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文檔簡介
用友ERP-U8系統(tǒng)安裝環(huán)境要求:,512M-1G 內(nèi)存 40g 以上硬盤 CPU 1.7 GH以上 網(wǎng)絡(luò)暢通 SQL server 2000 Internet 服務(wù)管理:IIS(Internet Information Server),系統(tǒng)管理,1)系統(tǒng)管理員 (admin) 建立賬套/增加用戶/分配權(quán)限(一般都有AS、GL權(quán)限) 賬套輸出/賬套引入 (不是簡單復(fù)制、粘貼;輸出的賬套會壓縮后加前Uferpact. 而引入的賬套必須是前綴Uferpact.文件,不能是文件夾) 設(shè)置賬套備份、備份計劃 清除異常任務(wù)/清除單據(jù)鎖定,2)賬套主管(demo) 修改賬套/分配權(quán)限(無新建用戶權(quán) ) 建立年度賬,年度賬備份 (新建賬套可以直接使用,一年后需要建立年度賬) 清空年度賬 3)賬套備份 自動備份 手工備份,注冊:系統(tǒng)服務(wù)系統(tǒng)管理系統(tǒng)注冊輸入用戶名 Admin (即系統(tǒng)管理員,練習(xí)時請不要設(shè)置密碼) 建賬:帳套建立(注意啟用期間的選擇、選擇外幣核算、編碼方案中部門編碼改為22結(jié)構(gòu)) 增加用戶:權(quán)限用戶(增加操作員) 設(shè)置權(quán)限:權(quán)限權(quán)限(分配權(quán)限注意選擇對應(yīng)賬套和操作員) 賬套的輸出與引入 注意:請牢記所建賬套主管編碼或名稱和賬套名稱!,4)建立新賬套:,學(xué)習(xí)內(nèi)容:,一、啟用總賬模塊:基本信息系統(tǒng)啟用 二、系統(tǒng)初始化設(shè)置:部門檔案、客商資料、會計科目設(shè)置、結(jié)算方式錄入、期初余額錄入 三、日常處理:憑證制單、審核、記帳 四、期末處理:轉(zhuǎn)帳、結(jié)帳,第一部分:用友ERP-U8:總賬,1、系統(tǒng)概述,用友總賬系統(tǒng)還提供輔助管理功能:個人借款管理、部門核算、項目管理、往來管理。 可隨時查詢包括未記賬憑證的所有賬表,可滿足及時性要求。,總賬系統(tǒng)是企業(yè)財務(wù)系統(tǒng)的基本子系統(tǒng),屬于中樞地位,概括反映了供產(chǎn)銷等全部經(jīng)濟業(yè)務(wù)的綜合信息。 總賬系統(tǒng)和ERP下屬其他系統(tǒng)間有數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系:可接受其他系統(tǒng)傳來的憑證,同時向其他系統(tǒng)提供財務(wù)數(shù)據(jù),生成財務(wù)報表,進行財務(wù)分析。,2、初始化設(shè)置,2.1 初始化基礎(chǔ)檔案設(shè)置(“設(shè)置”“基礎(chǔ)檔案” ) 基礎(chǔ)檔案是系統(tǒng)運行的基石,賬套中的子系統(tǒng)共享基礎(chǔ)檔案。在建賬前需要設(shè)置基礎(chǔ)檔案。 由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)間有先后關(guān)系,基礎(chǔ)檔案的設(shè)置有一定順序,見下表:,編碼規(guī)則輸入: 先輸?shù)谝患?,再輸?shù)诙?eg:* *表示2級,第一級1位數(shù) 第二級2位數(shù),2.1.1 基礎(chǔ)檔案部門、職員檔案設(shè)置 案例:環(huán)球電腦公司,單位性質(zhì):商業(yè)。該公司有6個部門,共12個職員。,注意: 、保存部門檔案后只能修改部門名稱和輔助信息,不能修改編碼。 如果編碼有誤,只能刪除此編碼部門。但必須是未啟用的編碼。 