《秘書工作指導(dǎo)》PPT課件.ppt

文秘人員職業(yè)化素質(zhì)與技能提升,培訓(xùn)目標(biāo),全面提高個人的綜合素質(zhì)，掌握工作所需的各項專業(yè)技能，幫助其從繁雜瑣碎的工作中解放出來，科學(xué)高效地處理各項辦公事務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮助手作用，提高公司的整體辦事效率。,培訓(xùn)內(nèi)容,一、企業(yè)行政文秘職業(yè)特性與素質(zhì)要求； 二、文件資料管理與運用； 三、辦公室6S及辦公用品管理； 四、會議管理、時間管理和計劃管 理及工作統(tǒng)籌技巧； 五、職業(yè)禮儀與職業(yè)形象塑造； 六、人際溝通與工作協(xié)調(diào)； 七、文秘人員職業(yè)生涯規(guī)劃。,序言1：我們每天是不是很忙？,忙,茫,盲,為什么？問題在那里？,序言2：你是怎樣看待文秘崗位的？,鬧鐘,小喇叭,文件夾,傳送信息者,記事本,電腦,問題1：文秘人員需要的素質(zhì)與能力有哪些？,1、什么樣的人員適合做企業(yè)文秘人員？ 2、企業(yè)文秘人員需要具備什么樣的素質(zhì)？ 3、企業(yè)文秘人員需要掌握那些專業(yè)技能？ 4、企業(yè)文秘人員的主要工作是什么？,游戲2：別人心目中的你,1、請評出我們公司里你認(rèn)為最適合做文秘崗位的人員？ 說明：至少列出五條原因,謹(jǐn)慎 熱情 合群 服從 自信,一、文秘人員需具備的個人素質(zhì),認(rèn)真 負(fù)責(zé) 條理 誠實 謙遜,學(xué)歷 性別 年齡 外貌 體質(zhì),機智 勤快 整潔 自制 興趣,1.1.文秘人員需具備的專業(yè)技能,？,信息管理能力,計算機操作能力,統(tǒng)計分析能力,計劃與時間管理能力,日常事務(wù)處理能力,溝通與協(xié)調(diào)能力,作為文秘人員，是硬實力重要還是軟實力重要？,10,1.2. 文秘人員的主要工作職責(zé),附：專業(yè)文秘應(yīng)具備的素質(zhì)職責(zé),文檔管理,商務(wù)寫作,會務(wù)組織,信息管理,保密意識,辦公室管理,有效溝通,訪客接待,時間管理,計劃管理,自我培訓(xùn)與提高,12,男性適合做文秘工作嗎？,討論3：男性適合做文秘工作嗎？,為什么？,小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表一）,小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表三）,及時將企業(yè)內(nèi)外部信息傳遞給經(jīng)理。,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表三）,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,小測試4：你是一個優(yōu)秀的文秘人員嗎？（表四）,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,二、文件資料管理,D、相關(guān)信息收集與整理,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,收集,整理,附：文件資料檔案工作步驟,保管,檢索和利用,整理工作的第一道工序: 分類,整理工作的第二道工序: 案卷排列,整理工作的第三道工序: 編制案卷目錄,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,三、辦公室6S及辦公用品管理,辦公各類設(shè)備的正常使用與維護,辦公用品申購、領(lǐng)用與管理,辦公室環(huán)境6S管理,文件、物品流程化處理,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,案例5：電話號碼,一天下午，文秘小李在給經(jīng)理送剛收到的郵件時，聽到經(jīng) 理正在與恒昌公司老板打電話。恒昌公司老板似乎在問沁園公司 老板的電話號碼是多少，經(jīng)理說要翻一下名片夾后告訴他。文秘 小李知道沁園公司老板的電話號碼是87654321。 現(xiàn)在文秘小李有這么幾種選擇： a、馬上把電話號碼寫在便條上，放到經(jīng)理的面前。 b、當(dāng)作沒有聽見。 c、如果經(jīng)理問的話，就告訴他是87654321 。 d、如果經(jīng)理問的話，就寫在便條上遞給老板。 e、把電話號碼寫在便條上，站在旁邊，等待時機。 對于秘書小李以上幾種選擇，你認(rèn)為哪種選擇比較合適，說明理 由并對其他幾種選擇作出評析。