職業(yè)教育論文-用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家長(zhǎng)通知書.doc

職業(yè)教育論文-用和制作家長(zhǎng)通知書【摘要】我校每學(xué)期期末的學(xué)生成績(jī)統(tǒng)計(jì)、給學(xué)生家長(zhǎng)填寫通知書，這些繁雜、重復(fù)工作給教務(wù)處增加了許多工作量。本人經(jīng)過一段時(shí)間摸索，利用Excel函數(shù)功能以及Word郵件合并功能，很好地解決了我校成績(jī)統(tǒng)計(jì)的各種問題，現(xiàn)把使用的方法介紹給大家。【關(guān)鍵詞】WordExcel數(shù)據(jù)源函數(shù)郵件合并一、建立學(xué)生數(shù)據(jù)源1.啟動(dòng)Excel2003，建立學(xué)生成績(jī)表（如下圖1），并另存在D盤，命名為“機(jī)電五班學(xué)生成績(jī)表”。2.用SUM函數(shù)統(tǒng)計(jì)學(xué)生的總分。如：?jiǎn)螕鬔2單元格；輸入公式“=SUM（C2：I2）”，然后單擊“”確定；鼠標(biāo)指向J2單元格右下角控制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)左鍵拖放直至J11單元格。3.用AVERAGE函數(shù)計(jì)算學(xué)生的平均成績(jī)。如：?jiǎn)螕鬕2單元格；輸入公式“=AVERAGE（C2：I3）”，然后單擊“”確定；鼠標(biāo)指向K2單元格右下角控制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)左鍵拖放至K11單元格。4.根據(jù)平均分用IF函數(shù)定出學(xué)生成績(jī)優(yōu)、良、中、及格、不及格。如：?jiǎn)螕鬖2單元格；輸入公式“IF(K2=90，優(yōu)，IF(K2=80，良，IF(K2=70，中，IF(K2=60，合格，不合格）”然后單擊“”確定；鼠標(biāo)指向L2單元格右下角制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)右鍵拖放至L11單元格。5.用COUNTIF函數(shù)統(tǒng)計(jì)學(xué)生的補(bǔ)考科數(shù)。如：?jiǎn)螕鬗2單元格；輸入公式“=COUNTIF（B3：I3，“60”）”然后單擊“”確定；鼠標(biāo)指向M2單元格右下角制點(diǎn)成“+”字形后，按住鼠標(biāo)右鍵拖放至M11單元格。二、創(chuàng)建合并主文檔1.啟動(dòng)Word2003，建立文檔（如下圖）1.從“工具”菜單中依次選擇“信函和郵件”“郵件合并”。2.在郵件合并工具欄任務(wù)窗格的“選擇文檔類型”下方，單擊以選擇“信函”。3.單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”。4.在“選擇開始文檔”下，單擊以選擇“使用當(dāng)前文檔”。5.單擊“下一步：選取收件人”。6.在“使用現(xiàn)有列表”下，單擊“瀏覽”。三、打開數(shù)據(jù)源1.選擇D盤中“機(jī)電五班學(xué)生成績(jī)表.xls”文件，單擊打開，然后會(huì)再?gòu)棾鲆粋€(gè)“選擇表格”的窗口，要求指定使用哪個(gè)工作簿，因?yàn)樵谝粋€(gè)工作簿中有三張工作表，選擇“Sheet1$”，直接點(diǎn)擊確定，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。2.在“郵件合并收件人”對(duì)話框中，單擊“確定”。3.單擊“下一步：撰寫信函”。四、插入合并域1.把光標(biāo)插入點(diǎn)設(shè)置在建立的Word文檔插入數(shù)據(jù)的地方（這里要插入學(xué)號(hào)，就把光標(biāo)放到學(xué)號(hào)后面的表格中）。2.在“撰寫信函”下，單擊“其他項(xiàng)目”。3.選擇“字號(hào)”，單擊“插入”。4.重復(fù)以上操作，分別將所有的合并域插入相應(yīng)的位置。（如下圖）5.單擊“下一步：預(yù)覽信函”。五、完成合并打印單擊“下一步：完成合并”到此，郵件合并的工作就基本結(jié)束了，可以直接打印了，你可以選擇“合并到新文檔”（適用于只有幾十上百條記錄）來把這些信息輸出到一個(gè)Doc文檔里面，以后直接打印這個(gè)文檔就可以了，也可以選擇“合并到打印機(jī)”（適用于成百上千條記錄），并不生成Doc文檔，而是直接打印出來。參考文獻(xiàn)：1王海燕.淺談中等職業(yè)學(xué)校計(jì)算機(jī)教學(xué)J.山西