《七天學(xué)會時間管理精品》.doc

7 天學(xué)會高效管理時間第1頁導(dǎo) 語人生最寶貴的兩項資產(chǎn)，一項是頭腦，一項是時間。無論你做什么事情，即使不用腦子，也要花費時間。因此，管理時間的水平高低，會決定你事業(yè)和生活的成敗。每個星期有 168 個小時，其中 56 個小時在睡眠中度過，21 個小時在吃飯和休息中度過，剩下的 91 個小時則由你來決定做什么每天 13 個小時。如何根據(jù)你的價值觀和目標(biāo)管理時間，是一項重要的技巧。它使你能控制生活，善用時間，朝自己的方向前進，而不致在忙亂中迷失方向。我們將用 7 天的時間，學(xué)習(xí)時間管理的基本原則，了解怎樣才能更有效地安排時間，減輕工作和學(xué)習(xí)壓力。時間管理能幫助你制訂出有效的時間表，減輕壓力和憂慮，最大限度利用時間。不用擔(dān)心，時間表不會讓你變成機器人，相反，它能使你享受自覺支配時間的自由感。完成課程以后，你將能：明確時間管理的五個步驟了解時間管理中，“價值”和“目標(biāo)”的含義確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)制訂有效的日程表在開始學(xué)習(xí)之前，請對以下幾點多加注意：7 天學(xué)會高效管理時間第2頁勤做練習(xí)。時間管理的實踐性很強，課程中的每一項練習(xí)都對提高我們的時間管理水平有很大幫助，如果不認(rèn)真地完成它們，學(xué)習(xí)效果將大打折扣。學(xué)以致用。時間管理的個性化很強，每個人都有自己的時間管理特色，以便和自己的生活方式及環(huán)境相適應(yīng)。課程中介紹的原則和技巧只有運用到實際中才有效用，光記住它們，對改進我們的時間管理是沒有意義的。我們最好一邊學(xué)，一邊運用起來，以便印證它們是否真的有效。祝你在這一周里學(xué)習(xí)愉快，學(xué)有所成！勤做練習(xí)學(xué)以致用7 天學(xué)會高效管理時間第3頁第一天今天是課程的第一天，我們將通過一個練習(xí)和一套自測題來了解什么是時間管理。請先完成下面這個小練習(xí)，在后面我們將以它作為講解實例。練習(xí)假設(shè)現(xiàn)在是星期一的晚上，你要計劃未來五天的日程，面前是這五天要做的事情：1你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2星期六是一個好朋友的生日-你還沒有買禮物和生日卡3你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話4有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試（19點以前），估計要花 1 小時。5明晚 8 點有個 1 小時長的電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6明晚有一場演唱會7你在圖書館借的書明天到期8外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李9你要在星期五交計劃書之前把它復(fù)印一份10明天下午 2 點到 4 點有一個會議11你欠某人 200 元錢-他明天也將參加那個會議12你明天早上從 9 點到 11 點要聽一場講座13你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面14你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15你想好好洗個澡16你負(fù)責(zé)的項目小組將在明天下午 6 點鐘開會，預(yù)計 1 小時7 天學(xué)會高效管理時間第4頁17你身上只有 5 塊錢，需要取錢18大家明天晚上聚餐19你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄20這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2 小時21你收到一個朋友的信 1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他22星期天早上要作一次簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花費 15 個小時，而且只能用業(yè)余時間23你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24下個星期二，你要參加一次業(yè)務(wù)考試請將這份事件清單中的各種事件劃分不同的優(yōu)先級，按優(yōu)先級把它們重新排序，然后根據(jù)這些事件，制訂一個周末的時間安排表。在這些項目中，有些是互相沖突的，有些則富有彈性。如何制訂一份合理實用的計劃表呢？