化工企業(yè)合同管理規(guī)定.doc

合同管理規(guī)定第一章 總 則第一條 為規(guī)范公司的合同管理，防范與控制合同風險，有效維護公司的合法權益，根據(jù)中華人民共和國合同法及相關法律法規(guī)，結合公司具體情況，制定本規(guī)定。第二條 本辦法所稱合同，是指除勞動合同以外的，以公司名義依法對外簽訂的供銷、技術、建筑工程、借款、租賃、融資租賃、承攬、運輸、保管、倉儲、投資、擔保、維修、勞務、管理咨詢等所有合同。第三條 本辦法所稱的合同管理是指公司對合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜進行的檢查、監(jiān)督、管理等一系列活動的總稱。第四條 本辦法適用于集團公司各部門及所屬各子（分）公司。第二章 合同管理機構和崗位職責第五條 公司的合同管理由董事長領導，其他公司領導負責分管職責范圍內(nèi)的合同管理。第六條 合同管理分為綜合管理和專業(yè)分工管理。合同的綜合管理部門為審計法務部，主要職責為：（一）宣傳貫徹國家有關合同的法律、法規(guī)和本辦法；（二）負責評審合同管理規(guī)定的有效性和適宜性；（三）擬訂、頒發(fā)合同授權書；（四）參與公司重大合同的可行性研究、談判，受委托對合同的合法性進行審查，監(jiān)督合同履行。組織重大合同的評審。（五）及時向公司領導反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題，提出法律意見；（六）參與合同糾紛的處理；（七）負責各類合同的蓋章、登記、備案、歸檔，協(xié)助合同簽訂部門辦理合同的公證、鑒證事宜；（八）負責對各類合同的管理單位進行法律業(yè)務指導，組織對公司合同管理員及有關人員進行法律知識培訓。第七條 公司各職能部室及各子分公司為合同的分工管理部門，在經(jīng)公司法定代表人授權后，負責各自職能范圍相關合同的談判、簽訂及履行等管理。第八條 合同授權簽訂人的主要職責是：（一）負責各自授權范圍內(nèi)的合同的簽訂；（二）對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；（三）對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續(xù)，提出本人意見并對本人意見負責；（四）對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發(fā)現(xiàn)問題應立即上報并解決，處理或協(xié)助有關部門處理發(fā)生的合同糾紛；（五）負責保管好本人所簽合同的一切資料，需要上交歸檔的及時辦理資料歸檔手續(xù)。第三章 合同的簽訂第九條 簽訂合同，必須遵守國家的法律、政策及有關規(guī)定。第十條 合同原則上采用國家、省、市有關部門頒布的示范文本，沒有示范文本的，原則上采用我公司的格式合同。第十一條 國家、省、市及有關部門明確規(guī)定合同要進行公證、鑒證、登記的合同，必須履行上述程序。第十二條 簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方的情況。要對對方單位是否具有法人資格或簽約的主體資格、經(jīng)營權、履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委托的人、有否超越代理權限等相關內(nèi)容進行必要的審查。第十三條 簽訂合同，必須貫徹“平等互利、協(xié)商一致、等價有償”的原則，以維護公司的合法權益和提高經(jīng)濟效益為宗旨。第十四條 簽訂合同時，如涉及公司內(nèi)部其它單位的，應事先在內(nèi)部統(tǒng)一平衡，協(xié)商一致，方可簽約。必要時，由牽頭部門組織召開合同評審會議予以集中評審。第十五條 簽訂合同，除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭合同由我方所在地仲裁機構或人民法院管轄，保密合同或有特殊規(guī)定的除外。第十六條 合同文本達二頁以上的須加蓋騎縫章或由雙方簽字人逐頁簽字確認。第十七條 合同簽訂的委托授權分為年度委托授權和單項委托授權。