檔案管理_金蝶edms檔案管理系統(tǒng)用戶手冊

金蝶EDMS檔案管理系統(tǒng)用 戶 手 冊前 言感謝您使用金蝶EDMS檔案管理系統(tǒng)用戶手冊。本手冊包含的內(nèi)容可以幫助您進(jìn)行有效的檔案管理，主要包括以下內(nèi)容： 檔案管理基礎(chǔ)理念介紹 操作建議 詳細(xì)的操作流程 系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)在手冊的前言部分還向您提供了獲得其它幫助信息的途徑及編寫約定。讀者對象本手冊假設(shè)您在本手冊涉及的業(yè)務(wù)領(lǐng)域具有較好的工作經(jīng)驗(yàn)和知識，并假設(shè)您對金蝶EDMS產(chǎn)品的基礎(chǔ)知識有整體的了解。如果您沒有使用過本系統(tǒng)，我們建議您接受一次或者更多的本子系統(tǒng)的培訓(xùn)課程（請同金蝶本地分支機(jī)構(gòu)聯(lián)系，獲得更多培訓(xùn)信息）。如果您希望了解更加深入的系統(tǒng)知識，請閱讀金蝶EDMS系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)文檔。相關(guān)信息來源您還可以通過以下途徑了解我們的系統(tǒng)，并獲取您需要的服務(wù)和幫助。1. 在線信息如果您需要及時(shí)了解金蝶EAS產(chǎn)品動(dòng)態(tài)，交流產(chǎn)品應(yīng)用解決方案，可以登錄金蝶網(wǎng)站（/）。2. 售前咨詢服務(wù) 根據(jù)企業(yè)的發(fā)展和管理需要，提供管理咨詢及解決方案，幫助企業(yè)作出快速、準(zhǔn)確的決策。 3. 產(chǎn)品培訓(xùn) 金蝶公司秉承技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新的宗旨，不斷提供給客戶完整的行業(yè)解決方案。在提供優(yōu)秀產(chǎn)品的同時(shí)，不斷推出配套的培訓(xùn)服務(wù)，幫助用戶在應(yīng)用軟件時(shí)達(dá)到事半功倍的效果。 4. 實(shí)施咨詢服務(wù) 金蝶公司吸收十多萬客戶的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合國內(nèi)外先進(jìn)的管理理念和管理軟件的實(shí)施方法，推出符合中國國情的標(biāo)準(zhǔn)軟件實(shí)施方法-金手指實(shí)施方法。我們愿意運(yùn)用我們在企業(yè)管理及IT技術(shù)方面的知識，幫助顧客獲得更大的成功！ 5. 現(xiàn)場支持服務(wù) 我們的資深專業(yè)人員面對面地和您溝通，在運(yùn)行現(xiàn)場對問題進(jìn)行研究分析，使問題迅速得到解決。 6. CRM服務(wù) 借助客戶關(guān)系管理系統(tǒng)（金蝶EAS-CRM）我們建立了客戶綜合信息管理庫，能夠快速地解決客戶的問題并保留歷史記錄，以便提供長期、持續(xù)、高效的服務(wù)。 7. CSP服務(wù)支持 金蝶公司融合多年客戶服務(wù)經(jīng)驗(yàn)與國外先進(jìn)的管理思想，提煉出客戶常用的和最需要的服務(wù)為一體的CSP服務(wù)。它是以金蝶公司先進(jìn)的科技手段和專業(yè)化的服務(wù)隊(duì)伍為依托，在業(yè)界領(lǐng)先推出的項(xiàng)目完整、功能全面的系統(tǒng)性服務(wù)產(chǎn)品。 8. 呼叫中心 通過客戶呼叫中心服務(wù)（Call Center），提供全面、周到的服務(wù)，快速解答客戶應(yīng)用問題。 9. 個(gè)性化服務(wù) 針對企業(yè)個(gè)性化的需求，我們提供量身定制服務(wù)，使用一切資源，包括和合作伙伴一道為您提供全面的應(yīng)用解決方案。 10. 便利服務(wù) 金蝶不僅是解決方案的提供者，也是相關(guān)附屬產(chǎn)品的提供者。我們提供的便利服務(wù)不僅省去您選擇的苦惱，還有利于保證相關(guān)產(chǎn)品和系統(tǒng)的兼容性和一致性。 11. 合作聯(lián)盟服務(wù) 我們和其他IT領(lǐng)域先導(dǎo)型的企業(yè)進(jìn)行戰(zhàn)略合作，為您提供企業(yè)管理咨詢、系統(tǒng)集成、相關(guān)知識培訓(xùn)等全方位的服務(wù)。在此，您不僅能得到金蝶的服務(wù)資源，也能以優(yōu)惠的條件享受金蝶合作伙伴的資源。12. 版本升級服務(wù) 版本升級服務(wù)將使您隨時(shí)代的進(jìn)步而保持投資的增值，以優(yōu)惠的價(jià)格實(shí)現(xiàn)軟件以舊換新。關(guān)于金蝶金蝶國際軟件集團(tuán)有限公司是亞太地區(qū)領(lǐng)先的企業(yè)管理軟件及電子商務(wù)應(yīng)用解決方案供應(yīng)商，是全球軟件市場中成長最快的獨(dú)立軟件廠商之一，是中國軟件產(chǎn)業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)廠商。金蝶開發(fā)及銷售的軟件產(chǎn)品包括針對快速成長的新興市場中企業(yè)管理需求的、通過互聯(lián)網(wǎng)提供服務(wù)的企業(yè)管理及電子商務(wù)應(yīng)用軟件和為企業(yè)構(gòu)筑電子商務(wù)平臺的中間件軟件。同時(shí)，金蝶向全球范圍內(nèi)的顧客提供與軟件產(chǎn)品相關(guān)的管理咨詢、實(shí)施與技術(shù)服務(wù)。金蝶獨(dú)特的“快速配置，快速實(shí)施，快速應(yīng)用，快速見效”的全球化產(chǎn)品與服務(wù)定位，能夠幫助顧客從容面對動(dòng)態(tài)不確定商業(yè)環(huán)境帶來的挑戰(zhàn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程與IT技術(shù)的完美結(jié)合，有效管理變革，確保組織快速持續(xù)和健康成長。金蝶國際軟件集團(tuán)有限公司是中國第一個(gè)WINDOWS版財(cái)務(wù)軟件，第一個(gè)純JAVA中間件軟件，第一個(gè)基于互聯(lián)網(wǎng)平臺的三層結(jié)構(gòu)的ERP系統(tǒng)金蝶K/3的締造者，其中金蝶K/3是中國中小型企業(yè)市場中占有率最高的企業(yè)管理軟件。2003年3月，金蝶正式對外發(fā)布了第三代產(chǎn)品金蝶EAS (KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶EAS構(gòu)建于金蝶自主研發(fā)的商業(yè)操作系統(tǒng)金蝶BOS之上，面向中大型企業(yè)，采用最新的ERP管理思想和一體化設(shè)計(jì)，有超過50個(gè)應(yīng)用模塊高度集成，涵蓋企業(yè)內(nèi)部資源管理、供應(yīng)鏈管理、客戶關(guān)系管理、知識管理、商業(yè)智能等，并能實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的商務(wù)協(xié)作和電子商務(wù)的應(yīng)用集成。編寫約定l 通用格式約定格式意義宋體正文。下劃線輸入信息。斜體提示信息。l 圖形界面格式約定格式意義“”窗口名稱。普通菜單項(xiàng)或樹狀結(jié)構(gòu)菜單項(xiàng)?！尽看翱谥械陌粹o。窗體中的選項(xiàng)。連續(xù)選擇菜單及其子菜單或樹狀結(jié)構(gòu)。