1合同管理辦法

1合同管理辦法第一章 總則 第一條 為加強(qiáng)合同的管理，規(guī)范和約束公司的經(jīng)營(yíng)行為，維護(hù)公司的合法權(quán)益，杜絕風(fēng)險(xiǎn)存在，根據(jù)合同法及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司的實(shí)際情況，特制定本制度。 第二條 公司對(duì)外發(fā)生以下業(yè)務(wù)，均須以書面形式簽訂合同。 1、對(duì)外投資（接受投資）； 2、借入（借出）款項(xiàng)（不含公司內(nèi)借款）； 3、分兩次以上收（付）款的單筆業(yè)務(wù)； 4、服務(wù)期限在4個(gè)月以上的單次收（付）款業(yè)務(wù)； 5、單次付款（收款）金額在10, 000元以上的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)用原材料、機(jī)器設(shè)備（產(chǎn)品）采購(gòu)（銷售）業(yè)務(wù)。 第三條 合同標(biāo)的具備招投標(biāo)條件的，一般通過(guò)招投標(biāo)程序再訂立合同。 第四條 公司對(duì)合同實(shí)行專業(yè)歸口管理，法人委托書管理，合同專用章管理。 第五條 本制度適用于x公司。 第六條 本制度由總則、合同相關(guān)部門的職責(zé)、合同訂立條件、合同主要內(nèi)容、合同訂立、合同履行和評(píng)價(jià)、合同的變更解除、合同糾紛的處理、合同章及合同的管理、附則十部份組成。第二章 合同相關(guān)部門的職責(zé) 第七條 公司的合同主管部門為法務(wù)部（行政暫兼），全面負(fù)責(zé)法律咨詢、法律事務(wù)和合同管理的日常工作，其具體職責(zé)： 1、負(fù)責(zé)聯(lián)系公司聘請(qǐng)法律顧問，法律顧問參與企業(yè)合并、分立，投資、入股等重大合同談判、簽約的法律咨詢服務(wù)；負(fù)責(zé)對(duì)公司委托審查的合同提出法律意見，供決策參考：接受委托處理各類合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解，代理仲裁、訴訟案件等法律事務(wù)工作； 2、參與公司重大工程、采購(gòu)及投資項(xiàng)目的談判；負(fù)責(zé)從財(cái)務(wù)角度對(duì)合同進(jìn)行審核把關(guān)； 3、負(fù)責(zé)管理公司合同專用章，建立合同臺(tái)賬，填寫合同報(bào)表，保管合同文本、變更函件與合同有關(guān)的資料，辦理合同資料年終歸檔，建立合同檔案（合同檔案原件由行政部、財(cái)務(wù)部各執(zhí)一份）。第八條 合同承辦部門指公司內(nèi)部需簽訂合同的部門；合同承辦部門由業(yè)務(wù)對(duì)口的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)；承辦人指具體負(fù)責(zé)合同簽訂的公司員工。l、合同承辦部門主要職責(zé)：1.1 在授權(quán)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)談判、簽訂合同，既不能違章越權(quán)，也不能消極推諉；1.2 依照“誰(shuí)簽訂合同誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)本部門所承辦簽訂合同的主體資格，履約能力的可靠性，合同內(nèi)容的合法性、嚴(yán)密性、可行性及其執(zhí)行結(jié)果負(fù)直接、主要責(zé)任； 1.3 負(fù)責(zé)按質(zhì)、按量、按時(shí)全面履行合同，避免出現(xiàn)違約給公司造成損失； 1.4 協(xié)調(diào)對(duì)方及與合同相關(guān)部門的關(guān)系。2、合同承辦人主要職責(zé)： 2.1 承辦人對(duì)客戶資信調(diào)查的真實(shí)性負(fù)直接責(zé)任； 2.2 負(fù)責(zé)本部門合同文本及相關(guān)文書的起草，送部門負(fù)責(zé)人修改，再由法務(wù)人員斟酌完善； 2.3 送相關(guān)部門會(huì)簽； 2.4 呈送分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核審批； 2.5 及時(shí)掌握合同履行的進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)，并提出解決問題的意見和建議；2.6 負(fù)責(zé)保管合同文書及與履行、變更、轉(zhuǎn)讓、解除合同的有關(guān)文件，及時(shí)送交合同主管部門行政部、財(cái)務(wù)部歸檔。第三章 合同訂立條件 第九條 公司法定代表人對(duì)承辦人簽訂合同實(shí)行授權(quán)委托代理制度。承辦人依據(jù)經(jīng)相關(guān)權(quán)限人簽字審批后的“合同評(píng)審簽發(fā)單”代表法定代表人簽訂合同。