,四、會議管理,會后整理,會議內(nèi)容記錄,會議落實于追蹤,會 議 管 理,會中協(xié)助,會前各項準(zhǔn)備,附：會前計劃與籌備,安排會議議題,邀請與會者,安排會議日程與議程,確定會議地點,布置會場,及時發(fā)送會議通知,收集議題 篩選議題 確定議題,選擇與會者 評估與會者 通知與會者,設(shè)計議程 編寫議程 分發(fā)議程,場地大小與會議一致 方便與會者 照明、調(diào)溫、通風(fēng)設(shè)備、 開會設(shè)備 避免外界干擾 成本,禮堂式、教室式、玄月式、圓桌式、橢圓式、馬蹄式、方形中空式、六邊形,內(nèi)部會議通知 外部會議通知,參加外派培訓(xùn)時有一個案例，講1000元秘書和5000元秘書的差別，同樣發(fā)一個開會通知，1000元秘書只知道將通知寫在公告欄里，結(jié)果一半人沒有看到而沒有到會；5000元秘書與每一位參加會議的人員電話核實，不能到會的某某因為什么原因都要問個清楚。 多年前參加過一次面試，面試官問我：“能否在1個小時之內(nèi)通知1000人到會？”我簡單計算一下，如果按30秒通知一個人，也只能通知120人。面試官沒有告訴我答案，也因此沒有錄用我。此問題幾年后我終于明白了：我只須用前30分鐘通知30人（每分鐘通知一個人），請這30位每人用后30分鐘通知30人，我可以用后30分鐘的前15分鐘再通知15人，請這15位利用后15分鐘每人再通知15人，OK，超過1000人了： 我通知的30人+這30人每人通知的30人+我再次通知的15人+這15人每人通知的15人 （30+30*30+15+15*15=1170）,案例6：我們的差異到底在那？,4.1.計劃與時間管理,目標(biāo)管理與80/20法則 緩急輕重的優(yōu)先管理,個人工作計劃 分析自我時間管理，找出問題,個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間沖突處理 賓客接待、電話及郵件處理,時間管理原則,個人工作計劃,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,五、職業(yè)禮儀與職業(yè)形象塑造,服飾禮儀 化妝禮儀 姿態(tài)禮儀,見面禮儀 拜訪禮儀 用餐禮儀 電話禮儀,穿著職業(yè)化 儀態(tài)職業(yè)化 語言職業(yè)化 行為職業(yè)化,社交禮儀,職業(yè)形象,職業(yè)禮儀,案例7：她們給你的感覺有什么不同？,案例8：她們給你的感覺有什么不同？,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,案例9：她們給你的感覺有什么不同？,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,六、人際溝通與工作協(xié)調(diào),傳送者,接受者,信 息,反 饋,只有雙向的才叫做溝通，溝通一定要對準(zhǔn)頻率！,聽,問,說,先 建 立 溝 通 的 管 道 與 橋 梁 后 再 傳 遞 信 息,溝通不僅是傳遞信息， 還表達(dá)態(tài)度與感覺，因此， 溝通一定要注意場景、 情緒與氛圍！,6.1.溝通定義,6.2. 溝通的方式,收發(fā)電子郵件,開會,電話/傳真聯(lián)系,閱讀備忘錄,面對面的交流,作報告/演示,6.3.人際溝通的四大原則,準(zhǔn)確性原則： 表達(dá)的意思要準(zhǔn)確無誤 完整性原則： 表達(dá)的內(nèi)容要全面完整 及時性原則： 溝通要及時、迅速、快捷 策略性原則： 要注意表達(dá)的態(tài)度、技巧和效果,甲：“先生，去電信局怎么走？” 乙：“向前走2個大路口，然后左轉(zhuǎn)” 甲：“謝謝”,甲：“先生，去電信局怎么走？ 乙：“哪個電信局” 甲：“朝陽區(qū)電信局” 乙：“ 向前走過2個大路口，然后左轉(zhuǎn)” 甲：“那種有紅綠燈的是大路口，對嗎？” 乙：“對，有信號燈的才是大路口” 甲：“是就在第二個大路口轉(zhuǎn)左呢，還是過了第二個路口，也就是說再下一個路口轉(zhuǎn)左？” 乙：“是下一個，嗯 對，也就是第三個路口轉(zhuǎn)左” 甲：“轉(zhuǎn)過去就可以看到朝陽電信局了嗎？” 乙：“不，還要走大概100米，有棟紅磚樓才是” 甲：“謝謝”,案例10：兩個溝通過程的對比,思考11：如何與上級溝通？,如何向你的上級提出加薪 招呼語：謝謝您和公司給我的機會。我明白，在自己成長和前進的過程中，您是個有影響力的人物?，F(xiàn)在，我有個問題請您幫忙。 自述語1：過去我一直把精力集中在專業(yè)的提升上，忽視了薪水的增加 自述語2：我覺得自己的薪水不能反映我對公司的貢獻(xiàn) 自述語3：我覺得自己的薪水和工作責(zé)任不相配,如果是你，你該如何與上級溝通？,6.4.溝通失效的原因,發(fā)送者發(fā)送的信息,接收者接收的信息,未被理解的信息,理解的信息,誤解的信息,6.5.