檔案管理_tbs數(shù)字檔案館解決方案

TBS數(shù)字檔案館解決方案一背景介紹隨著我國各行各業(yè)信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，全國各級(jí)檔案館的數(shù)字化建設(shè)需求也提到了日程上來。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃，把“加快檔案信息化建設(shè)”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列入其中；同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)研討會(huì)上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設(shè)。如何運(yùn)用數(shù)字化的手段將現(xiàn)有的檔案資料以數(shù)字化處理為核心，以管理和共享為目的，推動(dòng)檔案事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展，成為了檔案館亟待解決的問題。 二需求分析傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化建設(shè)并不是一蹴而就的過程，而是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字化過程一般由三個(gè)相互聯(lián)系的階段組成：1、檔案館數(shù)字化。檔案館的數(shù)字化包含著以下三層含義，其一是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的引入，建立檔案館的自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館自動(dòng)化管理，完成日常業(yè)務(wù)與檔案管理的數(shù)字化；其二是館藏信息數(shù)字化，數(shù)字化的館藏檔案信息能直接被計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理，建成完備的信息數(shù)據(jù)庫；其三是構(gòu)建平滑高效的檔案信息數(shù)字化傳輸平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一管理和資源共享。2、數(shù)字化檔案館。在檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)上，形成以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容，以計(jì)算機(jī)為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的一種新型檔案館，是采用現(xiàn)代高新技術(shù)的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。3、數(shù)字檔案館。在數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)上，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化信息共享，形成超大規(guī)模的、便于使用的、沒有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)終端提出需求，由數(shù)字檔案館系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時(shí)間和地理?xiàng)l件的限制。根據(jù)上述傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化過程三個(gè)階段的特點(diǎn)，北京市金信橋網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有限責(zé)任公司（TBS）通過多年致力于數(shù)字資源應(yīng)用技術(shù)研究和產(chǎn)品的開發(fā)，推出了TBS數(shù)字檔案館解決方案，此方案從檔案館數(shù)字化過程的基礎(chǔ)階段入手，通過先進(jìn)的技術(shù)理念，運(yùn)用成熟的局域網(wǎng)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，從而大大的提高了檔案館的數(shù)字化進(jìn)程，為日后的虛擬檔案館建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 三總體目標(biāo)通過開發(fā)建設(shè)檔案館數(shù)字化應(yīng)用系統(tǒng)，打造業(yè)務(wù)工作、資源建設(shè)、應(yīng)用管理及服務(wù)的一體化共享平臺(tái)，建成結(jié)構(gòu)合理、功能強(qiáng)大、集成度高、安全穩(wěn)定、方便易用的信息集成系統(tǒng)。