行政主管崗位說明書

崗位說明書崗位名稱行政人事主管崗位編號所在部門管理部崗位定員1直接上級管理部部長薪酬類型月薪直接下級工資等級C級可輪換崗位行政主管、人事主管崗位分析日期職責(zé)概要：在上級指導(dǎo)下負(fù)責(zé)公司日常行政及人事工作的開展，協(xié)助上級全面展開和維護(hù)公司正常管理秩序，并負(fù)責(zé)監(jiān)控公司各部門人員關(guān)于公司管理制度及措施的落實(shí)、執(zhí)行情況職責(zé)一職責(zé)表述：負(fù)責(zé)協(xié)助總經(jīng)理制定主要目標(biāo)和計劃，參與或協(xié)助總經(jīng)理執(zhí)行公司相關(guān)行政或人事政策、制度并監(jiān)督、檢查、跟蹤執(zhí)行情況，并向總經(jīng)理及時匯報、反饋情況工作任務(wù)有效協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)開展公司的行政及人事管理工作，適時向上級領(lǐng)導(dǎo)提供合理化建議；結(jié)合公司的發(fā)展目標(biāo)，合理制定公司行政和人事年度目標(biāo)計劃并進(jìn)行有效分解和落實(shí)；根據(jù)公司發(fā)展需要合理制定相關(guān)人事或行政管理政策、制度，報總經(jīng)理審批后實(shí)施，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、落實(shí)，必要時協(xié)助實(shí)施；對制度的執(zhí)行情況及時向上級主管匯報、反饋，對違反公司政策或制度的情況及時有效處理和引導(dǎo)。根據(jù)公司發(fā)展為化及時對政策或制度提出合理化完善意見;積極關(guān)注國家出臺的相關(guān)法規(guī)與勞動條款，并及時上報并提出相應(yīng)方案，使公司用工手續(xù)符合國家規(guī)定，合情、合理、合法的避免一切勞務(wù)糾紛。職責(zé)二職責(zé)表述：負(fù)責(zé)公司的各類文件、報告的制定、下發(fā)、推行，公司相關(guān)資料和信息收集、分類、建擋與管理工作任務(wù)根據(jù)公司或上級領(lǐng)導(dǎo)的需要制定各類文件和報告，根據(jù)文件和報告內(nèi)容下發(fā)至相關(guān)部門和人員，并推行文件指示，跟蹤落實(shí)和推行情況，及時向上級反饋；負(fù)責(zé)收集、整理與公司相關(guān)的各類信息和數(shù)據(jù)，根據(jù)文件內(nèi)容進(jìn)行分類、裝訂、編號，并對文件進(jìn)行分類建檔管理。職責(zé)三職責(zé)表述：制定公司各項管理制度,妥善保管公司印章,有關(guān)執(zhí)照,并按照規(guī)定程序使用，按時年檢工作任務(wù)結(jié)合公司實(shí)際發(fā)展情況制定和完善各項管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對違反公司制度管理的情況做好監(jiān)控和跟進(jìn)，必要時協(xié)助處理和引導(dǎo)；對所轄范圍內(nèi)的公司印章和證件的妥善管理和維護(hù)，根據(jù)公司發(fā)展情況的變化，做好印章或證件的更新或處理，并對印章和印件使用情況做好登記；公司營業(yè)執(zhí)照每年5月31日前到工商局年檢，組織機(jī)構(gòu)代碼證每年12月31日前到質(zhì)監(jiān)局年檢；其它相關(guān)證照均應(yīng)按證件所示要求期限完成相關(guān)手續(xù)的辦理和年審工作；督促和指導(dǎo)各專賣店人員進(jìn)行營業(yè)執(zhí)照年檢，并及時跟進(jìn)年檢情況。