人際溝通漏斗,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,思考12：如何處理上下級的關(guān)系,小王是財務(wù)部張經(jīng)理手下的一名助理，平日工作不是很認(rèn)真，全辦公室同仁也都知道張經(jīng)理對小王非常不滿意。本月小王任職本公司剛好屆滿一年，按公司規(guī)定得做年度績效考核，張經(jīng)理在考績表上把小張評估得體無完膚，不僅不給予加薪，還建議公司最好是換人，人力資源部門接受張經(jīng)理的建議，于是今天一上班，張經(jīng)理找小王到他辦公室，要他收拾東西離開，可是大雄說什么也不答應(yīng)：我又沒做錯事，干嘛要我走？不管三七二十一坐在辦公室沙發(fā)靜坐表示抗議 請問： 1、如果你是小王你應(yīng)該如何做？ 2、作為上級的張經(jīng)理，他處理員工的方法是否恰當(dāng)，為什么？,6.6.協(xié)調(diào)各層次人際關(guān)系的原則,五大原則 尊重：做人的第一前提； 信任：相互信任，互不猜疑； 寬容：人要有寬闊的胸懷，容人的雅量； 真誠：“精誠所致，金石為開”； “人心都是肉長的”； 自制：自我克制是有涵養(yǎng)的表現(xiàn)（曾國藩）； 發(fā)怒是拿別人的錯誤懲罰自己。,EQ?,案例13：部門經(jīng)理之間的矛盾,李明是公司銷售部經(jīng)理，劉峰是市場部經(jīng)理。一開始，他倆都在銷售部，而且是工作上的搭檔。但兩個人工作作風(fēng)完全不同，李明工作上一向大刀闊斧，而劉峰則精益求精。兩人性格差異很大，再加上一些個人之間的恩怨，兩三年來他們一向不和，這在公司里幾乎是公開的秘密。 劉副總剛從一家大公司跳槽過來不久，想打開歐州市場，準(zhǔn)備派李明和劉峰去參加下個月在德國國際博覽會，同時考察德國市場。文秘小鄭在幫副總起草文件時，無意中知道了老總的這個想法。 面對這種情況，文秘小鄭應(yīng)該怎么辦？,責(zé)任創(chuàng)造價值，共贏成就未來,接上：文秘小鄭有以下幾種選擇：,a、如果老總問自己派他們兩人帶隊去德國是否合適，就說 自己不清楚。 b、主動向老總報告，聽銷售部于娜說，劉峰與李明曾在公 司食堂動手打過架。 c、如果老總問自己劉峰與李明的關(guān)系如何，就說他們兩人 因為性格等方面的原因，在工作中確實有些矛盾。 d、如果老總不問自己就不說這件事。 e、如果老總問自己，就說他倆性格有些合不來，但并不影 響他們一起帶隊去歐洲。 你認(rèn)為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。,女性職業(yè)發(fā)展模式與特點,七、文秘人員職業(yè)生涯規(guī)劃,附：關(guān)于個人職業(yè)成長發(fā)展的幾個問題,1、你知道兩、三年后你會在做什么？ 2、有任何的具體計劃來增加自己的知識和經(jīng)驗嗎？ 3、你對最近一次的業(yè)績評估滿意嗎？為什么？ 4、你常愿意做一些額外的工作以增加學(xué)習(xí)機會 5、跟你的同齡人相比，你算成功嗎？,案例14：從運動員到博士再到團委副書記,支撐你實現(xiàn)這一目標(biāo)是動力是什么？ 鄧亞萍胸有成竹地回答道：“簡單說就是四顆心 首先是決心，在你有了一個目標(biāo)或是方向之后，要堅定不移地 朝著這個目標(biāo)努力；其次是恒心，在努力的過程中勢必遇到一 些困難，但這就是人生，如果不能克服困難，你也上不了一個 臺階；再就是信心，最后里目標(biāo)也許會差那么一點點，但一定 不要丟掉信心；最后就是平常心，不論結(jié)果如何，都要以平常 心來對待。”,鄧亞萍對記者說，“讀書應(yīng)該可以告一段落了，這是人生最寶貴的一段時間，這十一年是一個飛躍，思想上是一個飛躍，個人也更成熟，而在國際奧委會的工作，也更加拓展了我的視野。”冠軍得了，博士拿了，下一個人生目標(biāo)會是什么？鄧亞萍說，自己還會秉承運動員吃苦耐勞、腳踏實地的精神做事情，并且有自信實現(xiàn)目標(biāo)。,總結(jié)1：文秘人員成長無止境,老鷹是世界上壽命最長的鳥類。它一生的年齡可達(dá)70歲。要活那么長的 壽命，它在40歲時必須做出困難卻重要的決定。 當(dāng)老鷹活到40歲時，它的爪子開始老化，無法有效地抓住獵物。它的 喙變得又長又彎，幾乎碰到胸膛。它的翅膀變得十分沉重，使得飛翔十分吃 力。它只有兩種選擇：等死，或經(jīng)過一個十分痛苦的更新過程。 150天漫長的操練，它必須很努力地飛到山頂。在懸崖上筑巢停留在那 里，不得飛翔。老鷹首先用它的喙擊打巖石，直到完全脫落。然后靜靜地等 候新的喙出來。它會用新長出的喙把指甲一根一根地拔出來。當(dāng)新的指甲長 出來后，它們便把羽毛一根一根地拔掉。5個月以后，新的羽