即如果已經(jīng)啟用部門,不能修改編碼。 、業(yè)務(wù)員:單位的業(yè)務(wù)人員,或體現(xiàn)在業(yè)務(wù)單據(jù)中的人員。 操作員:操作系統(tǒng)的人員。 、保存人員檔案后只能修改除編碼外其他信息。,2.1.2 基礎(chǔ)檔案客商信息設(shè)置 企業(yè)可按行業(yè)、地區(qū)、客商屬性對客戶和供應(yīng)商進行分類,而后增加客商信息(設(shè)置客戶檔案)。 eg:客戶分類:批發(fā)、零售、專柜、代銷、其他(用于擴展) 供應(yīng)商分類:品牌供應(yīng)商、硬盤供應(yīng)商、耗材供應(yīng)商、軟件供應(yīng)商、其他。,注意: 1、修改原則也是只能修改編碼以外的信息。 2、客戶(供應(yīng)商)檔案必須設(shè)置在最末級分類下。 3、對客戶又是供應(yīng)商的情況,在設(shè)置客戶時要設(shè)置“對應(yīng)供應(yīng)商”。 4、為了進行管理,還有其他頁簽設(shè)置,如“聯(lián)系”、“信用”等。,2.1.3 基礎(chǔ)檔案會計科目設(shè)置,會計科目的增加、刪除、修改、輔助核算指定.一級科目按會計制度要求,二級及以下明細(xì)可以自行設(shè)置。 可以對債權(quán)、債務(wù)類科目進行輔助核算。 eg:,增加科目:銀行存款工行存款 銀行存款中行存款:美元戶,固定匯率核算 刪除科目:其他貨幣資金存出投資款 修改科目:銀行存款中行存款 對“應(yīng)收賬款”科目作“客戶往來”輔助核算指定 對“應(yīng)付賬款”作“供應(yīng)商往來”輔助核算 將“營業(yè)費用”的明細(xì)科目復(fù)制到“管理費用”下,注意: 、在設(shè)置科目前,一般需要先設(shè)置外幣。 2、修改科目時,如果已啟用,則編碼不能改動。 3、刪除科目的要求:不是末級科目;沒有使用 4、可以成批復(fù)制明細(xì)科目。使用“編輯”下“成批復(fù)制”功能。 5、現(xiàn)金流量科目應(yīng)作現(xiàn)金流量項目指定。 應(yīng)作現(xiàn)金科目和銀行存款科目指定。,2.1.4 基礎(chǔ)檔案憑證類別和結(jié)算方式,設(shè)置了會計科目后,應(yīng)該對憑證類別作設(shè)置。 憑證類別 結(jié)算方式,軟件默認(rèn)標(biāo)點是半角狀態(tài)!,為了和銀行結(jié)算而設(shè)置,相當(dāng)于手工下的支票登記簿,注意:對于現(xiàn)金與銀行存款之間的互相轉(zhuǎn)化業(yè)務(wù),一般只編付款憑證,不編收款憑證 。 以現(xiàn)金存入銀行填現(xiàn)金付款憑證 從銀行提取現(xiàn)金填銀行存款付款憑證,2.2 初始化參數(shù)設(shè)置,內(nèi)容:憑證、賬簿、憑證打印、預(yù)算控制 權(quán)限、會計日歷、其他 設(shè)定:如果需要修改默認(rèn)設(shè)定,應(yīng)先點擊右下角“編輯”,才能進行改動。,啟用總賬時,要確定本企業(yè)的核算要求,即進行參數(shù)設(shè)置。設(shè)定后,一般不能隨意更改。,eg :環(huán)球電腦銷售公司: 制單要求支票控制、資金及往來科目赤字控制、允許修改、作廢他人填制的憑證; 憑證編號方式采用系統(tǒng)編號; 外幣核算采用固定匯率; 憑證要求打印憑證頁腳姓名、可查詢他人憑證、現(xiàn)金流量科目必錄現(xiàn)金流量項目(不選) 、批量審核憑證進行合法性校驗,憑證按科目、摘要相同方式合并。,2.3 初始化期初余額錄入,包括輸入期初余額、核對、試算平衡。,1.期初余額:建賬月份的月初余額 年初建賬 年初余額=期初余額 年中建賬 年初余額+累計借方-累計貸方=期初余額=月初余額 2. 