責(zé)文件控制的歸口管理。2.2 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理文件。2.3 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理文件。2.4 辦公室負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)編制、修訂質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理文件，并負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收。2.5 辦公室負(fù)責(zé)外來(lái)文件的收集、保管和控制。2.6 各相關(guān)部門(mén)執(zhí)行本程序有關(guān)條款。3、控制程序3.1 文件的分類和編號(hào)3.1.1 文件的分類a）質(zhì)量手冊(cè)b）程序文件c）其他質(zhì)量文件 d）記錄e）外來(lái)文件：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范等。文件控制程序編號(hào)ZJZQ4.2.32003版本/修改狀態(tài)A/03.1.2 文件的編號(hào)a）質(zhì)量手冊(cè)： ZJZQ ZS x x 公司名稱代號(hào) 質(zhì)量手冊(cè)代號(hào) 年份b）程序文件： ZJZQ x.x.x x x 公司名稱代號(hào) 要求號(hào) 年份c) 其他質(zhì)量文件： ZJZQ 公司名稱代號(hào) 類別號(hào)編號(hào) 年份 類別號(hào)：G管理文件 J檢驗(yàn)文件 B標(biāo)準(zhǔn) S設(shè)備d）記錄： ZJZQ x.x.x 公司名稱代號(hào) 要求號(hào) 序號(hào)e）外來(lái)文件按流水號(hào)或原編號(hào)3.2 文件的編制、審批3.2.1 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理文件由辦公室負(fù)責(zé)組織編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。3.2.3外來(lái)文件由辦公室識(shí)別、確認(rèn)、控制。3.2.5 上述文件（除外來(lái)文件外）必須經(jīng)批準(zhǔn)后方可發(fā)布。3.3 文件的發(fā)放3.3.1 辦公室按文件清單確定相應(yīng)的發(fā)放范圍，由管理者代表審批。3.3.2 辦公室負(fù)責(zé)質(zhì)量文件發(fā)放，填寫(xiě)相應(yīng)的“文件發(fā)放記錄”，由領(lǐng)用人簽收，并保證與質(zhì)量管理體系相關(guān)的部門(mén)或崗位得到有效版本的文件。文件控制程序編號(hào)ZJZQ4.2.32003版本/修改狀態(tài)A/03.3.3 凡經(jīng)批準(zhǔn)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、管理文件、其他質(zhì)量文件，應(yīng)由辦公室或技術(shù)部門(mén)加蓋“受控”紅印章作為有效受控文件，并編制分發(fā)號(hào)。3.4 文件的評(píng)審由辦公室組織有關(guān)部門(mén)對(duì)質(zhì)量管理體系文件，至少每年一次進(jìn)行評(píng)審。各部門(mén)結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修改，按3.5規(guī)定執(zhí)行。3.5 文件的更改3.5.1 質(zhì)量手冊(cè)需要更改時(shí)，由辦公室填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，對(duì)文件中的相應(yīng)條款實(shí)施更改。3.5.2 程序文件和管理文件需要更改時(shí)，由提出更改要求的相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)“文件更改申請(qǐng)單”，經(jīng)原審批部門(mén)審批，并交辦公室。3.5.3 辦公室負(fù)責(zé)打印更改后文件頁(yè)，并做好文件使用部門(mén)或崗位相應(yīng)版本的換頁(yè)及“文件回收記錄”和“文件更改狀態(tài)一覽表”的填寫(xiě)，原文件頁(yè)由辦公室負(fù)責(zé)收回并按3.7執(zhí)行。3.5.4 各類文件更改換頁(yè)時(shí)，修改狀態(tài)以阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3順序表示。各類文件經(jīng)多項(xiàng)更改或大幅度更改，須更換版本重新印發(fā)，版本一般按A、B、C、Y、Z排序。3.6 文件的使用3.6.1 所有使用文件的部門(mén)或崗位應(yīng)將文件定點(diǎn)存放，以便于使用。3.6.2 所有使用文件部門(mén)或崗位不得使用和出現(xiàn)無(wú)效版本文件。文件控制程序編號(hào)ZJZQ4.2.32003版本/修改狀態(tài)A/03.6.3 不得在文件（受控）上涂改，應(yīng)確保文件清晰，易于識(shí)別。3.6.4 當(dāng)文件嚴(yán)重破損影響使用時(shí)，可進(jìn)行更換。由辦公室負(fù)責(zé)收回破損文件，補(bǔ)發(fā)新文件，新文件沿用原文件分發(fā)號(hào)，銷(xiāo)毀破損文件。3.6.5 當(dāng)文件丟失時(shí)，領(lǐng)用人應(yīng)寫(xiě)出文件丟失報(bào)告，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由辦公室辦理補(bǔ)發(fā)手續(xù)。