旅行社團隊部操作流程.doc

團隊部計調操作流程一、接受組團社發(fā)來的接待信息：1. 大交通：飛機、火車、汽車了解客戶來的大交通是否需要我們訂。2. 時間：抵達時間、離開時間、特殊事項時間。3. 地點：接團地點，送團地點，期望參觀的城市地點。4. 景點：包括參觀景點和特殊要求。5. 人數(shù)：人數(shù)決定價格和接待方式。6. 用餐：用餐標準和用餐要求7. 要求：游客要求及組團社要求。二、針對組團社要求和具體情況做出相應的報價：1. 交通費用（飛機、火車、輪船等）2. 車費3. 住宿4. 餐費5. 門票費用及特殊要求的消費6. 導游費7. 旅行社利潤的掌握，根據(jù)不同標準的客人利潤相應的掌控8. 并要求組團社確認價格備注：跟組團的報價盡量用文字的形式，做為記錄。三、 接到確認（接團通知書）后，進入操作階段：1. 接到組團社確認單，蓋章確認，寫清結款方式，按照與組團社達成的協(xié)議進行。打印保留文檔。2. 做團隊標簽寫清空房、空車、空導游。3. 開始做預定，票務落實好時間標準價格，宿落實好酒店名稱、入住時間、價格。用餐地點標準，導游。4. 預定好開始錄系統(tǒng)，打印出收支明細交給財務。預算收支明細，需計調簽字申請主管簽字復核財務簽字審核總經(jīng)理簽字終審，如有超出預算部分，需寫出書面說明，審核后一并交給財務。5. 派團：1 旅游局系統(tǒng)電子行程單。2 復印原始行程去掉組團社信息和結算價格給導游。給導游客人/領隊聯(lián)系方式。3 簽單，領用人和團號一定填寫無誤，便于后期做帳。4 系統(tǒng)打印出陪同支付單明細：給導游付款的說明。酒店名稱聯(lián)系人和價格，有沒有 免房，陪同住宿方式，景點價格，餐標，簽單餐廳，現(xiàn)付餐標，現(xiàn)付車費。兒童所含項目、注意事項。人頭標準。5 游客意見單，報賬單，領隊結算確認單，全陪書。6. 導游預借團款，需由計調填寫請款單，寫明部門、團號、產品名稱等詳細信息、收款人名稱、開戶行及賬號，計調簽字申請主管簽字復核財務簽字審核總經(jīng)理簽字終審，計調憑請款單和當天打印出來的陪同支付表一同去財務申請付款。四、 團隊操作中：1. 操作計調24小時開機，掛微信，保證團隊遇到問題第一時間聯(lián)系到計調。2. 關注團隊實到人數(shù)，有變化及時通知酒店，餐廳，車隊。3. 遙控關注導游、餐廳、車隊、酒店等行程中項目的服務。4. 預知游客的將要發(fā)生項目的具體情況并核實。不讓意見建議變化成投訴。5. 如果發(fā)生投訴或問題及時解決問題。不讓問題帶回組團社。五、 回團后報賬：1. 賬單：賬單分為兩張，對賬單和決算單。對賬單顯示的是對外收款明細，決算單體現(xiàn)的是團隊實際的利潤以及應付明細。團隊的對賬單和決算單都需要給外辦提交，短線散拼只需要提交對賬單。2. 導游報賬單：由導游填寫的花費明細，確認無誤后需要計調簽字確認。3. 對賬單：全陪導游與地陪導游之前費用發(fā)生的確認單。4. 客人意見單：由客人填寫，作為受理投訴的唯一憑據(jù)。5. 簽單：對餐廳，部分景點結賬時所用。效力跟人民幣是一樣的。從財務領用簽單的時候，計調需在簽單領用簿上簽字，并按要求登記領用日期、簽單起止號碼、項目名稱等，導游交回的是第三聯(lián)，簽單的時候要寫明簽單日期、小寫人數(shù)、大寫人數(shù)，如果藍色財務聯(lián)丟失讓導游去簽單單位拍照交回，作廢的簽單要交回一式三聯(lián)。操作計調對領用的簽單負責。6. 行程單：在旅游局系統(tǒng)里做的行程單。7. 行程：去掉抬頭和報價的行程復印件。8. 以上所列八項內容是派團計調給導游派團是所要發(fā)放的所有物件。團隊結束后，所有的物件必須一件不落的交回公司，作為審帳憑證。9. 查收憑證：除了八項之外，還有住宿發(fā)票（沒有發(fā)票的需要開收據(jù)），景點門票，正餐10. 簽單（早餐一般是收據(jù)），司機的車費收條，調換景點時需要有客人簽字同意的單子，11. 因天氣等不可抗力原因不能去景點的，也需要有客人的簽字同意的單子。12. 審帳：對照導游提交的憑證以及與全陪之間的對賬單，檢查導游填寫的對賬單是否正確。13. 做賬單：在公司的業(yè)務系統(tǒng)里錄入團隊的應收應付款，打印出系統(tǒng)里的對賬單和決算單。六、財務交單流程：1.團檔交到財務時，原則上所有單據(jù)必須齊全。2.每一個團檔需填寫交回返單明細表，交接時計調、財務雙方簽字。3.團隊結束三天之內計調必須將團檔整理好交給財務，三天之內導游不報賬或缺少票據(jù)的將由財務接管，向導游催要報賬單以及票據(jù)。4.團隊結束三天之內，計調催促導游及時將團款轉入公司賬戶，務必做到當團當結，不和其他團款抵扣。5.交回團檔結算，如應付組團社或應付導游的錢，計調需填寫請款單，寫明部門、團號、產品