承辦人未辦理“合同評(píng)審簽發(fā)單”對(duì)外簽訂的合同無(wú)效（其經(jīng)辦人將負(fù)全責(zé)）。 第十條 合同承辦部門對(duì)經(jīng)辦的合同，經(jīng)審查具備以下條件的，方可辦理簽約手續(xù)。 1、“合同評(píng)審單”中的評(píng)審流程已完成； 2、依據(jù)合同性質(zhì)確定合同類別，正確使用合同示范文本； 3、對(duì)方應(yīng)具有的條件： 3.1 對(duì)新客戶（供應(yīng)商）的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及履約能力的有關(guān)證件經(jīng)審查合法、真實(shí)、可靠；對(duì)已有業(yè)務(wù)關(guān)系的客戶（供應(yīng)商）應(yīng)審查其以往付款情況，以及近期經(jīng)營(yíng)狀況有無(wú)負(fù)面的重大變動(dòng)； 3.2 所需的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品合格證、計(jì)量合格證、建筑工程資質(zhì)證、裝修資質(zhì)證、物業(yè)管理資質(zhì)證、廣告許可證等相關(guān)法定證件齊備； 3.3 正式規(guī)范的委托代理手續(xù)、簽字蓋章手續(xù)、審批手續(xù)； 3.4 合同簽訂人的身份、資格，合法有效。 4、合同內(nèi)容具有合法性、嚴(yán)密性、可靠性。合同條款齊備、文字準(zhǔn)確，風(fēng)險(xiǎn)控制到位。 第四章 合同主要內(nèi)容 第十一條 合同主要內(nèi)容包括如下八項(xiàng)： 1、當(dāng)事人的基本情況：當(dāng)事人的姓名（自然人）或名稱（經(jīng)濟(jì)組織）；法定代表人（負(fù)責(zé)人）；住所（自然人的戶口所在地或常住地址、經(jīng)濟(jì)組織的主要辦事機(jī)構(gòu)或主要經(jīng)營(yíng)場(chǎng)地）；電話、傳真；營(yíng)業(yè)執(zhí)照號(hào)；銀行賬號(hào)； 2、合同標(biāo)的：標(biāo)的是指合同各方當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)指向的對(duì)象。如買賣合同中的具體買賣的物品、工程合同中的工程范圍等； 3、數(shù)量； 4、質(zhì)量； 5、價(jià)款、結(jié)算方式和付款方式； 6、履行期限、地點(diǎn)和方式；7、違約責(zé)任； 8、解決爭(zhēng)議的辦法。第五章 合同訂立第十二條 合同訂立程序，一般包括調(diào)研準(zhǔn)備階段和洽談簽約兩個(gè)階段。調(diào)研 準(zhǔn)備 招標(biāo) 工作合同 談判起草 合同 合同 評(píng)審合同簽字合同歸檔外部手續(xù) 對(duì)方證照復(fù)印件前期調(diào)查表公示開標(biāo)會(huì)議記錄開標(biāo)登記表招標(biāo)工作小組名單合 同 談 判 會(huì) 議 記 錄合 同 文 本合 同 評(píng) 審 單公司相關(guān)授權(quán)負(fù)責(zé)人簽字（蓋章）第十三條 調(diào)研準(zhǔn)備階段 l、訂約資格與履約能力的調(diào)查。按照對(duì)客戶資信調(diào)查的規(guī)定，對(duì)新開客戶要即時(shí)調(diào)查，長(zhǎng)期客戶要定期考查的要求，合同正式簽訂前，對(duì)于新客戶，承辦部門需填寫“前期調(diào)查表”，對(duì)客戶資信情況做出評(píng)價(jià)，部門負(fù)責(zé)人簽字，作為審批合同的附件； 2、可行性研究。確定了目標(biāo)市場(chǎng)與客戶關(guān)系后，應(yīng)根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)意圖和自身特點(diǎn)、市場(chǎng)需求制定出經(jīng)營(yíng)方案。作為對(duì)外洽談、交易的依據(jù)。 第十四條 洽談簽約階段： 1、合同談判：合同談判應(yīng)由具有合同談判經(jīng)驗(yàn)并具有相應(yīng)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律知識(shí)的人員負(fù)責(zé)；重大或法律關(guān)系復(fù)雜的合同應(yīng)由合同主管領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門聯(lián)合組成談判小組。合同談判小組負(fù)責(zé)人由董事長(zhǎng)確定。合同承辦部門為合同談判小組牽頭部門，負(fù)責(zé)對(duì)談判要點(diǎn)進(jìn)行紀(jì)錄，形成“談判會(huì)議紀(jì)錄”并由談判小組成員簽字確認(rèn)。 2、合同起草：合同起草原則上由承辦部門的談判人員或談判小組負(fù)責(zé)，必要時(shí)可由律師根據(jù)談判要點(diǎn)起草和修正。合同起草應(yīng)做到標(biāo)的明確、平等互利、內(nèi)容齊全、條款完備、責(zé)任明確、風(fēng)險(xiǎn)控制到位。 