重點(diǎn)提高以下幾個(gè)方面的能力： 服務(wù)創(chuàng)新與應(yīng)用能力； 資源整合與利用能力； 知識(shí)共享與轉(zhuǎn)移能力； 檔案館建筑智能化能力； 信息化辦公與管理能力； 內(nèi)部與外部交互能力。 四方案介紹本方案提供的功能由業(yè)務(wù)管理、資源建設(shè)、資源管理、資源服務(wù)四大類產(chǎn)品組成。數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)組成檔案館工作數(shù)據(jù)流1業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是構(gòu)筑檔案館的業(yè)務(wù)自動(dòng)化、辦公自動(dòng)化，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、館員、用戶的有效管理，是數(shù)字檔案館建設(shè)基礎(chǔ)平臺(tái)。業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成：11辦公管理系統(tǒng) 辦公管理系統(tǒng)是保證檔案館網(wǎng)絡(luò)正常辦公、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，也是與國家實(shí)行電子政務(wù)公開、提高效率的要求相一致的。辦公管理系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)人事管理、財(cái)務(wù)管理、財(cái)產(chǎn)管理、檔案管理等內(nèi)部事務(wù)和館際交流、學(xué)術(shù)活動(dòng)等外部事務(wù)。該系統(tǒng)為整個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)的運(yùn)行提供流程上的控制，利用權(quán)限管理的功能，保證系統(tǒng)中整個(gè)流程中數(shù)據(jù)的安全性和可控性。實(shí)現(xiàn)檔案館內(nèi)部辦公管理和高效溝通以及對(duì)其他信息系統(tǒng)的整合管理，最終幫助檔案館建立統(tǒng)一而高效的信息管理體系。辦公管理系統(tǒng)功能模塊12檔案管理系統(tǒng) 檔案管理系統(tǒng)是將檔案館的日常工作業(yè)務(wù)流程數(shù)字化，只有將日常工作流程數(shù)字化，才能保證日后檔案館的整體數(shù)字化進(jìn)程。檔案管理系統(tǒng)從檔案工作的實(shí)際需要出發(fā)，以“文檔一體、綜合管理、館室銜接”為原則，涵蓋了檔案業(yè)務(wù)處理的全過程，包括文件管理、檔案管理和資料管理，以及業(yè)務(wù)處理流程中的收集、整理、保存價(jià)值鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研、開發(fā)利用以及檔案的移交和接收等。系統(tǒng)處處以符合用戶的使用習(xí)慣為出發(fā)點(diǎn)，界面美觀、功能鍵統(tǒng)一，每個(gè)模塊業(yè)務(wù)流程一目了然。并且系統(tǒng)處處以向?qū)У姆绞揭龑?dǎo)用戶實(shí)現(xiàn)其功能，使用戶輕松完成系統(tǒng)操作。在靈活性和擴(kuò)展性上，用戶不僅可以個(gè)性化地設(shè)計(jì)操作界面，動(dòng)態(tài)調(diào)整實(shí)體分類和檔號(hào)格式，還可靈活定義信息門類結(jié)構(gòu)和創(chuàng)建報(bào)表格式。整個(gè)系統(tǒng)具有如下優(yōu)點(diǎn)： 系統(tǒng)涵蓋了檔案業(yè)務(wù)的全過程，易學(xué)易用。 優(yōu)化文件管理和檔案管理，做到了兩者的無縫連接。 檢索方式靈活多樣，確保查詢的速度。 管理對(duì)象可隨意擴(kuò)充，體現(xiàn)了系統(tǒng)的可擴(kuò)展性和開放性。 量身定制和通用標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合，優(yōu)化檔案管理。 人性化的設(shè)計(jì)理念，讓用戶完全自定義。 完善的數(shù)據(jù)管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，確保數(shù)據(jù)的安全。檔案管理系統(tǒng)工作流2資源建設(shè)類 資源建設(shè)類產(chǎn)品是加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)的重要保障，也是檔案館提供各種服務(wù)的基礎(chǔ)。目前，各級(jí)檔案館資源建設(shè)主要存在檔案資源利用率不高、開發(fā)深度不夠、檔案資源建設(shè)周期長等問題。通過建設(shè)該系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)館內(nèi)檔案資源的整合、發(fā)布與共享。