公司發(fā)文管理辦法

第一章 總則第一條 為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量。保證文書的安全、及時傳遞。特制定本管理辦法。第二條 公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。其他任何部門和個人不得以公司名義對外發(fā)文。第三條 辦公室不得積壓文件，隨時呈批或下發(fā)。第四條 為確保文書在傳遞過程中的安全，文書在公司內(nèi)部的傳遞由部門資料管理員或其他專人負(fù)責(zé)。第二章 行文規(guī)則第五條 公文的種類根據(jù)公司現(xiàn)行狀況，需要辦理的公文類別主要有：通知、通報、報告、請示、決定、決議、批復(fù)、函、會議紀(jì)要、總結(jié)、計劃、簡報、制度、規(guī)定、辦法等。1. 通知：傳達(dá)上級的指示，要求各部門辦理或需要通知的事項；批轉(zhuǎn)下級的公文或者轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的公文，用“通知”。2. 通報：把工作情況、經(jīng)驗教訓(xùn)以及好壞典型事例，通知所屬部門，用：“通報”。3. 報告：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，不需上級部門或主管領(lǐng)導(dǎo)批示意見的，用“報告”。4. 請示：請求對某項工作或問題做出指示，給予答復(fù)，用“請示”。5. 批復(fù)：答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”。6. 決定、決議：對某些問題或者重大行動做出安排，用“決定”；經(jīng)過會議討論通過，要求執(zhí)行的事項，用“決議”。7. 指示：對下屬部門闡明工作活動的要求，用“指示”。8. 函：在沒有隸屬關(guān)系的單位、組織、公司之間或同政府機關(guān)、企業(yè)、團體和個人商洽和聯(lián)系工作、事務(wù)、詢問或答復(fù)問題時，用“函”。9. 計劃：對一定時期內(nèi)的工作做出具體安排的，用“計劃”。10. 總結(jié)：把已經(jīng)做過的某一時期的工作進行全面系統(tǒng)的總檢查、總評價、總分析、總研究的，用“總結(jié)”。11. 簡報：匯報工作、反映問題，幫助領(lǐng)導(dǎo)掌握情況的，用“簡報”。12. 條例：用于規(guī)定某個機構(gòu)的組織和權(quán)限以及某些專門人員任務(wù)的權(quán)限的，用“條例”。13. 規(guī)定和辦法：對某項工作或活動進行具體規(guī)范時，用“規(guī)定” 、“辦法”。14. 議定書：記錄有關(guān)各方對某一個專門問題達(dá)成的協(xié)議，用“議定書”。15. 會談紀(jì)要：記錄、傳達(dá)會議議定事項和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用會議紀(jì)要。第六條 公文格式公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。1. 標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門、事由和公文種類。2. 主送部門：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)），凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級，可以用抄報的形式。3. 正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。請示問題一文一事，不要一文數(shù)事。4. 發(fā)文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領(lǐng)導(dǎo)個人名義行文，應(yīng)冠以職務(wù)身份。5. 發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6. 抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。7. 文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“XX（公司）文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件（格式見附表一）。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8. 公文編號：一般包括代字、年號、順序號。公司具體公文編號見附表一。9. 機密等級：機密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”,“普通”字樣。10. 附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。11. 其它：公文排版要求詳見附件。第七條 行文要求1. 下級一般應(yīng)按照直接隸屬關(guān)系行文，不要越級行文，如遇特殊必須越級行文時，應(yīng)抄報越過的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門。報的公文應(yīng)一文一事。2. 平行或不隸屬之間，應(yīng)使用平行文（如函）；3. 要分清主送與抄送，向上級的請示不要同時抄送下級；向下級的重要行文，可以抄送直接上級。4. 明確發(fā)文權(quán)限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內(nèi)的日常業(yè)務(wù)工作問題，以有關(guān)部門名義行文。5. 公文由主辦部門經(jīng)辦人擬稿，經(jīng)部門經(jīng)理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個部門的，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門會簽后，再交辦公室。第三章 發(fā)文程序第八條 發(fā)文程序一般包括擬稿、校對、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。(一) 公文的草擬、打印、校對：1. 經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點、數(shù)字、標(biāo)點符號要準(zhǔn)確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。2. 起草公文后，到前臺統(tǒng)一打印、輸出。前臺打字員核對公文符合公文格式后加蓋“草稿文本專用章”。3. 公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。(二) 公文審核。文件起草后，由經(jīng)辦部門經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門，經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門經(jīng)理審核、簽字。