微生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理.ppt

微生物實(shí)驗(yàn)室檔案管理,2017年12月,一、檔案管理的概念,檔案管理也叫檔案工作，是檔案室直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱。,檔案管理包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用。,二、檔案管理的內(nèi)容,在我們實(shí)際工作中，根據(jù)公司情況，檔案管理應(yīng)該做到最基本的檔案資料的收集、整理、編輯及保管。,三、公司檔案管理的對(duì)象及現(xiàn)狀,檔案管理的對(duì)象是檔案本身，服務(wù)對(duì)象是檔案利用者，我們所要解決的是公司檔案的分散、雜亂、繁瑣、量大的問題，通過對(duì)檔案管理，做到使檔案集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、規(guī)范，以此來適應(yīng)公司發(fā)展需求。,四、檔案的分類及管理,根據(jù)公司實(shí)際情況，實(shí)驗(yàn)室檔案分類，應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、內(nèi)容和相互聯(lián)系劃分成一定類別，使檔案材料形成一個(gè)具有一定隸屬關(guān)系的不同等級(jí)的系統(tǒng)。 以此為依據(jù)，為方便檔案管理，根據(jù)實(shí)際工作需要，將檔案劃分為4類，即：人員檔案、設(shè)備檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（資料）檔案、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)材料檔案。,4.1、人員檔案管理,實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)人員應(yīng)具有相應(yīng)的資格和能力，專業(yè)人員必須持證上崗。實(shí)驗(yàn)室必須建立人員技術(shù)檔案，保留所有技術(shù)人員（包括兼職人員）的相關(guān)授權(quán)、能力、教育和專業(yè)資格、培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)證明的記錄。人員技術(shù)檔案中包括職工的學(xué)歷、經(jīng)歷、資格、授權(quán)、技能培訓(xùn)、科研論著、表彰獲獎(jiǎng)等方面的資料。,人員培訓(xùn)是人員檔案管理的重中之重，是切實(shí)保證人員知識(shí)與技能不斷得到更新的手段，培訓(xùn)的有關(guān)記錄如人員培訓(xùn)計(jì)劃表、匯總表、辦班通知公文、教材講義或提綱、成績(jī)及證書等內(nèi)容都應(yīng)整理歸類到此類檔案中。檔案管理員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地做好人員技術(shù)檔案的整理、分類、登記、歸檔工作，并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。,人員檔案內(nèi)容：,人員一覽表 WD105-1 人員履歷表 人員培訓(xùn)申請(qǐng)表 WD105-2 人員培訓(xùn)記錄 WD105-3 人員考核記錄 WD105-4 人員培訓(xùn)有效性評(píng)價(jià)表 WD105-5,4.2、設(shè)備檔案管理,實(shí)驗(yàn)室配備的儀器設(shè)備，其使用情況將直接影響檢測(cè)結(jié)果的準(zhǔn)確性。儀器設(shè)備從購買、使用到報(bào)廢都要有相關(guān)記錄，建立儀器設(shè)備檔案。每臺(tái)儀器設(shè)備都應(yīng)建立檔案，保存儀器設(shè)備及其軟件的記錄。檔案中應(yīng)收入申購文件、合同書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、儀器使用說明書（進(jìn)口儀器其主要操作步驟應(yīng)有中文譯文）、維修記錄、使用記錄等。如是計(jì)量器具，檔案中還應(yīng)保存其計(jì)量檢定合格證。,除每臺(tái)儀器設(shè)備檔案外，應(yīng)有總的儀器設(shè)備臺(tái)賬。儀器設(shè)備類檔案還應(yīng)包括本機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檢定周期表和儀器設(shè)備一覽表。