園林綠化工程有限公司采購部管理制度.docVIP

文件編號 XX園林綠化工程有限公司 采購部管理制度編 制： 徐啟珍審 核： 批 準(zhǔn)：分 發(fā) 號： 2013年1月30日發(fā)布 2013年 2 月 1日實施通訊地址： 采購部管理制度采購制度嚴(yán)格按照公司的質(zhì)量體系文件要求。采購過程簡化、程序可循，做到有據(jù)可查、防范風(fēng)險、降低成本。 本制度主要包含以下六點：一、采購計劃負責(zé)公司全部采購計劃，接到采購計劃報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實施，確保各項采購任務(wù)完成。其中包括工程采購、物資采購和工具采購等。1、 工程采購：1.1建立工程采購檔案：將采購相關(guān)資料由電子文檔和書面文檔分項管理。每一年的工程合同與工程清單統(tǒng)一管理；工程詢價單、直接采購清單、設(shè)備報價單統(tǒng)一管理；供應(yīng)商合同根據(jù)具體工程統(tǒng)一管理；直接采購部分根據(jù)具體采購人直接管理。1.2采購計劃下達：公司工程項目采購計劃由具體工程項目經(jīng)理下工程請購單，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，統(tǒng)一下達到采購部。1.3采購計劃變更：非該項目經(jīng)理下達的采購計劃概不采購。請購單中應(yīng)標(biāo)明：工程名稱、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、型號、及相關(guān)技術(shù)參數(shù)、備（推）選廠家等。采購部接到采購計劃后，將采購計劃與工程合同進行核對，如有更改之處，需經(jīng)項目經(jīng)理簽字才予采購（其中包括數(shù)量增減、型號更改、增減項目等）。如項目經(jīng)理出差，可請示總經(jīng)理代簽或發(fā)電子文檔打印備案。1.4采購時效管理：所有的采購計劃根據(jù)具體工程情況，確定哪些材料先到位，那些材料訂貨周期長，力爭做到材料不耽誤工程的前提下，材料及時到位，不擠占、積壓公司采購貨款。所有下達的采購計劃在供應(yīng)商供貨期沒有變更的情況下按采購計劃規(guī)定時間完成任務(wù)，做到及時采購及時跟蹤及時發(fā)貨及時反饋現(xiàn)場收貨情況及材料使用情況。2、機械物資采購獲得用戶采購計劃后，經(jīng)初步調(diào)查確認?？尚械牟少徲刹少彶繄蠼?jīng)理批準(zhǔn)后，進行采購，統(tǒng)一管理備案。2.1對于物資采購產(chǎn)品根據(jù)市場行情進行合理報價。2.2對所報價產(chǎn)品進行及時的溝通，說明價格漲落的原因以及供貨周期，對于用戶指定的、而市場面臨淘汰的產(chǎn)品，應(yīng)推薦新產(chǎn)品，若對方堅持應(yīng)說明存在的質(zhì)量問題以及保修問題，并盡可能有文字依據(jù)。2.3按具體的發(fā)貨通知單進行物資采購。如有更改之處經(jīng)用戶核準(zhǔn)后方可采購，到貨必需有收貨、驗貨記錄。3、工具、內(nèi)耗物資的采購： 工具采購，由使用部門下申購單，經(jīng)批準(zhǔn)后進行采購，入庫領(lǐng)料后由具體使用人保管；內(nèi)耗物資采購，誰申請，誰下申購單，采購部見批復(fù)后的申購單組織采購并入庫、出庫。4、采購手續(xù)流程4.1采購單下達收到具體經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃即確認為采購任務(wù)的下達。采購部具體負責(zé)人根據(jù)采購任務(wù)單填寫采購單經(jīng)簽字批準(zhǔn)即為采購單下達。采購單須包含以下信息：產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單價、金額、稅金情況、及供應(yīng)商廠家、具體聯(lián)系人、聯(lián)系電話（緊急情況聯(lián)系電話）等信息。4.2審批程序確定采購的產(chǎn)品由采購負責(zé)人正確填寫采購單后，由公司經(jīng)理簽字，確定同意采購的廠家以及價格和合同方式，同意付款采購。 請購單、申購單見附件1、2二、采購（比價）平時多熟悉和掌握公司所需的各類物資的名稱、型號、規(guī)格、單價、用途、產(chǎn)地等，瀏覽相關(guān)網(wǎng)站。按時按量按質(zhì)完成采購供應(yīng)計劃指標(biāo)，積極開拓貨源市場，做到貨比三家，控制、降低采購成本。