l 鍵盤操作約定格式意義鍵1 鍵盤上的鍵名。鍵1+鍵2在鍵盤上同時(shí)按下兩個(gè)鍵。l 鼠標(biāo)操作約定格式意義單擊按下鼠標(biāo)左鍵單擊某一對象。雙擊連續(xù)兩次鼠標(biāo)左鍵打開某一對象。右擊選中某一對象按下鼠標(biāo)右鍵。拖放按住鼠標(biāo)左鍵不放移動(dòng)鼠標(biāo)到指定位置，放開鼠標(biāo)鍵。l 特別標(biāo)志格式意義溫馨提醒：提醒某些操作可能會導(dǎo)致一些嚴(yán)重的后果，請用戶謹(jǐn)慎使用。注意：提供一些應(yīng)用關(guān)鍵的描述。舉例：列舉實(shí)例以便用戶加深理解。操作前提：進(jìn)行某一操作之前,必須先完成的操作.定義：定義內(nèi)容中出現(xiàn)的財(cái)務(wù)或計(jì)算機(jī)術(shù)語。意見反饋感謝您使用我們的產(chǎn)品及用戶手冊。在本手冊的最后附有意見反饋表，您可以在上面說明您對我們的產(chǎn)品或用戶指南的意見和建議，并通過金蝶分支機(jī)構(gòu)或直接傳真至(0755) 產(chǎn)品管理部反饋給我們, 我們將期待你給予我們好的建議和意見。 目 錄第1章檔案管理的基礎(chǔ)理念介紹81.1檔案與檔案行業(yè)81.1.1檔案的概念81.1.2與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)81.1.3檔案的來源91.1.4檔案的基本特點(diǎn)91.1.5檔案的基礎(chǔ)性質(zhì)91.1.6檔案的基礎(chǔ)術(shù)語91.2檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)101.2.1檔案的種類101.2.2全宗內(nèi)電子檔案的分類101.2.3全宗實(shí)體分類方案111.2.4全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)111.3檔案的管理過程12第2章登陸系統(tǒng)及常用功能152.1登錄系統(tǒng)152.2常用功能16第3章我的首頁17第4章文件管理184.1收發(fā)文登記184.2文件修改194.3文件刪除204.4文件查詢214.5修改件號244.6文件歸檔244.7原文管理254.8文件報(bào)表25第5章檔案管理275.1檔案調(diào)整285.1.1件號順序調(diào)整285.1.2卷內(nèi)順序調(diào)整295.1.3分卷調(diào)整305.1.4合卷調(diào)整315.1.5拆卷調(diào)整325.1.6案卷順序調(diào)整335.2檔案關(guān)聯(lián)345.3檔案門類設(shè)置參考34第6章檢索利用376.1檔案查詢376.2檔案借閱406.3檔案收藏41第7章檔案保管427.1存放位置索引427.2庫房溫濕度登記42第8章檔案鑒定438.1到期鑒定438.2鑒定銷毀448.3銷毀清冊44第9章檔案報(bào)表45第1章 檔案管理的基礎(chǔ)理念介紹1.1 檔案與檔案行業(yè)1.1.1 檔案的概念微觀概念：檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料。宏觀概念：檔案是“過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄”。1.1.2 與檔案相關(guān)單位及組織結(jié)構(gòu)與檔案相關(guān)的單位關(guān)系圖如下：l檔案局：檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)部門，屬行政單位。l檔案館：集中存放社會上各單位的檔案的單位，負(fù)責(zé)檔案的收集和保管，屬事業(yè)單位。包括國家檔案館、地方檔案館、專業(yè)檔案館。l立檔單位：產(chǎn)生檔案的單位，一般都有檔案集中保管的部門，大部分稱為檔案室，有的也稱為保密室或其它名稱。l各單位之間存在關(guān)系：?間接的行政管理：國家和各省、各省和個(gè)地區(qū)之間的行政關(guān)系。?直接的行政管理：市與各區(qū)、行業(yè)上級部門和下級部門之間的行政關(guān)系。?業(yè)務(wù)監(jiān)督和指導(dǎo)：檔案局對立檔單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。?檔案移交：立檔單位的檔案向?qū)I(yè)檔案館和綜合性檔案館上報(bào)。l其他輔助機(jī)構(gòu)：?檔案專業(yè)教育部門：檔案學(xué)院，檔案系；檔案業(yè)余大學(xué)；檔案中專。?檔案學(xué)會：國家學(xué)會；省、市、縣學(xué)會；專門行業(yè)學(xué)會。?檔案科學(xué)技術(shù)研究所。1.1.3 檔案的來源l來源的對象（多樣性）?國家機(jī)構(gòu)?社會組織?個(gè)人（家庭、家族）l來源的范圍（廣泛性）?產(chǎn)生檔案社會活動(dòng)領(lǐng)域是各行各業(yè)。如政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等。l來源的種類?官方檔案與半官方檔案?公共檔案與私人檔案1.1.4 檔案的基本特點(diǎn)l檔案的職能性?檔案是由檔案形成者在其職能活動(dòng)過程中產(chǎn)生的文件與材料轉(zhuǎn)化而來的。職能活動(dòng)的需要是檔案形成和保存的基礎(chǔ)。?立檔單位的職能活動(dòng)是多種多樣的，因而產(chǎn)生形成各種各樣內(nèi)容和載體的檔案。l檔案的原始性?檔案是當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)刂苯有纬捎诹n單位職能活動(dòng)過程中的歷史產(chǎn)物，不是事后編造的。?檔案原件具有不可替代的辦文特征和時(shí)代特征。l檔案的價(jià)值性1.1.5 檔案的基礎(chǔ)性質(zhì)檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄，也是一種信息資源。檔案的基本性質(zhì)就是原始記錄性，它可以分解為兩方面的屬性：原始性和記錄性。1.1.6 檔案的基礎(chǔ)術(shù)語l立檔單位：構(gòu)成檔案全宗的國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人。l全宗：一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。檔案整理工作的第一步就是區(qū)分全宗。l聯(lián)合全宗：由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對待的文件整體。l匯集全宗：若干個(gè)立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少具有某些共同特征或聯(lián)系的作為一個(gè)全宗對待的文件整體。l全宗群：由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體，是檔案館組織管理檔案的一種方式。l全宗內(nèi)檔案分類：在一個(gè)全宗內(nèi)，按照來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式和其他特征把檔案實(shí)體分成若干層次和類別，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的體系。