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易商通寶 V5 分銷 ERP 初始化流程 目錄 易商通寶 V5 分銷 ERP 初始化流程.1 初始化步驟示意圖.2 .系統(tǒng)初始化流程.2 基本信息錄入.2 系統(tǒng)配置.3 期初信息錄入.6 初始化步驟示意圖 在分銷在分銷 ERPERP 管理系統(tǒng)開賬之前我們需要做些什么？請按照以下步驟進行開賬準(zhǔn)備管理系統(tǒng)開賬之前我們需要做些什么？請按照以下步驟進行開賬準(zhǔn)備 .系統(tǒng)初始化流程 基本信息錄入 “基本信息建立”工作在分析調(diào)研完成之后，是一項非常關(guān)鍵的工作。一般基本 信息從建立到完善是一個不斷摸索的過程，在該過程中需要不斷進行調(diào)整。 模塊所在位置：模塊所在位置：頂部菜單欄基本信息模塊。 【基本信息】是對企業(yè)基本經(jīng)營情況的靜態(tài)描述，比如一個企業(yè)經(jīng)營哪些商品， 擁有哪些客戶、哪些供貨商、哪些職員、哪些倉庫等信息。建立基本信息的工作包括 對于基本信息的分級管理結(jié)構(gòu)的確立、基本信息的錄入。 例：這里對【庫存商品】基本信息進行應(yīng)用講解： 一般設(shè)置原則：一般設(shè)置原則： 條碼原則編號。（指按商品的條碼做為商品的編號。） 實際原則編號。（指按照公司的實際情況進行分類） 、按照商品品種或供貨商分類。如：圖書類、課件類。 、主商品名稱按型號細(xì)分,可分二級類、三級類； 常用原則編號。商品編號也可以續(xù)用在使用分銷系統(tǒng)之前的一套較為熟悉的商 品編號。此種編號原則的優(yōu)點在于錄入商品時熟悉程度高，錄單快速；其缺點在 于如果沒有相對統(tǒng)一的規(guī)范會導(dǎo)致系統(tǒng)商品分類不規(guī)范。 權(quán)限原則。（指按照公司產(chǎn)品的管轄權(quán)限分類） 圖例：圖例：（主商品名稱按品牌/型號細(xì)分,可分二級類、三級類）： 圖例說明：圖例說明： “機箱類”我們用“機箱”的拼音簡寫為（JX）；然后在“機箱類”下面又劃分 了兩種品牌“金河田”、“水晶王”，故編號為（JX001）和(JX002)；“金河田” （JX001）下分為不同的型號，故在（JX001）下面分為了(JX001001)、(JX001002)， 依此類推。 提醒：提醒：系統(tǒng)中的基本信息至關(guān)重要，它將直接影響到后面的操作員權(quán)限的劃分。 圖例講解客戶檔案：（權(quán)限原則） 例如：例如：全國的渠道分為華東、華南、華中三個大區(qū)且每個大區(qū)有不同的銷售客戶， 在建基本信息的時候，我們必須先建一個全國客戶再分別建三個大區(qū)，在三個大 區(qū)下分別建各大區(qū)的客戶。 如上圖的分類就便于權(quán)限劃分，華東大區(qū)的銷售人員將只擁有華東大區(qū)客戶檔案， 總公司將擁有三個大區(qū)的全國客戶檔案。（注意：注意：系統(tǒng)中操作員權(quán)限范圍是不允許交 叉權(quán)限；也就是說，在上圖分類中，選擇華南大區(qū)節(jié)點后是不允許選擇其它大區(qū)節(jié)點 的。） 系統(tǒng)配置 第一部分：全局配置 模塊所在位置：模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理系統(tǒng)配置 請?zhí)貏e注意：請?zhí)貏e注意： 1. 開賬后禁止修改的選項。 允許系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫存； 統(tǒng)一客戶供貨商； 錄單日期必須與當(dāng)前日期一致 成本算法的四種選擇 系統(tǒng)采用序列號嚴(yán)密管理模式（【電腦、通訊行業(yè)版專用】） 系統(tǒng)采用序列號借欠出入庫校驗?zāi)Ｊ?2. 注意一些關(guān)聯(lián)選項。 允許系統(tǒng)產(chǎn)生負(fù)庫存只能在“移動加權(quán)成本”算法下勾選。 