商務(wù)郵件書寫格式及基本禮儀.ppt

商務(wù)郵件書寫格式及基本禮儀,制作人：lqj制作日期：2011.3.29,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語句五、布置任務(wù),2,商務(wù)郵件概述,商界人士在使用電子郵件對(duì)外進(jìn)行聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵守一定的禮義規(guī)范，如何正確使用電子郵件，撰寫規(guī)范的商務(wù)Email，順利的進(jìn)行對(duì)外聯(lián)絡(luò)。撰寫郵件有三種方式：寫郵件、回復(fù)郵件、轉(zhuǎn)發(fā)郵件。三種方式各有所長(zhǎng)，但在撰寫格式方面都分為郵件主題、收件人地址、寒暄語、郵件內(nèi)容、結(jié)束語、署名。,3,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語句五、布置任務(wù),4,郵件主題,必須寫郵件主題在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，如果不寫郵件主題，有人會(huì)認(rèn)為這封郵件不重要。而且甚至有人甚至不看這封郵件。所以在寫商務(wù)郵件的時(shí)候最好寫郵件主題。主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)主題要明確、精練與內(nèi)容相關(guān)，表達(dá)出對(duì)方需要了解的信息，將郵件內(nèi)容概括為1-2個(gè)詞匯，而且可以區(qū)分對(duì)同一事物的不同信息，讓人一望即知，以便對(duì)方快速了解與記憶。如果郵件比較緊急、重要，最好在郵件名稱的前面注明“緊急”、“重要”?！瓣P(guān)于XX項(xiàng)目的交卷日期”X“您好”,5,收件人,在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，部分人可能不會(huì)寫收件人的公司名稱和部門名稱。但是，為了自己方便尋找郵件及郵件分類，最好注明收件人的公司名稱、部門名稱以及對(duì)方的姓名，尤其在給日本客戶發(fā)送商務(wù)郵件時(shí)，一定要這么做。例：株式會(huì)社，開發(fā)部先生/女士。傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信對(duì)象是否正確，以免造成不必要的困擾。CC（抄送）與BCC（密送、暗送）在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員。督導(dǎo)抄送給直接主管和項(xiàng)目總監(jiān)。在收件人(To)、抄送(CC)和密送(BCC)的地址輸入框內(nèi)，可以輸入對(duì)方的E-mail地址(當(dāng)有多個(gè)地址時(shí)用逗號(hào)或分號(hào)分隔)；也可以分別點(diǎn)擊每個(gè)輸入框前的藍(lán)色鏈接打開“通訊錄”窗口，選中所需的聯(lián)系人或小組，單擊“確定”按鈕，將所選地址添加到輸入框。需要說明的是，收件人可以看到“抄送CC”中的地址，但看不到“密送BCC”中的地址。如果不希望別人看到一大串的郵箱地址，可以選擇“獨(dú)立發(fā)送”。,6,寒暄語,在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，需要寫寒暄語。例：承蒙您的關(guān)照。我是XX公司的督導(dǎo)XX，XX項(xiàng)目由我負(fù)責(zé)。,7,郵件內(nèi)容（1）,在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，郵件內(nèi)容一定不要過多。郵件內(nèi)容超過80個(gè)文字時(shí)，有的郵件可能不會(huì)自動(dòng)換行。如果1行的郵件內(nèi)容過長(zhǎng)，對(duì)方讀這封郵件的時(shí)候可能會(huì)不方便，所以在寫郵件內(nèi)容的時(shí)候，每行控制在35字左右。為了使郵件內(nèi)容清晰明了，每56行為一段落，各個(gè)段落之間要插入一行空行。在線溝通講求時(shí)效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡(jiǎn)明扼要，并求溝通效益。稱呼，正文，結(jié)束，署名/簽名四點(diǎn)要盡量完整。稱呼1)如果有收件人的姓名的話,可以讓對(duì)方感覺更加友好。2)若知道對(duì)方的性別可以用：*先生、*小姐、*女士。3)如果知道對(duì)方的身份可以用：*總經(jīng)理、*經(jīng)理、*董事長(zhǎng)、總、董、經(jīng)理。,8,郵件內(nèi)容（2）,正文做到主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡(jiǎn)潔。