在制訂時間表以前，請：1把要做的事情全部看一遍2確定每件事情的重要等級3根據(jù)重要程度把事情重新排序時間表可以參照下頁的格式：7 天學(xué)會高效管理時間第5頁時間星期二星期三星期四星期五星期六每天上班時間為 8 點-18 點（含往來交通時間，中午有 1 小時休息）08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.0012.3013.0013.3014.0014.3015.0015.3016.0016.3017.0017.3018.0018.3019.0019.3020.0020.3021.0021.3022.0022.3023.007 天學(xué)會高效管理時間第6頁編好時間表以后，請考慮： 哪些事情被放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？請把你的回答寫在下面： 哪些事情被放棄不做？為什么？ 哪件事情有最高的優(yōu)先級？為什么？ 你會高興地執(zhí)行這個計劃嗎？為什么？7 天學(xué)會高效管理時間第7頁第二天前一天，我們動筆寫了一份為期一周的時間表，對時間管理有了親身體會。現(xiàn)在，我們來學(xué)習(xí)有關(guān)的知識，以便能做得更好。任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下五個步驟：12345價值觀是我們想和做的基本原則，它是進行時間安排的最基本的因素。我們有不同的價值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個人特性的基礎(chǔ)，也是我們進行時間管理的基礎(chǔ)。大多數(shù)時候，我們根據(jù)自己的價值觀采取行動，雖然往往沒有意識到這一點。什么對你而言是最重要的？家庭？工作？金錢？你首先要明確自己需要的是什么，然后才能朝那個方向走。如果你不知道自己的目的地，你很可能會到達別的地方。上一節(jié)練習(xí)中的事件可以分為幾個類別：健康看牙醫(yī)，洗澡，等等家庭給家里打電話，等等友誼買禮物，回信，參加聚餐，拜訪朋友，等等愛情準(zhǔn)備燭光晚餐，等等7 天學(xué)會高效管理時間第8頁工作簡報，電視節(jié)目，會議，整理材料，考試，等等金錢夜間兼職的面試，等等興趣看演唱會，等等重看一遍你對這些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一項放在首位，把哪些放在無關(guān)緊要的地方。這就是你的價值觀。目標(biāo)是我們的需求和愿望我們想得到什么。它們應(yīng)該直接源于我們的價值觀。否則，我們所做的事將無法滿足自己的需要。目標(biāo)往往不能由單個行動達到，需要花費相當(dāng)長的時間，并需要采取若干步驟。例如，周末有一對矛盾：要么去外地拜訪朋友，要么準(zhǔn)備星期天的報告。如果你決定去外地訪問朋友，而不為報告做準(zhǔn)備，你的目標(biāo)很可能是：保持友誼，哪怕自己做出某些犧牲。如果你不去訪問朋友，而是準(zhǔn)備報告，你的目標(biāo)很可能是：盡最大努力完成工作。當(dāng)然，保持友誼和完成工作都是你的目標(biāo)。但你對它們的重視程度取決于你的價值觀。把友誼放在前一位的價值觀可能是：你對生活的真正滿足源于你的家庭和朋友。的真正滿足來自于追求卓越。再如，任務(wù)表中還有一對矛盾：星期二和星期三晚上，在公司開會、兼職面試、看演唱會三者之間只能挑選兩樣，舍棄一樣。它們分別代表的是工作、金錢和興趣，對它們?nèi)绾闻判?，也完全取決于你的價值觀和目標(biāo)。7 天學(xué)會高效管理時間第9頁一旦明確了自己的價值觀和目標(biāo)，接下來制訂日程表的過程就很簡單了。下面是一套時間管理能力的自測題，請為每一項選擇最適合你的修飾語：是“總是”，還是“經(jīng)常”，或是“很少”？總是經(jīng)常很少1 我覺得我可以工作得更努力2 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時3 我常常把事情留到最后一分鐘才做4 對我來說，開始一項工作很難5 我對下一步要做什么不很確定6 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間7 我不知道我做的是否足夠多8 我在不同的任務(wù)之間頻繁地?fù)Q來換去9 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高10 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高11 我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理12 我不可能完成我想做的全部事情13 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情14 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底15 我工作時沒有任何計劃請把你的答案和后面的解釋互相對照。