公文寫作課件-____08.ppt

公文寫作 2012 08 主要內容 一 公文的概念和種類二 公文寫作的要求和流程三 公文寫作的基本方法四 四種常用公文的寫作要點 一 公文的概念和種類 公文是指黨政機關 群眾團體 企事業(yè)單位在辦理公務中經常使用的具有慣用格式的公務文書 公文的類別 行政機關公文13種 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要 黨的機關公文14種 決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復 條例 規(guī)定 函 會議紀要 按行文方向分 上行文是指下級機關向上級機關報送的公文 如請示 報告等 下行文是指上級機關向所屬下級機關的行文 如決定 指示 公告 通告 通知 通報等 平行文指同級機關或不同隸屬機關之間的行文 如函等 按涉密程度分 按保密級別有普通公文 秘密公文 機密公文 絕密公文等 根據(jù)閱讀范圍可分對外公開 國內公開 內部使用等 按處理時限要求分 如平急 黨 急件 特急 加急 黨 等 電報有平急 加急 特急 特提等 按公文的來源劃分 收進公文 外發(fā)公文 內部公文 二 公文寫作的要求和流程 公文寫作要求 內容務實觀點鮮明材料可靠符合規(guī)范 公文結構用語 開頭用語 為 了 關于 由于等結尾用語 為要 盼 特 專 此通知稱謂用語 本人 本公司 你局 貴方 該公司 該項目承啟用語 為 對 因 據(jù) 此 鑒于 總之 以上等經辦用語 經 已經 業(yè)經 現(xiàn)經 茲經等征詢用語 當否 妥否 是否可行 意見如何等期請用語 期 盼 擬請 懇請 報請 特請等 公文寫作一般步驟 寫作準備擬定提綱草擬初稿征求意見反復修改制版印刷 1 寫作準備 思想準備 即作者理論修養(yǎng) 政策水平的準備主要內容和材料的準備 即事先準備圍繞主題所要采用的觀點和材料 做好去粗取精 去偽存真的甄別工作 對其使用勾勒出一個大體的輪廓 并根據(jù)閱讀對象的特點有所側重 2 擬定提綱 在明確寫作意圖 目的 內容并充分準備材料后 需理清思路 安排文章的整體布局 以提綱的形式體現(xiàn)出來 可粗略擬出標題和各層次的要點 也可細致擬出大小標題和各層次主要內容及段落分布 3 草擬初稿 是公文正式寫作的開始環(huán)節(jié) 也是非常重要的環(huán)節(jié) 初稿撰寫不順利 就難以高效率完成既定任務 首先盡快進入寫作狀態(tài) 搜索 串聯(lián)各種信息 按照提綱順序 專心致志 一氣呵成 其次要力爭達到 嚴 準 精 快 四個要求 4 征求意見 初稿是公文的雛形 先不急于對文稿從內容到形式做大的修改 可交給領導或其他熟悉情況又有一定寫作經驗的人幫助修改 如涉及其他單位或部門 需廣泛征求各方面意見 把搜集到的意見進行認真研究 深入實際 進一步了解情況 提高認識 5 反復修改 經過征求意見階段的再認識后 作者對文稿進行再加工和潤飾工作 修改范圍主要包括 深化主題 審閱內容 調整結構 修正語句和確認標點符號 一般程序 反復閱讀 從整體把握文章結構 然后從大的段落 觀點上進行修改 再就每一具體問題進行修改 最后再逐字逐句加以推敲 6 制版印刷 修改后的文稿經領導簽發(fā)即轉化為 定稿 它是印制正本的依據(jù)和存檔的文本 需注意用紙規(guī)范 格式規(guī)范 書寫規(guī)范 三 公文寫作的基本方法 公文的結構 總的來看包括以下兩個部分 公文的外部形式 格式 即國家標準規(guī)定的固定格式 公文的內部組織 內容 即公文的主體部分 公文的格式 根據(jù)標準號為GB T9704 1999的 國家行政機關公文格式 國家標準公文的字體 用紙 制版 裝訂 眉首 式樣等各項設置均有相關規(guī)定 一 排版規(guī)格正文用3號仿宋體 一般每面排22行 每行排28個字 二 裝訂要求公文應左側裝訂 不掉頁 無壞釘 漏釘 重釘 三 公文用紙及版面尺寸采用國際標準A4型紙 尺寸為210mm 297mm公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 37mm 1mm公文用紙訂口 左白邊 28mm 1mm版心尺寸 156mm 225mm 1 公文版面及裝訂要求 2 公文的結構及要素 結構 文頭 主體 文尾 要素 發(fā)文機關標識 發(fā)文字號 簽發(fā)人 標題 主送機關 正文 附件說明 印章 成文日期 附注 主題詞 抄送機關 印發(fā)機關和印發(fā)日期等 文頭部分 公文的文頭 又稱版頭 包括文件名稱 發(fā)文字號 簽發(fā)人等項內容 位于公文首頁上端 一般約占A4型公文紙的1 3或2 5面積 文件名稱 