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。(三) 公文的核稿。所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括：1、 文件呈批單是否填寫準(zhǔn)確，完整。所有相關(guān)部門是否都已簽字，公文的文別是否正確。2、 公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、 公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經(jīng)辦單位重新辦理。(四) 公文的呈批。辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，分別呈相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。(五) 公文批閱?！疤丶薄蔽募仨汃R上辦理，“急件”應(yīng)當(dāng)盡快辦理公司領(lǐng)導(dǎo)簽署修改意見后，由辦公室交擬稿人修改。（如果修改不涉及公文實質(zhì)內(nèi)容或者僅僅是個別字句的修改，可由辦公室主任加以修改。）如果修改內(nèi)容涉及到相關(guān)部門，經(jīng)辦部門還須告知相關(guān)部門經(jīng)理。再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。辦公室負(fù)責(zé)核對修改稿與原稿，確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見進行了修改，并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知相關(guān)部門經(jīng)理（由辦公室主任電話查詢）。(六) 公文打印、蓋印。公文簽發(fā)后，由主管領(lǐng)導(dǎo)的文秘直接交辦公室。由檔案管理員負(fù)責(zé)打印正式文稿。檔案管理員持正式文稿和領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的終稿、和“文件呈批單”到印章管理員處履行蓋章手續(xù)。印章管理員審核文件呈批單無誤，在文件呈批單上簽字后，加蓋印章；審核內(nèi)容包括印章審批權(quán)限是否正確、所需簽字是否完整。對兩頁以上（包括兩頁）的文件另外加蓋騎縫章。“文件呈批單”第二聯(lián)由兩位印章管理員留存、備案。(七) 登記、存檔。公文打印、蓋章后，辦公室填寫“發(fā)文登記表”后，檔案管理員將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的終稿、文件呈批單第一聯(lián)存檔備案。(八) 發(fā)文。對外發(fā)文：1、 辦公室通知經(jīng)辦人到檔案室登記文件領(lǐng)用后，自行辦理（機密及絕密文件檔案室派人）；2、 需要以特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室辦理；對內(nèi)發(fā)文：1、 辦公室在公司局域網(wǎng)上公布或加蓋“對內(nèi)發(fā)文章”后復(fù)印，通知相關(guān)部門資料管理員到辦公室領(lǐng)??；2、 文件復(fù)印件由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)印。各部門資料管理員須辦理文件借閱手續(xù)。第九條 關(guān)于公司各部的公文編字。為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為：發(fā)文部門編字說明董事會京魯房董字1、發(fā)文號由辦公室統(tǒng)一編號；2、發(fā)文字號3號仿宋體；序號為3位，加第字；年份用六角括號“”如“京魯房辦字2002第001號”；辦公室京魯房辦字人力資源部京魯房人字財務(wù)部京魯房財字第十條 公文的借閱和清退按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十一條 公文的立卷、歸檔和廢除按檔案管理辦法有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章 罰則第十二條 公文審批未按規(guī)定時間完成，施延一次罰 元。第十三條 辦公室積壓文件未及時上傳下達(dá)，施延一次罰 元。第十四條 經(jīng)辦人草擬公文形式不正確、詞不達(dá)意，不能清楚表達(dá)行文意圖。每次罰 元。第四章 附則第十五條 本管理辦法由辦公室負(fù)責(zé)解釋。第十六條 本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負(fù)責(zé)，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。第十七條 本管理辦法自頒布之日起實施。第十八條 經(jīng)辦人從外部帶回文件未按規(guī)定及時。附表一、魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司辦文呈批單第一聯(lián)：檔案室留存文件標(biāo)題（文別）（ ）文件編號京魯房 字 第 號密級附件擬稿人日期印章類別份數(shù)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)理相關(guān)部門經(jīng)理擬 稿 說 明附表二、魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司辦文呈批單第二聯(lián)：印章管理員留存文件標(biāo)題（文別）（ ）文件編號京魯房 字 第 號密級附件擬稿人日期印章類別份數(shù)公司領(lǐng)導(dǎo)辦公室主任經(jīng)辦部門經(jīng)理相關(guān)部門經(jīng)理擬 稿 說 明印章管理員簽名：； ；附表三、發(fā)文登記簿日期文件類別編號文件名經(jīng)辦部門對方單位呈批時間審批人下發(fā)時間備注北京魯藝房地產(chǎn)開發(fā)有限公司公文格式及要求 項目性質(zhì)字體字號行距（倍）字距頁邊距（cm）用紙規(guī)格其它注意事項及要求標(biāo)題正文標(biāo)題正文上下左右草稿黑體幼圓三號五號2標(biāo)準(zhǔn)2.82.81.56.0B51. 標(biāo)題與正文之間空一行；2. 落款下正文之間空3空3. 每頁標(biāo)注頁碼注明：4. 落款之后注明：注釋：(1)此件為草稿(第*稿)；(2)擬稿人：(簽名) 審核：(簽名) 打印人：(簽名)正式文稿華文中宋（黑體）仿宋體二號三號1.25或1.5標(biāo)準(zhǔn)3.73.52.82.6A41. 上報公文需識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)，發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右字空1字；“簽發(fā)人”用3號仿宋體字，姓名用3號楷體字標(biāo)識；2. 正文中小標(biāo)題用3號黑體字；3. 每一自然段首空2格；4. 正文與附件之間空1行(附件的標(biāo)