編輯長文檔應(yīng)有的技巧.ppt

1,第八章 編輯長文檔應(yīng)有的技巧,Word2002標準教程,2,學(xué)習(xí)目標： 掌握長文檔處理的手段與技巧，使文檔的編排具有專業(yè)水準,學(xué)習(xí)重點：,綱目結(jié)構(gòu)編輯（升/降級、位移、展開/收縮） 題注與交叉引用,3,本章學(xué)習(xí)的主要內(nèi)容,利用大綱顯示和編輯長文檔 創(chuàng)建目錄和索引 創(chuàng)建版本 查找、替換和搜索 添加題注和交叉引用 設(shè)置文檔分節(jié)、分欄及添加頁眉頁腳,4,第一節(jié) 文章結(jié)構(gòu)與綱目結(jié)構(gòu)編輯 （樣式的擴展應(yīng)用）,5,重點： 綱目結(jié)構(gòu)的編輯環(huán)境與操作技巧,本節(jié)學(xué)習(xí)內(nèi)容： 運行綱目結(jié)構(gòu)編輯的條件 進入綱目視圖的方法 大綱編輯工具簡介,6,1、使用綱目結(jié)構(gòu)的條件,什么是綱目結(jié)構(gòu)？ 綱：事物的關(guān)鍵部分,事理的要領(lǐng)。 目：大項中再分的小項。,編制長文檔時，使用大綱的優(yōu)點 保證文章的質(zhì)量，保持文章的主題與思路的完成性。,使用綱目結(jié)構(gòu)的原則及原因 原則：處理現(xiàn)有文檔時，需預(yù)先為標題段落設(shè)置“樣式” 原因：沒有命名的標題樣式，默認為正文樣式。無法顯示 標題級別。,綱目結(jié)構(gòu)編輯環(huán)境與普通環(huán)境的區(qū)別 使用工具的區(qū)別； 標題級別的升與降； 執(zhí)行相關(guān)操作的便利: 內(nèi)容的展開與收縮； 段落位置的移動；,7,2、大綱視圖與相關(guān)編輯工具,大綱視圖及其編輯工具,使用工具 “視圖”菜單中的“大綱”命令或者視圖切換按鈕。,Demo,標記的含義,工具欄簡介,8,3、綱目結(jié)構(gòu)的編輯,主要包括的三方面內(nèi)容：,段落的升級與降級,段落級別的展開與收縮,段落位置的移動,標題段落級別變化。,顯示效果發(fā)生變化。,改變文檔結(jié)構(gòu)。,主要作用,相關(guān)操作,9,3、綱目結(jié)構(gòu)的編輯,1）段落的升級與降級,操作升級與降級的方法 1、使用工具欄上的相應(yīng)的命令。 2、使用快捷鍵。,參考內(nèi)容 1、提升的快捷鍵“Shift+Tab”。 2、降低的快捷鍵“Ait+Shift+右箭頭”。 （或Tab）,目的 通過提升或降低標題段落級別，控制文章 的層次結(jié)構(gòu)。,10,3、綱目結(jié)構(gòu)的編輯,2）利用位移調(diào)整文檔的結(jié)構(gòu),用途 重新組織標題或段落的結(jié)構(gòu)。 特點 保持原來的級別不變. 文檔結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。 使用工具 1、“大綱”工具欄上的相關(guān)按鈕 重點：選中或光標位于該段落。 2、直接用鼠標拖動 重點：主題標記的選定。 3、使用快捷鍵 重點：Alt + Shift + 下箭頭或上箭頭。,11,3、綱目結(jié)構(gòu)的編輯,3）展開與折疊文稿結(jié)構(gòu),用途 展開或隱藏標題段落的從屬內(nèi)容。,使用工具 1、使用工具欄。 要點：選擇欲操作段落標題； 按層折疊； 2、使用鼠標。 