檔案管理實施要求.doc

針對加強(qiáng)工程檔案管理的實施要求尊敬的公司領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各項目部：通過參加集團(tuán)信息化特級資質(zhì)考評，讓我們認(rèn)識到原有的檔案管理完全不能夠達(dá)到現(xiàn)有的信息化要求，不能只停留在只錄入檔案目錄、案卷、備考表及索引卡，而是要把所錄入的相關(guān)內(nèi)容全部掃描到檔案軟件系統(tǒng)中，進(jìn)行全盤信息化管理。 為了確保完成集團(tuán)提出的檔案信息化建設(shè)的要求，加強(qiáng)十二公司工程檔案電子文件歸檔與管理，保障歸檔電子文件的安全保管和開發(fā)利用，減少因工程檔案資料不齊或不合格給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失，達(dá)到為公司管理服務(wù)的目的，結(jié)合集團(tuán)信息化特級資質(zhì)考評的要求和工程檔案的實際情況，特提出了以下的具體措施：一：檔案資料整理的具體要求：1：在提交紙質(zhì)資料的同時，還要提交與紙質(zhì)資料一一對應(yīng)的電子掃描版；2：做好紙質(zhì)資料分類、裝訂、編碼。注：編碼時每一冊都是從第一頁開始編，不能一冊接一冊連續(xù)編碼；3：竣工圖紙按照手風(fēng)琴式的折法，折成A4紙大?。?：資料裝訂厚度不能超過4；5：紙質(zhì)資料中不能有金屬釘、熱敏紙、復(fù)寫紙；6：資料中不能用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆、圓珠筆等易褪色、不易保存的材料；7：資料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備；8：復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條要清晰；9：資料分類裝訂后，要做好各分類資料的電子目錄，如下：卷內(nèi)文件目錄件號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注1xxx公司竣工驗收報告（xxx工程x號樓）20100612001-006原件2xxx公司工程開工報告及報審表（xxx工程x號樓）20081010001-002原件3xxx公司工程質(zhì)量評估報告（xxx工程x號樓）20100612001-008復(fù)印件4xxx公司質(zhì)量保修書（xxx工程x號樓）20100612001-004原件5xxx公司竣工申請驗收報告（xxx工程x號樓）20100606001-001原件5xxx公司地基與基礎(chǔ)分部質(zhì)量驗收報告（xxx工程x號樓）20090101002-002原件5xxx公司主體結(jié)構(gòu)分部工程質(zhì)量驗收報告（xxx工程x號樓）20090512003-003原件5Xxx公司勘察報告（xxx工程x號樓）20081111004-021復(fù)印件5Xxx公司室內(nèi)環(huán)境質(zhì)量檢測報告（xxx工程x號樓）20100614022-030P.49說明：、件號1盒檔案卷里有幾本竣工資料，按順序排列分成1件、2件等等，以此類推。所編寫的內(nèi)容屬于第1件的，就在件號這一欄填寫1，屬于第2件的內(nèi)容，填寫2。、文件編號只針對圖紙，如下：件號文件編號責(zé)任者文件材料題名日期頁號備注1建施1/14Xxx公司設(shè)計總說明（xxx工程x號樓）20081100001-001 、責(zé)任者是指該資料的負(fù)責(zé)方。如：工程質(zhì)量評估報告是由監(jiān)理公司發(fā)出，那么針對評估報告的責(zé)任者就是監(jiān)理公司。、文件材料題名是文件資料內(nèi)容全稱、括號里是資料所屬工程的名稱。 、日期是文件資料形成的日期，以最早產(chǎn)生的日期為主。 、頁號001是第1頁，不能用1或者01.只能有3個數(shù)組成。其它頁數(shù)同上，頁號由開始頁和結(jié)束頁組成。 、備注是針對所屬資料需要說明的地方進(jìn)行補(bǔ)充說明。開竣工報告必須添加備注是否原件。 10：除了開、竣工報告、合同、招投標(biāo)文件、工程質(zhì)量評估報告、勘察及設(shè)計文件質(zhì)量檢查報告、單位工程質(zhì)量竣工驗收記錄、分部驗收報告在移交時必須提供原件外，其它資料如不是原件或缺失需要提供情況說明并由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。（資料的分類詳見附表一）。除了附表一中的資料類別，各項目部還可在施工的具體細(xì)節(jié)中所產(chǎn)生的其它重要資料按上述要求對其整理移交。及其重要的資料，如竣工驗收報告、質(zhì)量評估報告等這些資料要獨(dú)立成冊，不能和其它任何資料裝訂在一起；開工報告、開工報審表、竣工申請驗收報告等本身只有一張的可以一起裝訂并加上封面組成一冊。二：檔案查、借閱的要求：1、凡查、借閱涉及訴訟問題的檔案、經(jīng)公司總經(jīng)理、本部門負(fù)責(zé)人、法律債權(quán)部負(fù)責(zé)人審批后，方可提供；2、凡查、借閱工程檔案，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批簽字，方可提供；3、外單位查閱檔案須持單位介紹信，由相關(guān)部門經(jīng)辦人辦理，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可提供；4、借出檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自翻印、復(fù)制、抽拆，不得在檔案上涂改、劃道、圈點(diǎn)、污損檔案的內(nèi)容，不得丟失和損毀檔案；5、查、借閱檔案一般在檔案閱覽室進(jìn)行，辦理借閱登記，妥善保管、注意保密；6、未經(jīng)同意，外人不得進(jìn)入檔案庫房。三：檔案管理人員的職責(zé)要求：1、貫徹執(zhí)行國家檔案管理法律法規(guī)、政策及企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度，忠于職守、保守秘密、熱情服務(wù)；2、探案歸檔范圍，做好本部門檔案的形成、積累、分類、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計、使用等管理工作。