由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加 文件 兩字組成 一般采用小標宋體字 用紅色標識 字號一般應小于22mm 15mm 高 寬 上行文距版心上邊緣為80mm 發(fā)文字號左空一格 用3號仿宋體 簽發(fā)人右空一格 只有上行文才需注明簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名用3號楷體字 主體部分 公文的主體 是公文最主要的部分 包括標題 主送機關 正文 附件 發(fā)文機關 印章和成文日期等要素 紅線下空2行為標題位置 用2號小標宋體字 主送機關在標題下空1行 左側頂格 正文用3號仿宋體字 每面22行 28字 小標題用3號黑體字 附件在正文下空1行左空2字標識 附件名稱后不加標點 附件應與公文正文一起裝訂 并在附件左上角第1行頂格標識 附件 成文日期右空4字 中文小寫 加蓋印章應上距正文1行之內 端正 居中下壓成文日期 印章用紅色 當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時 應采取調整行距 字距的措施加以解決 務使印章與正文同處一面 不得采取標識 此頁無正文 的方法解決 當印章下弧有文字時 采用中套方式 即印章中心線壓在成文日期上 當印章下弧無文字時 采用下套方式 即僅以下弧壓在成文日期上 文尾部分 版記 包括主題詞 抄送機關 印發(fā)機關 印發(fā)日期 附注和頁碼等內容的規(guī)定 主題詞 用3號黑體字 居左頂格標識 后標全角冒號 詞目用3號小標宋體字 詞目之間空1字 一般不超過五個 抄送機關左空1字 后標全角冒號 抄送機關間用逗號隔開 回行時與冒號后的抄送機關對齊 在最后一個抄送機關后標句號 印發(fā)機關左空1字 印發(fā)日期右空1字 印發(fā)日期以公文付印的日期為準 用阿拉伯數(shù)碼標識 20mm 發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線 上粗下細 距下頁邊20mm處為一條文武線 上細下粗 兩條線長均為17cm 每行居中排28個字 首頁不顯示頁碼 發(fā)文字號 位于武文線下一行版心右邊緣頂格標識 信函格式 公文的內容 標題主送機關正文 開頭 主體 結尾 附件生效標識 成文時間 印章 一般由5個部分組成 1 常用標題 不帶發(fā)文機關 事由 文種 例 關于省政府部門精簡會議嚴肅會風的意見只有文種 常常是帶周知性的不重要的公務 例 通知 如果有明確 主送機關 的要標明 如果是面向機關全體人員或者社會群體的 公務是周知的 重大的 一般不寫 2 主送機關 1 開頭比如依據(jù)什么情況 因為什么原因 由于什么事件等 常用 目前 根據(jù) 鑒 由 于 等開啟 或者交代目的 常用 為了 等 一般以一個或兩個自然段完成 不必做過多的闡釋 3 正文 2 主體有時又稱為事項 是公文的核心部分 如果比較簡單就一氣呵成的寫完 如果比較復雜 就采用分條列項或用小標題的方式來寫 如果運用序碼 順序是一 一 1 1 共四層 3 結尾根據(jù)情況來決定 可以不要 但一般都有 結尾有兩種寫法 一是提出措施和要求 或者加以強調 或者提出請求 二是使用專用語如 請予批準 審議 批示 批復 批轉執(zhí)行 遵照執(zhí)行 特此通知 通告 公告 等 附件是隨正件一并發(fā)出的其它文件或材料 常見的有兩類 一是對正文補充說明的參考資料 如照片 圖表 統(tǒng)計表 其它文字材料等 二是專門為上級機關報送或者向下級機關批復的附件 4 附件 成文時間是公文形成與生效的時間標志 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱 只標識成文時間 5 生效標識 通知請示報告函 四 幾種常用公文的寫作要點 4種常用的規(guī)范性公文 通知是 批轉下級機關的公文 轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文 傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項 任免人員 時使用的公文文種 特點 使用范圍最廣使用頻率最高時效性強 1 通知 批轉通知 對下級機關報送的公文加批語后轉發(fā)給其他下級機關的通知 國務院批轉環(huán)?？