檔案學考研復習

1檔案學概論和檔案管理學考研復習專題講義說明：此講義以專題的形式，對檔案學概論和檔案管理學兩書進行簡要梳理，作為第二輪復習的一種思路，主要記憶模式在上課時作引導式講解，聽課者課后自行總結。資料內容書本上都有，關鍵是看掌握方法和技巧的運用，望聽者將所講模式與自身記憶規(guī)律而用，時間所限，恕不能對知識點一一梳理。目錄第一節(jié)：術語概念整合 .1第一組：實體性術語 .1第二組：操作性術語 .2第三組：理論性性語 .4第二節(jié)：模塊專題整合 .5第一組：規(guī)律專題整合 .5第二組：特點專題整合 .7第三組：原則專題整合 .8第四組：作用專題整合 .10第五組：意義專題整合 .11第六組：要素專題整合 .12第七組：措施類型整合 .14第三節(jié)：檔案重點整合 .15重點一：檔案價值的形態(tài) .15重點二：文件中心 .15重點三：檔案網(wǎng)站建設 .16重點四：檔案工作標準化的涵義與形式 .16重點五：檔案保管期限表 .16重點六：三大基本理論 .17第四節(jié)：復習模式總結 .19第一節(jié)：術語概念整合第一組：實體性術語一：檔案、文件、電子文件 檔案: 國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。 文件: 國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。2 電子文件: 以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?。記憶模式：二：公務檔案、私人檔案、公共檔案、歷史檔案、現(xiàn)行檔案 公務檔案：法人或法人代表在公務活動中形成的檔案，其形成主體主要是公務機關或其他社會組織。 私人檔案：人們在私人生活中形成的檔案，其形成主體主要為私人個人。 公共檔案或官府檔案：國家公務(政權性)機關形成的且被保存在各級國家機構中的檔案。 歷史檔案；形成時間較早，離現(xiàn)在較久遠且主要豐收歷史文化作用的檔案。 現(xiàn)行檔案：形成時間較晚，離現(xiàn)在的時間距離較近且主要起現(xiàn)時性查考作用的檔案。 記憶模式：三：文書檔案、科技檔案、專門檔案、音像檔案 文書檔案: 反映黨務、行政管理等活動的檔案。 科技檔案 : 反映科學技術研究、生產(chǎn)、基本建設等活動的檔案。 專門檔案: 反映專門領域活動的檔案。 音像檔案: 記錄聲音或影像的檔案，包括照片、影片、錄音帶、錄像帶等。記憶模式：四、甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案 甲骨檔案：將文字刻在龜甲和獸骨上來記錄事情的檔案。商代甲骨文的發(fā)現(xiàn)是迄今我國大量發(fā)現(xiàn)的最早的較為系統(tǒng)的文字和古代檔案。 金石檔案：將文字刻在金屬器皿或石頭上的檔案。 簡牘檔案：是指用筆墨書寫在竹木等質地較硬材料以及刻畫在竹木上的檔案。簡牘檔案、繼殷墟甲骨、居延漢簡、敦煌藝術、清朝大內檔案被稱為五大發(fā)現(xiàn)。 簡帛檔案：縑帛作為文書和檔案的載體材料，比起竹木簡牘顯然更為進代。五：檔案館、數(shù)字檔案館、檔案室、檔案信息中心、文件中心、檔案事務所 檔案館: 集中管理特定范圍檔案的專門機構。3 檔案室: 國家機構、企事業(yè)單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。 檔案信息中心 : 集中管理若干檔案館、檔案室特定范圍檔案資料目錄并提供檢索服務的專門機構。 文件中心: 介于文件形成機構和檔案館之間的中間性或過渡性文件管理機構。 數(shù)字檔案館：利用網(wǎng)絡技術，將分布于不同檔案機構的數(shù)字化檔案信息資源，以網(wǎng)絡化方式加以互相連接，提供及時利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享，形成一個有序的信息空間和資源共享的信息環(huán)境的一種虛擬機構。記憶模式：六：專門檔案館、綜合檔案館、部門檔案館、企業(yè)檔案館、檔案行政管理部門。七：原件、復制件、文稿、手稿、文種、文本文本: 可分為正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。第二組：操作性術語一、檔案整理環(huán)節(jié)：檔案整理、來源原則、全宗原則、檔案分類、立檔單位 檔案整理:按照一定原則對檔案實體進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的過程。 來源原則:把同一機構、組織或個人形成的檔案作為一個整體加以管理的原則。 全宗:一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體。 聯(lián)合全宗:由兩個或兩個以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個全宗對待的檔案整體。 