l檔案實(shí)體：檔案實(shí)體是指檔案原始形態(tài)，包括各種載體的檔案及實(shí)物。l案卷：在一個(gè)全宗內(nèi)，由互有聯(lián)系的若干文件組合成的放入卷夾、卷皮內(nèi)的基本保管單位，簡稱卷。l卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)文件狀況的記錄，排列在卷內(nèi)文件之后。l檔號：檔案實(shí)體編號的總稱。通常包括全宗號、類別號、案卷目錄號、案卷號、件號、頁號。l編目：按照一定的規(guī)則將著錄的條目組織成目錄的過程。l目錄：按照一定次序編排的、揭示檔案或其他文獻(xiàn)特征的條目，是檔案的一種檢索、報(bào)道工具。l卷內(nèi)目錄：登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格。排列在卷內(nèi)文件之前。l案卷目錄：按照特定要求登錄案卷題名和其他特征編排成的一種檔案檢索、報(bào)道工具。l著錄：在編制檔案目錄時(shí)，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。l標(biāo)引：對檔案內(nèi)容進(jìn)行主題分析，把結(jié)果以規(guī)范化的檢索語言賦予檢索標(biāo)識的過程。l分類標(biāo)引：對檔案給予分類號標(biāo)識的過程。l主題標(biāo)引：對檔案給予主題詞標(biāo)識的過程。l檢索：有選擇地查找已存儲的檔案或檔案信息的過程。l檢索工具：查找檔案使用的目錄、指南、索引等的統(tǒng)稱。l索引：指明檔案或目錄的內(nèi)容特征、形式特征，按一定順序排列并注明相應(yīng)出處，供查找檔案或檔案信息的一種檢索工具。1.2 檔案的分類與組織結(jié)構(gòu)1.2.1 檔案的種類通常，可以將檔案劃分為三大種類：文書檔案、科研檔案和業(yè)務(wù)檔案。l文書檔案：傳統(tǒng)上，將諸如黨群管理、行政管理、業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的檔案稱為文書檔案。文書檔案按照國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，從2003年后，要求采用簡化方式來整理。l科研檔案：包括產(chǎn)品、工藝等工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)和農(nóng)作物、林業(yè)、畜牧、水產(chǎn)等農(nóng)業(yè)生產(chǎn)技術(shù)的各種生產(chǎn)技術(shù)檔案、基本建設(shè)檔案、設(shè)備檔案和包括氣象、天文、水文、地質(zhì)、測繪、地震、環(huán)境保護(hù)、醫(yī)療衛(wèi)生等的各種專門性科技檔案稱為科技檔案。l專門檔案：人事、會計(jì)、審計(jì)、企業(yè)、高校、城建、訴訟、藝術(shù)、病歷、商標(biāo)、地名、婚姻、音像、照片等檔案稱專門檔案。不同種類檔案的管理需要不同的目錄。1.2.2 全宗內(nèi)電子檔案的分類全宗內(nèi)分類的方法很多，按分類的構(gòu)成方式可以分成單式結(jié)構(gòu)分類法和復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法。l單式結(jié)構(gòu)分類法中最常用的分類方法主要有三種：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問題分類法。?年度分類法：根據(jù)文件形成和處理的所屬年度，將全宗內(nèi)的檔案文件分成若干類別的一種分類方法。因其簡便易行，又可以同其他分類方法分層聯(lián)用，因而是種常用的檔案文件分類法。?組織機(jī)構(gòu)分類法：指依據(jù)立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或文件處理階段形成和處理文件的承辦單位，將全宗內(nèi)文件劃分為若干各類別的分類方法。?問題分類法：根據(jù)文件內(nèi)容記述于反映的基本或主要問題，將全宗內(nèi)文件劃分為若干各類別的分類方法。l復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法：指將兩種或兩種以上的單式結(jié)構(gòu)分類法分層聯(lián)用所構(gòu)成的全宗內(nèi)文件的各種實(shí)用分類方法的統(tǒng)稱。常用的復(fù)式結(jié)構(gòu)分類法有：?年度 組織機(jī)構(gòu)分類法?年度 問題分類法?組織機(jī)構(gòu) 年度分類法?問題 年度分類法1.2.3 全宗實(shí)體分類方案檔案分類方案，又稱為“檔案分類大綱”，指在確定檔案全宗內(nèi)文件的具體分類方法之后，用文字或圖表等形式，標(biāo)列出各級類目名稱，并按一定順序排列而成的一種類目表，它是指導(dǎo)立檔單位進(jìn)行檔案文件分類的工具。檔案分類方案的內(nèi)容一般包括編制說明、分類類目表和使用說明三部分組成。l編制說明：說明分類方案的編制目的、分類依據(jù)、分類規(guī)則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置以及若干重要問題的說明，是使用方案的指南。l分類類目表：由各級或各層次類目構(gòu)成的類目表。l使用說明：包括對個(gè)別類目的含義的解釋說明、對分類中的有關(guān)注意事項(xiàng)的說明等具體內(nèi)容。1.2.4 全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)檔案的組織方式是人們在長期的檔案管理工作實(shí)踐中總結(jié)出的有效的信息組織方法，能和檔案的具體的庫房存放有機(jī)地結(jié)合，并讓檔案利用起來方便。檔案的組織方式和庫房以及庫房中檔案保管方式非常類似，形如檔案庫房、排架、柜、抽屜。計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)中的文件管理的目錄結(jié)構(gòu)也非常類似。本質(zhì)都是“物以類聚”的思想，也符合人們的思維習(xí)慣。檔案的組織方式也適用于圖書、資料等的管理。對于任一全宗，檔案組織結(jié)構(gòu)可以用實(shí)體關(guān)系圖描述如下：通過前幾章節(jié)內(nèi)容我們可以知道，實(shí)際上，全宗內(nèi)檔案的分類是多層的，分類方法是多樣的，因而全宗內(nèi)檔案的組織結(jié)構(gòu)圖可以細(xì)化為下圖（圖2.3）。1.3 檔案的管理過程檔案管理過程包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、利用、編研等。其大致工作流程如下圖表示：一、檔案收集檔案收集工作，就是指依據(jù)黨和國家的規(guī)定，通過慣常的接收制度和專門的征集方式，把分散保存在各個(gè)機(jī)關(guān)、單位及個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案，有組織、有秩序地分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級各類檔案館，以實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的業(yè)務(wù)活動(dòng)。