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工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 (SharePoint Server 2010) 工作流概述 SharePoint Server 2010 中的工作流使企業(yè)可以減少人員在執(zhí)行業(yè)務(wù)流程期間 進(jìn)行交互的次數(shù)。例如，為符合決策，各小組通常會執(zhí)行一系列步驟。這些 步驟可能是正規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的操作步驟，又可能是非正規(guī)步驟（如果對操作過程 的理解不明確）。總而言之，這些步驟代表一種業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程中發(fā)生 的人與人之間的互動可能會限制做出決策的速度和決策的質(zhì)量。用于簡化和 管理這種“人員參與的工作流”的軟件可自動化參與該流程的各小組之間的 互動過程。這種自動化過程將會加快互動速度，提高互動的整體效率，并且 通常會減少錯誤。 您可以使用流程圖（例如使用 Microsoft Visio 2010 創(chuàng)建的流程圖）對業(yè)務(wù)流 程建模，并使用工作流術(shù)語來表示業(yè)務(wù)流程。通過將工作流與 SharePoint Server 2010 中的數(shù)據(jù)相關(guān)聯(lián)，可以自動化文檔審批等業(yè)務(wù)流程。例如，可以 創(chuàng)建一個工作流來傳送文檔以供審閱，在解決問題的各個階段跟蹤問題，或 為合同通過審批流程提供相關(guān)指導(dǎo)。 許多 IT 部門在執(zhí)行需要信息工作者參與的業(yè)務(wù)流程時所面臨的一個問題是： 這些流程未與人們的實際工作方式集成。為了使業(yè)務(wù)流程有效，必須將其與 在工作區(qū)中使用的熟悉的日常工具和應(yīng)用程序集成，以使其成為信息工作者 日常工作例程的一部分。在電子工作區(qū)中，這包括與電子郵件、日歷、任務(wù) 列表和協(xié)作網(wǎng)站集成。 使用工作流的好處 使用工作流的主要好處是推動業(yè)務(wù)流程發(fā)展和改善協(xié)作。 企業(yè)使用的業(yè)務(wù)流程取決于信息或文檔流。這些業(yè)務(wù)流程需要有信息 工作者的積極參與，才能完成有助于工作組進(jìn)行決策或交付工作成果 的任務(wù)。在 SharePoint Server 2010 中，這些類型的業(yè)務(wù)流程是使用工 作流來實現(xiàn)和管理的。 下面是可使用工作流推動的業(yè)務(wù)流程的一些示例： 合同審批 將建議的合同交給必須對其進(jìn)行批準(zhǔn)或拒絕的組織成員進(jìn) 行管理。 費用報表 管理費用報表和相關(guān)收據(jù)的提交、審閱報表、批準(zhǔn)報表并 為提交者報銷。 技術(shù)支持 指導(dǎo)技術(shù)支持事件的進(jìn)度，技術(shù)支持事件由客戶開啟，經(jīng) 技術(shù)支持工程師調(diào)查，傳送給技術(shù)專家，進(jìn)行解決，然后添加到知識 庫。 面試 管理對求職者進(jìn)行面試的過程。這包括安排并跟蹤面試預(yù)約、 收集累積的面試反饋、將該反饋提供給后面的面試者，以及做出雇用 /不雇用的決定。 內(nèi)容發(fā)布 管理對企業(yè)的 Internet 展示網(wǎng)站上內(nèi)容發(fā)布的批準(zhǔn)過程。 使用工作流的好處 業(yè)務(wù)流程自動化 業(yè)務(wù)依賴業(yè)務(wù)流程。雖然這些業(yè)務(wù)流程通常都涉及軟件，但許多組織中最重 要的流程仍與人員有關(guān)。