,設(shè)備檔案內(nèi)容：,設(shè)備清單(設(shè)備臺(tái)賬) 服務(wù)和供應(yīng)品采購申請(qǐng)表 WD104-1 供應(yīng)商評(píng)價(jià)記錄 WD104-2 合格供應(yīng)商登記表 WD104-3 入庫物品臺(tái)帳 WD104-4 領(lǐng)料單 WD104-5 服務(wù)和供應(yīng)品驗(yàn)證記錄 WD104-6 檢測(cè)環(huán)境條件監(jiān)測(cè)記錄 WD105-1 測(cè)量及數(shù)據(jù)處理軟件評(píng)價(jià)記錄 WD105-1 計(jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)修改申請(qǐng)表 WD105-2,儀器設(shè)備申購審批表 WD105-1 儀器設(shè)備驗(yàn)收記錄 WD105-2 主要儀器設(shè)備使用記錄表 WD105-3 儀器設(shè)備維修申請(qǐng)表 WD105-4 儀器設(shè)備停用報(bào)廢審批記錄表 WD105-5 儀器設(shè)備維修記錄 WD105-6 測(cè)量設(shè)備履歷表 WD105-7 儀器設(shè)備維護(hù)記錄 WD105-8 檢定/校驗(yàn)通知書 WD105-1 儀器設(shè)備受檢記錄臺(tái)賬 周期檢定計(jì)劃 自校證書 期間核查 儀器設(shè)備校驗(yàn)記錄 WD105-3 儀器期間核查記錄 WD1-05-1,設(shè)備檔案內(nèi)容：,4.3技術(shù)檔案管理,由于技術(shù)檔案內(nèi)容豐富，根據(jù)性質(zhì)不同，可劃分為質(zhì)量體系類、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)類、檢測(cè)業(yè)務(wù)類。,(1)、質(zhì)量體系類,質(zhì)量體系文件是實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的法規(guī)性文件, 包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、外來文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄和相關(guān)技術(shù)記錄文件等內(nèi)容。,質(zhì)量手冊(cè)是闡明檢測(cè)機(jī)構(gòu)質(zhì)量方針并描述其質(zhì)量管理體系的文件。程序文件是保證實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作按一定程序運(yùn)作的指導(dǎo)性文件。,外來文件是除質(zhì)量體系文件外，質(zhì)量監(jiān)督管理部門所做的規(guī)范性引用文件。作業(yè)指導(dǎo)書是實(shí)驗(yàn)室的詳細(xì)檢測(cè)工作文件。質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄主要是指內(nèi)部審核、管理評(píng)審和資質(zhì)管理過程中的相關(guān)材料; 其中內(nèi)部審核材料應(yīng)包括內(nèi)審計(jì)劃、內(nèi)審檢查表、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄表、不符合項(xiàng)報(bào)告和質(zhì)量體系內(nèi)部審核報(bào)告。管理評(píng)審材料包括評(píng)審計(jì)劃、評(píng)審內(nèi)容、會(huì)議記錄、評(píng)審報(bào)告、糾正和預(yù)防措施記錄。資質(zhì)管理過程中的材料包括考核樣記錄及檢測(cè)過程中全部質(zhì)量控制記錄。,質(zhì)量體系檔案內(nèi)容,管理體系文件發(fā)布審批記錄 WD104-1 管理體系文件發(fā)放、回收記錄 WD104-2 文件修改審批記錄 WD104-3 文件借閱（發(fā)放）登記表 WD104-4 顧客申訴投訴登記表 WD104-1 顧客申訴投訴處理審批表 WD104-2 顧客投訴事故處理記錄 WD104-3 糾正和預(yù)防措施（改進(jìn)）要求記錄 WD104-1 質(zhì)量監(jiān)督記錄表 WD104-2 改進(jìn)措施記錄 WD104-3* 質(zhì)量體系內(nèi)部審核計(jì)劃書 WD104-1 內(nèi)部審核委派書 WD104-2 內(nèi)部審核工作日程表 WD104-3 內(nèi)部審核檢查表 WD104-4 質(zhì)量體系內(nèi)部審核報(bào)告 WD104-5 內(nèi)部審核不符合項(xiàng)觀察記錄及糾正報(bào)告 WD104-6 管理評(píng)審計(jì)劃(通知) WD104-1 評(píng)審會(huì)議記錄 WD104-2 管理體系評(píng)審報(bào)告 WD104-3,（2）、檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)類,實(shí)驗(yàn)室工作涉及的檢測(cè)、評(píng)價(jià)及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn), 應(yīng)建立獨(dú)立的檔案, 保存期限以新版本出版為限。