錄入余額時注意科目所在行的顏色顯示 白色:表示末級科目,可直接錄入余額 灰色:表示非末級科目,不必輸入余額,由明細(xì)科目錄入后自動累加 黃色:表示科目掛了輔助核算,雙擊單元格進入明細(xì)余額的錄入,eg:環(huán)球電腦公司期初余額如下:,1、錄入10月月末值,2、錄入1-10借方發(fā)生額,3、錄入1-10貸方發(fā)生額,自動產(chǎn)生,3、總賬日常業(yè)務(wù),3.1 填制憑證 3.2 憑證審核 3.3 憑證記賬 3.4 修改操作 3.5 出納管理 3.6 期末處理 3.7 賬簿管理,1、增加憑證:使用末級科目制單,日期應(yīng)啟用日期,但應(yīng)該小于機內(nèi)系統(tǒng)日期。 F5:增加: F6:保存 F2:參照 F11:原幣、匯率、本幣換算 空格:改變金額方向 ; “=”:借貸平衡 負(fù)號:紅藍字切換; 回車:自動進入下一行,并帶入上行的摘要 2、保存憑證:增加下一張會自動保存本張憑證 3、修改憑證:在填制憑證界面中進行 憑證月份、憑證類別、憑證編號不可改 外部憑證不能在總帳中修改 4、刪除憑證 :在“制單”中操作 先作廢憑證 后整理憑證,3.1 填制憑證(),輸入時需注意輸入法!,憑證自定義項,如總第0002號,輔助核算信息,輔助核算信息,外部系統(tǒng)制單信息,當(dāng)前分錄號,案例1 11月2日,從工行提取現(xiàn)金10000元。,借:現(xiàn)金 10000 貸:銀行存款工行 10000,案例2 11月3日,銷售一部王齊報銷差旅費3600元。,借:管理費用銷售一部 3600 貸:其他應(yīng)收款 3600,案例3 11月8日,收到A公司投資資金10000美元。,借:銀行存款中行存款 84000(10000美元) 貸:股本 84000,案例3 11月9日,從供應(yīng)商采購硬盤100個,單價(含稅)133元,商品已驗收入庫,貨款暫欠。,借:庫存商品 11571 應(yīng)交稅金應(yīng)交增值稅(進項稅額)1729 貸:應(yīng)付賬款 13300,案例5 刪除業(yè)務(wù)2的憑證。并將第一筆分錄制單人改為李明。,案例6 11月20日,從工行提取現(xiàn)金47539元準(zhǔn)備發(fā)工資。,借:現(xiàn)金 47539 貸:銀行存款工行 47539,小技巧: 1、填制憑證中途需退出時,可用“制單”下的“單據(jù)保存”。下次繼續(xù)錄入時,用“制單”下“草稿引入”即可。 2、修改輔助核算時,將光標(biāo)移至需修改的科目處: 將鼠標(biāo)置于“備注”需修改處,出現(xiàn)鉛筆樣時單擊; 雙擊憑證右下角第三個圖標(biāo); 3、修改制單人:最簡單的方法是修改摘要后改人名,再改回摘要即可。,填制憑證(2),1、對現(xiàn)金流量科目要做現(xiàn)金流量項目指定。這樣在填制憑證時,就需要將涉及的現(xiàn)金流量項目及金額輸入。 2、可在“基礎(chǔ)檔案”-“其他” 中設(shè)置常用摘要。(因為業(yè)務(wù)中產(chǎn)生單據(jù)時也有可能用到常用摘要,因此屬于基礎(chǔ)檔案。) 3、可在“總賬”“憑證”“常用憑證”中設(shè)置常用憑證。使用時,在進入“填制憑證”后,“制單”“調(diào)用常用憑證”,輸入編號即可。 也可在錄入時,直接設(shè)置常用憑證。即在輸入某張憑證后,“制單”“生成常用憑證”,輸入編號和說明,再進入常用憑證刪除金額、輔助信息即可。 4、項目輔助管理:項目科目已進行輔助項目核算定義;進入“基礎(chǔ)檔案”“財務(wù)”“項目目錄”中定義項目內(nèi)容。,案例7 11月20日,支付在建工程一號辦公樓的工程款10000。,借:在建工程 10000 貸:銀行存款工行 10000,eg:要求對本公司在建工程進行項目管理: 已知在建工程:、宿舍101 員工宿舍 、辦公樓201 一號辦公樓 202 二號辦公樓,順序: 科目設(shè)置項目目錄添加新項目大類選定此項目的對應(yīng)會計科目并“確定”對此新項目增加分類對各類別進行具體檔案(目錄)設(shè)置,3.2 審核憑證,在執(zhí)行審核前,如果設(shè)置了總賬選項中的“出納憑證必須經(jīng)由出納簽字”、“憑證必須經(jīng)由主管會計簽字”,則應(yīng)先做此類工作,否則無法記賬。