工作流可以自動化參與某個流程的人員之間的交互 ，以改善流程的運行方式、提高其效率并降低其錯誤率。 許多流程都可以從對人員參與的自動支持中受益。例如： 審批 面向人員的業(yè)務(wù)流程的一個常見步驟是需要獲得多個參與者的批準(zhǔn)。要 批準(zhǔn)的內(nèi)容可能存在很大差異，這些內(nèi)容可能是包含下一年營銷計劃的 Microsoft Word 文檔，也可能是參加某次會議的差旅費報表。在每種情況下， 相應(yīng)人員都必須審閱相關(guān)信息，可能會追加注釋，然后表示批準(zhǔn)或拒絕。 協(xié)調(diào)組工作 無論是準(zhǔn)備對建議征求書 (RFP) 進(jìn)行響應(yīng)、管理將文檔翻譯為一 種或多種語言的過程，還是執(zhí)行其他任務(wù)，許多流程都需要不同人員以有序 的方式協(xié)同工作。通過在自動化工作流中定義流程的步驟，可提高協(xié)調(diào)組的 工作效率，并能更加準(zhǔn)確地預(yù)測流程本身。 問題跟蹤 很多業(yè)務(wù)流程都會生成未解決問題的列表。自動化工作流可用于維 護(hù)該列表、將問題分配給能夠解決問題的人員，并跟蹤問題的解決狀態(tài)。 使用工作流的好處 工作流改善了協(xié)作 通過對 SharePoint 網(wǎng)站或網(wǎng)站集中的文檔和項目實施相應(yīng)業(yè)務(wù)流程， 工作流可幫助人們協(xié)同處理文檔及管理項目任務(wù)。工作流可以幫助組 織遵循一致的業(yè)務(wù)流程做法，通過管理這些業(yè)務(wù)流程中涉及的任務(wù)和 步驟，工作流可以提高組織的效率和生產(chǎn)力。通過確保在需要時將適 當(dāng)?shù)男畔⑻峁┙o適當(dāng)?shù)娜藛T，工作流可以加快決策的制定速度。工作 流還有助于確保適當(dāng)?shù)娜藛T按適當(dāng)?shù)捻樞蛲瓿筛鱾€工作流任務(wù)。這就 使得執(zhí)行這些任務(wù)的人員可以專注于工作，而不用考慮工作流程。 例如，在 SharePoint Server 2010 網(wǎng)站中，您可以創(chuàng)建用于文檔庫的工 作流，以便將文檔傳送給一組人員進(jìn)行審批。當(dāng)作者啟動此工作流時 ，工作流即會創(chuàng)建文檔審批任務(wù)、將這些任務(wù)分配給工作流參與者， 然后向參與者發(fā)送電子郵件通知。 當(dāng)工作流正在運行時，工作流所有者或工作流參與者可以在“工作流 狀態(tài)”頁上檢查進(jìn)度。當(dāng)工作流參與者完成其工作流任務(wù)后，工作流 隨即結(jié)束，并自動通知工作流所有者工作流已完成。 預(yù)定義工作流 Microsoft SharePoint Server 2010 包括可處理常見業(yè)務(wù)方案的以下預(yù)定義工作流模板： 收集反饋 將文檔或項目傳送給一組人員以獲取反饋。審閱者可以提供反饋，然后在對其反 饋進(jìn)行編譯后，發(fā)送給啟動該工作流的人員。默認(rèn)情況下，收集反饋工作流與文檔內(nèi)容類型 相關(guān)聯(lián)，因此文檔庫中自動提供此工作流。 審批 將文檔或項目傳送給一組人員進(jìn)行審批。默認(rèn)情況下，審批工作流與文檔內(nèi)容類型相 關(guān)聯(lián)，因此文檔庫中自動提供此工作流。默認(rèn)情況下，審批工作流的版本還與發(fā)布網(wǎng)站中的 頁面庫相關(guān)聯(lián)，并可用于管理網(wǎng)頁發(fā)布的審批流程。 審批工作流是一種分階段審批模型（即，先由第一組審批者執(zhí)行審核和批準(zhǔn)流程，然后是第 二組審批者，依此類推）。每個階段或每個審批組還可有自己的行為。