偩株P于太湖水面漂浮物清理方案的通知 批轉機關 原發(fā)文單位 事由 文種 轉發(fā)通知 將上級機關和不相隸屬機關發(fā)來的公文加轉發(fā)語后轉發(fā)給其他機關的通知 國務院辦公廳轉發(fā)財政部等部門關于推動我國動漫產業(yè)發(fā)展若干意見的通知 轉發(fā)機關 原發(fā)文單位 事由 文種 傳達通知 傳達要求下級機關辦理需要有關單位周知或者執(zhí)行的通知 分類 印發(fā)通知 作用在于 公布 事項通知 周知 只要求知道 無強制性執(zhí)行 帶有指示性 規(guī)定性 要求無條件遵守會議通知 關于召開會議的通知 任免通知 任命 免除工作人員職務的通知 任免權限 省有權任免的 由省發(fā)任免通知 地 市有權的 例 關于XXX任職的通知 結構 標題 主送機關 正文 落款 成文日期 附注 1 標題 發(fā)文機關 事由 文種2 主送機關 3個時 直接寫 3個時 用 隔開3 正文 發(fā)文緣由 開頭 發(fā)布通知的意義 根據(jù)結尾 現(xiàn)通知如下 通知事項 結尾 本通知自下發(fā)之日起施行請 遵照 貫徹 參照 執(zhí)行特此通知 望認真執(zhí)行4 附件 批轉通知 轉發(fā)通知 印發(fā)通知均有附件 請示是 向上級機關請求指示 批準 時使用的公文文種 請示的特點 一事一文 只提出一個事項 解決一個問題請批對應 請示 批復 一一對應事前行文 不可先斬后奏 適用范圍 遇到新問題 無執(zhí)行依據(jù) 說明新問題 提出建議遇有困難 無力解決 說明具體困難 提出擬解決方案超越職權范圍 無權解決 說明具體問題 提出辦法意見分歧 難于工作 說明具體分歧 提出建議類型 求示性請示 要求對請示問題給與指示 態(tài)度 求批性請示 要求對請示問題給與批準 認可 手續(xù) 2 請示 1 標題 發(fā)文機關 事由 文種 標題中不能出現(xiàn) 申請 請求 以免重復 2 主送機關 有隸屬關系的上級領導機關或者上級業(yè)務主管部門 原則上一份請示的主送機關只能是一個 如需要呈送其他機關 應采用抄送形式 3 正文 發(fā)文緣由 請示的意義 根據(jù)或者背景請示事項 明確 具體的陳述 可行性 可操作性 結尾 求式性請示 無需肯定性要求求批性請示 提出肯定性要求 以上要求 請批準 4 落款 請示單位名稱 一般為加蓋請示單位公章 5 成文日期 為漢字的年 月 日 6 附注 標明聯(lián)系人和聯(lián)系電話 以便于上級機關與請示機關及時溝通 結構 標題 主送機關 正文 落款 成文日期 附注 行文規(guī)則 一文一事 只能主送一個機關 不得越級請示 3 報告 報告適用于向上級機關匯報工作 反映情況 提出意見或者建議 答復上級機關的詢問 報告屬上行文 一般產生于事后和事情過程中 類型 1 匯報工作報告 內容 匯報例行工作 成績經驗 問題教訓 今后打算匯報上級交辦的事項的完成情況 進度分類 綜合報告 多方面的專題報告 某一問題2 反映情況報告 報告特殊 重大 突發(fā)事件 多運用專題報告的形式 3 答復詢問報告 被動行文 答復上級機關詢問事項 結構 標題 主送機關 正文 落款 成文日期 1 標題 發(fā)文機關 事由 文種2 主送機關 有隸屬關系的上級領導機關或者上級業(yè)務主管部門 原則上一份報告的主送機關只能是一個 如需要呈送其他機關 應采用抄送形式 3 正文 發(fā)文緣由 寫明報告的意義 背景或根據(jù) 報告事項 匯報工作報告 例行工作 成績經驗 問題教訓 上級交辦的事項的完成情況 進度 反映情況報告 事件的原因 經過 結果 性質和建議 答復詢問報告 答題式的回復 問什么答什么 結尾 今后工作的意見 對事件原因的總結 特此報告 請審閱 請指正 4 落款 署名寫上機關單位的名稱 一般使用機關全稱或標準簡稱 并加蓋公章 5 成文日期 漢字的年 月 日 相同之處兩個都是寫給上級的上行文 公文里都有陳述意見 反映情況的內容 不同之處第一 時間有別 請示跟報告相比 時間要求更緊迫 請示寫的情況是未解決的 屬于將來時 報告寫的情況是已做過的 屬于過去時 第二 內容的側重點有別 請示著重于請示批準 報告著重于匯報工作 第三 要求有別 請示要求上級必須回復 報告則不必 只供上級參考 兩者區(qū)別 函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作 詢問和答復問題 向有關主管部門請求批準等 函的適用范圍廣泛 在行文方向上 可在平行機關之間行文 也可以在不相隸屬機關之間行文 其中包括上級或下級機關 3 函 類型 商洽函 不相隸屬機關間商洽工作的函 就問題進行溝通聯(lián)絡 討論處理某事的意見 洽談公務等 特點 無需答復 問答函 不相隸屬機關間詢問和答復問題的函 詢問函 答復函是一一對應的 去函為問 復函為答 去函的目的明確 復函的回答具體 請批函 批答函 不相隸屬機關間請求批準和答復審批的函 二者是一一對應 請批函 向有關部門請求批準的函批答函 向有關部門批復 回答事項的函 結構 標題 主送機關 正文 落款 成文日期 1 標題 由發(fā)文機關名稱