秘書辦公室注意事項(xiàng).ppt

秘書辦公室注意事項(xiàng),秘書：專門從事辦公室程序工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理財(cái)務(wù)及日常事務(wù)，并為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施服務(wù)的人員 。 秘書職業(yè)技能標(biāo)準(zhǔn),辦公室秘書注意事項(xiàng)主要工作,1 完成公司、部門交辦的事項(xiàng)，追蹤結(jié)果及時(shí)匯報(bào) 2 完成日常的正常管轄范圍內(nèi)的工作 3 接聽電話做留言記錄、訊息處理 4 工作資料的保存、分類、歸檔、保管,辦公室秘書注意事項(xiàng)輔助工作,1 顧客服務(wù)，解答顧客咨詢直到問題解決。 2 節(jié)假日協(xié)助銷售服務(wù)。 3 協(xié)助庫存盤點(diǎn)工作。 4 與內(nèi)外聯(lián)絡(luò)部門維持友好聯(lián)系 。,辦公室秘書注意事項(xiàng)工作職責(zé),工作職責(zé)： 1 打字處理工作 2 信息的上傳下達(dá) 3 文件歸檔、保管 4 工作記錄 5 來訪客人通報(bào)及接待 6 本工作區(qū)域清潔,秘書辦公室注意事項(xiàng)-秘書素質(zhì),一、基本素質(zhì) 1、 身體素質(zhì) 2、 心理素質(zhì)3、 思想素質(zhì) 二、業(yè)務(wù)素質(zhì) 1、 理論知識(shí) 2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)3、 辦事能力 三、文化素質(zhì) 1 、專業(yè)知識(shí) 2、 社科知識(shí)3、 常用知識(shí),秘書辦公室注意事項(xiàng)秘書素質(zhì)-基本素質(zhì),1、 身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。 2、 心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人，一個(gè)喜怒無常的人是不可能做好秘書工作的。 3、 思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。,秘書辦公室注意事項(xiàng)秘書素質(zhì)-業(yè)務(wù)素質(zhì),1、 理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。 2、 實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。 3、 辦事能力：秘書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。,秘書辦公室注意事項(xiàng)秘書素質(zhì)-文化素質(zhì),1、專業(yè)知識(shí)：學(xué)好秘書學(xué)專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，具備很強(qiáng)的秘書文化素質(zhì)。 2、社科知識(shí)：秘書作為一個(gè)社會(huì)性工作，需要掌握文史哲、心理學(xué)、法學(xué)、政治學(xué)經(jīng)濟(jì)學(xué)、等社科知識(shí)。 3、常用知識(shí)：作為秘書還應(yīng)該具備一些日常生活中常用的知識(shí)。,辦公室秘書注意事項(xiàng)工作職責(zé),1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會(huì)議紀(jì)要。 5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。 6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。 7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。,辦公室文員的注意事項(xiàng)工作職責(zé),9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。 10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水賬登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。 13 .社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。 14 .統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。 15 .管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時(shí)工作。,辦公室注意事項(xiàng)公務(wù)禮儀,一、當(dāng)面接待禮儀 二、電話接待禮儀 三、引見時(shí)的禮儀 四、遞物接物禮儀,辦公室注意事項(xiàng)公務(wù)禮儀當(dāng)面接待禮儀,上級(jí)來訪，接待要周到。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)交待的工作要認(rèn)真聽、記；領(lǐng)導(dǎo)了解情況，要如實(shí)回答；如領(lǐng)導(dǎo)是來慰問，要表示誠摯的謝意。領(lǐng)導(dǎo)告辭時(shí)，要起身相送，互道“再見”。,下級(jí)來訪，接待要親切熱情。除遵照一殷來客禮節(jié)接待外，對(duì)反映的問題要認(rèn)真聽取，一時(shí)解答不了的要客氣地回復(fù)。來訪結(jié)束后，要起身相送。,辦公室注意事項(xiàng)公務(wù)禮儀電話接待禮儀,(1)電話鈴一響，拿起電話機(jī)首先自報(bào)家門，然后，再詢問對(duì)方來電的意圖等。 (2)電話交流要認(rèn)真理解對(duì)方意圖，并對(duì)對(duì)方的談話作必要的重復(fù)和附和，以示對(duì)對(duì)方的積極反饋。 (3)應(yīng)備有電話記錄本，重要的電話應(yīng)做記錄。 (4)電話內(nèi)容講完，應(yīng)等對(duì)方結(jié)束談話再以“再見”為結(jié)束語。對(duì)方放下話筒之后，自己再輕輕放下，以示對(duì)對(duì)方的尊敬。,辦公室注意事項(xiàng)公務(wù)禮儀引見時(shí)的禮儀,到辦公室來的客人與領(lǐng)導(dǎo)見面，通常由辦公室的工作人員引見、介紹。在引導(dǎo)客人去領(lǐng)導(dǎo)辦公室的路途中，工作人員要走在客人左前方數(shù)步遠(yuǎn)的位置，忌把背影留給客人。在陪同客人去見領(lǐng)導(dǎo)的這段時(shí)間內(nèi)，不要只顧悶頭走路，可以隨機(jī)講一些得體的話或介紹一下本單位的大概情況。 在進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室之前，要先輕輕叩門，得到允許后方可進(jìn)入，切不可冒然闖入，叩門時(shí)應(yīng)用手指關(guān)節(jié)輕叩，不可用力拍打。進(jìn)入房間后，應(yīng)先向房里的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)頭致意，再把客人介紹給領(lǐng)導(dǎo)，介紹時(shí)要注意措詞，應(yīng)用手示意，但不可用手指指著對(duì)方。介紹的順序一般是把身份低、年紀(jì)輕的介紹給身份高、年紀(jì)大的；把男同志介紹給女同志；如果有好幾位客人同時(shí)來訪，就要按照職務(wù)的高低，按順序介紹。 介紹完畢走出房間時(shí)應(yīng)自然、大方，保持較好的行姿，出門后應(yīng)回身輕輕把門帶上。,辦公室注意事項(xiàng)公務(wù)禮儀遞物接物 禮儀,禮儀的基本要求就是尊重他人。因此，遞物時(shí)須用雙手，表示對(duì)對(duì)方的尊重。例如遞交名片時(shí)，雙方經(jīng)介紹相識(shí)后，常要互相交換各片。遞交名片時(shí)，應(yīng)用雙手恭敬地遞上，且名片的正面應(yīng)對(duì)著對(duì)方。在接受他人名片時(shí)也應(yīng)恭敬地用雙手捧接。接過名片后要仔細(xì)看一遍或有意識(shí)地談一下名片的內(nèi)容，不可接過名片后看都不看就塞入口袋，或到處亂扔。,辦公室秘書與領(lǐng)導(dǎo)的相處之道,1、有些事要想到領(lǐng)導(dǎo)前邊 。雖然你要聽領(lǐng)導(dǎo)布置工作，但有些事情，秘書要想在領(lǐng)導(dǎo)前邊，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。這樣做，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)感到你是一個(gè)好秘書。 2、領(lǐng)導(dǎo)布置的工作要提前交卷 。如寫材料、搞調(diào)查等，一定爭(zhēng)取按領(lǐng)導(dǎo)要求提前一點(diǎn)完成，對(duì)于按照要求完不成的任務(wù)，要提前向領(lǐng)導(dǎo)打招呼，使領(lǐng)導(dǎo)早有安排，免得被動(dòng)。 3、注意保密工作 。秘書和在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作的職員，知道好多機(jī)密事情，有的事要比其他群眾早一些時(shí)候知道，一定注意保密，不能為了顯示自己的優(yōu)越，隨意亂說。泄密的秘書是不稱職的，而且會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)添麻煩的。 4、負(fù)責(zé)做領(lǐng)導(dǎo)與他人的溝通工作 。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)與另外領(lǐng)導(dǎo)或其他人發(fā)生矛盾時(shí)，要做領(lǐng)導(dǎo)的思想工作，使其消氣，并為領(lǐng)導(dǎo)向他人溝通，使矛盾盡快消除，別人會(huì)以為秘書的行動(dòng)是受他的領(lǐng)導(dǎo)指使的。 5、平時(shí)多給領(lǐng)導(dǎo)提供資料 。領(lǐng)導(dǎo)比較忙，有一些材料顧不上看，秘書就要將有關(guān)資料及時(shí)提供給領(lǐng)導(dǎo)，這會(huì)對(duì)他的決策有參考價(jià)值。,6、善于聽取領(lǐng)導(dǎo)意見 。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)或要求，要認(rèn)真聽取，不要因小事而同領(lǐng)導(dǎo)翻臉。有不同意見，可慢慢與領(lǐng)導(dǎo)溝通。 7、不要輕易在領(lǐng)導(dǎo)面前告別人的狀。 輕易告別人的狀，影響領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他人的看法，如果看錯(cuò)了人，領(lǐng)導(dǎo)會(huì)從內(nèi)心埋怨秘書。最好，只同領(lǐng)導(dǎo)談某些工作，不做那種議論是非的事。 8、不向領(lǐng)導(dǎo)提過高的有利于自己的要求。 比如機(jī)關(guān)要分房子，秘書已經(jīng)有了不錯(cuò)的住房，還想要一套。這樣的事會(huì)使領(lǐng)導(dǎo)為難的。如果辦不成，以后領(lǐng)導(dǎo)會(huì)過敏地認(rèn)為你不滿意了，即便辦成，影響也不好。 9、多到群眾中去。聽聽群眾對(duì)一些事情的議論和看法，以便提供給領(lǐng)導(dǎo)。秘書做到及時(shí)反映群眾要求，可以使領(lǐng)導(dǎo)辦事不脫離群眾，群眾也會(huì)對(duì)秘書反映群眾情緒的作法極為滿意。 10、要關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)的生活 。經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)身旁工作，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的飲食、作息時(shí)間、身體健康多進(jìn)行關(guān)懷照顧，既體現(xiàn)了關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)，又反映了同事之情。