綜合辦公室工作手冊.docx

工作手冊部 門： 綜合辦公室 文件編號： 手冊內(nèi)容： 一、部門組織結(jié)構(gòu)二、部門職責及權(quán)限三、職位說明書四、工作及考核標準五、工作流程六、行政類記錄目錄清單版 本 號： V 1.0 生效日期： 2012年11月 一、綜合辦公室組織結(jié)構(gòu)綜合辦公室主 任 資料管理員人事管理行政文秘行政管理二、綜合辦公室職責及權(quán)限部門名稱綜合辦公室部門代碼所轄下級基本職責全面負責公司行政、法務(wù)、后勤等管理工作，為公司持續(xù)發(fā)展、員工穩(wěn)定工作提供良好的保障和服務(wù)。具體職責如下：1.規(guī)章制度：負責制定公司行政管理、后勤保障等方面的相關(guān)規(guī)章制度，并組織檢查和考核。2.計劃管理：負責制定本部門年度、季度及月度工作計劃，并組織實施、檢查和考核，負責編制生產(chǎn)經(jīng)營簡報。3.行政事務(wù)：負責主持公司日常行政事務(wù)工作。3.1負責公司行政文件的擬制以及公司所有發(fā)文的校審。3.2負責公司辦公設(shè)施、行政辦公用品的管理；行政辦公后勤保障用品采購計劃的審核。3.3負責按公司規(guī)定使用和管理公司印章及各類證照。3.4負責公司級會議、公關(guān)和慶典活動的策劃、組織、安排和實施。3.5負責公司檔案、證件的管理。3.6負責公司公務(wù)車輛的管理與使用，定期對司機進行交通安全教育。4.企業(yè)文化：負責公司企業(yè)文化建設(shè)，包括：企業(yè)文化宣傳、網(wǎng)站建設(shè)與維護； 5.合理化建議：負責公司合理化建議的收集和組織審定并督促貫徹。6.法務(wù)工作：負責協(xié)調(diào)、配合法律顧問處理公司法律事務(wù)。7.公共關(guān)系：負責公司對外事務(wù)處理及公務(wù)應酬、行政接待等工作。8.其他工作：完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作。續(xù)表一般權(quán)限1對公司行政工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理權(quán)。2調(diào)整公司行政類管理制度的建議權(quán)。3對各部門的衛(wèi)生整潔的檢查監(jiān)督權(quán)。4對公司辦公自動化建設(shè)建議權(quán)。5對公司計算機使用情況的監(jiān)督檢查權(quán)。6對服務(wù)器及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的管理權(quán)。7對車輛的使用和維修的建議權(quán)。8制定、實施部門管理目標權(quán)。9部門內(nèi)部員工聘任、解聘、考核、處罰的建議權(quán)。10部門印章使用的審核權(quán)。11部門內(nèi)部開展工作的自主權(quán)。12對部門人員的調(diào)配、獎懲建議權(quán)和考核評價權(quán)。13對合理化建議的采納建議權(quán)。14對部門內(nèi)部工作爭議有裁決權(quán)。 三、綜合辦公室職位說明書 （一）綜合辦公室主任職位名稱綜合辦公室主任職位編號XZ003所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級總經(jīng)理直屬下級行政管理、行政文秘、人事管理、資料管理員1崗位職責 1.1工作內(nèi)容全面負責公司行政、法務(wù)、后勤等工作的組織管理，為公司持續(xù)發(fā)展、員工穩(wěn)定工作提供良好的保障和服務(wù)。1.1.1規(guī)章制度：負責擬制公司行政管理、后勤保障等方面的相關(guān)規(guī)章制度，并組織實施、檢查和考核。1.1.2計劃管理：負責制定本部門年度、季度及月度工作計劃，并組織實施、檢查和考核，負責編制生產(chǎn)經(jīng)營簡報。1.1.3行政事務(wù)：負責主持公司日常行政事務(wù)工作。1.1.3.1負責公司行政文件的擬制以及公司所有發(fā)文的校審。1.1.3.2負責公司辦公設(shè)施、行政辦公用品的管理；行政辦公后勤保障用品采購計劃的審核。1.1.3.3負責按公司規(guī)定使用和管理公司印章及各類證照。1.1.3.4負責公司級會議、公關(guān)和慶典活動的策劃、組織、安排和實施。1.1.3.5負責公司檔案的管理。1.1.3.6負責公司公務(wù)車輛的管理與使用，定期對司機進行交通安全教育。