檔案館檔案的來源主要有四種：現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤消機(jī)關(guān)檔案、征集歷史檔案和檔案館間交接的檔案。在此，我們只討論與立檔單位有關(guān)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的移交進(jìn)館工作。l檔案移交及接收要求?進(jìn)館檔案應(yīng)按全宗整理，保持全宗的完整性。?進(jìn)館檔案必須是經(jīng)過鑒定的、具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。各立檔單位應(yīng)按照鑒定檔案的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)的劃分檔案的保管期限，并將其中具有永久或長期保存價(jià)值的檔案，在本單位保存若干年后向有關(guān)檔案館移交。?與立檔單位有關(guān)的資料和全宗有關(guān)的檢索工具，應(yīng)隨同檔案一起移交。不同的接收單位可能對接收的內(nèi)容有具體的規(guī)定，一般要移交的內(nèi)容有：檔案實(shí)物、移交清冊、全宗歷史情況、立檔單位歷史情況、立檔單位進(jìn)館歷史情況、全宗歷史考證、分類方案、保管期限表、案卷目錄（一式兩份或三份），以及其他檔案目錄等。對于移交內(nèi)容在計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)中應(yīng)移交出檔案目錄數(shù)據(jù)及電子原文，并對移交內(nèi)容進(jìn)行記錄，而接收端應(yīng)可以自動(dòng)的接收目錄數(shù)據(jù)及電子原文。?清點(diǎn)核對。即移交與接收雙方根據(jù)移交的清冊與目錄進(jìn)行核對。l移交清冊：用于記錄移交與接收雙方信息及所移交案卷相關(guān)信息的清單。?移交清冊內(nèi)容應(yīng)包括：移交單位、（移交單位）經(jīng)辦人、接收單位、（接收單位）經(jīng)辦人、移交年度，以外還有（案卷）移交明細(xì)表。移交明細(xì)表中內(nèi)容包括：案卷目錄號、案卷題名或組織機(jī)構(gòu)名稱、所屬年代、移交（接收）原因、移交（接收）日期、總案卷數(shù)量小計(jì)、永久案卷數(shù)據(jù)小計(jì)、長期案卷數(shù)據(jù)小計(jì)、備注等項(xiàng)。?移交清冊的格式見附錄（）。?移交清冊明細(xì)表中的內(nèi)容應(yīng)直接查詢得到，而不用用戶輸入，但可以讓用戶進(jìn)行修改。l全宗歷史情況：記錄某全宗的歷史情況和全宗歷次進(jìn)館的明細(xì)情況，兩者的關(guān)系是主從關(guān)系。?歷次進(jìn)館明細(xì)情況的內(nèi)容包括：進(jìn)館時(shí)間、檔案所屬年代、總檔案數(shù)量小計(jì)、永久檔案數(shù)量小計(jì)、長期檔案數(shù)量小計(jì)、累計(jì)卷數(shù)、累計(jì)米數(shù)。?全宗歷史情況的內(nèi)容包括：全宗名稱、全宗號、全宗名稱變化和起止時(shí)間（用文本串記錄）、檔案初次入館時(shí)間、檔案存放庫房號、對歷次進(jìn)館檔案質(zhì)量和完整情況說明。?全宗歷史情況表的格式見附錄（）。l立檔單位歷史情況：?記錄立檔單位的歷史情況，包括：單位名稱、建立年月、初建時(shí)名稱、領(lǐng)導(dǎo)成員姓名及黨政職務(wù)、內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱、人員編制數(shù)、實(shí)有人員數(shù)。?立檔單位歷史情況表的格式見附錄（）。二、檔案整理檔案整理是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。檔案內(nèi)容整理，主要包括對檔案文件的內(nèi)容真?zhèn)蔚蔫b別、對檔案內(nèi)容客觀性的考證及編纂出版檔案史料等活動(dòng)。檔案實(shí)體整理，主要是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目，組成有序的檔案整體的工作過程。我們通常所說的檔案整理，主要指檔案的實(shí)體整理。三、檔案鑒定檔案的鑒定工作應(yīng)當(dāng)包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即鑒定檔案的保存價(jià)值和鑒定檔案的真?zhèn)?。目前，在檔案館和檔案室的業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常進(jìn)行的鑒定工作就是鑒定檔案的保存價(jià)值，因此，當(dāng)前檔案界人士統(tǒng)稱的檔案鑒定工作指的主要就是鑒定檔案的保存價(jià)值的大小。那么，給檔案價(jià)值鑒定工作下個(gè)完整的、科學(xué)的定義就是：檔案保存價(jià)值的鑒定工作是指各級各類檔案館和檔案室按照一定的原則、標(biāo)準(zhǔn)和方法來判定檔案的價(jià)值、確定檔案的保管期限，并據(jù)此剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。它是檔案管理工作中一個(gè)獨(dú)立的環(huán)節(jié)，是檔案館和檔案室業(yè)務(wù)活動(dòng)中不可缺少的重要組成部分。四、檔案保管維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)，從一定意義上講，維護(hù)檔案的完整與安全，更是檔案保管工作的中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案保管工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)完整與安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案保管工作應(yīng)該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（檔案不丟失不泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。五、檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)工作，是用表冊、數(shù)字的形式，對檔案和檔案工作諸現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行登記、整理、分析和研究，從而揭示其發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。檔案統(tǒng)計(jì)工作的基本任務(wù)，就是要對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進(jìn)行登記、統(tǒng)計(jì)調(diào)查、整理和分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。六、檔案檢索檔案檢索有廣義與狹義之分。狹義的檔案檢索是指利用各種檢索工具，從各種角度查找利用者所需檔案的過程。廣義的檔案檢索則是指存貯檔案信息線索和利用檢索工具查檢所需檔案的全部過程。我們這里研究檔案檢索是從檢索的廣義概念出發(fā)的，即檔案檢索包括檔案存貯和檔案查檢兩個(gè)具體過程。