資源建設(shè)系統(tǒng)是數(shù)字資源建設(shè)的工具，通過數(shù)字化加工系統(tǒng)將實(shí)體紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字化資源，通過音視頻采集加工系統(tǒng)加工各種音視頻檔案資源。這些多媒體檔案資源及館藏?cái)?shù)字檔案必須通過加工標(biāo)引系統(tǒng)加工以后才能成為規(guī)范化數(shù)字化檔案資源，為用戶提供服務(wù)。檔案資源建設(shè)系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成：21數(shù)字化加工系統(tǒng) 數(shù)字化加工系統(tǒng)是將檔案材料按規(guī)范的元數(shù)據(jù)作整理,加工,組織在一起,形成有序的數(shù)字資源庫。利用數(shù)字化加工軟件，對(duì)各類檔案分批進(jìn)行數(shù)字化加工，改變檔案載體的形式，使檔案資源可以上載到網(wǎng)絡(luò)上，處于“激活”狀態(tài)，使有用信息得到高效流轉(zhuǎn)。數(shù)字化加工對(duì)象主要分為可以公開的檔案資源及涉密檔案兩大類。可以公開的檔案資源的加工主要針對(duì)查詢頻率較高的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有針對(duì)性的加工。涉密資料的加工必須是專人專機(jī)，設(shè)立涉密檔案加工車間，防止檔案泄密。數(shù)字化加工系統(tǒng)工作流程22音視頻加工系統(tǒng) 音視頻加工系統(tǒng)主要實(shí)現(xiàn)多種來源多種格式的音像檔案資源的采集、轉(zhuǎn)換、效果處理、內(nèi)容切割、著錄入庫等功能。音視頻加工的檔案資料來源可為磁帶、視頻光盤、錄像帶等。系統(tǒng)可以支持當(dāng)前主流媒體資源格式（ASF、WMV、Divx、RM、MOV）。提供多種格式轉(zhuǎn)換工具，對(duì)館藏的大量的音、視頻檔案資源，采用軟件轉(zhuǎn)碼技術(shù)，通過批量轉(zhuǎn)換，由VOB或DAT文件直接轉(zhuǎn)碼為WMV格式的流媒體文件。實(shí)時(shí)采集參數(shù)可調(diào)：分辨率、亮度、對(duì)比度、視頻信號(hào)輸入方式、制式等系統(tǒng)參數(shù)可調(diào)。對(duì)轉(zhuǎn)換好的文件進(jìn)行編目、分類、和存儲(chǔ)管理，便于服務(wù)器快速查找和調(diào)用。23元數(shù)據(jù)加工系統(tǒng) 將數(shù)字化檔案與檔案館自動(dòng)化相結(jié)合是元數(shù)據(jù)加工與應(yīng)用系統(tǒng)作用的結(jié)果。其中最為重要的是元數(shù)據(jù)的選擇和實(shí)現(xiàn),它是檔案館資源組織的關(guān)鍵。元數(shù)據(jù)加工系統(tǒng)主要是滿足各種類型和載體檔案的元數(shù)據(jù)加工（編目）的需要。它用于對(duì)在檔案加工處理過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)進(jìn)行多種形式的深加工,以產(chǎn)生用于提供服務(wù)的各種產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫。在深加工過程中,提供各種對(duì)元數(shù)據(jù)和對(duì)象數(shù)據(jù)的編輯,管理,校對(duì)等操作。 元數(shù)據(jù)加工系統(tǒng)工作流程3資源管理類 資源管理系統(tǒng)對(duì)檔案館所擁有的各種數(shù)字檔案資源進(jìn)行管理，系統(tǒng)包括用戶訪問認(rèn)證、權(quán)限管理、計(jì)費(fèi)及流量統(tǒng)計(jì)、資源評(píng)價(jià)、資源加密及資源鏡像功能等。 資源管理系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成：31用戶認(rèn)證管理系統(tǒng) 該系統(tǒng)以用戶為中心，為了確保用戶安全可靠的訪問相應(yīng)的功能和信息，用戶及權(quán)限管理系統(tǒng)包含了用戶管理模塊來對(duì)注冊(cè)的用戶進(jìn)行管理。用戶及認(rèn)證管理系統(tǒng)在用戶組之間定義操作權(quán)限，定義用戶可以訪問哪些數(shù)據(jù)、哪些應(yīng)用。系統(tǒng)具有查看用戶數(shù)、分類查看用戶信息、查看單個(gè)用戶詳細(xì)信息、當(dāng)前操作狀態(tài)、用戶操作歷史等；具有統(tǒng)計(jì)功能，能夠針對(duì)不同類型的用戶進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；對(duì)不同類型的用戶，系統(tǒng)提供不同的管理功能；能夠針對(duì)類型、行業(yè)、時(shí)間、數(shù)據(jù)庫，對(duì)用戶進(jìn)行分組查看和批操作；對(duì)在線用戶進(jìn)行排序、查詢、批操作等；可即時(shí)限制、鎖定賬戶和控制用戶對(duì)系統(tǒng)的操作；對(duì)用戶庫進(jìn)行各種數(shù)據(jù)庫的操作；對(duì)用戶的惡意操作，由系統(tǒng)或管理員（管理員在線時(shí)）發(fā)送信息警告；對(duì)鎖定的用戶賬戶進(jìn)行激活；管理用戶賬戶費(fèi)用，對(duì)用戶賬戶充值。