商務(wù)函電寫作規(guī)范.doc

行政公文/公函 商務(wù)函電寫作規(guī)范 商務(wù)函電的作用，一是索取信息或傳遞信息，二是處理商務(wù)交流中有關(guān)事宜，三是聯(lián)絡(luò)與溝通感情。商務(wù)函電的寫作應(yīng)掌握7c原則，即：完整（complete）正確（correctness）清楚（clearness）簡(jiǎn)潔（concreteness）具體（concreteness）禮貌（courtesy）體諒（consideration）完整：商務(wù)函電應(yīng)完整表達(dá)所要表達(dá)內(nèi)容和意思，何人、何時(shí)、何地、何事、何種原因、何種方式等。正確：表達(dá)的用詞用語(yǔ)及標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)正確無(wú)誤，因?yàn)樯虅?wù)函電的內(nèi)容大多涉及商業(yè)交往中雙方的權(quán)利、義務(wù)以及利害關(guān)系，如果出錯(cuò)勢(shì)必會(huì)造成不必要的麻煩。清楚：所有的詞句都應(yīng)能夠非常清晰明確地表現(xiàn)真實(shí)的意圖，避免雙重意義的表示或者模棱兩可。用最簡(jiǎn)單普通的詞句來(lái)直截了當(dāng)?shù)馗嬖V對(duì)方。簡(jiǎn)潔：在無(wú)損于禮貌的前提下，用盡可能少的文字清楚表達(dá)真實(shí)的意思。清楚和簡(jiǎn)潔經(jīng)常相輔相成，摒棄函電中的陳詞濫調(diào)和俗套，可以使交流變得更加容易和方便。而一事一段則會(huì)使函電清楚易讀和富有吸引力。具體：內(nèi)容當(dāng)然要具體而且明確，尤其是要求對(duì)方答復(fù)或者對(duì)之后的交往產(chǎn)生影響的函電。禮貌：文字表達(dá)的語(yǔ)氣上應(yīng)表現(xiàn)出一個(gè)人的職業(yè)修養(yǎng)，客氣而且得體。最重要的禮貌是及時(shí)回復(fù)對(duì)方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計(jì)較對(duì)方的坦誠(chéng)。商務(wù)交往中肯定會(huì)發(fā)生意見(jiàn)分歧，但禮貌和溝通可能化解分歧而不影響雙方的良好關(guān)系。體諒：為對(duì)方著想，這也是擬定商務(wù)函電時(shí)一直強(qiáng)調(diào)的原則：站在對(duì)方立場(chǎng)。在起草商務(wù)函電時(shí)，始終應(yīng)該以對(duì)方的觀點(diǎn)來(lái)看問(wèn)題，根據(jù)對(duì)方的思維方式來(lái)表達(dá)自己的意思，只有這樣，與對(duì)方的溝通才會(huì)有成效。商務(wù)函電的種類包括：商洽函、詢問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)求函、告知函、聯(lián)系函。從商務(wù)函電的具體使用功能來(lái)講，又可分為：來(lái)函處理答復(fù)函、訂貨函、