七、檔案利用檔案開發(fā)利用工作，就是檔案工作者將本館（室）及其他單位所收藏的靜態(tài)的檔案信息，通過多種渠道與方式，開發(fā)和傳遞給利用者，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的活化和共享，滿足社會需要的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作。八、檔案編研 檔案編研工作，是以館（室）藏檔案文獻(xiàn)為主要物質(zhì)對象，以主動(dòng)提供或報(bào)道檔案信息內(nèi)容，滿足社會利用為主要目的，在深入研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，按專題對檔案文件進(jìn)行收集、篩選、加工，使之轉(zhuǎn)化為不同形式的編研成果的一種專業(yè)工作。第2章 登陸系統(tǒng)及常用功能2.1 登錄系統(tǒng)在IE瀏覽器的地址欄內(nèi)輸入檔案管理系統(tǒng)的訪問地址，如：http:/localhost:7899/firstda/回車，進(jìn)入企業(yè)文檔電子管理系統(tǒng)登錄頁面，如下圖所示：系統(tǒng)設(shè)置初始密碼為六個(gè)零，用戶第一次登錄系統(tǒng)后，可以自行修改密碼。如果用戶標(biāo)識和密碼通過了系統(tǒng)的驗(yàn)證，用戶就可以登錄到系統(tǒng)中了。企業(yè)文檔電子管理系統(tǒng)的頁面可分三個(gè)部分：頁面頭部、左頁面和右頁面，如下圖所示：一、頁面頭部：1、提供了8個(gè)功能模塊的鏈接，包括“我的首頁”、“文件管理”、“檔案管理”、“檢索利用”、“檔案保管”、“檔案鑒定”、“系統(tǒng)管理”、“控制面板”，功能模塊顯示有多有少，根據(jù)用戶的權(quán)限而定。單擊上述相應(yīng)功能模塊，進(jìn)入該模塊功能。2、提供了退出系統(tǒng)按鈕，單擊“退出”可退出此系統(tǒng)，中間部分顯示登錄用戶的信息及此用戶上次登錄的時(shí)間。二、左頁面：上方有三個(gè)圖標(biāo)按鈕，它們的功能依次是返回系統(tǒng)首頁，恢復(fù)左邊菜單和隱藏左邊菜單。單擊相應(yīng)按鈕即可以達(dá)到此效果。三、右頁面：一般狀態(tài)下，右頁面呈現(xiàn)相應(yīng)功能頁面的歡迎頁面，但如果用戶單擊了左頁面的某個(gè)功能項(xiàng)時(shí)，右頁面就會顯示該功能項(xiàng)的詳細(xì)內(nèi)容。2.2 常用功能1、翻頁功能：在系統(tǒng)各個(gè)窗口的右上角有翻頁按鈕，如圖所示： 單擊，向后翻頁2、選擇項(xiàng)輸入說明：在系統(tǒng)中有一些項(xiàng)是選擇輸入的，在輸入框的后面有的標(biāo)識，點(diǎn)擊彈出下拉框進(jìn)行選擇輸入。3、自動(dòng)連成項(xiàng)輸入說明：在系統(tǒng)中有一些項(xiàng)如檔號、案卷檔號是由幾個(gè)錄入項(xiàng)連成的，在輸入框的后面有的標(biāo)識，直接點(diǎn)接此鍵即可生成輸入項(xiàng)。 4、日期輸入說明：為了統(tǒng)一錄入的日期格式，系統(tǒng)在日期的輸入框后面有的標(biāo)識，點(diǎn)擊彈出如下窗口（為當(dāng)前年月日的日期列表）。 5、必錄項(xiàng)說明：在系統(tǒng)中有些錄入項(xiàng)是必須輸入的，在輸入項(xiàng)的后面都用*作了標(biāo)記，如：，用戶在輸入時(shí)，一定要對這些項(xiàng)目進(jìn)行輸入，系統(tǒng)才會允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的保存。 6、排序功能：系統(tǒng)在列表界面提供了可按照某一項(xiàng)進(jìn)行排序的功能，當(dāng)用戶需要按照某一項(xiàng)對列表內(nèi)容進(jìn)行排序時(shí)，單擊此項(xiàng)的名稱即可。第3章 我的首頁登錄系統(tǒng)后可直接進(jìn)入系統(tǒng)首頁，點(diǎn)擊頁頭的“我的首頁”也可以進(jìn)入系統(tǒng)首頁，我的首頁提供了初始設(shè)置、修改密碼、我的收藏、我的申請、授權(quán)管理、幫助手冊六個(gè)功能。1、初始設(shè)置：單擊“我的首頁/初始設(shè)置”，進(jìn)入初始設(shè)置功能頁面，如下圖所示，用戶可以按個(gè)人的喜好，選擇輸入設(shè)置列表每頁顯示行數(shù)，設(shè)置完成后，單擊“更新”保存設(shè)置。 2、修改密碼：單擊“我的首頁/修改密碼”，進(jìn)入修改密碼功能頁面，如圖所示： 在這個(gè)頁面用戶可以修改自已的用戶密碼，在右欄的文本框中依次輸入用戶舊密碼、新密碼、用戶確認(rèn)密碼，然后單擊“更新”，保存設(shè)置。3、幫助手冊：單擊“我的首頁/幫助手冊”，進(jìn)入幫助手冊功用頁面，如圖所示：4、我的收藏、我的申請、授權(quán)管理是檢索利用中的功能模塊前移，詳細(xì)見后。第4章 文件管理4.1 收發(fā)文登記文件是檔案最主要的來源。辦公流程中，對于文件的管理，主要是文件的辦理流程很復(fù)雜，但這些處理是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要更多考慮的問題，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)側(cè)重于文件動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn)的管理，而檔案管理系統(tǒng)中的文件管理更多的側(cè)重于靜態(tài)文檔的管理，但也應(yīng)能較完整的記錄文件處理的狀態(tài)和結(jié)果。文件管理按功能可分為文件登記、文件歸檔和文件統(tǒng)計(jì)。其核心功能是文件歸檔。實(shí)施OA系統(tǒng)后，收發(fā)文登記將在工作流中完成，審批通過后的文件，可以定期批量移交到檔案管理系統(tǒng)中，無需再手工錄入文件信息。對于歷史文件信息，也可以通過文件增加功能進(jìn)行補(bǔ)充登記，如下圖：其中順序號為系統(tǒng)按各單位各部門設(shè)置的自動(dòng)年度流水號，無需填寫，其他有些錄入項(xiàng)系統(tǒng)按業(yè)務(wù)要求設(shè)了默認(rèn)項(xiàng)，用戶按錄入界面要求輸入完成后，單擊【追加】或【確定】按鈕。單擊【追加】，系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)入下一條記錄的錄入界面，且會繼承一些頁面的設(shè)置；單擊【確認(rèn)】，系統(tǒng)則返回列表界面，新增條目將排在首位。4.2 文件修改l 單條記錄修改在列表界面中點(diǎn)擊此條目的題名進(jìn)入文件修改頁修改完后點(diǎn)擊【確定】按鈕返回列表界面，或點(diǎn)擊【重置】重新進(jìn)行修改。l 批量修改點(diǎn)擊列表上方的【批量】按鈕進(jìn)入批量修改界面。輸入查詢條件、修改項(xiàng)，要修改的值，點(diǎn)擊【開始替換】將會對符合條件的記錄逐條修改。點(diǎn)擊【確認(rèn)】確認(rèn)修改，點(diǎn)【跳過】不修改當(dāng)前記錄。4.3 文件刪除在要?jiǎng)h除文件前面的復(fù)選框中打后單擊“刪除”按鈕，可以同時(shí)選擇多條記錄批量刪除。4.4 文件查詢在系統(tǒng)的幾個(gè)功能模塊中都提供了“查詢”的操作，方法相同，且都提供了簡單查詢和高級查詢兩種方法。