32資源存儲(chǔ)管理系統(tǒng) 這是一套對(duì)各類資源數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的軟件。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)查詢顯示、設(shè)計(jì)表、設(shè)計(jì)視圖、數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)備份、數(shù)據(jù)打印、資源數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)（餅狀、直方圖、曲線）、用戶管理、用戶統(tǒng)計(jì)管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)字典管理、日志統(tǒng)計(jì)、模塊管理等功能。資源存儲(chǔ)管理系統(tǒng)工作流程33資源鏡像管理系統(tǒng) 資源鏡像管理系統(tǒng)向用戶和管理人員提供網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、光盤等資源的檢索和管理。在服務(wù)器中自動(dòng)完成的光盤鏡像，可以在服務(wù)器和通過終端遠(yuǎn)程實(shí)現(xiàn)對(duì)光盤資源的鏡像操作、列表服務(wù)和統(tǒng)計(jì)等；可通過資源檢索系統(tǒng)中的整合檢索模塊提供服務(wù)。資源鏡像管理系統(tǒng)工作流程34涉密信息查詢和資源加密管理系統(tǒng) 對(duì)數(shù)字化資源進(jìn)行加密保護(hù)，加密后的資源只能在單機(jī)或特定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，并組合使用其它加密保護(hù)手段，進(jìn)一步對(duì)資源的使用方式進(jìn)行權(quán)限限制。通過使用各種加密手段達(dá)到涉密信息不外泄。針對(duì)數(shù)字化加工后的檔案加密后還可以有效的控制其在特定的范圍內(nèi)傳播。涉密信息查詢和資源加密管理工作流程35詞表維護(hù)管理系統(tǒng) 敘詞表、自由詞表、范疇表位于檔案資源庫的底層，是庫內(nèi)資源組織與管理以及庫際資源交換的基礎(chǔ)。通過規(guī)范的敘詞表對(duì)所有入庫資源進(jìn)行科學(xué)標(biāo)引、描述與分類，通過敘詞嚴(yán)格的語義內(nèi)涵和位屬關(guān)聯(lián)，建立所有資源在主題層的映射關(guān)系，實(shí)現(xiàn)所有檔案資源的有序化，并提升其可用性，使用戶在主題查詢時(shí)進(jìn)退自如。詞表維護(hù)與管理系統(tǒng)是詞庫的維護(hù)與管理系統(tǒng)，能夠支持網(wǎng)絡(luò)電子版詞表的建立、更新維護(hù)、應(yīng)用。36多媒體光盤制作系統(tǒng) 該系統(tǒng)可以按照用戶需求把查詢檢索整合后的資源制作成專題檔案資料光盤提交給用戶。該系統(tǒng)用于制作具有全文檢索功能的多媒體數(shù)據(jù)光盤。系統(tǒng)內(nèi)置全文數(shù)據(jù)庫、全文檢索引擎。采用個(gè)性化的瀏覽器操作界面，具有簡(jiǎn)單靈活、快速高效、數(shù)據(jù)庫制作方便、數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入、完善的信息檢索、界面美觀、操作方便等特點(diǎn)。是檔案館快速制作高質(zhì)量的、基于全文檢索的各種數(shù)據(jù)和檔案資料光盤的理想工具。多媒體光盤制作系統(tǒng)工作流程4資源服務(wù)類 通過資源服務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案館所擁有的各種檔案資源進(jìn)行管理和發(fā)布，本系統(tǒng)集成了檢索系統(tǒng)，用戶只需輸入檢索信息，無需關(guān)心信息的來源，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為用戶返回相應(yīng)的檢索結(jié)果。通過檔案資源服務(wù)系統(tǒng)改變檔案館服務(wù)方式和手段，使用戶可以在自己辦公室通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案查詢操作，為用戶提供一站式服務(wù)；改變檔案提供的模式，用戶不僅可以在網(wǎng)上檢索檔案信息，還可以直接閱覽和下載所需檔案；改變檔案資源利用的模式，達(dá)到系統(tǒng)內(nèi)容資源的全面共享，提高資源的利用率，避免重復(fù)建設(shè)。 