7 天學(xué)會高效管理時間第10頁1. 我覺得我可以工作得更努力你總是覺得你可以做得更好一些嗎？如果你總是覺得自己的時間沒有發(fā)揮最大作用，這說明你的時間管理技巧有問題，你要學(xué)會善用時間。2. 我可以告訴你上個星期我工作了多少個小時很多人對自己的工作時間只有個大致的印象：我好象一直在工作。這樣是不行的。人們的感覺往往和實際并不相符。研究人員用錄像機攝下實驗者的工作情況，把統(tǒng)計得到的工作時間與實驗者自我感覺的工作時間對照，發(fā)現(xiàn)兩者之間的差距相當(dāng)大。如果你對自己的工作時間沒有明確的認(rèn)識，最好花一天至一星期的時間，逐小時記錄自己的工作時間，結(jié)果說不定會使你大吃一驚。3. 我常常把事情留到最后一分鐘才做如果總是出現(xiàn)這種情況，有兩種可能原因：一是你忽視時間管理，不使用時間表，二是在制訂時間表時，沒有依照合理的順序。4. 對我來說，開始一項工作很難哪怕訂好了計劃，要開始做這件工作，仍是件頭疼的事如果常常出現(xiàn)這種情況，那么，癥結(jié)不在制訂計劃的環(huán)節(jié)，而在于“行動”這一環(huán)。你要有意識地增強自己的行動意識，并學(xué)會一些克服拖延的技巧。5. 我對下一步要做什么不很確定7 天學(xué)會高效管理時間第11頁如果總是對下一步要做什么不很確定，則是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。6. 我要開始做某件事之前，要拖延很長時間請參見對第 4 項的解釋7. 我不知道我做的是否足夠多請參見對第 1 項的解釋8. 我在不同的任務(wù)之間頻繁地?fù)Q來換去怎樣確定分配給不同任務(wù)的時間段長度，是一項重要的技巧，過長或過短都會降低你的效率，你可以通過測試和記錄來確定最適合自己的間隔。9. 我在某些地方的工作效率比在其他地方的高沒有人能完成排除外界影響，不同的地點對人的工作效率有不同的影響，只不過人們往往沒有留意這一點。如果你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率較高，說明你對自己很了解。這有助于你進行時間管理。10. 我在某些時間的工作效率比在其他時間的高請參見對第 9 項的解釋。7 天學(xué)會高效管理時間第12頁11. 我工作起來沒有規(guī)律，往往在某件事上花費很多時間后又置之不理這也是缺乏整體計劃的表現(xiàn)。12. 我不可能完成我想做的所有事情人不可能完成所有想做的事情，在制訂時間表時必須有所取舍。但如果連時間表上的事情也總是不能完成，那么不是時間表不切實際，就是執(zhí)行的過程出現(xiàn)問題。13. 我不肯定自己是否在優(yōu)先處理最重要的事情先明確價值觀，再確定目標(biāo)，就能容易地為各種事情確定優(yōu)先級，優(yōu)先處理重要的事情。如果總是對此感到迷惘，則說明對自己的價值觀不很明確，不能清楚地表述自己真正需要的是什么。14. 到這門課程結(jié)束之前，我不敢肯定自己是否會堅持到底如果因為缺乏計劃和執(zhí)行能力，常常不能完成想做的事情，就會對自己失去信心，做任何事情的時候都不知道自己是否會堅持到底。15. 我工作時沒有任何計劃這是你對自己的計劃性的評價，請對照上面各項的解釋，看你對自己的評價是否適當(dāng)。7 天學(xué)會高效管理時間第13頁第三天經(jīng)過兩天的學(xué)習(xí)，你是不是感到自己對時間管理有了更深的了解，管理起時間來更輕松了呢？時間管理的精髓遠(yuǎn)不止此，今天，我們除了進一步探索價值觀對時間管理的影響，還將學(xué)習(xí)更多內(nèi)容：任務(wù)的類型。請在腦海中想象一棵大樹，樹根是你的價值觀，樹干是你的目標(biāo)，樹的主枝是你的主要任務(wù)，樹的細(xì)枝和葉子是你的次要任務(wù)。你所做的一切應(yīng)源于你的價值觀，它是樹根。你的目標(biāo)支撐著各種各樣的任務(wù)，它們都是為實現(xiàn)你的目標(biāo)服務(wù)的。樹的姿態(tài)和生長方向由它的主枝表現(xiàn)出來，同樣，你通過主要任務(wù)來實現(xiàn)你的目標(biāo)。樹葉為樹的生長提供養(yǎng)份，你通過完成各種次要任務(wù)，保持你現(xiàn)有的生活。拿出一張白紙，畫出一棵樹，如下：7 天學(xué)會高效管理時間第14頁在樹根處寫上你認(rèn)為最重要的價值，在樹干處寫上你的目標(biāo)，在幾個主枝中寫上你的主要任務(wù)，在葉子和細(xì)枝旁寫上各種次要任務(wù)，完成這幅圖。你可以按照下面的步驟進行：1樹根。寫上你認(rèn)為最重要的價值。