3、合同評(píng)審：合同承辦部門的承辦人員應(yīng)填寫“合同評(píng)審單”， 將合同文本、合同對(duì)方資料、招標(biāo)相關(guān)資料送至相關(guān)要限人評(píng)審，必要時(shí)還須提供合同簽訂背景情況說(shuō)明。若評(píng)審人提出有需要修改的地方，應(yīng)由承辦人修改后重新執(zhí)行修改、復(fù)審及完善。 3.1合同金額評(píng)審人權(quán)限，合同總價(jià)在300，000元以下的總經(jīng)理為最終評(píng)審人；合同總價(jià)超過(guò)300，000元的，董事長(zhǎng)為最終評(píng)審人； 3.2合同條款評(píng)審人分為專業(yè)評(píng)審人和一般評(píng)審人兩種。一般評(píng)審人根據(jù)合同金額確定最終評(píng)審人（評(píng)審小組人員由董事長(zhǎng)選定）； 3.2.1工程類合同 本制度所稱建設(shè)工程指建筑工程、設(shè)備安裝工程、基礎(chǔ)設(shè)施工程（供水、供電、煤氣燃?xì)?、供暖、通訊、智能化、小區(qū)配套、環(huán)境工程、公建）等； 工程合同由工程部負(fù)責(zé)起草、談判。建設(shè)工程合同條款的起草應(yīng)參照建設(shè)工程施工合同示范文本（GF-91-02 01）(工商同字(19 91)第83號(hào)）及建設(shè)工程價(jià)款結(jié)算暫行辦法（財(cái)建2004 369號(hào)）。建設(shè)工程合同及合同預(yù)算須送造價(jià)審計(jì)部、財(cái)務(wù)部審核；工程合同需經(jīng)工程師（質(zhì)量、工期、形象進(jìn)度等技術(shù)部分）、預(yù)算師（合同價(jià)款、計(jì)價(jià)方式、費(fèi)用、經(jīng)濟(jì)簽證等）、財(cái)務(wù)經(jīng)理（付款方式）進(jìn)行專業(yè)評(píng)審后，方可提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、完整性負(fù)第一責(zé)任）、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)進(jìn)行一般評(píng)審。工程類合同評(píng)審附屬文件包括：施工圖、預(yù)算書、招標(biāo)文件、投標(biāo)文。合同對(duì)方應(yīng)提供施工資質(zhì)證復(fù)印件。 3.3合同均需財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行專業(yè)評(píng)審后，提交合同承辦部門的分管副總（就合同條款的合法性、全面性）、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)、進(jìn)行一般評(píng)審。4、合同定稿：合同由承辦部門經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評(píng)審意見定稿。若評(píng)審人會(huì)簽的有“需修改”意見，則需重新修改和評(píng)審。對(duì)于評(píng)審意見無(wú)法達(dá)成一致同意的，為不耽擱時(shí)間將由合同金額最終評(píng)審人直接定稿（附公司文件號(hào) ）。歷次“合同評(píng)審簽發(fā)單”作為最新“合同評(píng)審簽發(fā)單”的附件，合同承辦部門不得廢棄。 5、簽字蓋章：定稿的合同，承辦人可憑“合同評(píng)審單”簽字，并持“合同評(píng)審單”申請(qǐng)加蓋合同專用章。公司合同一律蓋“合同專用章”，凡申請(qǐng)蓋公章的，須由合同專用章保管人簽字同意。6、合同原件資料歸檔：所有合同一般公司留存兩份。7、外部有關(guān)手續(xù)：法律法規(guī)規(guī)定需經(jīng)專門機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的合同，合同簽訂后應(yīng)由承辦部門辦理審批手續(xù)；凡國(guó)家規(guī)定需經(jīng)有關(guān)部門登記或備案的合同，必須向規(guī)定的部門申請(qǐng)登記或備案；凡按有關(guān)規(guī)定必須鑒證的合同，必須申請(qǐng)鑒證；法律規(guī)定或合同約定進(jìn)行公證的合同必須進(jìn)行公證。第六章 合同履行和評(píng)價(jià) 第十五條 合同的履行階段 1、承辦部門負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)合同規(guī)定的公司義務(wù)的全面履行，督促檢查、驗(yàn)收、確認(rèn)合同對(duì)方義務(wù)的履行。合同承辦人應(yīng)將合同的履行情況及時(shí)向董事長(zhǎng)匯報(bào)； 2、合同簽訂后，承辦部門應(yīng)在2日內(nèi)將合同文本復(fù)印件送達(dá)與履行合同有關(guān)的部門并將合同義務(wù)分解落實(shí)； 3、對(duì)應(yīng)驗(yàn)收的標(biāo)的物，應(yīng)由有關(guān)部門驗(yàn)收后簽署驗(yàn)收證明。