職責(zé)四職責(zé)表述：負(fù)責(zé)員工的招聘、組織安排培訓(xùn)、考核和調(diào)配，以及入職員工的績效考核、社保辦理等工作，保證公司人員的正常、穩(wěn)定工作任務(wù)根據(jù)公司發(fā)展需要，提前做好人員的招聘和儲備工作，及時組織、安排新進(jìn)員工進(jìn)行企業(yè)文化、崗位職責(zé)和專業(yè)技能的培訓(xùn)；對公司管理人員定期進(jìn)行企業(yè)文化和規(guī)章制度的培訓(xùn)，出現(xiàn)與公司文化及制度相違背的意向時應(yīng)及時進(jìn)行正確引導(dǎo)；負(fù)責(zé)公司所有員工績效考核表的收集并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照公司績效考核制度，對下屬進(jìn)行績效考核，每月根據(jù)員工績效情況進(jìn)行面談，共同制定改進(jìn)目標(biāo)，不斷提高員工工作效率和能力；負(fù)責(zé)對公司每周工作跟進(jìn)表進(jìn)行收集、初審并提出完善建議，協(xié)助各部門主管對其部門下屬的工作跟進(jìn)表的指導(dǎo)，及時將公司每周的工作跟進(jìn)表提交給上級領(lǐng)導(dǎo)報審；負(fù)責(zé)公司所有員工的社會保險辦理及相關(guān)事宜，每月20日前到社保處辦理公司員工異動；經(jīng)常了解和關(guān)注員工心理狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時引導(dǎo)并幫助調(diào)整，重大問題應(yīng)及時匯報上級領(lǐng)導(dǎo)后征求處理意見，確保公司人員穩(wěn)定。職責(zé)五職責(zé)表述：負(fù)責(zé)與相關(guān)部門的溝通、聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)，維護(hù)公司各部門間的良好關(guān)系工作任務(wù)了解公司各部門的基本工作內(nèi)容和流程，維護(hù)、協(xié)調(diào)各部門之間的良好協(xié)作關(guān)系，按照各崗位的要求和標(biāo)準(zhǔn)配備適宜的人員，保證各部門工作秩序的正常進(jìn)行；結(jié)合公司發(fā)展，以及各部門的需求，對各部門人員及工作安排等問題進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)。職責(zé)六職責(zé)表述：在上級的領(lǐng)導(dǎo)下，全面開展公司的日常行政管理工作，有效保障公司正常秩序的進(jìn)行；公司日常行政管理的運(yùn)作工作任務(wù)對員工的日常考勤情況進(jìn)行監(jiān)督和管理，發(fā)現(xiàn)異常及時查找原因，并指導(dǎo)糾正，確保行政管理秩序的規(guī)范性；監(jiān)督公司員工遵守公司勞動紀(jì)律和各項規(guī)章制度，發(fā)現(xiàn)違反規(guī)章制度的行為及時制止并合理進(jìn)行引導(dǎo)；有效協(xié)助和監(jiān)督其它部門主管的行政管理工作，必要時協(xié)助落實(shí)，以加強(qiáng)公司團(tuán)隊管理建設(shè)；結(jié)合企業(yè)文化特點(diǎn)，運(yùn)用培訓(xùn)、活動、學(xué)習(xí)、制度貫徹、物質(zhì)文化激勵等各種合理方式，加強(qiáng)員工對企業(yè)文化的認(rèn)識和理解，提升企業(yè)員工核心凝聚力和社會美譽(yù)度。職責(zé)八職責(zé)表述：負(fù)責(zé)組織公司每周例會等各項會議，保證會議質(zhì)量，對于會議決策和會議精神落實(shí)、貫徹和檢查工作任務(wù)負(fù)責(zé)公司每周例會的組織與召開，對例會情況進(jìn)行記錄，會中對上周各部門工作進(jìn)行總結(jié)，本周工作進(jìn)行協(xié)調(diào)，對工作中各部門的困難和問題進(jìn)行協(xié)調(diào)或解決，使例會有效協(xié)助各部門提升工作效率；做好公司其它相關(guān)會議的會務(wù)準(zhǔn)備工作，會前確定會議主題并發(fā)布通知，聯(lián)系與會人員并準(zhǔn)備相關(guān)資料，會中內(nèi)容應(yīng)切合主題，控制會場紀(jì)律和會議時間，做好會議記錄，會后負(fù)責(zé)會中問題的改善或決策的落實(shí)情況，并將執(zhí)行情況及時匯報上級領(lǐng)導(dǎo)。