1.1.4企業(yè)文化：負責公司企業(yè)文化建設(shè)，包括：企業(yè)文化宣傳、網(wǎng)站建設(shè)與維護； 1.1.5合理化建議：負責公司合理化建議的收集和組織審定并督促貫徹。1.1.6法務(wù)工作：負責協(xié)調(diào)、配合法律顧問處理公司法律事務(wù)。1.1.7公共關(guān)系：負責公司對外事務(wù)處理及公務(wù)應酬、行政接待等工作。續(xù)表1.1.8其他工作：完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作。1.2責任范圍1.2.1規(guī)劃、指導、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持。1.2.2管理下屬人員履行職責。1.2.3開展法務(wù)工作。1.3權(quán)利范圍1.3.1對公司行政工作的指揮、指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理權(quán)。1.3.2調(diào)整公司行政類管理制度的建議權(quán)。1.3.3部門印章使用的審核權(quán)。1.3.4對直屬人員的調(diào)配、獎懲建議權(quán)和考核評價權(quán)。1.3.5對所屬下級的工作爭議有裁決權(quán)。2任職條件2.1基本條件2.1.1大學本科以上，企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)畢業(yè)。2.1.2 五年以上工作經(jīng)驗，三年以上管理經(jīng)驗，一年以上部門管理經(jīng)驗。2.1.3優(yōu)秀的外聯(lián)與公關(guān)能力，具備解決突發(fā)事件的能力。2.1.4較強的分析、解決問題能力，思路清晰，考慮問題細致。2.1.5熟練使用辦公軟件、辦公自動化設(shè)備。2.2專業(yè)條件2.2.1熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識。2.2.2掌握企業(yè)形象策劃和企業(yè)文化建設(shè)的知識，了解公關(guān)宣傳的常用做法。2.2.3具有較強的人際溝通、協(xié)調(diào)、組織能力以及高度的團隊精神，責任心強。2.2.4團結(jié)同事，有較強的工作責任感和事業(yè)心。2.2.5堅持原則、雷厲風行、敢說敢做、敢于擔當。2.2.6具有處理后勤事務(wù)工作的耐心。 （二）行政管理職位名稱行政管理職位編號XZ002所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級綜合辦公室主任直屬下級1崗位職責1.1工作內(nèi)容1.1.1行政接待：負責公司客戶、會議接待工作。1.1.2車輛管理：負責公司車輛用車登記、車輛維修保養(yǎng)、1.1.3負責公司辦公設(shè)施、行政辦公用品的維護保養(yǎng)；1.1.4負責行政辦公后勤保障用品采購計劃的申請。1.1.5負責企業(yè)文化宣傳，組織開展企業(yè)文化建設(shè)活動和對外宣傳工作，負責聯(lián)系印制公司員工名片。1.1.6會議室管理：負責公司C區(qū)四樓會議室、會務(wù)室的統(tǒng)一安排、調(diào)配，做好會議室清潔衛(wèi)生的監(jiān)管，以及會議設(shè)施的管理。1.1.7日常行政工作：負責公司備用鑰匙保管。1.1.8火車票購買。1.1.8其他安排工作：按時完成上級領(lǐng)導臨時安排的工作1.2責任范圍1.2.1協(xié)助完成公司行政事務(wù)性工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作。1.2.2公司車輛管理。1.3權(quán)利范圍1.3.12任職條件2.1基本條件2.1.1大學專科以上，企業(yè)管理或相關(guān)專業(yè)，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。2.1.2具有相應的企業(yè)管理知識和與媒體接觸的技巧。2.1.3熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識。2.1.4具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力。2.2專業(yè)條件2.2.1較好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力。