,辦公室注意事項(xiàng)處理信件或郵件的方法,(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。 (2)主動(dòng)與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。 (3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。,(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號(hào)。 (5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對(duì) 方何時(shí)可以得到回復(fù)。 (6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標(biāo)上“需要處理”的字樣。,辦公室注意事項(xiàng)“小” 事項(xiàng)“大” 學(xué)問（一）,1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。 2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。 3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。 4. 做好會(huì)議紀(jì)要。 5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。 6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。 7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。 8. 做好公司宣傳專欄的組稿。 9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對(duì)其負(fù)責(zé)。,10. 做好公司食堂費(fèi)用支出、流水帳登記，并對(duì)餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi)的收納、保管。 11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。 12. 管理好員工人事檔案材料, 建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。 13 社會(huì)保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。 14 統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。 15 管理辦公各種財(cái)產(chǎn),合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率,提倡節(jié)儉。 16. 接受其他臨時(shí)工作.,辦公室注意事項(xiàng)“小” 事項(xiàng)“大” 學(xué)問 （二）,1 堅(jiān)持在背后說別人的好話 2 每天向你周圍的人問聲“早上好” 3 連續(xù)加班后，更要精神飽滿 4 過去的事不要全讓人知道 5 說話時(shí)盡量常用“我們” 6 該問的與不該問的 7 有人在你面前說別人壞話時(shí)，你不要插嘴 8 人多的場(chǎng)合少說話 9 與人握手時(shí)，可多握一會(huì)兒 10 不是你的功勞，千萬不要占有它 11 盡量不要借朋友的錢 12 不要輕易承諾,13 老板錯(cuò)了的時(shí)候，你要懂得應(yīng)對(duì) 14 隨便打斷別人說話是一種陋習(xí) 15 不要比你的老板穿得更好 16 主動(dòng)匯報(bào)自己的工作情況 17 要懂得感恩 18 不要把談?wù)搫e人的缺點(diǎn)當(dāng)做樂趣 19 遇事多考慮3分鐘 20 不想因應(yīng)酬傷害自己，就要注意分寸 21 上班時(shí)與下班時(shí) 22 要想辦法讓老板知道你做了什么 23 別忘隨時(shí)為自己鼓掌 24 搜集信息還要消化信息,辦公室注意事項(xiàng)“小” 事項(xiàng)“大” 學(xué)問 （二）,25 多自我批評(píng)，少自我表揚(yáng) 26 不要為自己的錯(cuò)誤做任何辯解 27 自以為了解自己，其實(shí)不然 28 不要負(fù)面回應(yīng)批評(píng) 29 對(duì)自己不知道的事情，坦率地說不知道 30 對(duì)事無情，對(duì)人要有情 31 和上司談話時(shí)，關(guān)掉手機(jī) 32 和客戶通電話時(shí)，不要先掛電話 33 找借口拒絕時(shí)，要盡可能模糊一點(diǎn) 34 遇到老板，主動(dòng)迎上去談幾句 35 給老板的報(bào)告里預(yù)備一份概要 36 不要占用公司的一張紙或一支筆,37 在工作中使用“日常備忘錄” 38 不要在朋友面前炫耀自己 39 保持辦公桌的整潔、有序 40 只要還能堅(jiān)持上班就不要請(qǐng)假 41 做事前，先想像一個(gè)好的結(jié)果 42 競(jìng)爭(zhēng)中要學(xué)會(huì)欣賞對(duì)手 43 接到額外工作時(shí)，不要抱怨 44 昨晚多幾分鐘的準(zhǔn)備，今天少幾個(gè)小時(shí)的麻煩 45 出現(xiàn)在公共場(chǎng)合時(shí)要保持整潔 46 向上司請(qǐng)教前，事先想好問題的解決方法 47 做錯(cuò)事要馬上道歉 48 要學(xué)會(huì)說善意的謊言 49 約會(huì)時(shí)要提前幾分鐘到達(dá),辦公室注意事項(xiàng)說話藝術(shù),一、不要跟在別人身后人云亦云，要學(xué)會(huì)發(fā)出自己的聲音。老板賞識(shí)那些有自己頭腦和主見的職員。不管你在公司的職位如何，你都應(yīng)該發(fā)出自己的聲音，應(yīng)該敢于說出自己的想法。 二、辦公室里有話好好說，切忌把與人交談當(dāng)成辯論比賽。在辦公室里與人相處要友善，說話態(tài)度要和氣，要讓覺得有親切感。說話時(shí)，更不能用手指著對(duì)方，這樣會(huì)讓人覺得