例如，第一組審批者 的成員可以按連續(xù)審批順序（一個接一個）進(jìn)行審核，第二組的成員可以并行進(jìn)行審核（審 核者可以按任何順序提供反饋），依此類推。 處置審批 通過讓參與者決定是保留還是刪除過期的文檔來管理文檔的過期和保留。處置審 批工作流支持記錄管理流程，主要適用于記錄中心網(wǎng)站。 收集簽名 將在 Microsoft 應(yīng)用程序中創(chuàng)建的文檔傳送給一組人員，以收集他們的數(shù)字簽名。 必須在 2007 Microsoft Office system 和 Microsoft Office 2010 套件的應(yīng)用程序（如 Microsoft Word）中啟動該工作流。而且，參與者必須通過將其數(shù)字簽名添加到相應(yīng)客戶端程序中的文 檔中來完成其簽名任務(wù)。默認(rèn)情況下，收集簽名工作流與文檔內(nèi)容類型相關(guān)聯(lián)，因此文檔庫 中自動提供此工作流。但是，只有文檔庫中的文檔包含一個或多個 Microsoft Office 簽名行時 ，收集簽名工作流才會對該文檔顯示。 預(yù)定義工作流 三態(tài) 設(shè)計為通過三個狀態(tài)（階段）跟蹤列表項的狀態(tài)。它可用于管理需要組織跟蹤大量問 題或項目（如客戶支持問題、銷售商機或項目任務(wù)）的業(yè)務(wù)流程。 之所以稱為三態(tài)工作流，是因為它通過三個不同的狀態(tài)和這些狀態(tài)之間的兩個轉(zhuǎn)換，來跟蹤 問題或項目的狀態(tài)。例如，在對問題列表中的某個問題啟動工作流時，SharePoint Server 2010 將為指定用戶創(chuàng)建一個任務(wù)。當(dāng)用戶完成該任務(wù)時，工作流將從其初始狀態(tài)（“未解決 ”）更改為中間狀態(tài)（“已解決”），并為指定用戶創(chuàng)建一個任務(wù)。當(dāng)用戶完成該任務(wù)時， 工作流將從其中間狀態(tài)（“已解決”）更改為最終狀態(tài)（“已關(guān)閉”），并為此時為其分配 工作流的用戶創(chuàng)建另一個任務(wù)。請注意，此工作流僅在列表中受支持，在庫中不受支持。 翻譯管理 通過創(chuàng)建要翻譯文檔的副本并將翻譯任務(wù)分配給翻譯人員來管理手動文檔翻譯流 程。該工作流只可用于翻譯管理庫。 問題跟蹤 將問題傳送給工作組成員以便由其進(jìn)行解決。它會向用戶呈現(xiàn)一個網(wǎng)頁，以便用 戶輸入新問題，如客戶投訴。當(dāng)問題進(jìn)入不同的工作流狀態(tài)時，用戶看到的網(wǎng)頁會隨之更改 ，以反映相應(yīng)的事件；例如，當(dāng)問題已解決時，會顯示關(guān)閉網(wǎng)頁。 您可以通過多種方式為組織自定義上述每個工作流。例如，當(dāng)您將工作流添加到列表、庫、 內(nèi)容類型或網(wǎng)站中以使其能夠用于文檔或項目時，您可以自定義存儲了工作流信息的任務(wù)列 表和歷史記錄列表。 當(dāng)網(wǎng)站用戶針對文檔、項目或網(wǎng)站啟動工作流時，該用戶可以通過指定參與者列表、截止日 期和任務(wù)說明來進(jìn)一步自定義工作流。 還可以制作預(yù)定義工作流的副本，以用作創(chuàng)建自定義工作流時的起點。 工作流使用情形示例 假設(shè)您就職于嘉元實業(yè)公司，這是一家在全球范圍內(nèi)銷售自行車的運動品專賣店。該公司的 銷售代表會走訪不同的國家/地區(qū)，以幫助新的經(jīng)銷商開辦新的運動品商店。 在本節(jié)所描述的情形中，需要提交費用報表以供審批。如果費用報表的金額少于 5,000 美元 ，則需要經(jīng)理批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)該報表。