2.2.2良好文字寫作能力。2.2.3熟練使用辦公軟件和辦公自動化設(shè)備。 （三）行政文秘 職位名稱行政文秘職位編號XZ003所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級綜合辦公室主任直屬下級1崗位職責 1.1工作內(nèi)容在部門負責人的領(lǐng)導下，具體負責公司行政文秘、會議接待、文化宣傳等工作，做好文件上傳下達、收發(fā)接轉(zhuǎn)工作。1.1.1文秘日常工作：1.1.1.1負責各類公司性文件的會簽傳遞、校對、印刷、發(fā)放、催辦、回收等一系列工作，協(xié)助部門負責人對公司文件的宣貫情況進行跟蹤、檢查。1.1.1.2負責辦公會會議記錄、整理會議紀要，并督促跟進紀要內(nèi)容落實；負責行政文件的擬制。1.1.2行政接待工作：負責公司日常行政接待服務(wù)性工作，協(xié)助經(jīng)營部做好公司客戶接待。1.1.3企業(yè)文化宣傳：負責公司網(wǎng)站的文字編輯、資料上傳、網(wǎng)站更新和管理，及時收集企業(yè)文化宣傳稿件；1.1.4訂飲用水1.1.5其他安排工作：按時完成上級領(lǐng)導臨時安排的工作。1.2責任范圍1.2.1公務(wù)接待、外聯(lián)。1.2.2公司會議記錄、整理會議紀要、并督促跟進。1.2.3網(wǎng)站管理及其他行政和業(yè)務(wù)方面提供行政支持。1.3權(quán)利范圍1.3.1對所負責工作有改進建議權(quán)。1.3.2對網(wǎng)站管理發(fā)布內(nèi)容有檢查、監(jiān)督權(quán)。2任職條件2.1基本條件2.1.1具有大專以上學歷，有一定的行政工作經(jīng)驗。2.1.2熟練使用自動化辦公軟件，具備較好的網(wǎng)絡(luò)知識。2.1.3良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力；2.2專業(yè)條件2.2.1具備網(wǎng)站管理能力。2.2.2有良好的溝通協(xié)調(diào)能力、組織安排能力、具備親和力。2.2.3人品端正，愛崗敬業(yè)，工作態(tài)度細致、踏實，能吃苦耐勞。 （四）檔案資料管理職位名稱檔案資料管理職位編號XZ004所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級綜合辦公室主任直屬下級1崗位職責1.1工作內(nèi)容1.1.1檔案管理：負責公司行政檔案、證照原件、銷售合同（原件）、采購合同（原件）、工程資料、竣工資料、圖紙等檔案的統(tǒng)一管理。1.1.2負責公司往來信函及文書的收發(fā)、登記等工作；負責公司報刊、雜志、圖書等資料的訂購、收發(fā)和管理。1.1.3負責印章使用、借用登記記錄。1.1.4行政辦公后勤保障用品的保管、使用登記。1.1.5火車票購買及登記1.2責任范圍1.2.1檔案資料的整理、歸檔、保管。1.2.2信函收發(fā)、登記、傳閱。1.3權(quán)利范圍1.3.1檔案資料歸檔、保管、檔案使用監(jiān)督權(quán)。1.3.2印章使用、借用申請審批。1.3.3。2任職條件2.1基本條件2.1.1大學?？埔陨希髽I(yè)管理或相關(guān)專業(yè)，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。2.1.2熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識。2.1.3具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力。2.2專業(yè)條件2.2.1較好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力。2.2.2良好文字寫作能力。2.2.3熟練使用辦公軟件和辦公自動化設(shè)備。 （五）人事管理職位名稱人事管理職位編號XZ005所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級綜合辦公室主任直屬下級1崗位職責1.1工作內(nèi)容1.1.1負責公司人員人事檔案的建立及管理。1.1.2員工勞動合同的簽訂與續(xù)簽。1.1.3員工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動、離職等手續(xù)辦理。