如果你對這一點比較模糊，不能清楚地說出自己最想要的是什么，請試一試這個辦法重新拿一張紙，寫下所有想要的東西，如健康、金錢、幸福的家庭、愛情、事業(yè)、自由自在、旅行、安定最不重要的一項，再在剩下的項目中劃去一個最不重要的，一直劃下去，直到只剩下一項，它就是你最重視的東西。2樹干。寫上你的人生目標(biāo)。注意，你的人生目標(biāo)應(yīng)與你的價值觀是一致的，如果不一致，你寫下的樹根確實是你最珍視的東西嗎？或者，你寫下的人生目標(biāo)真的是你最大的希望嗎？3主枝。寫上幾個主要任務(wù)。這些主要任務(wù)應(yīng)是直接為你的7 天學(xué)會高效管理時間第15頁目標(biāo)服務(wù)的，實現(xiàn)這些任務(wù)有助于達到目標(biāo)。如果不是這樣，請思考是否有必要在這個任務(wù)上面投入時間和精力。4樹葉。寫上次要任務(wù)。有些次要任務(wù)是實現(xiàn)主要任務(wù)的手段，有些次要任務(wù)用來維持現(xiàn)在的生活。次要任務(wù)是不可缺少的，沒有樹葉的樹無法生長，但它們不應(yīng)占據(jù)你的主要精力。進行時間管理時，這幅圖是重要的參考。面對紛繁復(fù)雜的任務(wù)，如何才能迅速準(zhǔn)確地判斷它們對你有多重要，從而對它們進行選擇和排序呢？按不同的標(biāo)準(zhǔn)，任務(wù)可以分為緊急任務(wù)和重要任務(wù)、維持任務(wù)和發(fā)展任務(wù)，在此基礎(chǔ)上，你就能快速而準(zhǔn)確地分辨出哪些是主要任務(wù)，哪些是次要任務(wù)了。緊急任務(wù)指：如果不能按期完成，它對你或別人的價值會減少甚至消失。重要任務(wù)指：如果它成功地完成，你或別人將取得很大的收益。帶來的收益越高，這項任務(wù)的重要程度越高。緊急任務(wù)和重要任務(wù)有四種不同的組合：1 緊急并且重要的任務(wù)這些任務(wù)應(yīng)具有最高的優(yōu)先級，應(yīng)該從現(xiàn)在就開始做。2 緊急但不重要的任務(wù)這些任務(wù)現(xiàn)在需要時間，但優(yōu)先級比緊急且重要的任務(wù)要低。3 重要但不緊急的任務(wù)它們的優(yōu)先級不是最高的，但應(yīng)該在你的時間表中占重要位置。4 既不緊急又不重要的任務(wù)你真的需要做這些事情嗎？7 天學(xué)會高效管理時間第16頁發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)與緊急任務(wù)和重要任務(wù)是兩種不同的分類。發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項任務(wù)，你現(xiàn)在的情況會得到改善。例如，你搬進一套更好的住房。維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可維持你現(xiàn)在的情況。例如，你每個月繳納房租和水電費。發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)有很大區(qū)別，發(fā)展任務(wù)具有如下特點：通常由你的目標(biāo)衍生出來可以作為一項挑戰(zhàn)需要多加考慮下面是第一天的例子，請先將它們按重要任務(wù)和緊急任務(wù)的四種組合分類，再按發(fā)展任務(wù)和維持任務(wù)分類，然后把它們按重要程度排序。對比現(xiàn)在的排序和在第一天的排序，兩者有什么區(qū)別嗎？第一天的例子1你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2星期六是一個好朋友的生日-你還沒有買禮物和生日卡3你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話4有一份夜間兼職不錯，但你必須在星期二或星期三晚上去面試5明晚 8 點有個電視節(jié)目，與你的工作有密切關(guān)系6明晚有一場演唱會7你在圖書館借的書明天到期8外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李9你要在星期五交計劃書之前把它復(fù)印一份10明天下午 2 點到 4 點有一個會議11你欠某人 200 元錢-他明天也將參加那個會議12你明天早上從 9 點到 11 點要聽一場講座13你的上級留下一張便條，要你盡快與他見面14你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗7 天學(xué)會高效管理時間第17頁15你想好好洗個澡16你負(fù)責(zé)的項目小組將在明天下午 6 點鐘開會，預(yù)計 1 小時17你身上只有 5 塊錢，需要取錢18大家明天晚上聚餐19你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復(fù)印一份會議記錄20這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好21你收到一個朋友的信 1 個月了，沒有回信，也沒有打電話給他22星期天早上要作一次簡報，預(yù)計準(zhǔn)備簡報要花費 15 個小時，而且只能用業(yè)余時間23你邀請戀人后天晚上來你家燭光晚餐，但家里什么吃的也沒有24三個星期后，你要參加一次業(yè)務(wù)考試相信你在了解任務(wù)的分類以后，對劃分任務(wù)的重要程度會更得心應(yīng)手。