匯集全宗:由若干個文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個全宗對待的檔案整體。 全宗群:由若干個具有時間、地區(qū)、性質等共同特征的全宗組成的群體。 檔案實體分類:根據(jù)檔案的來源、形成時間、內容、形式等特征對檔案實體進行的分類。 立檔單位:構成檔案全宗的國家機構、社會組織或個人。 案卷:由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。 立卷:將若干文件按形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷的過程。 卷內備考表:卷內文件狀況的記錄單，排列在卷內文件之后。 檔號:以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。4二、檔案鑒定環(huán)節(jié)：鑒定 :判定檔案真?zhèn)魏蛢r值的過程。保管期限:對檔案劃定的存留年限。 保管期限表:規(guī)定檔案保管期限的文件 。 銷毀 :經(jīng)過鑒定對失去價值的檔案作毀滅性處置的過程。 銷毀清冊:登錄被銷毀檔案題名、數(shù)量等內容并由責任人簽署的文件。三、檔案保管環(huán)節(jié)保管:維護檔案的完整與安全的活動。保護:防止檔案受損，延緩檔案退變和搶救、修復受損檔案的活動。全宗卷:由說明全宗歷史和現(xiàn)狀的有關文件材料組成的專門案卷。 檔案館建筑: 檔案館專用的的內設檔案庫房、工作用房和利用服務場所的建筑物。檔案庫房:收藏檔案的專門用房。檔案裝具:用于存放檔案的器具，包括檔案柜、檔案架、檔案盒等。密集架:為節(jié)省空間而設計的可在軌道上水平移動的活動存儲裝置。退變:檔案記錄材料因理化或生物作用而逐步老化變質直至損毀的過程。修復:使受損或退變檔案恢復或接近原有特征，或對其進行加固的過程。加固:將某種材料附著在檔案載體上，以提高其強度和耐久性或使字跡得以保護的技術。修裱:使用粘合劑把選定的紙張修補或托裱在已破損的檔案上，以恢復或增強其強度和耐久性的技術。適宜性原則: 檔案修復工作應遵循的原則之一，即所用修復材料必須有最適宜的強度和特性。相似性原則: 檔案修復工作應遵循的原則之一，即所選用的修復材料必須與被修復件具有相類似的厚度、顏色和結構等?？赡嫘栽瓌t: 檔案修復工作應遵循的原則之一，即檔案在修復處理后，如有必要可通過再處理恢復到處理前的狀態(tài)。加濕:a) 增加檔案庫房內相對濕度的方法。 b) 將過去干燥和易碎文件放在蒸氣室或有潮濕空氣的容器內，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。脫酸:為去除或降低紙質材料中的酸，用弱堿對其進行處理的技術。熏蒸:在密閉環(huán)境下，將檔案置于易揮發(fā)物質或有毒化學物質產(chǎn)生的氣體中以殺滅害蟲和菌類的方法。防災規(guī)程:為防止或減少災害對檔案造成破壞而制定的應對方針和工作程序。5復制:利用復印、縮微攝影、磁盤拷貝、復寫、印刷等手段生成內容與檔案原件相同的復制品的技術和方法。檔案縮微品: 含有檔案縮微影像的各種載體（通常是膠片）的通稱。四、檔案利用環(huán)節(jié)：利用:利用者以閱讀、復制、摘錄等方式使用檔案的活動。開放:檔案館將達到一定期限、無需控制使用的檔案向社會公開提供利用的活動。公布:將檔案或檔案的特定內容通過某種形式首次公布于眾。咨詢服務:檔案館 、檔案室答復詢問，指導和幫助利用的活動。檔案證明:依據(jù)檔案的記載出具的憑證性文件。檔案展覽:按一定主題展示檔案的活動。閱覽室:檔案館、檔案室內供利用者閱覽檔案的專門場所。密級:檔案文件保密程度的等級。降密:降低檔案文件的原有保密等級。解密:解除已失去保密價值檔案文件的保密限制。編纂:按照一定的題目、體例和方法編輯檔案文獻的活動。大事記:按照時間順序簡要記述一定范圍內發(fā)生的重大事件、重要活動的一種檔案參考資料。組織沿革:系統(tǒng)記述一個機構（地區(qū)、行業(yè)）體制、職能等基本狀況變遷過程的一種檔案參考資料?；A數(shù)字匯集:以數(shù)量特征反映一個地區(qū)（機構、行業(yè)）基本情況的一種檔案參考資料。專題概要:簡要記述某一特定的社會事物或自然現(xiàn)象產(chǎn)生、發(fā)展、變化情況的一種檔案參考資料。檔案出版物: 以檔案、檔案工作、檔案學為基本內容的出版物。五、檔案檢索環(huán)節(jié)：檔案檢索、檢索效率、檔案著錄、檔案標引、檔案目錄中心第三組：理論性性術語一：檔案工作、檔案管理、檔案信息化建設、檔案事業(yè)、檔案學檔案學: 研究檔案的形成規(guī)律、性質、特點以及檔案工作方法與發(fā)展規(guī)律的科學。檔案管理: 檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等活動。