資源服務(wù)系統(tǒng)主要有以下幾個(gè)系統(tǒng)構(gòu)成：41資源檢索發(fā)布系統(tǒng) 該系統(tǒng)用于將實(shí)體檔案、館藏歷史文件等內(nèi)容數(shù)字化后以標(biāo)準(zhǔn)電子文檔資料格式存儲(chǔ)管理，在Internet/Intranet環(huán)境下提供給用戶強(qiáng)大的分類查找、全文檢索、方便的瀏覽、下載、打印等功能。系統(tǒng)為用戶提供檔案館所有相關(guān)資源的入口，數(shù)據(jù)庫資源包括檔案索引、檔案全文庫、搜索引擎等；通過資源的透明鏈接和導(dǎo)航，用戶可快速獲得檔案在館信息或全文，同時(shí)提供各種擴(kuò)展服務(wù)，如相關(guān)資源的鏈接、用戶調(diào)查等。資源檢索發(fā)布系統(tǒng)結(jié)構(gòu)42音視頻點(diǎn)播服務(wù)系統(tǒng) 音視頻點(diǎn)播系統(tǒng)采用最新視音頻壓縮技術(shù)和流媒體技術(shù)，可為用戶提供先進(jìn)的視頻點(diǎn)播、視頻直播/廣播、媒資保護(hù)等現(xiàn)代化管理服務(wù)。在寬帶網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中為用戶提供簡(jiǎn)潔、流暢、畫面質(zhì)量高的多媒體檔案資源服務(wù)。數(shù)字化的檔案館成為了對(duì)多媒體檔案資源需求的重要場(chǎng)所，因此這類數(shù)字資源也在檔案館的館藏中大量增加。檔案館在建立能夠滿足用戶檢索和播放數(shù)字音視頻檔案資料的視頻點(diǎn)播系統(tǒng)后，能夠給用戶提供更加全面的檔案資源利用服務(wù)。 43個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng) 個(gè)性化服務(wù)系統(tǒng)向用戶提供一個(gè)自適應(yīng)（用戶自定義）的針對(duì)整個(gè)數(shù)字檔案館系統(tǒng)用戶和資源的主動(dòng)服務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)，以及檔案知識(shí)對(duì)數(shù)字資源進(jìn)行分類組織，將最新檔案信息“推送”到用戶面前，開展各種個(gè)性化服務(wù)；為用戶量身定做，提供個(gè)性化學(xué)習(xí)空間。包括的內(nèi)容有創(chuàng)建個(gè)人的收藏夾、保存檢索結(jié)果和檢索歷史，創(chuàng)建個(gè)人的數(shù)據(jù)庫檢索集和電子檔案列表，并可定制專題檔案資料。個(gè)性化服務(wù)是檔案館在為用戶服務(wù)并與之的交互過程中,根據(jù)用戶信息需求,將所收集的信息進(jìn)行分析加工提供服務(wù)的過程。信息社會(huì),用戶面臨的是一個(gè)未經(jīng)整序與加工的巨大的信息資源的海洋,這些信息資源在滿足用戶需求的同時(shí)也使用戶陷入信息的海洋中無法自拔,用戶需求的多樣性、獨(dú)特性、信息技術(shù)的進(jìn)一步成熟,尤其是人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、信息檢索、信息過濾技術(shù)、信息推薦等,所有這一切為檔案館提供主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)定制提供了契機(jī)。個(gè)性化定制服務(wù)的作用在于:首先,個(gè)性化定制服務(wù)技術(shù)是適應(yīng)數(shù)字檔案館用戶多樣化需求的重要手段。其次,采用個(gè)性化定制服務(wù)技術(shù)是應(yīng)對(duì)復(fù)雜的數(shù)字檔案館資源與用戶界面挑戰(zhàn)的有效方法。檔案館定期自動(dòng)提供個(gè)性化的信息服務(wù),無疑將大大提升檔案館的服務(wù)質(zhì)量。第三,個(gè)性化定制服務(wù)技術(shù)是了解用戶信息需求、研究用戶利用數(shù)字化資源的得力助手,利用個(gè)性化定制服務(wù)系統(tǒng),可以加強(qiáng)檔案館與用戶之間的交互和聯(lián)系,便于檔案館了解不同用戶的信息需求,有助于跟蹤研究用戶在利用檔案館中的某些規(guī)律,從而為改進(jìn)檔案館系統(tǒng)、提高數(shù)字化信息資源的投入效益提供依據(jù)。個(gè)性化定制服務(wù)技術(shù)是檔案館改進(jìn)用戶服務(wù)工作的有效手段。 44參考咨詢服務(wù)系統(tǒng) 參考咨詢服務(wù)系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館向用戶提供的一種新型服務(wù)方式。這種服務(wù)是基于互聯(lián)網(wǎng)的服務(wù)機(jī)制，是用戶和信息專家的橋梁，采用E-mail 或網(wǎng)上對(duì)話等實(shí)時(shí)或非實(shí)時(shí)的方式向用戶提供參考咨詢服務(wù)，使用戶能享受不受時(shí)間、空間限制的個(gè)性化服務(wù)。參考咨詢服務(wù)是在網(wǎng)絡(luò)數(shù)字環(huán)境下,檔案館參考咨詢工作的