(注意更換操作員),在執(zhí)行審核工作時,應(yīng)更換操作員: 系統(tǒng)重新注冊選擇另一操作員 再審核憑證: 憑證審核憑證 注意:審核人與制單人不能為同一人;審核后不能修改,如要修改必須取消審核。只有審核本人才能取消審核。,3.3 記賬,1、自動登記總賬、明細(xì)賬和所有輔助核算賬 2、作廢憑證如果不刪除,無需審核直接參與記賬 3、一個月內(nèi)可執(zhí)行多次記賬工作 注:不能記賬處理原因: 1)如為第一次執(zhí)行記賬,則一般原因是期初余額試算不平; 2)上月末沒有完成結(jié)賬。 3)未審核、未經(jīng)出納/主管簽字的憑證不能記賬; 4)記賬時不能中途退出。,3.4 憑證的修改、刪除,對于未記賬憑證,可以“無痕跡”修改: 1、取消審核 2、取消主管簽字 3、取消出納簽字 4、修改或刪除憑證 對于已記賬憑證, 只能“有痕跡”修改紅字沖銷法或補充登記法。沖銷后需要編制正確藍字憑證并審核記賬。,3.5 出納管理銀行對賬,銀行對賬 由于企業(yè)賬務(wù)處理和銀行結(jié)算時間不一致,存在未達賬項,為了保證賬實相符,了解實際可動用存款余額,需要定期將銀行存款日記賬和銀行出具的對賬單進行核對,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 注意:銀行對賬的科目是在科目設(shè)置時定義為“銀行賬”輔助核算的科目。,、錄入對賬期初數(shù)據(jù):日記賬、對賬單的期初余額及未達賬項。(以后期對賬時無需此工作) 、錄入銀行對賬單內(nèi)容,、自動對賬手工對賬 對憑證中輸入不規(guī)范或不全面而造成不能全面自動對賬的情況,可以采用手工對賬。 、編制余額調(diào)節(jié)表,可以通過“查看”查詢詳細(xì)的調(diào)節(jié)表。 、核銷已達賬 對賬后,已達賬項已無保留價值??梢院虽N。核銷后的單位銀行存款日記帳將不再參與以后銀行存款的勾對。剩下的未達賬項將繼續(xù)參與以后的銀行存款的勾對。,例題:環(huán)球電腦公司的啟用時間是2007年11月,對賬科目是“工行存款”科目。期初企業(yè)日記賬余額是1200000元,銀行對賬單余額是1200000元。期初無未達賬項。 11月銀行對賬單如下表:,3.6 期末處理,記賬后的工作:轉(zhuǎn)賬、試算平衡、對賬、結(jié)賬 3.6.1 定義轉(zhuǎn)賬憑證 1、轉(zhuǎn)賬設(shè)置(類似于常用憑證) 自定義轉(zhuǎn)賬: 自己定義轉(zhuǎn)賬憑證,如費用的分?jǐn)?、計提?匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn):先進入“基礎(chǔ)檔案”中“外幣設(shè)置” 中設(shè)置期末調(diào)整匯率,再進入期末業(yè)務(wù),生成匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證。 期間損益結(jié)轉(zhuǎn):期末將損益類科目結(jié)轉(zhuǎn)至本年利潤科目。 、生成轉(zhuǎn)賬憑證 注意: (1)在生成轉(zhuǎn)賬憑證前,必須把所有憑證審核、記賬。 (2)轉(zhuǎn)賬憑證的生成順序應(yīng)注意:一般最后做期間損益結(jié)轉(zhuǎn)。 (3)每生成一張轉(zhuǎn)賬憑證,都應(yīng)審核、記賬,再做下一張轉(zhuǎn)賬憑證! 如: 調(diào)匯前必須將所有涉及外匯業(yè)務(wù)的憑證進行過賬 在期間損益結(jié)轉(zhuǎn)前,勿忘對轉(zhuǎn)賬生成的新憑證審核、記賬!