職責(zé)九職責(zé)表述：負(fù)責(zé)辦公區(qū)域的設(shè)備、設(shè)施的采購、維護(hù)、保養(yǎng)等管理工作，保障辦公環(huán)境清潔衛(wèi)生工作任務(wù)根據(jù)工作需要，合理控制公司辦公采購成本，同時保障公司正常辦公所需；負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購、分發(fā)、保管、領(lǐng)用、登記管理工作；定期進(jìn)行公司辦公設(shè)備的維護(hù)與保養(yǎng)工作，確保辦公設(shè)備的正常使用，發(fā)生故障時及時處理或聯(lián)系外修，不影響正常工作；負(fù)責(zé)組織、監(jiān)督辦公室衛(wèi)生清潔實(shí)施工作，確保辦公環(huán)境清潔衛(wèi)生；對所有辦公區(qū)域進(jìn)行合理的衛(wèi)生保潔責(zé)任劃分，保持辦公環(huán)境的整潔。權(quán)力：1、對公司各種會議決策落實(shí)和工作指令完成的督辦權(quán)； 2、對公司行政文件、印章、證照的管理使用權(quán)；3、終端賣場費(fèi)用報銷的初審權(quán)；4、對公司各項制度的修改建議與監(jiān)督權(quán)；5、對公司員工日常考勤管理和監(jiān)督權(quán)；工作協(xié)作關(guān)系：內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系1、所受監(jiān)督：受公司總經(jīng)理、管理部部長的監(jiān)督；2、所施監(jiān)督：對公司員工日常行為及考勤的管理與監(jiān)督；對本部門人員日常工作的管理與監(jiān)督；3、合作關(guān)系：在日常工作期間與公司其它部門發(fā)生的工作聯(lián)系。外部協(xié)調(diào)關(guān)系因工作需要可能會與工商所、質(zhì)監(jiān)局、社保局、勞動局、人才市場等部門進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系工作時間：一般按照作息時間上下班，有時在作息時間以外需自覺完成本職工作，遇突發(fā)狀況需第一時間到現(xiàn)場處理工作環(huán)境：主要在辦公室，有時因工作需要外出辦理工作事務(wù)或外出采購參加會議：周例會、行政管理會議、公司年度總結(jié)管理會議、其它公司要求必須參加的會議任職資格：教育水平及專業(yè)本科及以上學(xué)歷，行政管理、工商管理、人力資源或相關(guān)專業(yè)技能、知識具有較好的行政管理能力，突發(fā)事件的處理能力和人際交往能力，溝通表達(dá)及協(xié)調(diào)組織能力，較強(qiáng)的公文寫作能力，且具備一定的團(tuán)隊管理經(jīng)驗(yàn)；能夠熟練使用網(wǎng)絡(luò)和辦公軟件。培訓(xùn)經(jīng)歷人力資源培訓(xùn)、行政管理培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)五年以上行政管理工作經(jīng)驗(yàn)，二年以上人事管理工作經(jīng)驗(yàn)個人素質(zhì)具有較強(qiáng)的執(zhí)行力、親和力和人際交往能力；具有較好的管理能力和創(chuàng)新能力、公文寫作能力；有強(qiáng)烈的責(zé)任心、能挑戰(zhàn)較困難或壓力較大的工作；績效考核指標(biāo)：序號量化項目考核指標(biāo)指標(biāo)說明權(quán)重1日常行政管理制度有效執(zhí)行率每月員工出現(xiàn)違反制度情況不得超過 次出現(xiàn)重大違規(guī)情況不得超過 次10%工作任務(wù)完成及時率個人每月工作任務(wù)未有效及時處理或完成不得超過 次出現(xiàn)不按時完成或處理致使公司出現(xiàn)重大損失不得超過 次每月員行政部下達(dá)工作任務(wù)員工未按時完成不得超過 次10%衛(wèi)生達(dá)標(biāo)率每月衛(wèi)生檢查達(dá)標(biāo)天數(shù)與每月衛(wèi)生檢查總天數(shù)的比率5%2資料完備率文檔資料完整率各類文檔資料及時錄入、保存、歸檔、完整性等失識每月不得超過 次出現(xiàn)重大失誤致使公司出現(xiàn)重大損失不得超過 次10%證照完整有效率證件、印章保管及使用不當(dāng)概率為0證照年檢及時率應(yīng)達(dá)100%10%3費(fèi)用控制費(fèi)用控制有效率月度費(fèi)用控制是否在既定的預(yù)算范圍內(nèi)10%4行政辦公設(shè)備管理設(shè)備完好率行政辦公設(shè)備完