1.1.4員工考勤統(tǒng)計、核算，年終個人考勤率、部門考勤率的統(tǒng)計。1.1.5發(fā)布招聘信息，聯(lián)系應聘者。1.1.6員工外部培訓的聯(lián)系與資料準備（九大員、二建、焊工等）。1.1.7二級建造師初始注冊辦理及延續(xù)注冊辦理。1.1.8營業(yè)執(zhí)照年檢、組織機構(gòu)代碼證年檢、華氣市場準入證、HSE準入證年檢及證書更換、GC1證書到期更換、安全生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書、質(zhì)量管理體系證書到期更換等資料的準備。1.1.9員工商業(yè)保險購買。增加減少變更。1.1.10新入職人員電話加入集團網(wǎng)。1.1.11上級領(lǐng)導安排的其他工作。1.2責任范圍1.1.1協(xié)助總經(jīng)理制定人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃1.1.2定期收集有關(guān)人事招聘、培訓、考核、薪酬等方面的信息，為公司人事決策提供信息支持1.1.3協(xié)助總經(jīng)理制訂公司用工制度、人事管理制度、人事檔案管理制度、員工手冊、培訓大綱等規(guī)章制度1.3權(quán)利范圍1.3.1嚴格考勤制度1.3.2控制部門人事預算及支出。2任職條件2.1基本條件2.1.1大學?？埔陨希髽I(yè)管理或相關(guān)專業(yè)，二年以上相關(guān)工作經(jīng)驗。2.1.2熟練使用自動化辦公軟件，具備基本的網(wǎng)絡(luò)知識。2.1.3具有較強的溝通能力、計劃與執(zhí)行能力。2.2專業(yè)條件2.2.1較好的組織、協(xié)調(diào)、溝通能力。2.2.2良好文字寫作能力。2.2.3熟練使用辦公軟件和辦公自動化設(shè)備。四、工作和考核標準4.1辦公室主任職位名稱辦公室主任職位編號所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級總經(jīng)理直屬下級行政管理、行政文秘、人事管理、資料管理員序號工作職責概述工作標準考核標準1負責公司行政、法務(wù)、后勤等工作的組織管理1分未做好扣0.5分2擬制公司行政管理、后勤保障等方面的相關(guān)規(guī)章制度，并組織實施、檢查和考核1分未做好扣0.2分3制定本部門年度、季度及月度工作計劃，并組織實施、檢查和考核，編制生產(chǎn)經(jīng)營簡報1分未做好扣0.2分4公司行政文件的擬制以及公司所有發(fā)文的校審0.5分未做好扣0.2分5公司辦公設(shè)施、行政辦公用品的管理；行政辦公后勤保障用品采購計劃的審核0.5分未做好扣0.2分6按公司規(guī)定使用和管理公司印章及各類證照0.5分未做好扣0.2分7公司級會議、公關(guān)和慶典活動的策劃、組織、安排和實施1分未做好扣0.5分8公司檔案的管理0.5分未做好扣0.2分9公司公務(wù)車輛的管理與使用，定期對司機進行交通安全教育0.5分未做好扣0.2分10公司企業(yè)文化建設(shè)，包括：企業(yè)文化宣傳、網(wǎng)站建設(shè)與維護0.5分未做好扣0.2分11公司合理化建議的收集和組織審定并督促貫徹0.5分未做好扣0.2分12協(xié)調(diào)、配合法律顧問處理公司法律事務(wù)0.5分未做好扣0.2分13公司對外事務(wù)處理及公務(wù)應酬、行政接待等工作1分未做好扣0.2分14完成公司領(lǐng)導交辦的其他工作0.5分未做好扣0.2分四、工作和考核標準4.1行政管理職位名稱行政管理職位編號所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級辦公室主任直屬下級序號工作職責概述工作標準考核標準1公司客戶、會議接待工作1分未做好一次扣0.2分2負責公司車輛用車登記、車輛維修保養(yǎng)2分未做到位一次扣0.2分3公司辦公設(shè)施、行政辦公用品的維護保養(yǎng)1分未及時一次扣0.5分4行政辦公后勤保障用品采購計劃的申請1分未做好一次扣0.2分5企業(yè)文化宣傳，組織開展企業(yè)文化建設(shè)活動和對外宣傳工作，負責聯(lián)系印制公司員工名片。1分未做好一次扣0.2分6會議室、會務(wù)室的統(tǒng)一安排、調(diào)配，做好會議室清潔衛(wèi)生的監(jiān)管，以及會議設(shè)施的管理。