生成損益結(jié)轉(zhuǎn)憑證后,還需要再對此新憑證審核、記賬!否則報表數(shù)據(jù)不正確!,例題:計提環(huán)球公司11月生產(chǎn)部門一車間固定資產(chǎn)折舊費15000元。 借:制造費用 15000 貸:累計折舊 15000 例題:設(shè)置環(huán)球公司期間損益結(jié)轉(zhuǎn)的自動轉(zhuǎn)賬憑證。,3.7 月末結(jié)賬,結(jié)賬:結(jié)出本期各賬戶的發(fā)生額及余額并終止本期日常工作。 電算化方式下,結(jié)賬是對當(dāng)月日常處理的限制和對下月的初始化。 注意:結(jié)賬只能做一次!,3. 賬簿查詢聯(lián)查功能,1、查詢總賬 2、查詢明細(xì)賬(除日記賬) 3、多欄賬:特殊 先設(shè)置多欄賬:科目及內(nèi)容 再查詢 4、輔助核算 5、日記賬:日記賬科目必須進行指定,1、基本概念 2、制作自定義報表 3、報表模板的應(yīng)用,第二部分:UFO報表,1、基本概念,1.1 格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài) 通過“編輯”中“格式/數(shù)據(jù)狀態(tài)”,在設(shè)計格式狀態(tài)和處理數(shù)據(jù)狀態(tài)之間切換。 格式狀態(tài):用于設(shè)計報表格式、設(shè)置關(guān)鍵字和單元公式。 數(shù)據(jù)狀態(tài):錄入關(guān)鍵字,用于管理報表的數(shù)據(jù)。在此狀態(tài)下,可以插入表頁。 1.2 單元:由行和列交錯而確定的空格,單元是組成報表的最小單位。單元包括數(shù)值單元、字符單元(數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入)以及表樣單元(格式狀態(tài)下錄入。) 1.3 表頁與表:一個報表文件最多可以包含99,999張表頁。一個報表中所有表頁具有相同的格式,但其中數(shù)據(jù)不同。 1.4 關(guān)鍵字:是游離于單元之外的特殊數(shù)據(jù)單元,是識別表頁間的唯一標(biāo)志,如單位名稱、年、月、季、日等。可用于在大量表頁總快速選擇表頁。 注意:關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義,其值在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。 1.5單元公式:為報表數(shù)據(jù)單元進行賦值的公式,賬務(wù)取數(shù)公式。,2、制作自定義報表,第一步:啟動報表系統(tǒng),建立報表 第二步: 設(shè)計報表格式 第三步: 定義公式 第四步:報表數(shù)據(jù)處理 第五步:打印報表,Eg:制作流動負(fù)債明細(xì)表:,3、報表模板的應(yīng)用,新建報表“格式”“報表模板” 注意:使用模板時,可能需要對模板公式進行修改。 Eg:在利潤表模板中,以費用的借方發(fā)生額作為本月發(fā)生數(shù)。如果費用類科目有貸方發(fā)生額 ,則應(yīng)該如何處理?,方法一: 對費用類貸方發(fā)生額,平時以借方紅字計入憑證。 方法二;對費用類貸方發(fā)生額,以貸方藍字計入憑證。在期末結(jié)轉(zhuǎn)損益之前,調(diào)用報表模板,并更改公式為借方-貸方發(fā)生額,生產(chǎn)報表。,第三部分:固定資產(chǎn),、系統(tǒng)概述: 用友固定資產(chǎn)系統(tǒng)的基本原則:嚴(yán)格的序時管理,序時到日。 