第二部分：操作員權(quán)限設(shè)置 模塊所在位置：模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理操作員權(quán)限修改操作員權(quán)限 操作員權(quán)限設(shè)置方法（請參見后面的“功能字典”的系統(tǒng)管理操作員權(quán)限 設(shè)置） 這里介紹一些設(shè)置注意事項注意事項： 一、菜單權(quán)限劃分注意事項：一、菜單權(quán)限劃分注意事項： 1. 各種單據(jù)的“過賬權(quán)限”。由于分銷 ERP 管理系統(tǒng)中，擁有審核過賬權(quán)限的操作 員，只要進行審核過賬的業(yè)務(wù)處理，將直接影響到系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)流、財務(wù)流，所以 此項權(quán)限請慎重劃分。 2. 系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類“允許過賬”權(quán)限，是所有類型單據(jù) 中審核過賬權(quán)限的總開關(guān)，換句話說，如要賦予一個操作員銷售出庫單審核過賬的 權(quán)限，請先在這里勾選“允許過賬”這個總開關(guān)，當(dāng)然，系統(tǒng)也會在配置中進行相 應(yīng)“系統(tǒng)提示”。 3. 銷售類操作員：銷售類操作員配置時應(yīng)該注意商品成本權(quán)限的控制。 如果不希望銷售類操作人員查看商品成本價格請注意不要勾選：系統(tǒng)管理修改 操作員權(quán)限銷售管理類“允許查看成本”選項。 4. 請謹(jǐn)慎配置“系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類允許紅沖的權(quán)限”。紅 沖權(quán)限相當(dāng)于財務(wù)中的紅字反沖功能。 5. 解釋：系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類解釋：系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限單據(jù)管理類“修改過賬的單據(jù)修改過賬的單據(jù)”權(quán)限權(quán)限。該 權(quán)限是指對過賬后單據(jù)表頭信息的修改?？梢越鉀Q事后補錄單的特殊業(yè)務(wù)，鑒于這 樣操作很不規(guī)范，請在配置操作員權(quán)限的時注意。 6. 系統(tǒng)管理修改操作員權(quán)限系統(tǒng)管理類的權(quán)限考慮到系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，建議此 類的權(quán)限（如：月結(jié)存、年結(jié)存、系統(tǒng)重建、操作員權(quán)限、操作員登陸率、操作日 志、系統(tǒng)開賬、系統(tǒng)配置、設(shè)置 IP、清除 IP、刪除月結(jié)、單據(jù)編號自定義），請 仔細(xì)配置給一般操作人員。建議系統(tǒng)管理員擁有即可。 二、操作員權(quán)限范圍設(shè)置的注意事項：二、操作員權(quán)限范圍設(shè)置的注意事項： 模塊所在位置：模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理操作員權(quán)限設(shè)置多級權(quán)限范圍 1.注意在合理的基本信息分類之上進行有效的權(quán)限范圍設(shè)置。系統(tǒng)不允許交叉權(quán) 限設(shè)置。 什么是交叉權(quán)限？什么是交叉權(quán)限？如上圖分類中，如華南大區(qū)銷售人員權(quán)限范圍選擇了“華南大 區(qū)客戶”這個節(jié)點后，是不能再選擇華東大區(qū)客戶、華北大區(qū)客戶、華中大區(qū)客戶的 任意節(jié)點權(quán)限范圍的。如銷售人員想擁有四個大區(qū)客戶資源權(quán)限就只能選擇“全部客 戶”這個節(jié)點來劃分權(quán)限范圍。 2.2.部分交叉權(quán)限處理辦法：部分交叉權(quán)限處理辦法： 1）在系統(tǒng)配置單據(jù)配置不勾選“調(diào)撥單中，倉庫權(quán)限有效”可以解決調(diào) 撥管理中倉庫交叉權(quán)限問題。