l 簡單查詢：單擊【查詢】按鈕進(jìn)入簡單查詢界面，如下圖：用戶按查詢項(xiàng)輸入要查詢的要素，單擊【確定】即可，如查詢條件不夠，可點(diǎn)擊【設(shè)置查詢項(xiàng)】，增加或重新設(shè)置查詢條件，如圖所示：當(dāng)用戶需要增加某一個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，在可選查詢項(xiàng)列表欄中單擊選擇需要的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，可將選中的查詢項(xiàng)移到已選項(xiàng)列表中。刪除某個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，可在已選查詢項(xiàng)列表中單擊選擇需要?jiǎng)h除的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，將其撤回到可用查詢項(xiàng)列表中。設(shè)置完成后單擊“確定”保存設(shè)置，回到查詢界面繼續(xù)輸入相關(guān)要素進(jìn)行查詢。l 高級查詢：在查詢界面點(diǎn)擊【高級查詢】進(jìn)入高級查詢界面，如圖所示：A、選擇查詢項(xiàng)：從下拉列表中選擇所需要設(shè)置的查詢項(xiàng)，如下圖所示：B、選擇關(guān)系操作：從下拉列表中選擇關(guān)系操作。C、確定查詢值：根據(jù)查詢項(xiàng)的種類，確定查詢值，如圖所示：根據(jù)查詢項(xiàng)類別的不同，有些查詢值可以直接填寫，有些需要從下拉框的列表中進(jìn)行選擇，一旦操作錯(cuò)誤，系統(tǒng)會有相應(yīng)的提示信息。如下圖所示：如有其他的查詢條件可以單擊【增加】，重復(fù)上述幾個(gè)步驟直至所有查詢條件均已設(shè)置完成為止。D、選擇邏輯操作：邏輯操作是指查詢條件之間的邏輯關(guān)系，用戶可以選擇“結(jié)束”、“并且”、“或者”。如下圖所示：其中“結(jié)束”表示查詢條件到此為止，“并且”表示這一個(gè)查詢條件與下一個(gè)查詢條件必須同時(shí)成立，而“或者”則表示這一個(gè)查詢條件與下一個(gè)查詢條件只要同時(shí)滿足其中一個(gè)即可。F、如果需要?jiǎng)h除某一個(gè)查詢條件的話，可以單擊這條記錄前面的【刪除】按鈕。G、設(shè)置完查詢條件后，單擊【查詢】即可查出符合條件的條目列表。4.5 修改件號在文件列表“件號”的輸入框中直接輸入件號的數(shù)字，然后點(diǎn)擊【修改件號】按鈕則可完成修改件號的操作，此操作可以支持批量修改，系統(tǒng) 將自動(dòng)保存當(dāng)前列表頁中所有用戶輸入的所有記錄的件號。4.6 文件歸檔歸檔文件是指在其職能中形成的、辦理完畢的、應(yīng)作為企業(yè)管理檔案保存的各種紙質(zhì)文件。其中，辦理完畢是指文件相應(yīng)的文書處理程序已經(jīng)完成，而不論文件本身在實(shí)際工作中是否還在發(fā)揮作用。文件的歸檔工作一般包括兩個(gè)階段，第一階段，在機(jī)關(guān)文件歸檔時(shí)，對文件能否轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行資格審定，確定其是否屬于歸檔的范圍，同時(shí)剔除沒有保存價(jià)值的文件材料。歸檔的過程，是對文件的選擇過程。第二階段，對進(jìn)入歸檔范圍的文件材料，根據(jù)其在日后保存過程中可能產(chǎn)生的不同作用來確定檔案的生存期，提出應(yīng)保存的年限，即確定保管期限。文件歸檔是指文件材料在處理完畢之后，由業(yè)務(wù)部門將其中有保存價(jià)值的文件整理，定期移交給本單位檔案機(jī)構(gòu)集中管理的過程。對收文和發(fā)文中需要?dú)w檔的文件進(jìn)行歸檔處理，歸檔后在檔案管理中就不需要再錄入了。在文件歸檔時(shí)需要確定全宗號、歸檔年度、保管期限。在歸檔的同時(shí)生成檔號。 文件歸檔是對文件登記中錄入的條目記錄以及OA系統(tǒng)辦理完畢的電子文件進(jìn)行歸檔處理。點(diǎn)擊【歸檔】按鈕進(jìn)入歸檔文件歸檔界面，在這個(gè)頁面中，用戶可以看到所有需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)記錄列表。文件歸檔的操作步驟如下：A、確定全宗號、保管期限、歸檔年度及盒號，用戶可以點(diǎn)擊輸入框后進(jìn)行選擇錄入，并選擇保管期限等。B、確定符全歸檔條件的文件，每個(gè)條目記錄前都有復(fù)選框，選擇這條記錄，只需選中這個(gè)復(fù)選框即可，如果要剔出這條記錄，則清空復(fù)選框。C、單擊頁面左上角的【歸檔】按鈕，所選中的數(shù)據(jù)記錄就按照設(shè)定的條件歸檔了，這時(shí)，已歸檔的數(shù)據(jù)記錄直接轉(zhuǎn)入檔案管理相應(yīng)的門類數(shù)據(jù)列表中，在文件的數(shù)據(jù)列表中不再保存相應(yīng)的記錄。如在“接收原文”前打表示文件的條目與原文都?xì)w入了檔案管理，如不打表示只有文件的條目歸入檔案管理，原文不歸入。系統(tǒng)還提供了選擇歸檔，可以通過查詢到相同類的文件再進(jìn)行歸檔處理。值得注意的是：第一步和第二步是可以互逆的，用戶既可以先設(shè)定歸檔條件，再選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)記錄，也可以先確定數(shù)據(jù)記錄，再確定歸檔條件，其結(jié)果完全相同。4.7 原文管理點(diǎn)擊在檔案條目列表界面中點(diǎn)擊相應(yīng)條目前的“”進(jìn)入原文管理界面，進(jìn)行原文的增加、修改、刪除和閱讀，增加原文：在原文新增界面點(diǎn)擊【增加】進(jìn)入下面頁面，并點(diǎn)擊【瀏覽】按鈕，找到需上傳的文件，然后單擊【確定】按鈕，完成增加原文刪除原文：選擇相應(yīng)文件，點(diǎn)擊【刪除】按鈕刪除該文件。閱讀原文：在相應(yīng)文件的圖標(biāo)前點(diǎn)擊打開，要改原文標(biāo)題可點(diǎn)擊文件名稱打開，改完后單擊【更新】。原文狀態(tài)管理：本系統(tǒng)默認(rèn)新增原文為公開，點(diǎn)擊“已開放”可改為“未開放”狀態(tài)，未開放的文件無論用戶權(quán)限都不能查看原文。4.8 文件報(bào)表文件報(bào)表提供了文件目錄的打印功能，文件目錄已由系統(tǒng)管理員設(shè)計(jì)好，用戶可選擇利用各類已設(shè)定好的報(bào)表，目錄報(bào)表的設(shè)計(jì)詳見系統(tǒng)管理員手冊。點(diǎn)擊【報(bào)表】，進(jìn)入目錄報(bào)表查詢界面，如下圖： 點(diǎn)擊【確定】后系統(tǒng)將以EXCEL的方式輸出要查詢的報(bào)表。第5章 檔案管理檔案管理模塊提供了各類檔案的新增、修改、刪除、查詢、調(diào)整、原文管理、目錄報(bào)表打印功能?？梢詫σ韵骂惸康臋n案進(jìn)行管理：企管檔案（文書檔案）、合同檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、出版物檔案、已故人員檔案、科研檔案、設(shè)備檔案等，且分為簡化歸檔方式和組卷歸檔方式兩種管理模式，簡化歸檔管理模式有企管檔案、合同檔案、會計(jì)檔案、出版物檔案、已故人員檔案。