包括三部分功能: 初始設(shè)置 日常處理 月末處理,企業(yè)應(yīng)用流程:,、固定資產(chǎn)初始化,2.1 新建賬套 初始化固定資產(chǎn)帳套(選項) 1、與賬務(wù)系統(tǒng)接口 2、基本信息 3、折舊設(shè)置 4、其他 注意:“與總賬對賬”功能指需要將固定資產(chǎn)系統(tǒng)內(nèi)所有資產(chǎn)的原值、累計折舊和總賬系統(tǒng)中的固定資產(chǎn)科目和累計折舊科目的余額核對,看數(shù)值是否相等。如果不平,說明兩個系統(tǒng)間存在偏差,應(yīng)引起注意,予以調(diào)整。 但有時偏差可能是操作的時間差異,如開始使用固定資產(chǎn)賬套時,第一個月原始卡片沒有錄入完畢等,因此,一般剛啟用時選擇“對賬不平時允許固定資產(chǎn)月末結(jié)賬” 。,案例: 環(huán)球電腦銷售公司的固定資產(chǎn)啟用月份是2007年11月。采用平均年限法按月計提折舊。折舊總分配周期是1,當(dāng)(月初已計提月份=可使用月份-1)時,要求將剩余折舊全部提足。 固定資產(chǎn)類別編碼方式為“2-1-1-2”(國家規(guī)定的4級6位方式),采用自動編碼,編碼方式為按“類別編碼+序號”,序號長度為3。 固定資產(chǎn)要求與總賬系統(tǒng)進行對賬;對賬不平衡的情況下允許月末結(jié)帳。 固定資產(chǎn)對賬科目為“1501-固定資產(chǎn)”;累計折舊對賬科目為“1502-累計折舊”。,注意: 固定資產(chǎn)初始化完成后,如需對參數(shù)進行舊改,可通過“選項”進行修改。但有些參數(shù)不能修改。 不可修改項: 本賬套是否計提折舊; 本賬套開始使用期間; 固定資產(chǎn)自動編碼方式。 如設(shè)置錯誤,只能重新初始化,將清空對賬套所做的一切工作。,2.2 基礎(chǔ)設(shè)置,1、部門檔案(與總賬連用時,可直接調(diào)用) 2、部門對應(yīng)折舊科目:通過“修改”增加 對有下級的部門進行設(shè)置時,可以直接定義一級部門來統(tǒng)一本部門所有下屬級別的折舊科目。 3、資產(chǎn)類別 注意:新增的固定資產(chǎn)只能在最新會計期間可以增加,月末結(jié)賬后不能增加。 每個固定資產(chǎn)編碼及名稱唯一。 已使用的類別不得修改計提屬性、不得增加下級和刪除、 4、增減方式:通過“修改”定義對應(yīng)入賬科目 5、資產(chǎn)使用狀況: 會計準(zhǔn)則規(guī)定;除土地和已提足折舊外的固定資產(chǎn),均需計提折舊。 、折舊方法: 平均年限法一:提折舊時以原價為基礎(chǔ)計提 平均年限法二:提折舊時以初始化時為基礎(chǔ)計提 方法不同,結(jié)果相同。,案例: 對環(huán)球電腦公司各部門進行對應(yīng)折舊科目定義,均定義為管理費用-折舊費; 環(huán)球電腦公司資產(chǎn)分為3大類: 土地-不計提折舊 房屋及建筑物-30年,2%凈殘值,平均年限法計提折舊 設(shè)備-10年,5%凈殘值,平均年限法計提折舊 增加方式: 直接購入銀行存款(工行);投資者投入實收資本;捐贈接受捐贈非現(xiàn)金資產(chǎn)準(zhǔn)備;盤盈待處理固定資產(chǎn)損溢;在建工程轉(zhuǎn)入在建工程;融資租入長期應(yīng)付款 減少方式: 出售固定資產(chǎn)清理;盤虧待處理固定資產(chǎn)損溢;投資轉(zhuǎn)出其他股權(quán)投資;捐贈轉(zhuǎn)出固定資產(chǎn)清理;報廢固定資產(chǎn)清理;毀損-固定資產(chǎn)清理;融資租出- 應(yīng)收賬款,2.3 卡片處理,2.3.1 錄入原始卡片 原始卡片不限制必須在初始月錄入完畢,任何時候都可以錄入原始卡片。 卡片一旦結(jié)賬啟用,只能通過變動單調(diào)整。 eg:錄入環(huán)球公司固定資產(chǎn)原始卡片: 固定資產(chǎn):辦公樓由多部門使用,共同分?jǐn)傉叟f費,購入
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