如果不勾選此項，請注意與調(diào)拔單據(jù)的審核結(jié)合使用。 2）在系統(tǒng)配置單據(jù)配置不勾選“轉(zhuǎn)款單中，銀行賬戶權(quán)限有效”可以解 決轉(zhuǎn)款業(yè)務(wù)中銀行賬戶交叉權(quán)限問題 3）在修改操作員權(quán)限單據(jù)管理勾選“單據(jù)審核中倉庫權(quán)限無效”可以解決 審核業(yè)務(wù)中倉庫權(quán)限交叉問題。 4）在修改操作員權(quán)限輔助業(yè)務(wù)不勾選“序列號處理中往來單位權(quán)限無效” 可以解決序列號處理中往來單位交叉權(quán)限問題。 5）在修改操作員權(quán)限倉儲管理不勾選“庫存分布表倉庫權(quán)限有效”可以解 決分布表中倉庫交叉權(quán)限問題。 第三部分：審核設(shè)置 模塊所在位置：模塊所在位置：頂部菜單欄系統(tǒng)管理單據(jù)審核設(shè)置 審核設(shè)置的詳細(xì)解決方案請見“專題介紹多級審核”。這里提示一下設(shè)置的注意事注意事 項項： 1. 特審權(quán)限的賦予。 例如：例如：在日常業(yè)務(wù)進行過程中，一張【銷售出庫單】需要 3 級審核，急件發(fā)貨時有 發(fā)生，需要主管人員直接批示方可審核通過，此時可以賦予主管人員或總經(jīng)理特審權(quán) 限，以處理一些特殊情況。 特審特審相當(dāng)于超級用戶 admin 的一種審核權(quán)限，它能夠?qū)徟ㄟ^處于審核任何階段 的業(yè)務(wù)單據(jù)。這個特審人員的設(shè)置建議為公司財務(wù)主管、倉儲主管、銷售主管、采購 主管、總經(jīng)理等主管人員。 2. 對于總公司（總部）分公司（辦事處）等公司結(jié)構(gòu)而言，可能出現(xiàn)以下審核情況的 差異： 總公司（總部）需要 4 級審核，分公司（辦事處）條件限制，只需要 2 級審核， 此時，處理辦法如下： 上圖中不難看出，總公司（總部）審核人員為劉宏、洪愷、張騫、王丹共四級審核。 分公司（辦事處）審核人員為李健、張林共二級審核。 總結(jié)：總結(jié)：處理審核差異的方法是通過審核人員的相同審核人錄入實現(xiàn)的。 期初信息錄入 系統(tǒng)設(shè)有以下基本信息錄入：系統(tǒng)設(shè)有以下基本信息錄入： 庫存商品期初應(yīng)收期初 應(yīng)付期初現(xiàn)金銀行期初 固定資產(chǎn)期初待攤費用期初 受托庫存期初（屬入庫性質(zhì)，開賬后記入 【庫存數(shù)量】） 委托庫存期初（屬出庫性質(zhì)，與【庫存數(shù)量】無 關(guān)） 借欠期初（借欠走賬外，開賬后不會記入【庫存數(shù)量】） 提醒：提醒：在錄入期初信息時，請用戶仔細(xì)進行各項要素的盤點處理，錄入較為準(zhǔn)確的期 初數(shù)據(jù)，盡量避免給開賬后期工作帶來不便。 期初錄入完畢，期初錄入完畢，開賬開賬后常見問題處理辦法：后常見問題處理辦法： 例如：例如：高橋公司期初錄入完畢后并系統(tǒng)開賬后，發(fā)現(xiàn)某些商品的庫存數(shù)量出現(xiàn)差異： 問題類型問題類型解決辦法解決辦法 A開賬后出現(xiàn)期 初庫存數(shù)量少錄情 況 1. 首先，判斷少錄入的商品是否與現(xiàn)有庫存成本一致？如果一致請直 接做【報溢單】調(diào)整庫存數(shù)量；如果不一致，請繼續(xù)參見第 2 步。 2. 請判斷系統(tǒng)配置為什么成本算法？ 3. 情況一：使用“移動加權(quán)平均”成本算法，請先做一張【報溢單】， 再做一張【成本調(diào)價單】（調(diào)整少錄商品的數(shù)量、成本價）；情況二： 使用“先進先出”、“后進先出”或“手工指定”成本算法，請先做 一張【采購入庫單】(目的是跟蹤最近進價為【報溢單】的核算價格 做依據(jù))，然后紅字反沖【采購入庫單】，再做一張【報溢單】。 B.開賬后出現(xiàn)期初 庫存數(shù)量多錄情況 1. 首先，判斷少錄入的商品是否與現(xiàn)有庫存成本一致？如果一致請直 接做