對(duì)驗(yàn)收不合格或與合同規(guī)定不符的標(biāo)的物，應(yīng)由承辦部門在即日提出書面意見，按國(guó)家規(guī)定或合同約定的時(shí)間向?qū)Ψ教岢霎愖h，盡快采取適當(dāng)措施解決； 4、凡不按合同規(guī)定的結(jié)算方式辦理收款和支付手續(xù)的，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕辦理。財(cái)務(wù)部經(jīng)理應(yīng)隨時(shí)督促合同承辦部門保障合同雙方如約履行合同； 5、合同承辦部門應(yīng)定期對(duì)到期合同履行情況進(jìn)行檢查。問題較大的應(yīng)書面上報(bào)董事長(zhǎng)。 第十六條 總結(jié)評(píng)價(jià)階段 合同承辦部門要對(duì)重大合同的履行情況按進(jìn)行總結(jié)，分析執(zhí)行結(jié)果，評(píng)價(jià)合同伙伴，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第七章 合同的變更、解除 第十七條 合同雖已簽訂，但發(fā)現(xiàn)顯失公平、重大誤解或?qū)Ψ接衅墼p行為，嚴(yán)重?fù)p害公司利益的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商變更或解除合同，并以“工作審批單”逐級(jí)審批匯報(bào)，申請(qǐng)采取合法有效的措施，制止危害行為的發(fā)生，必要時(shí)可請(qǐng)求仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院予以變更或撤消。 第十八條 對(duì)于工程類合同在執(zhí)行過(guò)程中涉及經(jīng)濟(jì)簽證的，合同承辦部門應(yīng)根據(jù)明確的修改圖紙，則按圖紙計(jì)算變更工程量；如無(wú)明確圖紙須進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)丈量確認(rèn)，并繪制圖紙或拍照錄像，以保存第一手原始資料。 第十九條 經(jīng)雙方協(xié)商變更、解除合同的內(nèi)容，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，簽訂的補(bǔ)充協(xié)議按正常合同依本制度的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。第八章 合同糾紛的處理 第二十條 合同違約必須依法承擔(dān)違約責(zé)任。對(duì)方違約要按規(guī)定索取違約金，如造成經(jīng)濟(jì)損失還應(yīng)索取賠償金；我方違約或給對(duì)方造成經(jīng)濟(jì)損失應(yīng)由承辦部門查清原因，以“工作審批單”形式逐級(jí)審批后按規(guī)定辦理違約金和賠償手續(xù)。 第二十一條 發(fā)生合同糾紛后，承辦部門應(yīng)首先及時(shí)與對(duì)方協(xié)商解決。因?qū)Ψ截?zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅(jiān)持原則，保障我公司合法權(quán)益不受侵犯；因我公司責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)尊重對(duì)方的合法權(quán)益，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，并盡量采取補(bǔ)救措施，減少我公司損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實(shí)事求是，分清主次，合情合理解決。對(duì)于雙方經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致意見時(shí)，應(yīng)簽訂書面協(xié)議，簽訂的補(bǔ)充協(xié)議按正常合同依本辦法的規(guī)定辦理手續(xù)，作為原合同的附件進(jìn)行管理。 第二十二條 發(fā)生合同糾紛協(xié)商不成時(shí)，承辦部門應(yīng)于三個(gè)工作日內(nèi)以“工作審批單”形式上逐級(jí)審批，并在法定代表人的授權(quán)下配合律師向有管轄權(quán)的仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向法院起訴，任何部門不準(zhǔn)私自對(duì)外委托有關(guān)部門或個(gè)人處理糾紛（對(duì)外發(fā)布消息對(duì)口統(tǒng)一）。第九章 合同的管理第二十三條 法務(wù)部作為合同的主管部門，合同的具體份數(shù)按實(shí)際情況確定，但我公司至少留存兩份原件，合同管理部門行政部一份、承辦部門財(cái)務(wù)部