在撰寫正文時(shí)還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1)在撰寫英文信函時(shí)，只對(duì)一兩個(gè)詞進(jìn)行大寫以示強(qiáng)調(diào)，全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時(shí)候，只對(duì)部分以示強(qiáng)調(diào)的詞采用加粗等方式。2)不要在信件中發(fā)泄不滿，應(yīng)面對(duì)面的解決。3)回復(fù)信件時(shí),有必要加上部分的原文，以方便對(duì)方了解回信內(nèi)容。4)若摘錄的原文很長(zhǎng)，應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面，原文內(nèi)容在后。5)在收件人明白其意時(shí)，可使用俚語或縮寫。6)如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途。附件添加演示，附件太大可以用QQ郵箱的超大附件發(fā)送（1G以內(nèi)）,9,結(jié)束語,不同的郵件內(nèi)容，最好使用不同的結(jié)束語。1)如果可提供好的選擇，應(yīng)在結(jié)尾處提出。如:請(qǐng)您考慮，有任何需要咨詢，請(qǐng)電話或EMAIL聯(lián)系我。2)最好的結(jié)尾要著眼未來。如：希望我們能夠達(dá)成合作。3)結(jié)尾應(yīng)顯示誠(chéng)懇：如：感謝您抽空洽談。,10,署名（1）,在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要寫署名。公司統(tǒng)一署名：簽名設(shè)置演示,11,署名（2）,在寫商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要寫署名。公司統(tǒng)一署名：,12,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語句五、布置任務(wù),13,注意事項(xiàng)（1）,1、亂碼現(xiàn)在有很多不同的郵件軟件，有的郵件有HTML格式，有的郵件不能正常顯示漢字。在使用郵件軟件的時(shí)候請(qǐng)做適當(dāng)?shù)脑O(shè)定之后，再發(fā)送郵件。2、附件最好不要將Word文檔、Excel文檔、圖像等直接添加到郵箱的附件中?？赡芤?yàn)閃ord文檔、Excel文檔等的版本不同，對(duì)方無法正常使用該文檔。而且，即使Word文檔、Excel文檔等的版本相同，那些文檔中可能有病毒，這樣對(duì)方的電腦可能會(huì)有感染病毒的危險(xiǎn)。附件最好使用誰都能用的文檔。而且添加的附件最好控制在100K左右。超大附件用QQ郵箱發(fā)。3、CC、BCC在發(fā)送商務(wù)郵件的時(shí)候，一定要CC或者BCC給相關(guān)人員。督導(dǎo)抄送給直接主管和項(xiàng)目總監(jiān)。4、發(fā)郵件無subject主題，或者隨便找一個(gè)以前的郵件直接回復(fù)一下。后果：以前的郵件是針對(duì)以前的某一件事情，郵件正文和主題都和現(xiàn)在的事情無關(guān)，導(dǎo)致收件人一頭霧水，無法快速辨認(rèn)。,14,注意事項(xiàng)（2）,5、郵件下方無簽名（包括人名，公司名字，聯(lián)系方式等）或者只有中文名。建議大家都取一個(gè)英文名。后果：導(dǎo)致收件人不知道你是誰？要知道，客戶會(huì)接觸，聯(lián)系很多地區(qū)的不同代理，你在一段時(shí)間沒有和客戶聯(lián)系后，突然發(fā)過去個(gè)郵件，對(duì)方很難判斷你是誰？來自什么地方的什么公司？6、郵件的發(fā)件人不要用中文。如聯(lián)想公司張三zhangsan,“聯(lián)想公司張三”很有可能會(huì)在買家那里顯示亂碼，哪怕不是亂碼，對(duì)方也不一定可以看懂中文。7、客戶如果已經(jīng)，把郵件抄送給第二個(gè)人，或者抄送給2個(gè)人以上（可能是客戶的同事或者主管），你回復(fù)的時(shí)候要按“replyall（恢復(fù)全部）”，而不要只回復(fù)發(fā)件的那個(gè)人。客戶發(fā)郵件的目的是希望多個(gè)人了解到目前此事的進(jìn)展情況，你有義務(wù)回復(fù)全部的人。如果是單獨(dú)向客戶反映深圳的執(zhí)行情況，不涉及其他城市代理的話，可以只抄送客戶方的抄送地址，不回復(fù)其他城市代理。,15,注意事項(xiàng)（3）,8、回復(fù)客戶郵件的時(shí)候要”replywithallhistory”，不要把歷史記錄刪除，否則客戶不知道先前發(fā)生的事情和交流的內(nèi)容。也不要隨意改變郵件的主題。一件事情，一個(gè)項(xiàng)目的郵件要保持一個(gè)郵件主題。