如果費用報表的金額等于或大于 5,000 美元，經(jīng)理 必須審核該費用報表，對其進(jìn)行批注，如果經(jīng)理認(rèn)為可以批準(zhǔn)，則將其轉(zhuǎn)發(fā)給副總裁，然后 由副總裁批準(zhǔn)或否決該報表。 在此情形中，費用報表表單是一張 InfoPath Forms Services 表單。工作流是在 Microsoft SharePoint Designer 2010 中創(chuàng)建的有一定順序的“審批”類型的工作流項目，由自動化任務(wù) 和需要人為操作的任務(wù)組成。該工作流運行于 SharePoint Server 2010 中。 銷售代表（第一個工作流參與者）需要瀏覽 Intranet 自助服務(wù)門戶并選擇“費用報表”表 單。將會打開數(shù)據(jù)輸入頁。銷售代表首先填寫一個簡單的費用報表表單，其中包括人員的姓 名、費用用途、費用總額、該人員的直接上司的姓名和電子郵件地址等條目。然后，銷售代 表單擊“提交”以提交該表單。 提交表單后，數(shù)據(jù)將會集中保存，并啟動工作流，然后將審核任務(wù)分配給審批者（在本例中 為銷售代表的經(jīng)理）。 工作流會通知銷售代表的經(jīng)理。該通知是一封電子郵件，其中包含完成該任務(wù)的說明，并提 供顯示費用報表表單的網(wǎng)站的鏈接。 經(jīng)理（第二個工作流參與者）會轉(zhuǎn)到該網(wǎng)站并審核費用報表。工作流任務(wù)項提供了三種操作 ：批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)，經(jīng)理可以執(zhí)行其中任一操作： 如果費用報表的金額少于 5,000 美元，經(jīng)理會看到用于“批準(zhǔn)”或“否決”該費用報表的選項。 如果費用報表的金額多于 5,000 美元，經(jīng)理會看到用于將費用報表“轉(zhuǎn)發(fā)”給公司副總裁的選項，或 用于在經(jīng)理級別“否決”該費用報表的選項。 工作流使用情形示例 經(jīng)理采取相應(yīng)的操作以批準(zhǔn)、否決或轉(zhuǎn)發(fā)該費用報表，然后工作流繼續(xù)執(zhí)行： 如果費用已獲批準(zhǔn)，任務(wù)完成操作將向工作流發(fā)送一條消息，指出任務(wù)已完成，工作流會通過電子郵件通知銷售代表， 然后工作流將費用數(shù)據(jù)添加到業(yè)務(wù)線 (LOB) 會計系統(tǒng)中。 如果費用未獲批準(zhǔn)，經(jīng)理需鍵入做出該決定的理由。任務(wù)完成操作將向工作流發(fā)送一條消息，指出任務(wù)已完成，然后工 作流會通過電子郵件通知銷售代表。 如果經(jīng)理選擇將費用報表轉(zhuǎn)發(fā)給公司副總裁的選項，他需要在表單中進(jìn)行相關(guān)批注，然后單擊“轉(zhuǎn)發(fā)”。然后，工作流 會通過電子郵件通知副總裁，該電子郵件包含完成任務(wù)的說明，并提供顯示費用報表表單的網(wǎng)站的鏈接。 副總裁（第三個工作流參與者）可以選擇“批準(zhǔn)”或“否決”費用報表。在副總裁批準(zhǔn)或否決費用報表后 ，工作流繼續(xù)執(zhí)行。 如果副總裁批準(zhǔn)費用，費用數(shù)據(jù)將添加到會計系統(tǒng)中，工作流會通過電子郵件通知銷售代表和經(jīng)理，然后通知 SharePoint 任務(wù)已完成。 如果副總裁不批準(zhǔn)費用，他需要在表單中鍵入做出該決定的理由。工作流會通過電子郵件通知銷售代表和經(jīng)理，然后通 知 SharePoint 任務(wù)已完成。 不難想像，有許多方法可以擴展此工作流在這種情形中的功能。例如，您可以配置工作流，以便在副總裁 否決費用報表時將報表退還給銷售代表的經(jīng)理。經(jīng)理可以進(jìn)一步證明費用是否合理，并將其重新提交給副 總裁進(jìn)行審批，可以將否決決定