7 天學(xué)會高效管理時間第18頁第四天大家可能會希望有一種通用的時間管理方法，學(xué)會以后，無論何人何時何地，都能暢通無阻地運用。不過，可惜的是，并沒有通用的時間管理方法，就像買衣服一樣，我們得根據(jù)自己的特點選擇合適的樣式和尺碼，有時還得量身定做，不同的人需要采用不同的時間管理方法，有時甚至得自己創(chuàng)造出新方法來。有的人喜歡列出詳細(xì)的清單，把時間精確地劃分為一小塊一小塊，嚴(yán)格地按日程表行動；有的人則相反，喜歡把握整體，形象地思考問題，抗拒“機械的”日程表，傳統(tǒng)的時間管理方法只會使他們感到不舒服。對于后一種人而言，他們只愿把事情簡單地排序，然后設(shè)定最后期限，而不愿把它們分割成小塊，填入時間表。無論你屬于哪一種，都要找出適合你自己的方法，只有這樣，才能保證時間管理是在幫助你組織時間，而不是加重你的負(fù)擔(dān)。你可能需要結(jié)合兩種風(fēng)格的管理方法，以便創(chuàng)造出自己的時間管理體系。在繼續(xù)這節(jié)課時，請注重考慮你的需要和偏好，按你的想法修改課程中的建議和方法。不管你偏好使用哪種風(fēng)格管理你的時間，下面這幾個習(xí)慣都會幫助你提高時間管理的效率。1積極 積級意味著采取主動，而不是坐等別人先行動，然而消極地回應(yīng)。與主動相反的是被動，被動的人習(xí)慣于對周圍的事情做出反應(yīng)，這使他們耗費掉更多時間。想一想，然后寫下一些能使7 天學(xué)會高效管理時間第19頁你采取主動的具體方法，以便能對你的時間有更多控制權(quán)。2通盤考慮 從你想達到的目標(biāo)反推出要做的事情，然后詳細(xì)計劃。寫下你的目標(biāo)，然后從目標(biāo)出發(fā)，逐步寫出你需要做的事情。估計每一步所需的時間，然后列出整體計劃。3按順序做事 對任務(wù)進行分類，舍棄不需要的任務(wù)，然后把剩下的任務(wù)排序，以便優(yōu)先處理緊急和重要的任務(wù)。80%的事情只需要 20%的努力。而 20%的事情是值得做的，應(yīng)當(dāng)享有優(yōu)先權(quán)。因此要善于區(qū)分這 20%的有價值的事情，然后根據(jù)價值大小，分配時間。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好僅僅是有效率。首先考慮效果，然后才考慮效率。4提前準(zhǔn)備 保持主動的要訣是事先計劃，例如每月制訂一份計劃表，在上面標(biāo)出重要的日期和繁忙的時間，據(jù)此來安排其他的事情。許多人討厭日程表，認(rèn)為它們奪走了自己的自由。按日程表行事的確會降低一定的靈活性，但如果認(rèn)為日程表把人變成奴隸，那就大錯特錯了。這種錯誤源于對自由的誤解。事實上，有幾種不同的自由。如果混淆兩種類型的自由，就會出現(xiàn)上面所說的誤解。首先，人們提到自由時，往往指的是選擇的自由。我們按自己的意愿，做這件事，而不做那件事。反過來講，一個自由的人不會被迫做出違背意愿的事情。這是一種消極的自由。第二種更重要的自由，是實現(xiàn)自己、控制自己行為的自由。它是一種積極的自由，因為它通向人的目標(biāo)。它可以表達為“自由的意愿”，這是更加高級的自由，也就是“成為自己想要成為的人”7 天學(xué)會高效管理時間第20頁的自由。不過，如果只是膚淺地理解這種自由，很可能會認(rèn)為它和第一種自由是相對的，甚至無自由可言。導(dǎo)致這種想法產(chǎn)生的原因是，現(xiàn)實生活中，為了實現(xiàn)更美好大的目標(biāo)，我們常常需要放棄當(dāng)前的欲望。例如，在陽光明媚的星期天上午，你也許很想出去好好地玩一場，不去參加培訓(xùn)班。從第一種意義上來說，你當(dāng)然可以自由選擇是否出去玩。但是，不上課很可能會導(dǎo)致你考試不合格，或者學(xué)不到該學(xué)的東西。學(xué)習(xí)能使人獲得更大的自由，新知識可以使人更好的完成人生的目標(biāo)。所說的這些是為了開闊我們的視野。我們不要把自己限制在“自由”狹窄的定義內(nèi)：“自由就是想做什么就做什么”。而應(yīng)把自由看成“完成自己設(shè)定的人生目標(biāo)的能力”。如果不約束和控制自己的行為，使之符合目標(biāo)，我們就無法達到人生的目標(biāo)。為如此，日程表非常重要：它使我們能有計劃地運用時間，以達到自己最終的目的，實現(xiàn)更高層次的自由。