如出現(xiàn)所采產(chǎn)品與采購計劃不符，則其損失由具體采購負責(zé)人承擔(dān)。對特殊產(chǎn)品采購、按合同約定要求廠方提供相關(guān)證件或檢測報告。采購活動具體實施分以詢價、比價、議價、供應(yīng)商管理等四個方面：1、詢價：詢價可以通過多種方式，包括網(wǎng)絡(luò)查詢，面對直接供應(yīng)商，供應(yīng)商自我推銷，展會等多種渠道。確定部分適合長期合作的合作伙伴的同時，也要不斷開拓新供應(yīng)商，尋找新產(chǎn)品，可采用少量進貨的原則不斷改進。2、比價：對供應(yīng)商所報的產(chǎn)品價格進行有效的核對（對具有可比性的廠家產(chǎn)品進行比價）。對單項產(chǎn)品做到至少比價三家，以正規(guī)比價格式存于計算機或手工紀(jì)錄文字資料。在比價同時做出價格分析。3、議價：在確定廠家后進行產(chǎn)品價格商務(wù)談判，盡量降低采購成本，可通過多種方式進行壓價（通?？梢砸怨局袠?biāo)價格低，要求降低采購成本為由;以多家公司比較后相對競爭為由;以拖延時間，給供應(yīng)商產(chǎn)生我們要更改采購意向為由;也可以與銷售推心置腹，為對方能給予支持和幫助等等），具體問題需具體分析。4、供應(yīng)商管理：通過尋找新貨源拓展供應(yīng)商范圍，加強老供應(yīng)商管理。每年對供應(yīng)商進行一次評定（其中以質(zhì)量、售前/后服務(wù)、交貨期、付款及價格等方面考核），對不合格供應(yīng)商及時進行調(diào)整。合格、長期供應(yīng)商要進行年度復(fù)核（查看生產(chǎn)能力、供應(yīng)能力、資質(zhì)證書（執(zhí)照年審）、產(chǎn)品證書等）比價表、合格供方評定表附件3、4三、合同管理負責(zé)與客戶簽訂采購合同，督促合同的正常履行，并催討所欠、退或索賠款項。1、合同簽訂：統(tǒng)一制定標(biāo)準(zhǔn)合同樣本，主要體現(xiàn)產(chǎn)品明細及價格、質(zhì)保、主要技術(shù)參數(shù)、運輸方式、到貨時間、質(zhì)保期等幾個大的方面。如大型設(shè)備盡可能的爭取扣留質(zhì)保金。2、合同管理則按具體工程項目細分，直接采購部分按人頭細分，跟蹤供貨周期長的產(chǎn)品執(zhí)行情況（型號、數(shù)量、貨期、運輸?shù)龋?、工程合同管理：采購依據(jù)工程合同，工程合同歸財務(wù)室統(tǒng)一管理。四、驗貨負責(zé)物資到貨驗收，所有采購的物資到貨后必須詳細查看、清點，做到發(fā)票與實物的數(shù)量、規(guī)格、單價一致。如因清點不詳造成公司一切損失由采購員個人承擔(dān)。如有必要，將填寫進貨驗證紀(jì)錄。直接由廠方發(fā)貨到用戶的需保存有廠家發(fā)貨記錄清單。 六、聯(lián)動責(zé)任1、負責(zé)與財務(wù)協(xié)調(diào)做好合同管理、出入庫工作、發(fā)票清理和結(jié)款工作。2、及時與技術(shù)部、工程部，了解項目進行情況和緊急情況變動。3、售后服務(wù)，由專人負責(zé)返修產(chǎn)品明細，其中包括產(chǎn)品、廠家、使用用戶、返修時間、及聯(lián)系方式等。由具體采購負責(zé)人與廠家協(xié)商、跟蹤，保證產(chǎn)品在最短的時間內(nèi)返還到工程現(xiàn)場。4、做到以公司利益為重，不索取回扣，饋贈物品上繳公司，如發(fā)現(xiàn)以上情況，根據(jù)情節(jié)輕重，扣除1-3個月工資。5、做好各部門及本部門內(nèi)的工作協(xié)調(diào)。6、樹立公司形象，不斷學(xué)習(xí)，不斷進步，體現(xiàn)自我價值，為公司創(chuàng)造更多效益。7、以上采購標(biāo)準(zhǔn)超出2000元以上的報公司，有公司采購部統(tǒng)一安排采購，2000元以下由項目部現(xiàn)場自行采購辦法。附：崗位責(zé)任制采購崗位責(zé)任制一、 在部門經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，采購負責(zé)公司所有采購范圍內(nèi)的工作，其 中包括設(shè)備、設(shè)備備件、材料等。二、 采購應(yīng)嚴(yán)格遵守采購程序，有效地進行采購，包括：采購申請單的審查、詢價、比價、正式訂單的審查、合同審查、合同簽定和跟蹤貨物等三、 不斷開辟建立新的物資供應(yīng)渠道，尋找物美價廉的物資，提高供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量，減少采購費用，節(jié)省開支，降低成本，獲得充分的物資供應(yīng)。