會計(jì)檔案管理制度精品.doc

。杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司管理制度WHH-CW-02-06-00會計(jì)檔案管理制度發(fā)布日期：20081127 實(shí)施日期：20081127杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司會計(jì)檔案管理制度第一章 總則一、目的為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，統(tǒng)一和規(guī)范公司會計(jì)檔案管理，根據(jù)財(cái)政部和國家檔案局發(fā)布的會計(jì)檔案管理辦法、中華人民共和國檔案法，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于整個(gè)集團(tuán)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建帳的各部、分公司會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理規(guī)定。 三、職責(zé)1、總經(jīng)辦檔案室和集團(tuán)財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會計(jì)檔案管理制度的制（修）訂，及會計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和驗(yàn)收。2、總經(jīng)辦檔案室負(fù)責(zé)杭州總部會計(jì)檔案的接收、庫房管理和借閱利用、銷毀組織等管理工作。3、集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、規(guī)范下屬各財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的組織、立卷、存放保管等工作，并進(jìn)行檢查考核，保證會計(jì)檔案的完整性。4、各會計(jì)機(jī)構(gòu)（財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)科）按規(guī)定建立和移交會計(jì)檔案。第二章 管理規(guī)定一、會計(jì)檔案的內(nèi)容會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：(一)會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。(二)會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊等。二、會計(jì)檔案整理規(guī)則1、各類會計(jì)檔案代號及案卷號的填制會計(jì)檔案代號：P-會計(jì)憑證；Z-會計(jì)賬冊；B-會計(jì)報(bào)表；F增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)（如銷售公司數(shù)量大則單獨(dú)編號，其它會計(jì)主體量少可并到Q類）；Q-出庫單、入庫單、領(lǐng)料單、其他。案卷號格式：識別碼代號年份順序號。識別碼為各會計(jì)主體的代碼，且是唯一的代碼，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一分配并通知。例如：2000年杭州娃哈哈飲料有限公司（該會計(jì)主體代碼為3151）會計(jì)檔案一共有7卷（冊），其中憑證有3冊，賬本有2冊，報(bào)表有1卷，其它有1卷，則編號依次是：3151-P-2000-1、3151-P-2000-2、3151-P-2000-3、3151-Z-2000-1、3151-Z-2000-2、3151-B-2000-1、3151-Q-2000-1。2、會計(jì)檔案的裝訂和卷盒封面的填制要求1)要求裝訂整齊，規(guī)范。無論憑證、報(bào)表每本不得超過200張，要求裝訂者在封面上蓋章或者簽字。2)檔案盒封面填制要求：內(nèi)容欄內(nèi)填寫盒內(nèi)會計(jì)檔案的種類如：*公司會計(jì)憑證、總帳等，并填寫盒內(nèi)會計(jì)檔案反映的時(shí)間和盒內(nèi)卷數(shù)、保管期限。3) 檔案盒脊背寫法：脊背最上端加蓋會計(jì)主體名稱的藍(lán)色印章；全宗號和目錄號空白，由檔案室人員填寫；案卷號按照會計(jì)檔案編號規(guī)則編寫，如一盒里面有兩卷或兩卷以上的案卷，則所有案卷號都必須在此處注明。如果憑證等需要標(biāo)明月度等便于查找的，一律填寫在案卷號下方的空白處。即盒內(nèi)所有的內(nèi)容都應(yīng)該反映在卷盒表面。 3、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案保管期限1）會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各會計(jì)機(jī)構(gòu)可視經(jīng)營需要適當(dāng)延長保管期限，但不得低于規(guī)定的期限（具體參見附表一）。2）各會計(jì)主體每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)（財(cái)務(wù)部或財(cái)務(wù)科）按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊（具體參見附表二）。會計(jì)保管清冊紙質(zhì)材料一式兩份，一份由移交的會計(jì)機(jī)構(gòu)永久保存，一份同會計(jì)檔案移交時(shí)一并交與檔案室。3）會計(jì)檔案應(yīng)裝入國家統(tǒng)一的會計(jì)檔案盒內(nèi)，檔案盒封面和背脊面按規(guī)范書寫清楚各項(xiàng)內(nèi)容，以便于保管和利用查找。不同保管期限的會計(jì)檔案不得裝在同一盒內(nèi)。三、會計(jì)檔案歸檔移交1、當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了之后，可暫由本單位的財(cái)務(wù)部門保管一年，也可以第二年就移交，具體視保管條件和利用情況而定（杭州總部會計(jì)檔案統(tǒng)一移交集團(tuán)檔案室保管，外地公司由財(cái)務(wù)科或檔案室統(tǒng)一保管）。同一會計(jì)年度產(chǎn)生的會計(jì)檔案要求一次性移交完整，不得分成幾次移交。2、各會計(jì)部門向檔案室移交會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)編制會計(jì)檔案移交清單（具體參見附表三）一式兩份，并在移交前先向檔案室提供移交清單和保管清冊的電子文檔。檔案室審查電子表格信息（規(guī)范、完整）符合要求后再予通知接收會計(jì)檔案實(shí)物。3、檔案接收部門對移交的會計(jì)檔案案卷質(zhì)量、手續(xù)嚴(yán)格把關(guān)，不符合要求的退回重新填寫整理，合格后再予辦理移交手續(xù)。并對照檔案保管清冊逐項(xiàng)核對無誤后，按會計(jì)檔案分類方法排列上架，辦理移交清單簽字手續(xù)，紙質(zhì)移交清單、會計(jì)檔案保管清冊雙方各自保留一份，以備查考。四、會計(jì)檔案借閱1、本公司財(cái)務(wù)人員可以查閱與其工作有關(guān)的會計(jì)檔案，若工作需要須帶出檔案室，必須辦理借閱登記。借閱人要注意保持檔案整潔，嚴(yán)禁在材料上圈劃、涂改，不準(zhǔn)折疊、拆換、抽出、增添和損壞檔案材料，不準(zhǔn)交無關(guān)人員翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。2、其他人員查閱會計(jì)檔案的，要講明查閱目的，并經(jīng)會計(jì)主管人員同意，方可借閱，但不得將會計(jì)檔案帶出檔案室，審計(jì)單位除外。五、會計(jì)檔案銷毀1、保管期滿的會計(jì)檔案，由總經(jīng)辦檔案室會同相應(yīng)的會計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦會審，集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。2、銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室（外地辦公室）和財(cái)務(wù)部（科）門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊存檔，并將監(jiān)銷情況報(bào)告檔案室和集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。第三章 附表/圖1、會計(jì)檔案保管期限表2、會計(jì)檔案保管清冊3、會計(jì)檔案移交清單歸口管理部門：財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦檔案室制度相關(guān)部門：各部分公司修訂次數(shù)：0次發(fā)布日期：2008年11月27日實(shí)施日期：2008年11月27日表一：會計(jì)檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備 注一會計(jì)憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計(jì)賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類9月、季財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計(jì)移交清冊15年12會計(jì)檔案保管清冊永久13會計(jì)檔案銷毀清冊永久14銀行余額調(diào)節(jié)表5年15銀行對賬單5年表二：會計(jì)檔案保管清冊案卷號案卷名稱起止