1分未做好一次扣0.2分7備用鑰匙保管1分未保管好，掉鑰匙一次扣0.5分8火車票購買1分未做好一次扣0.2分9按時完成上級領(lǐng)導臨時安排的工作1分未做好一次扣0.5分10四、工作和考核標準4.1行政文秘職位名稱行政文秘職位編號所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級辦公室主任直屬下級序號工作職責概述工作標準考核標準1各類公司性文件的會簽傳遞、校對、印刷、發(fā)放、催辦、回收等一系列工作，協(xié)助部門負責人對公司文件的宣貫情況進行跟蹤、檢查4未做到位一次扣0.5分2辦公會會議記錄、整理會議紀要，并督促跟進紀要內(nèi)容落實；2未做到位一次扣0.2分3負責行政文件的擬制2未做好一次扣0.2分4公司日常行政接待服務(wù)性工作，協(xié)助經(jīng)營部做好公司客戶接待。0.5分未做好一次扣0.2分5公司網(wǎng)站的文字編輯、資料上傳、網(wǎng)站更新和管理，及時收集企業(yè)文化宣傳稿件0.5分未做好一次扣0.2分6按時完成上級領(lǐng)導臨時安排的工作1分未做好一次扣0.5分四、工作和考核標準4.1人事管理職位名稱人事管理職位編號所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級辦公室主任直屬下級序號工作職責概述工作標準考核標準1公司人員人事檔案的建立及管理1分未做好一次扣0.2分2員工勞動合同的簽訂與續(xù)簽1分漏簽一次扣0.2分3員工入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)動、離職等手續(xù)辦理1人未做到位一次扣0.2分4員工考勤統(tǒng)計、核算，年終個人考勤率、部門考勤率的統(tǒng)計1分不及時統(tǒng)計扣0.2分，包庇曠工情形扣0.5分5發(fā)布招聘信息，聯(lián)系應聘者1分未及時做一次扣0.2分6員工外部培訓的聯(lián)系與資料準備（九大員、二建、焊工等）1分未做好一次扣0.2分7二級建造師證注冊與延續(xù)注冊1分未做好一次扣0.2分8營業(yè)執(zhí)照年檢、組織機構(gòu)代碼證年檢、華氣市場準入證、HSE準入證年檢及證書更換、GC1證書到期更換、安全生產(chǎn)許可證、建筑資質(zhì)證書、質(zhì)量管理體系證書到期更換等資料的準備1分未做好一次扣1分9員工商業(yè)保險購買。增加減少變更1分未做好一次扣0.2分10上級領(lǐng)導安排的其他工作1分未做好一次扣0.5分四、工作和考核標準4.1資料管理員職位名稱資料管理員職位編號所屬部門綜合辦公室分管部門直接上級辦公室主任直屬下級序號工作職責概述工作標準考核標準1公司行政檔案、證照原件、銷售合同（原件）、采購合同（原件）、工程資料、竣工資料、圖紙等檔案的統(tǒng)一管理。4分一次差錯扣0.2分，原則性差錯扣1分。掉資料扣1分。2公司往來信函及文書的收發(fā)、登記等工作；負責公司報刊、雜志、圖書等資料的訂購、收發(fā)和管理1分一項未做好扣0.5分3印章使用、借用登記記錄1分未辦理登記扣0.5分4后勤保障用品的保管、使用登記2分一項未做好扣0.2分5火車票購買及登記2分一次差錯扣1分5、 綜合辦的主要工作流程（一)招聘入職流程流程節(jié)點實施部門或人員流程內(nèi)容用人需求申請申請各部門提出部門人員離職或新增崗位，需新增加人員，填寫用人需求申請表領(lǐng)導批準總經(jīng)理總經(jīng)審批選擇招聘渠道/發(fā)布招聘信息人事管理招聘渠道選擇，.網(wǎng)絡(luò)招聘，內(nèi)部人員推薦，內(nèi)部晉升，其他招聘渠道。篩選簡歷給到用人部門人事管理人事部根據(jù)用人部門提出的要求篩選簡歷，將合適的人員簡歷發(fā)給相關(guān)部門，并通知面試。部門面試各相關(guān)部門人事部給予面試者填寫應聘登記表將填好的表格交于相關(guān)部門，各部門根據(jù)實際情況進行面試。在面試中選中最適合本公司的人員，并報總經(jīng)理?？偨?jīng)理批準總經(jīng)理總經(jīng)理審批通知后，人事部通知面試者報到。入職辦理人事管理填寫員工登記表，簽訂勞動合同，身份證復印件、照片、畢業(yè)證等證書復印件留檔。檔案建立人事管理將員工資料整理入檔案，并建立電子檔。進入工作人事管理新員工錄指紋打考勤，發(fā)放辦公用品，將入職人員帶到所在部門。（2） (晉升)調(diào)崗流程流程節(jié)點實施部門或人員流程內(nèi)容申請調(diào)入部門或個人員工個人或調(diào)入部門提出調(diào)崗申請審核人事管理人事部領(lǐng)導審核批