要寫一份日程表，沒有固定的方式，只需遵循一些基本原則。在開始前，找到合適的工具。你可以使用一張紙、日程計劃簿或電腦來記錄你的日程表。首先，你把一天的時間分為幾塊，如上班的時間、吃飯的時間、睡覺的時間。然后再具體劃分每一塊時間。寫日程表時，要現(xiàn)實一點。日程表是幫助你安排時間、達到目標(biāo)的工具。不要把日程表寫成做不到的愿望列表，那樣只會使你被自己不切實際的計劃挫敗并失去信心。靈活地執(zhí)行日程表。一般來說，只將時間的 50%計劃好，其余的 50%應(yīng)當(dāng)屬于靈活時間，用來應(yīng)對各種打擾和無法預(yù)期的事7 天學(xué)會高效管理時間第21頁情。實際執(zhí)行時，事情總會發(fā)生這樣或那樣的變化，使你不得不偏離定好的計劃，如果時間表定得過于精確，反而會失去機動性和實用性。每隔一段時間評估一次日程表。每兩個星期，重新審視一遍日程表，看它起了多大作用，是否訂得過高或過低，可以怎樣改進它。然后，進行必要的修改。如果你以前從未好好計劃過你的時間，從頭開始會有點困難。不過，時間管理和其他事情一樣，你做得越多，就會做得越好。關(guān)鍵是要堅持大約 30 天，以養(yǎng)成逐日管理時間的習(xí)慣，并看到它的效果，增強信心。你不需要實施課程中提出的每一種方法，就像在超市中購物一樣，選擇自己喜歡的就可以。你還可以按自己的需要改變、組合某些方法。用一整天的時間觀察你自己，盡可能詳細(xì)地記錄所做的事情、起止時間、效率和自己的感受。觀察自己使用時間的情況時，一定要找出并記住以下幾點：1你通常用哪些方式浪費時間2你在什么情況下效率最高3你效率最佳的時間是什么時候要完成某個目標(biāo)，我們往往反復(fù)地計劃、實施、修訂，形成這樣的循環(huán)圈：7 天學(xué)會高效管理時間第22頁我們可以從圈中的任何一點進入循環(huán)。下面是一份用于每日計劃的表格，每天在固定的時段（如睡覺前）填寫，第二天用這份表格提示自己。運用“計劃的循環(huán)”，堅持一個星期，提高管理時間的能力。今天要做的事日期：_必須做的事情12345678應(yīng)該做的事情12345678能夠做的事情7 天學(xué)會高效管理時間第23頁123456787 天學(xué)會高效管理時間第24頁第五天自從第一天動手制訂過一份時間計劃后，我們已有好幾天沒進行實戰(zhàn)演練了。在這一節(jié)中，我們將進行具體的時間管理規(guī)劃，為自己（而不是練習(xí)題中的人物）制訂一份完整的時間表。正如前一節(jié)所說的，不同的人適合不同的時間管理類型，因此，本節(jié)按由粗到細(xì)的順序介紹時間管理的程序，你可以選擇適合自己的細(xì)化程度。找出第三節(jié)中繪制的樹圖，以它為參考，開始規(guī)劃。你也許會說，我只是想訂一個如何應(yīng)付下個月考試的計劃，并不想做出關(guān)于整整一生的宏偉計劃。整體計劃就像一座大廈，各段時間的計劃則像大廈中的一間間房子，如果你對整體目標(biāo)不明確，大廈的框架沒有搭好，房間的位置也無法確定。不愿思考整體計劃有兩個原因：一是一切都由別人代為設(shè)計妥當(dāng)；二是從來沒有考慮過這個問題。一旦你開始考慮，就會發(fā)現(xiàn)有必要從大框架開始。例如個人理財學(xué)把人生分為幾個不同的階段：20-30 歲是由求知到收益的過渡；30-40 歲是儲備時期；40-50 歲應(yīng)正視現(xiàn)實，調(diào)整財務(wù)狀況；50-60 歲則應(yīng)為退休做準(zhǔn)備；60 歲以后是幸福的晚年。然后再根據(jù)每個階段的特點制訂投資的具體策略。進行時間管理也應(yīng)如此。只不過劃分階段的標(biāo)準(zhǔn)是你的人生目標(biāo)，而不用按著上面的樣子機械地劃分。盡可能詳細(xì)地描述你當(dāng)前所處的階段，寫下來，以便隨時提醒7 天學(xué)會高效管理時間第25頁自己。這個階段的目標(biāo)是什么？你需要完成哪幾件主要的事情？它們有期限嗎？期限分別是什么時候？你現(xiàn)在的感受如何？等等。明確階段目標(biāo)后，進一步將其細(xì)化，對未來的一年進行規(guī)劃。進行規(guī)劃并不意味著把未來的 365 天的日程安排得滿滿當(dāng)當(dāng)，而是明確以下問題的答案：我希望在這一年過去以后得到什么？除此以外，這一年中還有哪些事情需要我花費時間？我必須做哪些事情？這些事情必須在什么時候完成？這一年中有哪幾個關(guān)鍵的任務(wù)？我將怎樣根據(jù)這些關(guān)鍵任務(wù)分配安排時間？預(yù)計有哪些事情會干擾今年計劃的執(zhí)行？（如搬家、生小孩。）今年的哪一段時期的時間最充裕、壓力最小？我準(zhǔn)備怎樣充分利用這段時間？今年的哪一段時期的時間最緊張、壓力最大？你準(zhǔn)備怎樣應(yīng)對？對這些問題心中有數(shù)以后，你就能自如地安排這一年的時間。