會(huì)計(jì)電算化課件--二、系統(tǒng)管理.ppt

第二章 系統(tǒng)管理,楊瀟瓊 經(jīng)貿(mào)旅游系,基本流程,一、系統(tǒng)管理概述,概念： 系統(tǒng)管理是一個(gè)對(duì)用友軟件多個(gè)功能系統(tǒng)的操作進(jìn)行集中管理的控制平臺(tái)，它便于隨時(shí)掌握企業(yè)的信息狀態(tài)。 使用對(duì)象：系統(tǒng)管理員或賬套主管,系統(tǒng)管理的功能,賬套管理 賬套中年度賬統(tǒng)一管理 對(duì)操作員及其權(quán)限的統(tǒng)一管理 備份和恢復(fù)賬套數(shù)據(jù),1、賬套管理,每一個(gè)企業(yè)（每一個(gè)獨(dú)立核算部門(mén)）的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)內(nèi)體現(xiàn)為一個(gè)賬套。即每個(gè)獨(dú)立核算單位建立一個(gè)賬套。 系統(tǒng)最多可以建立999個(gè)賬套。 賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出。,2、年度賬管理,用戶不僅可以建立多個(gè)賬套，而且每個(gè)賬套中還可以存放不同年度的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。 年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)。,3、操作員及其權(quán)限管理,一方面可以避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的人進(jìn)入系統(tǒng) 另一方面可以對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子系統(tǒng)的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證各負(fù)其責(zé)，流程順暢。 兩個(gè)內(nèi)容： a. 設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員 b. 為操作員分配一定的功能權(quán)限,功能權(quán)限：能做什么的問(wèn)題，如增加銷(xiāo)售訂單； 數(shù)據(jù)權(quán)限：能在哪里干什么的問(wèn)題。如限定銷(xiāo)售員李磊只能查看和管理自己轄區(qū)的客戶，而無(wú)權(quán)查閱企業(yè)所有的客戶；數(shù)據(jù)錄入員孟凡參照客戶時(shí)只能看到客戶編碼、客戶名稱幾項(xiàng)基本內(nèi)容，不能看到客戶聯(lián)系人、信用情況等信息。 金額權(quán)限：采購(gòu)訂單的金額審核額度、科目的制單金額額度,某公司有北京銷(xiāo)售部、上海銷(xiāo)售部和廣州銷(xiāo)售部三個(gè)銷(xiāo)售部，現(xiàn)在需要定義幾種角色： 銷(xiāo)售總監(jiān) - 能察看所有銷(xiāo)售部的銷(xiāo)售訂單； 北京銷(xiāo)售經(jīng)理 - 只能察看北京銷(xiāo)售部的所有銷(xiāo)售訂單； 上海銷(xiāo)售經(jīng)理 - 只能察看上海銷(xiāo)售部的所有銷(xiāo)售訂單； 廣州銷(xiāo)售經(jīng)理 - 只能察看廣州銷(xiāo)售部的所有銷(xiāo)售訂單； 上述角色的定義如下： - 角色名稱 功能 數(shù)據(jù)類(lèi)型 數(shù)據(jù)對(duì)象 - 銷(xiāo)售總監(jiān) 察看銷(xiāo)售訂單 北京銷(xiāo)售經(jīng)理 察看銷(xiāo)售訂單 部門(mén) 北京 上海銷(xiāo)售經(jīng)理 察看銷(xiāo)售訂單 部門(mén) 上海 廣州銷(xiāo)售經(jīng)理 察看銷(xiāo)售訂單 部門(mén) 廣州 -,4、備份和恢復(fù)賬套數(shù)據(jù),賬套備份：即賬套輸出，指將企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份出來(lái)存儲(chǔ)到不同介質(zhì)上。 賬套恢復(fù)：即賬套引入，指將存儲(chǔ)于其他介質(zhì)的賬套數(shù)據(jù)引入系統(tǒng)中。,二、系統(tǒng)管理啟動(dòng)注冊(cè),要建立本單位的核算賬套，首先應(yīng)運(yùn)行系統(tǒng)服務(wù)下的系統(tǒng)管理。 系統(tǒng)允許兩種身份注冊(cè)進(jìn)入：系統(tǒng)管理員、賬套主管 系統(tǒng)管理員：賬套的建立、引入、輸出，設(shè)置用戶、角色和權(quán)限，設(shè)置備份計(jì)劃，監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程，清除異常任務(wù)等。 賬套主管：賬套的修改,創(chuàng)建、清空、引入、輸出年度賬，完成各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)，該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。,1、第一次需以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè),2、修改密碼,注意,一定要牢記設(shè)置的系統(tǒng)管理員密碼，否則無(wú)法以系統(tǒng)管理員的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，也就不能執(zhí)行賬套數(shù)據(jù)的引入和輸出。 考慮實(shí)際教學(xué)環(huán)境，建議不要設(shè)置系統(tǒng)管理員密碼。