組卷歸檔管理模式有基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案。每類檔案按照一級類目下的二級類目進(jìn)行操作。點(diǎn)擊一級類目展出二級類目，如左頁面分別列出了十一大類檔案的二級類目的樹表結(jié)構(gòu)。每一類檔案的錄入界面不盡相同，但各類檔案的操作步驟基本相同。以企管檔案為例說明簡化方式管理模式的幾類檔案的操作步驟：點(diǎn)擊“企管檔案”的二級類目“企管檔案”進(jìn)入企管檔案的管理功能模塊，再點(diǎn)擊二級類目“企管檔案”，在這里用戶可以對企管檔案的條目和原文進(jìn)行管理，包括增加、查詢、刪除、調(diào)整、報(bào)表、批量、關(guān)聯(lián)等。如圖所示：其中增加、查詢、刪除、報(bào)表、批量操作請參見文件管理中的章節(jié)。企業(yè)管理檔案按組卷方式分為傳統(tǒng)組卷方式和文件歸檔方式。傳統(tǒng)組卷方式分為案卷級檔案和文件級檔案。文件歸檔方式的特點(diǎn)為：1.取消案卷、實(shí)行文件級整理，免除了繁瑣、復(fù)雜的組卷過程。2.分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）三種，并允許各單位視具體情況組合及簡化分類層次。3.裝訂以“件”為單位進(jìn)行。4.排列方法強(qiáng)調(diào)按照事由來排列，時(shí)間、重要程度等作為參考因素。5.取消案卷、卷內(nèi)文件兩級目錄，只編以“件”為單位的歸檔文件目錄。6.無需編頁號，目錄改設(shè)“頁數(shù)”項(xiàng)。7.歸檔文件直接裝盒保管。8.無需擬寫案卷題名和填寫案卷封面，只需填寫檔案盒背脊。5.1 檔案調(diào)整對于已組好卷的檔案，若出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，需要用到案卷調(diào)整功能：1.同一案卷內(nèi)文件順序的變化2.屬于某一案卷的文件要調(diào)到另一份案卷3.某一案卷的案卷號需要改變，其對應(yīng)的所有文件的案卷號和檔號需要修改4.以上情況并不是一定要用到案卷調(diào)整，若涉及到的數(shù)據(jù)量小，也可直接對每條需要修改的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改，但案卷調(diào)整可以提供方便和快速的調(diào)整，特別是針對大量數(shù)據(jù)需要修改的情況。5.1.1 件號順序調(diào)整按新標(biāo)準(zhǔn)整理的檔案只需要調(diào)整件號，點(diǎn)擊【調(diào)整】按整進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：選擇一條記錄點(diǎn)擊或可調(diào)整每條記錄的件號順序，調(diào)后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕保存調(diào)整結(jié)果。選中某條記錄然后在中雙擊前一個(gè)輸入框，系統(tǒng)將自動(dòng)將此記錄的位置顯示到此輸入框，然后再在后一個(gè)輸入框輸入要調(diào)整到什么位置，然后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕保存調(diào)整結(jié)果。5.1.2 卷內(nèi)順序調(diào)整按傳統(tǒng)方法整理的檔案需要調(diào)整卷內(nèi)順序，選擇此門類下的案卷目錄列表上方的【調(diào)整】按鈕進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：點(diǎn)擊或調(diào)整案卷的順序號。點(diǎn)擊或可以選擇未組卷的文件到現(xiàn)有的案卷中，調(diào)整完成后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕完成操作。5.1.3 分卷調(diào)整按傳統(tǒng)方法整理的檔案需要進(jìn)行分卷處理，將某個(gè)案卷下的內(nèi)容調(diào)整到新的案卷中，選擇此門類下的案卷目錄列表上方的【調(diào)整】按鈕進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：點(diǎn)擊或調(diào)整案卷的順序號。點(diǎn)擊或可以選擇文件到新的案卷，在分卷案卷檔號中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，調(diào)整完成后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕完成操作。5.1.4 合卷調(diào)整按傳統(tǒng)方法整理的檔案需要進(jìn)行合卷處理，將其他案卷中的某些文件合并到這個(gè)案卷下，選擇此門類下的案卷目錄列表上方的【調(diào)整】按鈕進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：點(diǎn)擊或調(diào)整案卷的順序號。點(diǎn)擊或可以選擇文件到新的案卷，調(diào)整完成后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕完成操作。5.1.5 拆卷調(diào)整按傳統(tǒng)方法整理的檔案需要進(jìn)行拆卷調(diào)整，選擇此門類下的案卷目錄列表上方的【調(diào)整】按鈕進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：或可以選擇文件到拆卷的文件列表，調(diào)整完成后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕完成操作，拆卷后的文件就失去了案卷級檔號，此文件的組卷狀態(tài)就變成未組卷 。5.1.6 案卷順序調(diào)整按傳統(tǒng)方法整理的檔案需要進(jìn)行案卷順序調(diào)整，選擇此門類下的案卷目錄列表上方的【調(diào)整】按鈕進(jìn)入調(diào)整設(shè)置界面，如下圖：設(shè)置要調(diào)整的數(shù)據(jù)條件，點(diǎn)擊【下一步】按鈕進(jìn)入調(diào)整界面，如下圖：選擇一條記錄點(diǎn)擊或可調(diào)整每條記錄的案卷順序，調(diào)后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕保存調(diào)整結(jié)果。選中某條記錄然后在中雙擊前一個(gè)輸入框，系統(tǒng)將自動(dòng)將此記錄的位置顯示到此輸入框，然后再在后一個(gè)輸入框輸入要調(diào)整到什么位置，然后點(diǎn)擊【調(diào)整】按鈕保存調(diào)整結(jié)果。5.2 檔案關(guān)聯(lián)按傳統(tǒng)方法整理的案卷目錄和卷內(nèi)文件通過案卷級檔號進(jìn)行關(guān)聯(lián)。選擇案卷目錄列表中某條數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊【關(guān)聯(lián)】按鈕，可以列出這個(gè)這個(gè)案卷檔號下面的所有卷內(nèi)文件，如下圖：如果是選擇卷內(nèi)文件中的某條數(shù)據(jù)，則點(diǎn)擊【關(guān)聯(lián)】按鈕可列出這個(gè)文件的案卷級目錄。5.3 檔案門類設(shè)置參考以下列出的檔案分類供參考，用戶可以根據(jù)單位不同情況，靈活定義檔案分類。