3.7 文件的作廢、銷(xiāo)毀3.7.1 質(zhì)量管理文件經(jīng)多次修改或大修改后應(yīng)進(jìn)行換版，辦公室負(fù)責(zé)收回作廢文件。 3.7.2 作廢的質(zhì)量管理文件需銷(xiāo)毀時(shí)，由辦公室填寫(xiě)“文件回收及銷(xiāo)毀記錄”，報(bào)管理者代表批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷(xiāo)毀。3.7.3 需作資料保留的作廢文件，由辦公室有關(guān)人員加蓋“留用”紅印章，為備查使用。3.8 外來(lái)文件的控制外來(lái)文件由辦公室在“外來(lái)文件控制表”上登記，并進(jìn)行識(shí)別、確認(rèn)后，方可使用。3.9 文件和資料的歸檔3.9.1 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和管理文件的原件由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、編目、歸檔。3.9.2 辦公室保存相應(yīng)的發(fā)放、更改等記錄。3.10 作為記錄的文件應(yīng)執(zhí)行記錄控制程序文件控制程序編號(hào)ZJZQ4.2.32003版本/修改狀態(tài)A/04、相關(guān)文件4.1 記錄控制程序5、記錄5.1 文件發(fā)放記錄5.2 文件更改申請(qǐng)單5.3 文件回收及銷(xiāo)毀記錄5.4 文件更改狀態(tài)一覽表5.5外來(lái)文件控制表6、附件6.1質(zhì)量管理體系文件清單及發(fā)放范圍文件發(fā)放記錄*4.2.3-01 ： 文件名稱文件發(fā)放號(hào)收文部門(mén)收文人簽名收文日期備 注文件更改申請(qǐng)單*4.2.3-02 ：修改文件名稱文件編號(hào)申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人申請(qǐng)修改原因：（可另附頁(yè)）修改前內(nèi)容：（可另附頁(yè)）修改后內(nèi)容：（可另附頁(yè)）會(huì)簽部門(mén)：審批意見(jiàn)：備注：1、申請(qǐng)人填寫(xiě)“修改原因”和“修改前內(nèi)容”2、相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)“會(huì)簽意見(jiàn)”欄3、審批部門(mén)填寫(xiě)“審批意見(jiàn)”欄文件回收及銷(xiāo)毀記錄*-4.2.3-03 ：序號(hào)日 期回 收 文 件回收文件處理備 注名 稱編 號(hào)頁(yè)次銷(xiāo)毀保留附注：請(qǐng)?jiān)谖募幚頇谥写颉啊?文件銷(xiāo)毀審批人： 文件回收及銷(xiāo)毀實(shí)施人： 文件更改狀態(tài)一覽表*4.2.3-04 ：序號(hào)日期文件名稱文件編號(hào)頁(yè)次更改后版本/修改狀態(tài)外來(lái)文件控制表*4.2.3-05 ：序號(hào)文件名稱編號(hào)確認(rèn)人日期14附件： 質(zhì)量管理體系文件清單及發(fā)放范圍 表1序號(hào)文 件 名 稱文 件 編 號(hào)發(fā) 放 范 圍1質(zhì)量手冊(cè)ZJZQ4.2.32003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員2文件控制程序ZJZQ4.2.32003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員3記錄控制程序ZJZQ4.2.42003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員4質(zhì)量目標(biāo)控制程序ZJZQ5.4.12003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員5管理評(píng)審控制程序ZJZQ5.62003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部以上干部、內(nèi)審員6人力資源控制程序ZJZQ6.22003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員7基礎(chǔ)設(shè)施控制程序ZJZQ6.32003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員8采購(gòu)控制程序ZJZQ7.42003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員9整車(chē)銷(xiāo)售控制程序ZJZQ7.2/7.5.12003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員10產(chǎn)品的標(biāo)識(shí)和產(chǎn)品防護(hù)控制程序ZJZQ7.5.3/7.5.52003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員、質(zhì)檢員、倉(cāng)庫(kù)保管員11售后服務(wù)和顧客滿意度測(cè)量控制程序ZJZQ8.2.12003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員12內(nèi)部審核控制程序ZJZQ8.2.22003總經(jīng)理、副總經(jīng)理、部門(mén)經(jīng)理以上干部、內(nèi)審員 質(zhì)量管理體系文件清單及發(fā)放范圍 表2序號(hào)文 件 名 稱文 件 編 號(hào)發(fā) 放 范 圍13不合格品控制程序ZJZQ8.2.4/8.32003總經(jīng)理、副總