供應部、銷售部需要經(jīng)常簽訂合同的部門實行年度委托授權，其他部門實行單項授權（授權書見附件1）。（一）年度委托授權具體人選及設置由各單位根據(jù)實際情況確定，并每年年終重新審核一次。委托授權人的工作崗位變更時，應及時變更委托授權書。 （二）其他部門或人員需要簽訂合同時，必須由公司法定代表人書面委托授權后，方可簽訂相應合同。第十八條 合同簽訂的審批（一）供銷合同的簽訂與審批1、公司主要產(chǎn)品、主要原料等大宗物資簽訂的年度供銷合同，由公司經(jīng)理辦公會審核，總經(jīng)理審批，分管領導簽訂。遇價格變化，升降幅度在5%（含5%）以內(nèi)的，價格調(diào)整確認書需要部門負責人審核，公司分管領導審批；升降幅度超過5%的，價格調(diào)整確認書需要部門負責人審核，公司分管領導及總經(jīng)理審批。價格調(diào)整書視同合同文本管理。2、公司與通過招標確定的供應商簽訂的合同，由部門負責人簽訂，公司分管領導審批。3、其它供銷合同金額在30萬以下的，由業(yè)務員審核，部門負責人簽訂；合同金額在30-100萬的，由部門負責人審核，公司分管領導簽訂，總經(jīng)理批準；合同金額在100-500萬的，由部門負責人初審，公司分管領導審核，總經(jīng)理簽訂；合同金額在500萬以上的，由審計法務部組織預審，經(jīng)理辦公會審核，董事長或授權代表人簽訂。（合同審批表見附件2）。（二）其它各類合同的簽訂，必須由公司法人代表臨時書面授權或由法人代表直接簽訂，由授權代表簽訂的合同需經(jīng)部門負責人和分管領導審批，對合同金額超過100萬元或有效期超過一年（不含一年）的，還需由審計法務部組織預審，報經(jīng)理辦公會審核。第十九條 合同專用章管理（一）公司對外簽訂合同所加蓋的印章，一律使用合同專用章，其它印章一律不準代替使用。（二）供應部、銷售部各保留二枚合同專用章。合同專用章應妥善保管，若有遺失，應立即登報聲明作廢。若因此給公司造成損失的，要追究有關人員的經(jīng)濟責任和行政責任。（三）供應部、銷售部設立專（兼）職合同管理員負責合同的管理。（四）其他部門簽訂合同，須使用審計法務部保管的合同專用章。合同的登記、備案、歸檔由審計法務部負責。 第四章 合同的履行第二十條 合同依法成立，即具有法律約束力。一切與簽訂合同有關的部門、人員必須嚴格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。第二十一條 合同履行完畢的標準，應按合同條款或法律規(guī)定為準。沒有合同條款或法律規(guī)定的，一般應以物資交清，工程竣工并驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續(xù)為準。第二十二條 各部門領導及簽約人應隨時了解、掌握合同的履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行，給公司造成損失或影響的，要追究有關人員的責任。第二十三條 各部門每月報送合同管理報表，包括合同簽訂及履行情況等內(nèi)容。審計法務部適時對合同的簽訂和履行情況進行檢查。第五章 合同的變更、解除第二十四條 合同簽訂部門應盡力保障合同的如約履行。如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)與對方當事人進行協(xié)商，妥善處理。第二十五條 對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發(fā)，從嚴控制。第二十六條 變更、解除合同，必須符合合同法的規(guī)定，并辦理有關手續(xù)。變更、解除合同的手續(xù)，應執(zhí)行本制度規(guī)定的審批權限和程序。經(jīng)上報主管機關批準、鑒證、公證的合同，在達成變更、解除協(xié)議前，應報原管理機關辦理批準、備案、重新公正等相關手續(xù)。第二十七條 變更、解除合同，一律采用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），不得口頭約定。第二十八條 變更解除合同的協(xié)議在未達成或未批準之前，仍按原合同履行，特殊情況經(jīng)雙方協(xié)商一致的除外。