,3、系統(tǒng)管理界面,4、增加用戶（操作員）,注意,只有系統(tǒng)管理員才有權(quán)限設(shè)置角色和用戶。 用戶（操作員）編號(hào)在系統(tǒng)中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號(hào)也不能重復(fù)。設(shè)置操作員口令時(shí)，為保密起見(jiàn)，輸入的口令字以“*”號(hào)在屏幕上顯示。所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除。,三、賬套建立, 創(chuàng)建賬套,已存賬套：系統(tǒng)將己存在的賬套以下拉列表框的形式顯示，用戶只能查看，不能輸入或修改。 賬套號(hào)：3位，可使用系統(tǒng)默認(rèn)，也可修改，取值范圍：001-999，新建賬套號(hào)與已有賬套號(hào)不得相同 。 賬套名稱：輸入企業(yè)名稱。 賬套路徑：用來(lái)確定新建賬套將要被放置的位置 , 系統(tǒng)默認(rèn)的路徑為 C:U8SOFTAdmin, 用戶可以人工更改。 啟用會(huì)計(jì)期：必須輸入新建賬套的被啟用日期。系統(tǒng)默認(rèn)為計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)日期。啟用會(huì)計(jì)期不能在機(jī)內(nèi)系統(tǒng)日期之后。,輸入單位信息,單位名稱：用戶單位的全稱，必須輸入。企業(yè)全稱只在發(fā)票打印時(shí)使用，其余情況全部使用企業(yè)的簡(jiǎn)稱。 單位簡(jiǎn)稱：用戶單位的簡(jiǎn)稱，必須輸入。 其他欄目都屬于任選項(xiàng) , 參照實(shí)驗(yàn)資料輸入即可。 輸入完成后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)行核算類(lèi)型設(shè)置。,企業(yè)類(lèi)型：用戶必須從下拉列表框中選擇輸入。系統(tǒng)提供了工業(yè)、商業(yè)兩種類(lèi)型。 選擇工業(yè)模式，則系統(tǒng)不能處理受托代銷(xiāo)業(yè)務(wù)；如果選擇商業(yè)模式，委托代銷(xiāo)和受托代銷(xiāo)都能處理。本例選擇“工業(yè)”模式。 按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)科目，則選中該復(fù)選框，本例選擇“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”輸入完成后，單擊“下一步”按鈕，進(jìn)行基礎(chǔ)信息設(shè)置。,基礎(chǔ)信息設(shè)置,如果單位的存貨、客戶、供應(yīng)商相對(duì)較多，可以對(duì)他們進(jìn)行分類(lèi)核算。 如果此時(shí)不能確定是否進(jìn)行分類(lèi)核算，也可以建賬完成后，由賬套主管在“修改賬套” 功能中設(shè)置分類(lèi)核算。,確定分類(lèi)編碼方案,注意： 單擊黃色框中的數(shù)字對(duì)各類(lèi)編碼方案進(jìn)行修改，其中“科目編碼級(jí)次”框中的第一級(jí)編碼長(zhǎng)度為“4”不得更改； 設(shè)置的編碼方案不能超過(guò)最大級(jí)數(shù)； 若需要?jiǎng)h除級(jí)長(zhǎng)，須從最末一級(jí)開(kāi)始刪除； 在建立賬套時(shí)，設(shè)置存貨（客戶、供應(yīng)商）不需分類(lèi)，此時(shí)便不能進(jìn)行存貨分類(lèi)（客戶分類(lèi)、供應(yīng)商分類(lèi)）的編碼方案設(shè)置； 如此時(shí)按系統(tǒng)默認(rèn)分類(lèi)，在建賬完畢后，在“企業(yè)門(mén)戶-基礎(chǔ)信息-基本信息”中根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行修改。 此編碼方案使用后不能更改。若更改，必須將相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)刪除。,數(shù)據(jù)精度是指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)，如果需要進(jìn)行數(shù)量核算，需要認(rèn)真填寫(xiě)該項(xiàng)。 進(jìn)行存貨數(shù)量小數(shù)位、存貨單價(jià)小數(shù)位、開(kāi)票單位小數(shù)位、件數(shù)小數(shù)位、換算率小數(shù)位的定義，本例中均采用默認(rèn)設(shè)置，將其定義為2位； 點(diǎn)擊確定按鈕，屏幕提示“創(chuàng)建賬套云南大地自控股份有限公司：001成功”，至此，完成云南大地自控股份有限公司新建賬套的工作。,數(shù)據(jù)精度定義,退出系統(tǒng),單擊工具欄上的“退出”按鈕，返回系統(tǒng)管理。 另外分類(lèi)編碼方案、數(shù)據(jù)精度、系統(tǒng)啟用項(xiàng)目可以由賬套主管在“企業(yè)門(mén)戶”“基礎(chǔ)信息”“基本信息”中進(jìn)行修改。,操作員權(quán)限設(shè)置,雙擊,四、賬套修改,賬套設(shè)置完畢后，如果需要更改或補(bǔ)充賬套信息，那么可以通過(guò)修改賬套功能來(lái)完成。 操作步驟如下： 注冊(cè) 在 系統(tǒng)菜單中單擊注冊(cè) ；屏幕顯示系統(tǒng)管理員登錄對(duì)話框； 在“管理員”框中，選擇01 ； 輸入正確密碼后, 系統(tǒng)管理員登錄對(duì)話框變?yōu)橄聢D所示的賬套主管登錄對(duì)話框；,五、賬套引入、輸出及刪除,引入或輸出賬套實(shí)際上分別是對(duì)賬套數(shù)據(jù)的恢復(fù)或備份功能。通過(guò)這一功能可恢復(fù)或保存該賬套的數(shù)據(jù)； 引入或輸出的賬套