l文書檔案對文件、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)資料等檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。備注：如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了OA協(xié)同辦公系統(tǒng)，則現(xiàn)行的文書檔案一般會從OA系統(tǒng)的工作流或知識中心中，直接進(jìn)行歸檔。l會計(jì)檔案會計(jì)檔案只有一層，就是案卷級檔案。會計(jì)檔案是由一本本的帳簿，報(bào)表或憑證組成的，因此，例如一本帳簿，對應(yīng)會計(jì)檔案中就是一條數(shù)據(jù)，記錄這本帳簿的一些相關(guān)信息，如歸檔年度、起始時(shí)間，起始憑證號等。會計(jì)檔案分為數(shù)據(jù)錄入、組卷和打印報(bào)表。會計(jì)部門進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)錄入工作，需要移交檔案部門時(shí)，只需將會計(jì)檔案實(shí)體移交，同時(shí)打印移交清冊，檔案部門按照移交清冊核實(shí)檔案，編檔案號、存放位置。會計(jì)檔案的組卷方式為手工組卷方式。會計(jì)檔案管理界面示意圖（憑證登記）會計(jì)檔案管理界面示意圖（銷售報(bào)告）會計(jì)檔案管理界面示意圖（帳簿）會計(jì)檔案管理界面示意圖（工資冊）l基建檔案基建檔案分為兩層，案卷級檔案和文件級檔案。一般一個(gè)項(xiàng)目所產(chǎn)生的檔案歸為一個(gè)案卷。基建檔案的管理同企業(yè)管理檔案傳統(tǒng)組卷方式。當(dāng)某個(gè)基建工程完成后，承擔(dān)基建工程的部門將相應(yīng)的基建檔案移交檔案室。對于企業(yè)所屬部門，直接在檔案系統(tǒng)中錄入，移交時(shí)只需要移交目錄，檔案部門不用再對移交數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入。基建檔案通過底圖號進(jìn)行圖紙的管理，一條文件級條目信息最多只對應(yīng)一個(gè)底圖號。l房產(chǎn)檔案房地產(chǎn)權(quán)檔案就是收集、整理、保存有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬狀況及其占用土地情況的資料檔案。房地產(chǎn)檔案是房地產(chǎn)的專業(yè)檔案，它不同于一般的檔案。它除了一般檔案的職能外，還是產(chǎn)權(quán)管理的有機(jī)組成部分，可以為產(chǎn)權(quán)管理提供產(chǎn)權(quán)來源和歷史演變的情況，以及房屋、土地變化情況的依據(jù)。房地產(chǎn)權(quán)檔案是開發(fā)單位在進(jìn)行房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、產(chǎn)權(quán)調(diào)查、產(chǎn)權(quán)變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，它包含文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體文件材料。房地產(chǎn)權(quán)檔案管理系統(tǒng)主要是通過計(jì)算機(jī)存儲的原始文書、地籍圖等，提供各種查詢方式，迅速查找所需要的產(chǎn)權(quán)檔案的復(fù)印件；同時(shí)，對產(chǎn)權(quán)檔案存放位置進(jìn)行登記管理。房產(chǎn)檔案的組卷方式為手工組卷方式。如可以按項(xiàng)目，將每個(gè)樓盤/工程的信息進(jìn)行管理，將業(yè)主的產(chǎn)權(quán)登記資料進(jìn)行管理。房產(chǎn)檔案管理示意圖（業(yè)主資料）l科研檔案同基建檔案。l設(shè)備檔案設(shè)備檔案管理類似企業(yè)管理檔案傳統(tǒng)組卷方式。在設(shè)備檔案中，設(shè)備號和歸檔號統(tǒng)一，每臺設(shè)備唯一對應(yīng)一個(gè)設(shè)備號。一臺設(shè)備相當(dāng)于一條案卷?xiàng)l目信息，該設(shè)備的所有文檔資料作為條目信息。l聲像檔案對照片、錄音、錄像帶、磁盤等多媒體實(shí)體檔案進(jìn)行登記及管理。一般采用傳統(tǒng)二層的組卷方式。l合同檔案合同檔案只有文件級檔案，同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。l 圖書資料圖書資料只有文件級檔案，同企業(yè)管理檔案文件歸檔方式。如果企業(yè)已經(jīng)應(yīng)用了辦公自動(dòng)化管理軟件，圖書資料可以在該系統(tǒng)中完成圖書登記、借閱、歸還等功能，不必要在檔案系統(tǒng)中重復(fù)管理。第6章 檢索利用6.1 檔案查詢檔案檢索是指根據(jù)檢索的要求，將需要檢索的檔案文件從實(shí)體管理體系中查找出來的過程。查詢條目：在系統(tǒng)的幾個(gè)功能模塊中都提供了【查詢】的操作，方法相同，且都提供了簡單查詢和高級查詢兩種方法。l 簡單查詢每個(gè)不同的檔案類別，都可以自定義不同的查詢條件，如：1）文件檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢：按歸檔部門查詢；按文件編號查詢；按檔號查詢；按盒號查詢；按保管期限查詢；按用戶自定義其它字段查詢。2）產(chǎn)權(quán)檔案可以按以下條件進(jìn)行單獨(dú)或組合的查詢：按房屋坐落查詢；按登記案號（字號）查詢；按項(xiàng)目號（樓盤信息）查詢；按權(quán)利人名稱或身份證號查詢；按產(chǎn)權(quán)證號查詢；按宗地號查詢；單擊【查詢】按鈕進(jìn)入簡單查詢界面，如下圖：用戶按查詢項(xiàng)輸入要查詢的要素，單擊【確定】即可，如查詢條件不夠，可點(diǎn)擊【設(shè)置查詢項(xiàng)】，增加或重新設(shè)置查詢條件，如圖所示：當(dāng)用戶需要增加某一個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，在可選查詢項(xiàng)列表欄中單擊選擇需要的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，可將選中的查詢項(xiàng)移到已選項(xiàng)列表中。刪除某個(gè)查詢項(xiàng)時(shí)，可在已選查詢項(xiàng)列表中單擊選擇需要?jiǎng)h除的查詢項(xiàng)，單擊按鈕，將其撤回到可用查詢項(xiàng)列表中。設(shè)置完成后單擊【確定】保存設(shè)置，回到查詢界面繼續(xù)輸入相關(guān)要素進(jìn)行查詢。l 高級查詢高級查詢是指用戶將不同的查詢條件，進(jìn)行組合式的、公式化的查詢，如某一字段等于或大于什么值，包含、不等于等條件的設(shè)置，可以起到更小范圍、更精確的查詢效果。在查詢界面點(diǎn)擊【高級查詢】進(jìn)入高級查詢界面，如圖所示：A、選擇查詢項(xiàng)：從下拉列表中選擇所需要設(shè)置的查詢項(xiàng)，如下圖所示：B、選擇關(guān)系操作：從下拉列表中選擇關(guān)系操作，C、確定查詢值：根據(jù)查詢項(xiàng)的種類，確定查詢值，如圖所示：根據(jù)查詢項(xiàng)類別的不