,A、各級(jí)標(biāo)準(zhǔn) 此類檔案包括由國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門統(tǒng)一審批、編號(hào)發(fā)布的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn); 由行業(yè)歸口部門審批、編號(hào)、發(fā)布并報(bào)國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門備案的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn); 由省、自治區(qū)、直轄市標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門審批、編號(hào)并報(bào)國(guó)務(wù)院標(biāo)準(zhǔn)化行政主管部門和國(guó)務(wù)院有關(guān)行政主管部門備案的地方標(biāo)準(zhǔn); 企業(yè)根據(jù)企業(yè)內(nèi)部所需而制定的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。,B、各類規(guī)范細(xì)則 與公路、建筑有關(guān)的各級(jí)法規(guī)、條例和規(guī)范, 或由本機(jī)構(gòu)人員編寫的材料, 如儀器自檢規(guī)程、資料整理、匯編、規(guī)定等。,檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）目錄 WD105-2 依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（規(guī)范）有效性確認(rèn)記錄 WD105-2,（3）、檢測(cè)業(yè)務(wù)類 檢測(cè)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性直接關(guān)系著客戶利益和實(shí)驗(yàn)室信譽(yù)。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)建立完善的記錄制度, 所有的原始檢測(cè)記錄、計(jì)算和導(dǎo)出數(shù)據(jù)、報(bào)告副本等都應(yīng)歸檔。這些記錄能保證監(jiān)測(cè)信息的可溯源性。,檢測(cè)業(yè)務(wù)類檔案按檢測(cè)性質(zhì)可分為常規(guī)檢測(cè)、委托檢測(cè)、仲裁檢測(cè)、質(zhì)量抽檢和對(duì)比試驗(yàn)等。不論檢測(cè)結(jié)果屬于何種檢測(cè)性質(zhì), 凡實(shí)驗(yàn)室出具數(shù)據(jù)的樣品檢測(cè), 均歸此類檔案。檔案中包括的相關(guān)資料有檢測(cè)計(jì)劃、檢測(cè)任務(wù)通知書、采( 送) 樣單、樣品編碼單、樣品流轉(zhuǎn)單、樣品分析原始記錄、合同、委托書、檢測(cè)報(bào)告副本等。當(dāng)報(bào)告中包含有分包方出具的檢測(cè)結(jié)果時(shí), 應(yīng)予以說明, 并將分包協(xié)議書和分包方監(jiān)測(cè)報(bào)告存檔。,檢測(cè)業(yè)務(wù)內(nèi)容： 顧客資料接收登記表 WD104-1 技術(shù)檔案臺(tái)賬 WD104-8 試驗(yàn)、檢測(cè)項(xiàng)目分包審批表 WD104-1 分包合同書 WD104-2 檢測(cè)委托書 WD104-1 大項(xiàng)目合同評(píng)審表 WD104-2 廢棄物處理記錄 WD105-2 意外事故處理記錄 WD105-1 危及安全作業(yè)因素控制情況檢查記錄表 WD105-2 檢測(cè)方法偏離審批表 WD105-1,檢測(cè)業(yè)務(wù)內(nèi)容： 新項(xiàng)目評(píng)審記錄 WD105-1 抽樣委托（任務(wù)）書 WD1-05-1 檢測(cè)項(xiàng)目抽樣記錄 WD1-05-2 樣品接收臺(tái)帳 WD105-3 樣品制備記錄 WD1-05-4 樣品留樣臺(tái)帳 WD105-5 樣品處理審批表 WD105-6 比對(duì)和檢測(cè)能力驗(yàn)證試驗(yàn)評(píng)價(jià)記錄 WD105-11-1 檢測(cè)結(jié)果異常情況記錄表 WD105-11-2 檢測(cè)報(bào)告發(fā)送臺(tái)帳 WD105-12-1 非書面方式傳送檢測(cè)結(jié)果審批記錄 WD105-12-2,4.4、實(shí)驗(yàn)室相關(guān)文件管理 不能歸