四、 采購合同的起草及審核、其中包括物資、設(shè)備、采購合同、零部件加工改制合同、維修服務(wù)以及其它相關(guān)合同的談判、起草、和審定。五、 提高工作效率、縮短采購周期、提高經(jīng)濟效益。六、 對國內(nèi)物資采購工作要及時提出對企業(yè)經(jīng)營管理意見，以及相關(guān)采購的戰(zhàn)略措施，按實際需要，與供應(yīng)廠商進行商務(wù)談判，遵照技術(shù)先進可靠、質(zhì)量好、價格低，服務(wù)優(yōu)良、交貨期有利的原則，對大型設(shè)備的采購提出建設(shè)性意見。七、 在任職期間，嚴(yán)格履行本崗位的職責(zé)，廉潔自律定期向經(jīng)理匯報本部門的月、季、年的統(tǒng)計工作，并提出好的意見和建議。附件一：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司請購單工程名稱： 編號：CGB-7.4-04序號物品名稱型號規(guī)格數(shù)量單位單價實購數(shù)量到貨日期備注合同編號:請購人： 日期： 采購員： 日期： 主管： 日期：附件二：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司 設(shè)施配置申請單 編號：GCB-6.2-01 設(shè)施名稱購置數(shù)量型號（規(guī)格）單價預(yù)算使用部門到廠時間主要技術(shù)參數(shù)：用途說明：預(yù)定的訂購廠家及對廠家質(zhì)量控制能力的評價（必要時附各種證明資料）申請人：審核：（總工）批準(zhǔn)：（總經(jīng)理）日期：日期：日期：附件三：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司設(shè)備比價記錄單 編號：CGB-02序號采購項目供應(yīng)商設(shè)備主要參數(shù)、性能價格交貨期售前、售后反應(yīng)速度付款方式備注附件四： 安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方評定記錄表 編號：CGB-7.4-02 序號：供方名稱地 址電話/傳真聯(lián)系人采購的產(chǎn)品:質(zhì)量保證能力（包括營業(yè)執(zhí)照、體系、設(shè)備、人員、檢測能力）：進貨檢驗結(jié)果（附檢測報告編號）： 信譽及售后服務(wù)：評定結(jié)論（是否列入合格供方名錄）主 管： 日 期：年度業(yè)績復(fù)評記錄： 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間 年度是否繼續(xù)列入合格供方名錄批準(zhǔn)時間安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司供方業(yè)績評定表 編號：CGB-7.4-03 供方名稱： 地址：電話傳真： 聯(lián)系人：供應(yīng)產(chǎn)品及類別進貨物資質(zhì)量控制方式（在 內(nèi)標(biāo)注）進貨檢驗 ；進貨外觀驗證 ； 本廠到供方現(xiàn)場驗證 ；顧客到供方現(xiàn)場驗證 ； 顧客到本廠現(xiàn)場驗證 ；質(zhì)量得分（占60%）；（合格批次/到貨總批次）60質(zhì)量評分：記錄人/日期：按期交貨得分（占20%）；（按時到貨批次/到貨總批次）20交貨期評分：記錄人/日期：其他情況（占20%）；如包裝質(zhì)量、售后服務(wù)、配合度等。其他評分：記錄人/日期：總評分及處理建議：供應(yīng)部經(jīng)理簽名： 日 期：總經(jīng)理意見（總分100，低于60分，或質(zhì)量得分低于48分時填此欄）。 總 經(jīng) 理：日 期：博世谷（北京）系統(tǒng)工程技術(shù)有限公司合格供方名錄編號：CGB-7.4-01序號供方名稱供應(yīng)的產(chǎn)品名稱及類別首次列入日期評定表序號年度復(fù)評結(jié)果編制： 日期： 審核/批準(zhǔn)： 日期：附件五：安徽世紀(jì)瑞林園林綠化工程有限公司進貨驗證記錄 編號：JSB-7.5-01產(chǎn)品名稱型號規(guī)格供應(yīng)單位進貨日期進貨數(shù)量驗證數(shù)量合同編號驗證方式驗證項目標(biāo) 準(zhǔn) 要 求驗證結(jié)果驗 證 結(jié) 論