下一步，我們就該為這一年寫時間規(guī)劃了。寫的時候，請注意下面幾點：1. 首先安排固定項目首先從工作或上課時間開始。這些時間段通常是事先就固定的。其他的活動必須圍繞它們進行。然后安排每天的日常活動，如睡覺和吃飯。把固定的項目安排完以后，你可以看到還剩哪些時間!7 天學(xué)會高效管理時間第26頁供你支配。注意在項目之間安排休息間隔，例如每工作 50 分鐘休息 10 分鐘。2. 根據(jù)你的生物鐘安排時間把重要的任務(wù)安排在你效率高、干擾少的時間段。把你的空余時間按你的效率和外界干擾給予不同分值。然后，把優(yōu)先度高的任務(wù)分配到分值較高的時間段。例如，用大塊的時間學(xué)習(xí)新知識。3把較大的任務(wù)分割成易于控制的小塊當(dāng)你面對一個巨大的任務(wù)，被它壓得喘不過氣來的時候，試著把它分成小塊，使它易于管理，然后相應(yīng)地安排你的時間。這樣做有幾個好處，首先，你明確了完成整個任務(wù)的各個步驟，只要循序完成各小塊就能成功，畏難情緒會減輕；其次，把一個任務(wù)拆分為若干塊，可以使你的進度顯得更顯著，并能多次體會達到目標(biāo)的喜悅；再次，較小的任務(wù)段易于估計時間，從而加強對完成時間的控制。4. 充分利用零碎時間從時間表中剪裁大塊大塊的時間后，剩下的邊角余料可不能浪費。可以用它復(fù)習(xí)學(xué)過的知識、做一兩節(jié)操。一個利用小塊時間的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的間隙每次完成一小片，不知不覺做完討厭的事情。5. 為每件事情設(shè)定明確的起止時間這樣可以防止項目之間互相干擾，也可以防止你把事情拖到最后一分鐘才做。6留出充分的休息和娛樂時間在制訂時間表時，千萬不要“虐待”自己。要制訂一個切實可7 天學(xué)會高效管理時間第27頁行的計劃，就應(yīng)該為生活中真實的你“度身訂做”，預(yù)留出你需要的休息和娛樂時間，使你保持良好的狀態(tài)和愉快的心情。否則，執(zhí)行的時候會不斷打亂計劃，不但沒有節(jié)省時間，反而使其他事情也脫離預(yù)定軌道。7留出機動時間，不要把所有的時間都填滿為突發(fā)事件預(yù)留時間。一個填得滿滿當(dāng)當(dāng)?shù)挠媱澅硎菦]有“防震”性能的，稍有意外，整個計劃都會“破碎”，無法執(zhí)行。訂完計劃后，按下面的標(biāo)準(zhǔn)逐條檢查，修改計劃：1事情是按重要程度和緊急程度依次進行的嗎？先處理重要的和緊急的事情，發(fā)展型任務(wù)優(yōu)于維持型任務(wù)。是否有根本不需要做的事情列入了時間表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件事情做得盡善盡美。2每天應(yīng)有用于自省和修訂計劃的固定時間。如果遺漏了這一部分，請在時間表中補上。3對于有截止期的任務(wù)，是否有足夠的時間在時限內(nèi)完成？沒有處理過的事情往往比你想像中要花費更多時間，為它們留下充裕的時間。4把用于生活不同方面的時間分別加總，各部分之間應(yīng)保持平衡。很多時候，在時間表的各個單項中看不出來的問題，會在合計數(shù)字中顯示出來。如果某部分明顯超過或低于合理的比例，請進行調(diào)整。下面總結(jié)了二十個節(jié)省時間的方法，請根據(jù)你的需要選用它們：1. 對目標(biāo)、任務(wù)、會議等事件分別按優(yōu)先級進行排序。7 天學(xué)會高效管理時間第28頁2. 從優(yōu)先級最高的事物著手。3. 和拖延做斗爭，如果事情重要，從現(xiàn)在開始做。4. 把大的、艱難的任務(wù)細(xì)分為小的、容易的部分。5. 為自己創(chuàng)造一小時的寧靜，哪怕這需要很強的意志力，或者有時不起作用。6. 找到一個隱蔽的地方，如圖書館或空閑的辦公室。7. 當(dāng)你有重要的事情要處理時，學(xué)會對別人說“不”。8. 學(xué)會委派別人做事。9. 歸納相似的事情，把它們放在一起處理。10.事件。拋開沒有價值的信件和文書工作。委派別人完成、減少或推遲優(yōu)先級很低的任務(wù)。11. 80/20 定律。12.對你在有限時間內(nèi)能完成的工作持現(xiàn)實態(tài)度。13.為自己留下一定機動時間應(yīng)付突發(fā)事件。14. 3 分鐘。15.16.17.18.19.20.7 天學(xué)會高效管理時間第29頁進行時間管理，就好像拋雞蛋，你要不停地把手中的一只雞蛋換成另一只，還要保持所有的雞蛋都不落到地上。要做好拋雞蛋的動作，需要耐心、毅力、練習(xí)和計劃。進行良好的時間管理，同樣需要這些品質(zhì)。當(dāng)雞蛋越來越多，情況越來越糟的時候，你要有能力控制局面，把握好間隔和規(guī)律這正是時間管理的內(nèi)容。工作時，要持之以恒地進行時間管理。