促銷活動的企劃與執(zhí)行流程及活動分配表.doc

促銷活動的企劃與執(zhí)行流程一、活動方向、概念1、確定活動目的2、結(jié)合時間、地點策劃出吻合目標(biāo)的活動主題與創(chuàng)意（含原則、背景、說明）3、活動流程（附表）注：活動開始前預(yù)留30分鐘的來賓持續(xù)接待時間4、流程細則：針對主持人所需要的一個詳細的流程、節(jié)目細節(jié)說明（附表）二、活動執(zhí)行方案（要素）l 首先需要明確廣告公司在活動中承擔(dān)的角色（策劃者、執(zhí)行者、督促、協(xié)調(diào)、配合）活動的每一個階段也許會出現(xiàn)不同的角色承擔(dān)，或者同時承擔(dān)。l 方案確定后展開的工作1、始終保持與客戶的溝通，在每一個階段明確自己的角色定位。例如在最初的方案制定、宣傳推廣中廣告公司則擔(dān)當(dāng)主角；而在前期準(zhǔn)備的執(zhí)行中（禮品、用餐、演員等）則需要和客戶溝通后確定由哪方負責(zé)；活動現(xiàn)場的時候，則是由多方一起配合展開活動。廣告公司這時更多的是擔(dān)任現(xiàn)場協(xié)調(diào)的角色。2、活動時間分配用于督促各方按時完成工作（附活動工作計劃表）3、資源整合在方案初步制定后，尋找達成活動目標(biāo)的資源，并為客戶合理控制費用l 多方協(xié)作的活動工作分配（附表）1、活動主辦方（客戶）2、活動協(xié)辦方廣告公司（負責(zé)方案及策劃等）演藝公司（負責(zé)舞臺搭建、演員等）酒店（負責(zé)用餐）制作公司（獲得物料制作）注：每一方所負責(zé)的工作中按需要分為前期、現(xiàn)場、推廣（視具體情況而定）三部分。l 關(guān)于免責(zé)在整個執(zhí)行流程中，確定各方職責(zé)后，廣告公司需要負責(zé)的工作主要是在以下兩方面體現(xiàn)。1、資源落實如果是活動所需資源中有廣告公司負責(zé)的項目，在聯(lián)系和協(xié)調(diào)資源時，最妥當(dāng)?shù)姆绞绞菑V告公司與資源方談定價格后，由廣告公司報價，客戶認(rèn)可后，讓對方與客戶直接簽訂合同，免收客戶的稅費而采用提點的收費方式，這樣為客戶降低了成本的同時也將風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁，因為是資源方與客戶直接簽訂的合同，所以資源方直接對客戶負責(zé)，廣告公司從中僅起到了聯(lián)系與協(xié)調(diào)的作用。 2、簽稿活動前期的宣傳推廣中，必然涉及到廣告公司對物料畫面的創(chuàng)作，要求每一個畫面完成后都必須讓客戶簽稿確認(rèn)，然后打樣，小樣確認(rèn)后制作，尤其是印刷品，必須按照程序執(zhí)行，時間再緊都不能越級。注：如果是廣告公司直接簽訂的制作公司（或印刷廠），則小樣由廣告公司簽字確認(rèn)，如果是客戶直接簽訂的制作公司，則廣告公司要起到把關(guān)的作用，最后簽字確認(rèn)的還是客戶。三、宣傳推廣1、活動前期：傳播信息，吸引目標(biāo)群關(guān)注及參與（例短信、物料畫面、網(wǎng)絡(luò)、報紙廣告等）2、后期跟蹤：在大眾媒體刊登活動的相關(guān)報道，使活動的效果得以延續(xù)四、物料準(zhǔn)備l 宣傳物料 l 現(xiàn)場布置 l 禮品l 其他 附：宣傳信息內(nèi)容（包括文案、畫面）五、場地區(qū)域劃分六、活動費用預(yù)算 將整個活動需要產(chǎn)生的費用羅列出一個清單，報價前最好和客戶一起溝通費用的分配，如果是需要廣告公司經(jīng)手（墊付），則將10%的管理費與6%的稅費算入預(yù)算中。