同樣，不應(yīng)該給客戶看到的內(nèi)容需要?jiǎng)h除再發(fā)送。9、不要用晦澀難懂的縮寫，我們不是在發(fā)電報(bào)。如hv:have等。以免產(chǎn)生誤解，也不要用俚語。10、如果事情比較復(fù)雜，繁多的話，可以用1234注明。表達(dá)要簡(jiǎn)潔，直接，明確。不要把很多事情寫在一段中，顯得非常冗長(zhǎng)，沒有條理性。11、不要用過多的感嘆號(hào)。你在一個(gè)郵件中用了過多的感嘆號(hào)，效果是和你一個(gè)都不用是一樣的。12、每一段中間要空一行，方便別人閱讀。13、如果你是初學(xué)者，學(xué)習(xí)模仿以英語為母語的客戶的寫郵件方式也不失為一種有效的方法。,16,目錄,一、商務(wù)郵件概述二、基本禮儀1、郵件主題2、收件人3、寒暄語4、郵件內(nèi)容5、結(jié)束語6、署名三、注意事項(xiàng)四、郵件常用語句五、布置任務(wù),17,郵件常用語句（1）,1.Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.有勞貴方，不勝感激。2.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.不勝感激貴方對(duì)此事的關(guān)照。3.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.對(duì)貴方在此事中的慷慨之舉，深表感謝。4.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.對(duì)貴方之盛情，不勝感謝。5.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.貴方對(duì)此悉心關(guān)照，不勝感激。6.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.如承試訂貨，不勝感激。7.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.如承賜示具體要求，不勝感激。10.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.收到貴方大宗訂貨，不勝感激。11.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.我方保證向貴方隨時(shí)提供最佳服務(wù)。12.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.貴公司若有所需求，我公司定盡力效勞。13.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.我方如有機(jī)會(huì)同樣效勞貴方，將不勝欣慰。,18,郵件常用語句（2）,14.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.我方將不遺余力為貴方效勞。15.Weshallbeverygladtohandleforyouatverylowcommissioncharges.我方將很愉快與貴方合作，收費(fèi)低廉。16.Wehavealwaysbeenabletosupplythesefirmswiththeirmonthlyrequirementswithoutinterruption.我方始終能供應(yīng)這些公司每月所需的數(shù)量，從無間斷。17.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwhateverinformationyoudesire.我們借此機(jī)會(huì)再此強(qiáng)調(diào)，定會(huì)盡力隨時(shí)提供貴方所需的信息。18.Wearealwaysinapositiontoquoteyouthemostadvantageouspricesforhigherqualitymerchandise.我們始終能向貴方提供品質(zhì)最佳的產(chǎn)品，報(bào)價(jià)最為優(yōu)惠。19.Thisplacesourdealersinahighlycompetitivepositionandalsoenablethemtoenjoyamaximumprofit.這樣可以使我方經(jīng)營(yíng)者具有很強(qiáng)的競(jìng)爭(zhēng)力，還可獲得最大的利潤(rùn)。20.Anyquestions,pleasedonthesitatetoletmeknow有任何問題，歡迎和我們聯(lián)系21.Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon期待你的反饋和建議22.Feelfreetogiveyourcomments.請(qǐng)隨意擔(dān)出你的建議。大家可以學(xué)習(xí)一