你要參加業(yè)務(wù)會談，要趕在截止期前完成工作。時間管理的意義不僅在于幫助你達到工作上的目標(biāo)，它能使你最大程度地發(fā)揮自己的作用，并在工作和個人生活之間保持平衡。7 天學(xué)會高效管理時間第30頁第六天時間管理的主要內(nèi)容我們已學(xué)得差不多了。在今天，我們將分小標(biāo)題學(xué)習(xí)幾項有用的知識。如果說，前面的工作是搭好了房子的框架，那么我們現(xiàn)在所做的就是為它裝上漂亮的門、窗和地板，使房間變得更加宜人。使用時間的模式你是否了解自己？時間管理是幫助我們通過投資時間達到目標(biāo)的技巧，因此，學(xué)習(xí)時間管理的第一步是了解你自己。你習(xí)慣怎樣使用時間？要回答這個問題，僅憑感覺和記憶是不夠的，必須依靠精確的記錄。因為人們往往寬于律己嚴(yán)于律人，自己認(rèn)為在工作，在別人眼里則完全不是。例如，有的腦功能衰退患者在求診時，自稱家中寬敞，每天可行走一萬步以上，帶上記步器進行記錄后發(fā)現(xiàn)，實際每天只走了幾百步。在時間管理上也一樣，自己感覺工作了若干小時，實際上，也許大部分時間在打岔、走神、吃東西，真正工作的時間只有幾十分鐘。因此，需要詳細(xì)地記錄自己的活動情況，才能客觀地了解自己使用時間的模式。練習(xí)：記錄你的模式7 天學(xué)會高效管理時間第31頁準(zhǔn)備合適的工具，如筆、空白時間表（最好以一刻鐘或半小時為一刻）、計時器，詳細(xì)記錄自己的活動情況，堅持一周。如果全天記錄有困難，可以分段記錄，比如今天記錄整個上午的情況，明天記錄下午和晚上的情況，后天記錄上午和中午的情況，等等，然后把它們綜合起來。記錄中要包括以下幾點：活動的開始時間、結(jié)束時間、地點、自我感覺效率、是否按計劃完成（或者：是否是計劃安排的事情）、中途中斷的次數(shù)、原因和長短。下面是一份記錄的空白樣表：_年_月_日 星期_項目地點效率自評計劃中斷說明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:307 天學(xué)會高效管理時間第32頁13:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:0023:30填定說明：項目：這段時間所做事情的說明；7 天學(xué)會高效管理時間第33頁地點：進行活動的地點；效率自評：對完成效率的自我評價，可以用 abc 或 123 為標(biāo)記，如果效率有較大波動，則標(biāo)出來，如 a-b（由高效率變?yōu)橹械刃剩?1-3-2（由高效率變?yōu)榈托试僮優(yōu)橹械刃剩?。計劃：用百分?jǐn)?shù)表示計劃的完成比例，100%表示完成這段時間應(yīng)做的事情，50%表示只做完了一半，n/a 表示這件事是計劃以外的事情。中斷說明：注明中途中斷的次數(shù)、原因、持續(xù)時間。你的時間的主人是誰？是家人？上司？電視？手表？你的胃？或者你的意志？在你沒有仔細(xì)規(guī)劃自己的時間以前，你的時間是“公共資源”，任何人、任何事都可以隨意占用，而你甚至沒有感覺。不管是否得到合理使用，時間都在無可挽留地流入記憶之川。請仔細(xì)地觀察自己的時間使用模式，找出你的時間的控制者。主動地拖延我們總在學(xué)習(xí)克服拖延習(xí)慣的技巧，以便更好的利用時間。不過，在合適的時候，主動地進行拖延，也會對我們有益。當(dāng)我們疲倦、沮喪或憤怒的時候，如果工作需要敏銳反應(yīng)和清晰思考，中斷工作比勉強自己繼續(xù)進行的效果要好得多。如果我們沒有足夠的能力或信息來完成某項工作，最好把它暫時擱置起來，以等待條件成熟。當(dāng)我們有更重要的事情要處理時，應(yīng)該暫緩手頭的工作，按輕重緩急的次序安排任務(wù)。如果你準(zhǔn)備采取某個行動以應(yīng)付危機，卻感覺很糟，那么最好也暫停下來，給自己更多的時間以進一步搜集信息，從多方面加以7 天學(xué)會高效管理時間第34頁考慮，說不定會柳暗花明，發(fā)現(xiàn)一條新路。不過，不要以“我正在進行主動地拖延”為借口，逃避真正需要馬上執(zhí)行的事情。謀殺時間的兇手1沒有日程計劃。有沒有日程計劃，決定了你這一天是主動地生活，還是被動地回應(yīng)外界環(huán)境。如果你沒有規(guī)劃時間，那么你對時間的使用便無效率可言。你的時間變成一塊蛋糕，誰來了都可以分上一塊，你不控制自己的時間，別人就會來控制它。你把方向盤的操縱權(quán)讓給了別人，或者信馬由韁，雖然你在努力工作不斷前進，卻有可能走上了錯誤的方向，成天忙忙碌碌地做些沒有意義的事情，不但浪費了時間，還浪費了精力。2生活失去平衡。我們的生活由七個不可或缺的部分構(gòu)成：健康、家庭、金錢、知識、社交、事業(yè)、精神。我們不需要把每天的時間均分給它們，但要保證每一項都得到充足的時間，維持生活的平衡。如果長期忽視某個部分，不對它投入時間，生活就會失衡，其他