第二十九條 因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免負責任的以外，均應承擔相應的責任，并在變更、解除合同的協(xié)議書中明確規(guī)定。第六章 合同糾紛的處理第三十條 合同糾紛處理采取“誰經(jīng)辦，誰處理”，由簽訂合同的部門負責處置，必要時，審計法務部及其它有關部門配合進行處理。第三十一條 合同管理應遵循“預防為主”原則，在履約過程中對可能要發(fā)生的糾紛要及時采取措施進行預防，重大事項先匯報，后處理。合同中解決爭議條款中一般應約定我公司所在地仲裁機構或人民法院管轄。第七章 合同的存檔第三十二條 對外簽訂的合同不少于一式四份。公司留存一份由審計法務部歸檔，一份由合同簽訂部門自行保管。第三十三條 具有合同專用章的部門應建立合同管理臺帳及合同檔案（包括電子頁檔），每一份合同須有一個編號，不得重復或遺漏。并于每月10日前，將上月簽訂的合同以及登記報表（包括電子頁檔）交審計法務部備案，由審計法務部統(tǒng)一編號歸檔。第三十四條 審計法務部設專人負責合同檔案的管理，并建立合同管理臺帳及合同檔案。（一）合同管理臺帳應包括序號、合同號、經(jīng)辦人、簽約人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位名稱、履行期間、履行情況及備注等。（二）合同檔案應包括合同正本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協(xié)議等（包括文書、電傳等）。第三十五條 其他各職能部室設兼職合同管理員，負責各自職責范圍內(nèi)的合同的日常管理。第三十六條 涉密合同應按照公司保密管理制度管理。第八章 考核與獎懲第三十七條 合同管理列入部門及崗位的考核范圍。第三十八條 合同相關部門、合同管理員和參與合同簽訂、履行的相關人員要積極維護公司的合法權益。對工作成績突出、經(jīng)濟效益顯著的單位和個人，應按公司相關制度予以表彰。對玩忽職守、造成經(jīng)濟損失的單位和直接責任者，追究經(jīng)濟責任、行政責任直至法律責任。第三十九條 凡在合同的談判、審核、簽訂、履行、爭議處理過程中有下列情況之一的，對有關單位和個人予以表彰：(一)在審核、簽訂、履行合同過程中，工作認真負責，為公司節(jié)約資金和避免經(jīng)濟損失的。(二)在合同管理工作中，提出合理化建議，為提高合同管理水平做出顯著貢獻的。(三)在爭議處理過程中，維護公司的合法權益，為公司挽回和避免經(jīng)濟損失的。(四)檢舉、揭發(fā)利用合同形式進行違法、違規(guī)活動的。第四十條 對在經(jīng)濟交往活動中，有下列情況之一的，對負有責任的領導、簽約人、合同管理員、合同經(jīng)辦人，視情節(jié)輕重分別給予批評教育、經(jīng)濟處罰、行政處分；構成犯罪的，移交司法機關依法處理：(一)對外簽訂合同前，不了解對方資信、資質情況，不作可行性調(diào)研，盲目簽約，造成經(jīng)濟損失的；(二)未按規(guī)定履行審核和批準程序而簽訂的合同；(三)未經(jīng)授權或超越授權范圍訂立合同的；(四)沒有合同等支付依據(jù)或未按照合同的約定，擅自支付各種款項的；(五)末簽訂書面協(xié)議并履行審批手續(xù)而變更、轉讓、解除合同的；(六)未經(jīng)批準擅自放棄追索權。不追究或未及時追究對方違約責任，造成我方經(jīng)濟損失，或因工作不負責，造成我方違約而支付違約金、賠償金的；(七)與對方惡意串通，采取欺詐、脅迫的手段簽訂合同，造成我方經(jīng)濟損失的；(八)違反合同結算管理規(guī)定，造成我方經(jīng)濟損失的；(九)其他應處罰事項。附件1： 合同簽訂委托授權書附件2： 合同簽約審批單附件1 裝 訂 線合同簽訂委托授權書（存根）字 第 號被授權人姓名: 授權人簽字:授權內(nèi)容及權限:有效期限：至 年 月 日 簽發(fā)日期： 合同簽訂委托授權書字 第 號茲授權 同志，為我方簽訂合同及辦理相關事務代表人,該人員授權范圍內(nèi)的行為均代表我單位的行為，均為我單位的真實意思表示，合法有效，對我單位具有法律約束