要點：雙擊主題標記。,工具欄的其他用途 1、選擇顯示級別。 2、只顯示首行。,12,3、綱目結(jié)構(gòu)的編輯,4）用文檔結(jié)構(gòu)圖顯示文稿綱 目結(jié)構(gòu),作用 1、顯示文檔的所有標題， 2、在綱與目之間進行隨時切換。 3、可以快速定位到文檔的相應(yīng)位置。,使用 1、文檔結(jié)構(gòu)窗格中主題標記的使用及作用； 2、使用文檔結(jié)構(gòu)快捷菜單；,注意 文檔結(jié)構(gòu)圖與其他視圖方式的組合特點。,13,第二節(jié) 創(chuàng)建文稿目錄,14,內(nèi)容： 目錄的創(chuàng)建 目錄樣式的修改,重點： 掌握樣式與目錄的關(guān)系及建立 目錄的技巧,15,1、創(chuàng)建目錄,目錄的定義及用途 目錄是文檔中標題的列表。 通過目錄用戶可以快速瀏覽和查找所需的內(nèi)容。,創(chuàng)建目錄的方法 使用內(nèi)置標題樣式和大綱級別樣式。,特點 1、使用目錄級別樣式，不保留原標題樣式。 2、創(chuàng)建的每一個目錄項都是超級鏈接。 3、每一個目錄項都是域項目。,16,2、修改目錄樣式,用途 改變目錄的外觀。,要點 要修改的目錄樣式必須是“來自模板”的。,Demo,17,第三節(jié) 創(chuàng)建文檔的不同版本,18,重點： 版本與備份的區(qū)別及創(chuàng)建版本的方法,本節(jié)學(xué)習(xí)內(nèi)容： 建立、查看和比較版本,19,1、版本與備份文檔的區(qū)別,版本保存 將文章不同的修改內(nèi)容以版本方式加以保存。 此功能常用于重要文檔的處理過程。 備份保存 是將上一稿內(nèi)容加以備份，以防修改不當。 用于經(jīng)常需要查看上一稿的工作環(huán)境。需先設(shè)置。 區(qū)別 1、保存版本時僅保存版本間的差別而不是每個版本的 完整副本，該方法可節(jié)省磁盤空間。 2、保存?zhèn)浞輨t以副本的形式保留文件的一種方式，副 本文件和原文件是兩個不同的文件。,20,2、建立版本,要點 1、進行版本保存的操作方法。 2、“關(guān)閉時自動保存版本”復(fù)選框的作用。 Demo,21,3、查看和比較版本,查看版本及備注信息 比較版本 要點：打開該版本并將它排列在屏 幕上的新版本之下。 。 刪除版本,22,第四節(jié) 查找與替換對象,23,重點： 掌握替換功能與“搜索”任務(wù)窗格的使用技巧,本節(jié)學(xué)習(xí)內(nèi)容： 查找與替換文字、格式和特殊字符,24,1、查找與替換,查找與替換文字,查找與替換格式,查找與替換特殊字符,用途及特點,針對不同內(nèi)容的操作技巧,要點 1、快捷鍵的使用； 2、“替換”與“全部替換”的區(qū)別； 3、高級選項卡的使用；,25,2、“搜索”任務(wù)窗格,搜索與查找的區(qū)別,搜索范圍與文件類型的設(shè)定,高級搜索的使用,26,第五節(jié) 添加題注與交叉引用,27,本節(jié)學(xué)習(xí)內(nèi)容： 為圖片添加題注 在文檔中設(shè)置交叉引用,28,1、添加題注,題注及題注的類型 題注是對文檔中圖形、圖片、表格或者其他圖 形元素的說明.,添加題注的作用 標注圖形元素的順序，方便圖形元素的管理。,如何添加題注 使用“插入”菜單“引用”子菜單中的“題注” 命令。,29,2、添加交叉引用,交叉引用及作用 將文檔中其他位置的內(nèi)容通過引用建立對應(yīng)關(guān)系 。 