主材采購方案.doc

。主材采購方案一 目的 為進一步加強材料的計劃管理，監(jiān)督和控制不必要的開支，確保采購材料符合施工要求，促進材料與資金的合理周轉(zhuǎn)，規(guī)范材料采購作業(yè)程序，特制定本辦法。二 適用范圍本辦法適用于塔吉克杜尚別辦事處承接的工程項目所需材料的采購工作。1、管理職責1）辦事處市場部和物裝部負責：A.進行市場調(diào)查，搜集供應信息與資料，擬訂與更新合格供應商名錄并組織對供應商按所接項目施工材料標準進行考察、評估、材料招標等工作；B.根據(jù)材料計劃擬訂采購計劃，提供材料樣品并簽訂材料訂貨合同；C.追蹤與監(jiān)控采購計劃與材料訂貨合同的實施；2） 辦事處物裝部負責：A.提供符合工程需要的材料計劃與項目的供貨清單；B.組織對甲方的選樣與封樣；C.按采購計劃與訂貨合同組織材料進場，并對進場材料進行檢驗；D.提供評估供應商供貨的信息資料，并參與對供應商的考察與評估；E.擬訂材料用款計劃并組織對供應商的付款與清場退貨。3） 辦事處財務部負責：A.按合同約定及到貨情況支付材料款；B.每月對材料庫進行盤點，指導材料員工作，監(jiān)控帳，實相符狀況；2、采購程序1）采購準備階段 由物裝部搜集各種材料的信息，并根據(jù)信息進行分類，建立與豐富材料信息庫；每類材料至少要求三家符合我方要求的源頭供應商填寫供應商調(diào)查表并提供如下資料：A供應商營業(yè)執(zhí)照；B資質(zhì)證明；C稅務登記證；D 符合工程所在國材料標準的質(zhì)量體系認證書；E企業(yè)簡介（包含：企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、公司業(yè)績、產(chǎn)品介紹等內(nèi)容）；F材料三證（產(chǎn)品安全資質(zhì)證書、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品合格證）；G質(zhì)量標準（產(chǎn)品檢測報告）樣品圖或照片；對公司符合以上條件者，可列為合格供方，并記錄于合格供方名錄上；公司所采購的材料必須選自合格供方名錄中的供應商。2）投標階段：A.市場部組織投標，根據(jù)設計圖紙與甲方要求，確定材料清單，并于收到投標文件后兩日內(nèi)向市場部提供甲方招標文件明確要求的大宗主材的材料清單并隨附全套招標文件與圖紙；B.市場部根據(jù)材料清單進行市場調(diào)查（或檢閱供應商檔案資料），聯(lián)系材料供應商，準備投標樣品與供應商資料、材料樣品資料（文字說明、照片），并于開標三日前準備完畢；C.市場部每次材料樣品與資料分類歸檔，歸入材料信息庫；3）中標階段A.項目部根據(jù)施工進度的需要，提前一個月擬訂材料計劃，材料計劃內(nèi)容必須包括：材料名稱、材料數(shù)量、材料規(guī)格、材質(zhì)要求、進場時間；B.材料計劃經(jīng)項目經(jīng)理審批；C.采購部根據(jù)材料計劃要求檢閱材料信息庫，聯(lián)系材料供應商，索取報價資料與樣品。D.采購人員整理報價資料，調(diào)查供應商的整體實力及產(chǎn)品的質(zhì)量、性能、規(guī)格等，進行價格分析，從中選出議價對象，對主材及大宗材料，至少應選出三家源頭供應商。E.采購人員將比價后的材料供應商資料與樣品，整理后遞交權(quán)責主管，確定議價對象與議價底線。F.采購部根據(jù)材料計劃與詢、比、議價結(jié)果擬訂采購計劃。G.議價結(jié)果及擬訂的“訂購廠商”、“交貨期限”與“付款方式”報主管副總經(jīng)理簽批；H.經(jīng)公司主管副總經(jīng)理審批后的采購計劃兩份轉(zhuǎn)交項目部，一份轉(zhuǎn)交財務部，一份采購部留存。I.采購部依批準后的采購計劃為指導，與選定的供應商談判供貨具體事宜；J.主管副總經(jīng)理組織召開材料樣品評鑒會，篩除不能滿足工程需要的供應商，對首次為我方供貨的供應商組織實地考察；K.經(jīng)評鑒合格的樣品由項目部組織對甲方的送樣與封樣；L.確認后的材料樣品按確認內(nèi)容由項目部向采購部提交經(jīng)項目經(jīng)理與副總會簽的詳細供貨清單，供貨清單詳細標明材質(zhì)要求、規(guī)格型號、供貨數(shù)量、供貨時間等，并作為材料訂貨合同的組成部分；M.采購部對可滿足供貨清單要求的材料供應商進行簽約談判，對符合材料招標規(guī)定要求的材料供應商發(fā)出招標通告，并按公司規(guī)定的招標程序組織材料招標工作；N.采購部依談判或招標結(jié)果，確定簽約對象并擬定訂貨合同，訂貨合同經(jīng)項目部、財務部、主管副總經(jīng)理評審確認后由采購部負責簽訂；O.對不須單筆簽約的材料，采購部羅列材料清單，要求可滿足供貨要求的供應商集中報價并隨附材料三證及供應商資料P.