七、活動總結(jié)附表：1、活動工作分配表2、活動工作計劃表3、活動流程表4、流程細則表（主持人）圣誕活動工作分配表 企業(yè)前期1、活動方案策劃、流程安排2、與制作公司聯(lián)系負責(zé)關(guān)于所需物料的制作相關(guān)工作3、聯(lián)系演藝公司負責(zé)活動節(jié)目演出的相關(guān)事宜4、與酒店的聯(lián)系銜接，負責(zé)協(xié)調(diào)活動現(xiàn)場的用餐情況5、禮品建議現(xiàn)場 現(xiàn)場協(xié)調(diào)、執(zhí)行推廣 宣傳推廣文案、畫面設(shè)計前期1、通知業(yè)主以及就活動相關(guān)事宜（才藝培訓(xùn)）與業(yè)主的溝通工作2、準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿3、禮品準(zhǔn)備（以及包裝工作）4、購買禮花現(xiàn)場1、“景觀大道”燈光搭建2、活動現(xiàn)場協(xié)調(diào)、執(zhí)行以及安保工作3、場地布置（趣味游戲區(qū)，桌椅擺放等）演藝公司前期 培訓(xùn)老師（對業(yè)主進行才藝專業(yè)培訓(xùn)）現(xiàn)場1、舞臺搭建2、演員（1個主持人、2個圣誕老人、樂隊表演者、舞蹈演員）酒店1、對現(xiàn)場的用餐區(qū)的布置以及用餐原料準(zhǔn)備2、現(xiàn)場燒烤人員制作公司活動前期對小區(qū)宣傳物料及現(xiàn)場部分宣傳物料制作（詳見物料篇）備注：此分工表會根據(jù)活動現(xiàn)場具體情況而調(diào)整業(yè)主圣誕狂歡派對活動流程18：5019：30 來賓接待，盛裝的圣誕老人派發(fā)禮物。業(yè)主自由活動時間。注：業(yè)主陸續(xù)到場，先到的業(yè)主可到用餐區(qū)享用現(xiàn)場制作的燒烤、批薩，冷飲。爵士樂隊在舞臺一角演奏，作為活動氣氛的烘托而非主角。19：3019：40 活動正式開始，主持人上場致開場白，后開發(fā)商及主辦方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表節(jié)日致辭。注：建議主持人、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時間控制在各5分鐘。19：4020：10 業(yè)主才藝表演注：我們在活動前期收集業(yè)主參與表演的信息，如果業(yè)主參與人數(shù)達到一定數(shù)量，則我們安排專業(yè)的老師，根據(jù)業(yè)主的才藝愛好，對業(yè)主進行針對性培訓(xùn)，這樣既激起了業(yè)主參與的積極性，同時也增強的晚會節(jié)目的可看性，我們與業(yè)主之間互動起來，真正作到了娛樂性、互動性的活動原則。20：1020：20 火把舞表演20：2020：30 售部工作人員合唱感恩的心20：3021：00 專業(yè)舞蹈者及經(jīng)過培訓(xùn)的業(yè)主帶領(lǐng)全體業(yè)主一起圍繞篝火跳舞20：5021：00 禮花表演活動結(jié)束圣誕狂歡夜活動流程細則（主持人）：18：5019：30 來賓接待，盛裝的圣誕老人派發(fā)禮物。注：此階段為業(yè)主自由活動時間，可在小區(qū)配套區(qū)事先設(shè)置器具，可到用餐區(qū)享用現(xiàn)場制作的燒烤、小吃，飲料。爵士樂隊在舞臺一角演奏，為活動烘托氣氛19：3019：40 活動正式開始，主持人上場致開場白，主辦方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)表節(jié)日致辭，點篝火儀式，宣布節(jié)目開始注：1、建議主持人、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言時間控制在各5分鐘。 2、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)完言后，主持人引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)走到篝火區(qū)點燃篝火（舞臺距篝火區(qū)約20米）19：4020：10 業(yè)主才藝表演（古箏、家庭組合唱、薩克斯、舞蹈、業(yè)主大串唱）。注：1、在活動開始前需要介紹表演業(yè)主的身份（名字、棟別房號）節(jié)目名