3、堅持日常整理，編制檔案目錄。 4、管理本級機(jī)關(guān)的檔案，檢查檔案的保管，保證檔案的完整與安全；5、編制檔案檢索工具，開展檔案提供利用工作；6、對本級機(jī)關(guān)各部門及所屬單位檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，督促各部門做好各類檔案材料的收集、整理、立卷工作；7、負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計和移交工作；8、負(fù)責(zé)檔案設(shè)施的維護(hù)和管理工作。 華西十二公司工程檔案室 2011年8月17日附表一：經(jīng)濟(jì)管理文件材料招標(biāo)文件投標(biāo)文件中標(biāo)通知書施工合同工程分包（含專業(yè)分包、單項分包）、設(shè)備租賃、勞務(wù)供應(yīng)等合同工程預(yù)算、經(jīng)審查簽字的工程決算書工程合同范圍以外、應(yīng)向建設(shè)單位收取費(fèi)用的憑證、文件工程結(jié)算后形成的債權(quán)文件工程竣工報告、竣工驗收報告交工驗收記錄及證明及相關(guān)文件、材料工程評優(yōu)材料及評優(yōu)證書質(zhì)量保證文件材料原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定復(fù)檢單建筑材料試驗報告土、巖試驗報告、基礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)工程施工圖樁基礎(chǔ)工程記錄地基驗槽記錄結(jié)構(gòu)吊裝、結(jié)構(gòu)驗收記錄中間檢驗記錄隱蔽工程驗收記錄質(zhì)量管理技術(shù)文件材料開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要施工組織設(shè)計（方案）及報批文件、施工計劃、施工技術(shù)及安全措施、施工工藝文件設(shè)計變更圖紙、工程更改洽商單、技術(shù)核定單材料代用核定審批文件、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備案錄施工定位（水準(zhǔn)點(diǎn)、基準(zhǔn)點(diǎn)、導(dǎo)線點(diǎn)、控制點(diǎn)等）測量、復(fù)核記錄、地質(zhì)勘探文件各類工程記錄及測試、沉降、位移、變形監(jiān)測記錄、事故處理報告防水工程抗?jié)B漏試驗記錄混凝土及砂漿相關(guān)試驗檢測資料分部、分項工程技術(shù)復(fù)核記錄施工日志、大事記技術(shù)總結(jié)施工安全技術(shù)交底記錄質(zhì)量評定文件材料分項工程質(zhì)量檢驗評定文件分部工程質(zhì)量等級評定文件單位工程觀感質(zhì)量評定文件質(zhì)量保證資料核查文件單位工程綜合評定文件材料安裝施工文件材料1.設(shè)備及管線安裝施工文件開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要施工組織設(shè)計（方案）及審批文件、施工計劃、技術(shù)措施文件原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)檢單建筑材料試驗報告設(shè)計變更圖紙、材料、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄焊接試驗記錄、施工檢驗、探傷記錄隱蔽工程檢查驗收記錄強(qiáng)度、密閉性試驗報告設(shè)備網(wǎng)絡(luò)調(diào)試記錄施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查評定及施工處理報告系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄管線清洗、試壓、通水、通氣、消毒等記錄管線標(biāo)高、位置、坡度測量記錄中間交工驗收記錄、證明、工程質(zhì)量評定竣工報告、竣工驗收報告、施工預(yù)算、決算2.電氣、儀表安裝施工文件開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀(jì)要施工組織設(shè)計（方案）及審批文件、施工計劃、技術(shù)措施文件原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定、復(fù)檢單設(shè)計變更圖紙、材料、設(shè)備代用審批手續(xù)、技術(shù)核定單、業(yè)務(wù)聯(lián)系單、備忘錄系統(tǒng)調(diào)試、整定記錄絕緣、接地電阻等性能測試、校核材料、設(shè)備明細(xì)表及檢驗記錄、施工安裝記錄、質(zhì)量檢查評定、事故處理報告操作、聯(lián)動試驗報告電氣裝置交接記錄中間交工驗收記錄竣工報告、竣工驗收報告監(jiān)理施工監(jiān)理文件設(shè)計變更、材料、零部件、設(shè)備代用審批單監(jiān)理通知、協(xié)調(diào)會審紀(jì)要、監(jiān)理工程師指令、指示、往來函件工程材料監(jiān)理檢查、復(fù)檢、實驗記錄、報告施工文件材料各項測控量成果及復(fù)核文件、外觀質(zhì)量文件、檢查、抽查記錄施工質(zhì)量檢查分析評估、工程質(zhì)量事故、施工安全事故報告工程進(jìn)度計劃實施分析統(tǒng)計文件變更價格審查、支付審批、索賠處理文件單位工程檢查及開工（開倉）簽證、工程分部分項工程質(zhì)量認(rèn)證、評估文件主要材料及工程投資計劃完成報表設(shè)備采購、監(jiān)造工作監(jiān)理文件設(shè)備、材料采購招標(biāo)文件、合格、出廠質(zhì)量合格證證明設(shè)備制造的檢驗記錄和檢驗要求、檢驗記錄及試驗報告、分包單位資格審查表原材料、零配件等的質(zhì)量證明文件和檢驗報告開動、復(fù)工審報表、暫停令監(jiān)理工程師通知單、監(jiān)理工作聯(lián)系單設(shè)備驗收、交接文件、支付