應(yīng)用時間管理提高工作效率.doc

應(yīng)用時間管理提高工作效率 Fname 工作任務(wù)的完結(jié)作為一項技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來，對工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個企業(yè)的運(yùn)營效率，改善整個企業(yè)的運(yùn)營表現(xiàn)，帶動整個企業(yè)生產(chǎn)力的提高。如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過去幾周的時間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。 記錄詳細(xì)的活動日志要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每日活動日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個小時或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時間，在日志的上方列出活動的負(fù)責(zé)人、活動種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動的起/止時間、活動的預(yù)計持續(xù)時間、實際持續(xù)時間以及備注。要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來記錄他們每天進(jìn)行的各項工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時也改善自己的工作表現(xiàn)。IT管理人員要列出所有的活動：休息時間、公司其他部門的朋友路過時交談所花費(fèi)的時間、完成項目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時間、與朋友或是愛人通電話所花費(fèi)的時間或是處理個人事務(wù)所花費(fèi)的時間。為了確保應(yīng)用時間管理流程的成功，任何一項活動都不能被漏掉。評定日志當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時，讓手下的員工將所記錄的時間填寫到活動欄的每一個種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時間累加起來。這樣他們就會開始意識到優(yōu)化時間應(yīng)用的現(xiàn)實途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時間管理的企業(yè)文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費(fèi)情況進(jìn)行評定和分析，對于下面幾個方面要特別引起注意。浪費(fèi)時間的活動讓你手下的員工看看時間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司里的朋友談?wù)撆c工作無關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個人瀏覽。這并不是說這些方面的活動必須避免-任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務(wù)。之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對此有清醒的認(rèn)識。員工們經(jīng)常會為在瑣事上花費(fèi)了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費(fèi)情況真實了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時間管理的真正開始。項目持續(xù)實際時間與預(yù)計時間對比了解項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。通過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個項目要持續(xù)的時間同實際持續(xù)的時間的對比有一個清楚的認(rèn)識。這種認(rèn)識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時間的預(yù)計得到改進(jìn)。項目持續(xù)時間的預(yù)計將變得更加實際，從時間、成本及范圍等多個方面來看，公司的項目計劃也將因此而得到極大的改善。同樣，隨著這一過程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項任務(wù)的時間預(yù)計也將更為準(zhǔn)確。由于對無法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續(xù)的實際時間與預(yù)計時間的對比的了解不僅能夠使對項目持續(xù)時間的預(yù)計變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進(jìn)。通過對項目持續(xù)時間預(yù)計的更為清楚的認(rèn)識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預(yù)計工期時將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調(diào)整時也能夠有所意識，并且不會由于不合理的時間預(yù)期而引起時間管理上的問題。工作任務(wù)延期時間日志評定/分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會延期。項目延期可能是出自多方面的原因-員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。會議如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會議上浪費(fèi)不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。要通過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。通過對會議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會者對會議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會議時間。安排新的工作任務(wù)時間評定過程能夠讓管理人員了解空閑時間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來自哪里-來自項目需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的項目也好-都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計工作時間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。項目任務(wù)、操作任務(wù)和小組任務(wù)的時間預(yù)計將變的更為實際。企業(yè)的項目計劃也將得到改進(jìn)。在此基礎(chǔ)之上，很多時間管理問題都能夠被避免。分配工作任務(wù)時間管理流程的另外一個好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。還有一個好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項工作任務(wù)的最佳人選。從員工會議上獲取更大的價值員工會議應(yīng)該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費(fèi)有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時間、預(yù)計工期、實際工期以及備注的隨時記錄可以為員工會議的準(zhǔn)備和管理提供一個非常有效的工具。通常，要指定專人對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計劃，并且在下一次會議召開之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進(jìn)行更新，并且為接下來的會議做好準(zhǔn)備。已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當(dāng)中轉(zhuǎn)移出來，轉(zhuǎn)移到一個獨(dú)立的區(qū)域當(dāng)中。計劃主要是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細(xì)資料。我曾經(jīng)遇到過無數(shù)次這樣的情況-上級領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自己需要了解一些細(xì)節(jié)問題。出于多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的信息將會是一項要花費(fèi)大量的時間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。交流與完結(jié)在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經(jīng)理主管人員、高級管理層、中級管理層、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。日歷、PDA、筆記本電腦或是臺式機(jī)、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越ㄗh你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日后在交流上出現(xiàn)誤會。最后的思考應(yīng)用了這些技巧之后，你將會發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時會令人感到吃驚。管理人員將會發(fā)現(xiàn)有更多的項目如期完成。返工的情況有所減少，因為員工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會出現(xiàn)在最后時刻突擊的情況。員工們將會對自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需