采購部在滿足工程需要的前提下選取服務優(yōu)質(zhì)、價格適中的2-3家供應商簽訂集中供貨合同，注明供貨周期、質(zhì)量要求、付款方式、供貨方式等；Q.采購部在材料簽約后，向項目部提供供應商詳細聯(lián)系方式及合同副本，由項目部按合同規(guī)定辦理材料預付款手續(xù)，經(jīng)采購部按合同復核后轉(zhuǎn)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部辦理付款手續(xù)；R.項目部須嚴格按批準后的采購計劃與合同控制材料進貨，并根據(jù)工程進度與合同約定組織材料入場，材料入場后查驗材料三證并按材料三證及到貨單檢驗材料數(shù)量、質(zhì)量、做到單、貨、樣相符。檢驗合格的材料由項目部質(zhì)檢員與庫管員在入庫單上簽字，辦理入庫手續(xù)；檢驗不合格的材料，由項目部通知公司質(zhì)量部復驗，復驗不合格材料，按不合格品控制程序辦理，交由項目部組織采購部、工程部（分包合同）共同處理對不合格品的退換事宜。對造成我公司經(jīng)濟損失的，依合同約定由項目部、采購部聯(lián)合辦理索賠事宜；S.入庫單一式四份，一份留存項目部，一份交供應商，其余兩份由項目部對照項目用款計劃，填寫報銷憑證，隨附材料發(fā)票轉(zhuǎn)采購部。采購部審核發(fā)票與入庫單無誤后，核銷采購計劃?訂貨合同臺帳，并經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部按合同規(guī)定辦理付款手續(xù)；T.材料到貨后不論材料檢驗合格與否，項目部庫管員按供應商據(jù)實填寫材料到貨質(zhì)量情況匯總表并于該供應商供貨完畢后轉(zhuǎn)交采購部，以提供評估供應商的數(shù)據(jù)資料；U.項目部因設計變更、甲方變更原因而引發(fā)的材料變更，應于變更發(fā)生的兩日內(nèi)擬訂材料變更計劃并注明變更材料及原總材料計劃的核減項，附甲方簽字的簽證單，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購變更計劃；V.項目部因材料計劃不足引發(fā)的材料補充，應擬訂材料補充計劃，經(jīng)副總審批后轉(zhuǎn)采購部擬訂采購補充計劃；W.采購變更與補充計劃經(jīng)主管副總經(jīng)理簽批后，由采購部簽訂合同或追加合同，項目部組織材料進場。X.在合同簽定后如發(fā)生變更引發(fā)所需材料數(shù)量少于合同訂購數(shù)量，項目部應于變更發(fā)生后兩日內(nèi)及時通知采購部與財務部，以便公司及時調(diào)整付款比例。Y.項目部在工程竣工后，清理庫房材料，組織材料退場，對保存完好的、未使用的材料退回供應商，并填寫退場材料確認單及出庫單，由供應商蓋章簽字認可，項目部據(jù)以辦理材料尾款支付手續(xù)；采購部審核無誤后，核銷采購計劃?訂貨合同臺帳，經(jīng)公司主管副總經(jīng)理簽批后至財務部按合同規(guī)定辦理支付手續(xù)；退場材料確認單一式四份，一份轉(zhuǎn)交財務部，一份轉(zhuǎn)交采購部，一份項目部留存；Z.對不能退回供應商的材料，由項目部填寫退場材料清單與出庫單，退回公司材料庫，并與采購部辦理交接手續(xù)后，由采購部辦理放庫手續(xù)；采購部于工程結(jié)束后，匯總材料采購與供貨資料，按供貨質(zhì)量、服務質(zhì)量、付款要求等評估標準評估供應商，對不符合要求的供應商從合格供應商名錄中剔除，并按工程項目將供應商資料分類歸檔；3、采購紀律：1）采購人員應嚴格執(zhí)行計劃采購，嚴禁計劃范圍外采購，否則一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將對有關責任人給予以嚴懲；2）公司項目部應努力確保材料計劃的精確性，嚴格控制現(xiàn)場材料浪費，對超出材料計劃的補充材料與變更材料及時辦理相關手續(xù)，因未能及時辦理補充材料計劃與變更材料計劃引起的工期延誤等相關損失由項目部承擔責任后果；3）為確保材料計劃的準確性，項目部對補充材料計劃應控制在公司規(guī)定的額度內(nèi)（不超出材料計劃的4），對超出額度范圍的補充材料計劃，公司將對項目部予以經(jīng)濟處罰；4）項目部質(zhì)檢員、庫管員應嚴把進料驗收關，對不合格或數(shù)量、規(guī)格與采購計劃、訂貨合同、樣品不符的材料，由項目部負責通知質(zhì)量部、采購部共同處理退換事宜，嚴禁不合格材料的入庫；5）采購人員不得私自訂購和盲目進貨。在重質(zhì)量、遵合同、守信用、售后服務好的前提下，選購低價材料，做到質(zhì)優(yōu)價廉。時同要實行跟蹤辦事、負責到底的責任制，不得無故積壓或拖延辦理有關商務