形元素的說明.,交叉引用的對象 標題、腳注、書簽、題注、編號段落等 。,交叉引用的原理 引用對象包含域項目，并提供了自動更新功能。,添加交叉引用 要點： 1、輸入引用前的文字內(nèi)容； 2、引用類型、內(nèi)容和題注的選擇； 3、交叉引用是否作為超級鏈接；,30,第六節(jié) 統(tǒng)一控制版面設(shè)置,31,本節(jié)學(xué)習(xí)內(nèi)容： 建立章節(jié)分隔 建立多欄版面 插入頁眉頁腳,32,1、建立章節(jié)分隔,分隔符的作用 在文檔中的不同部分設(shè)置不同的頁面格式選項。 （如頁眉和頁腳、分欄設(shè)置、頁邊距等）,分隔符的類型 下一頁：插入分節(jié)符的同時插入分頁符，新節(jié)始于新頁的開頭。 連 續(xù)：插入分節(jié)符，但不插入分頁符。 偶數(shù)頁；在插入點后的第一個偶數(shù)頁上插入分頁符和分節(jié)符。 奇數(shù)頁；在插入點后的第一個奇數(shù)頁上插入分頁符和分節(jié)符。,分隔符的相關(guān)操作 1、插入分隔符； 2、刪除分隔符； 3、顯示和隱藏編輯標記；,33,2、建立分欄板面,分欄及其作用,建立分欄的方法,將文字排列為分欄版式，可使文章看起來更整齊、美觀大方 。,1、通過“常用”工具欄的“分欄”按鈕 要點：在工具欄上拖動鼠標選擇欄數(shù)。（隨機） 只改變文檔當前節(jié)。 如不在頁面視圖下，將切換至頁面視圖下。,2、“格式”菜單中的“分欄”命令 要點：可以使用對話框進行復(fù)雜設(shè)置。,34,2、建立分欄板面,分欄符的作用,用途 分欄符只在欄內(nèi)起作用，可確保某行文字顯示 在下一欄的頂端。,要點 1、光標需置于要顯示在下一欄頂端的文字前。 2、插入分欄符的快捷鍵。 （Ctrl + Shift + Enter ）,35,3、添加頁眉和頁腳信息,頁眉頁腳 頁眉頁腳是文檔中每個頁面頁邊距的頂部和底部區(qū)域 。 頁眉頁腳可包含的內(nèi)容 包括文檔名、主題、作者姓名、頁碼或日期等文字或圖形，方便查看文章內(nèi)容。 頁眉頁腳工具欄 難點 可以設(shè)置各節(jié)或奇偶頁的頁眉頁腳不同。 （若要為某節(jié)創(chuàng)建不同的頁眉或頁腳，需要斷開各節(jié)之間的連接 ） Demo,36,4、創(chuàng)建裝訂文檔版式,用途 對于準備要裝訂起來的文檔，使用 Word 提供的特殊頁面格 式選項可設(shè)置裝訂區(qū)，以用于將文檔雙面打印并裝訂成冊。 要點 “頁面設(shè)置“對話框中，“頁邊距”選項卡的設(shè)置。 Demo,37,5、統(tǒng)計字數(shù),用途 按不同的統(tǒng)計要求計算當前文檔的字數(shù)。 要點 新增“字數(shù)統(tǒng)計”工具欄，為多次統(tǒng)計字數(shù)帶來方便。 Demo,38,6、列表樣式的使用,目的 將一組用多級編號組織的列表樣式進行命名保存，以備后用。 使用工具 “格式”“項目符號和編號”“列表樣式”。 要點 1、在“新建樣式”對話框中的“格式”按鈕的使用。 2、選中“添加到模板”的作用。,39,本章小結(jié),學(xué)習(xí)內(nèi)容回顧,利用大綱顯示和編輯長文檔 創(chuàng)建目錄和索引 創(chuàng)建版本 查找、替換和搜索 添加題注和交叉引用 設(shè)置文檔分節(jié)、分欄及添加頁眉頁腳,40,新建并編輯一篇文檔，題材不限 要求：