6檔案信息化建設：是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。二：社會檔案意識、檔案價值、檔案作用社會檔案意識：人們對檔案的認識水平以及社會上對檔案的普遍認識程度可稱為“社會檔案意識”。社會檔案意識是一個國家、一個地區(qū)文明程度的標志之一, 既取決于社會文明程度, 反過來又對其產(chǎn)生正面或負面的影響。檔案價值: 是指檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用，而表現(xiàn)出的有用性及有用程度。檔案作用：檔案價值關系在社會活動中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用。檔案的作用通常是指檔案對人們所從事的社會實踐活動的影響。三：檔案工作法律、檔案職業(yè)道德、檔案工作標準、檔案事業(yè)管理體制檔案工作法律：簡稱“ 檔案法律 ”，是指由國家最高權力機關制定的檔案事業(yè)規(guī)定性文件，包括全國人民代表大會和全國人民代表大會常務委員會制定的各種關于檔案和檔案工作的法律行為規(guī)范。檔案職業(yè)道德：是指檔案工作者在從事檔案行政、檔案保管和利用服務等項職能活動中，應當遵守的基本行為準則，它是整個社會職業(yè)道德體系中的一個重要組成部分。檔案工作標準：是以檔案工作領域中的重復性的事物和概念為對象而制定或修訂的各種標準的總稱；它是檔案工作中有關單位和個人應當遵守的共同準則和依據(jù)。檔案事業(yè)管理體制：是指檔案事業(yè)管理的體系和組織制度，包括檔案行政管理部門的設置及其隸屬關系、權限劃分等。從世界范圍看，按照中央、地方檔案機構之間的關系，檔案事業(yè)管理體制一般可分為分散式和集中式兩種基本類型。第二節(jié)：模塊專題整合第一組：規(guī)律專題整合規(guī)律一、檔案價值實現(xiàn)的規(guī)律一、檔案價值的擴展律由于檔案具有原始記錄性，內容和版本唯一性，檔案價值是可以擴大和發(fā)展的，具體表現(xiàn)為兩種形式：（一）由于價值主體擴展而導致檔案價值的擴展。指隨時間推移，可能與檔案發(fā)生關系的人群擴大，利用者及其需求范圍擴展。（二）由于檔案作用性質的變化而導致價值擴展。具體表現(xiàn)為兩方面：71）、一般而言，檔案形成之初主要發(fā)揮行政或業(yè)務作用，而隨時間推移，作用便會擴展到科學文化教育司法及休閑等方面； 2）、檔案作用性質的擴展表現(xiàn)為檔案不僅可以用于與其相應的活動（如行政，房屋結構圖），同時也可發(fā)揮多重作用，有些甚至超乎檔案形成者的想象（如行政管理活動的檔案可用于人口研究的數(shù)據(jù)，技術紙圖可作為談判的證據(jù)等）。了解價值擴展律的意義：了解檔案價值擴展律，對于處理好檔案管理中當前和長遠，局部和整體，保密與開放的關系具有科學指導作用。具體表現(xiàn)為：第一：正確認識單位內部檔案機構和公共檔案館的服務方向和職能定位。第二：確定合理的檔案歸檔，移交時間，建立合理的館藏結構，以適應不同時期檔案價值實現(xiàn)的特點和要求。第三：在檔案鑒定工作中以全面的，歷史的，發(fā)展的觀點來分析檔案的價值，避免片面性。第四：堅持正確的保密觀念，對具有保密要求的檔案采取相應的保密措施，同時制定和實施降密解密制度據(jù)客觀情況而調整其機密度，擴大利用范圍。第五：樹立服務觀念，依法積極開放檔案，促進檔案工作由封閉半封閉型想開放型轉變，更合理，更廣泛的開發(fā)檔案信息源，為社會各方面服務，研究不同時期檔案的作用領域，適時推進檔案價值的合理擴展。二、檔案價值的時效律檔案價值的時效性：指檔案對社會的有用性是有時限的, 某些檔案在一定時期內對利用者是有價值的, 超過這個時間限制則降低或喪失了價值。這一規(guī)律可稱為檔案價值的時效律。檔案價值的時效律主要表現(xiàn)在兩個方面:檔案與利用者需求之間關系的時效性；檔案價值形態(tài)的時效性。三、檔案價值的條件律在一定的條件下, 檔案被利用者有效利用并產(chǎn)生社會效益或經(jīng)濟效益時, 它的潛在價值才能轉化為現(xiàn)實價值。各種條件對于價值實現(xiàn)的影響被稱為檔案價值實現(xiàn)的條件律。這些條件涉及的因素很多, 主要概括為以下幾個方面:社會環(huán)境；社會檔案意識；檔案管理水平。規(guī)律二、檔案工作的發(fā)展規(guī)律 一、檔案工作的分化與整合規(guī)律從檔案工作的發(fā)展歷史來看，在相當長的時間內，檔案工作與文書工作是不分的，檔案工作與圖書資料工作也是不分的。 （一）文檔管理一體化8“文檔管理一體化”，是指將目前機關中的“文書處理”和“檔案管理”工作，整合成為一個既統(tǒng)一又分工、既有聯(lián)系又有區(qū)別的管理過程。 （二）檔案、圖書、情報管理的一體化從一般屬性來看，檔案、圖書、情報都屬于人類的知識財富，都具有信息屬性和知識屬性，它們在管理的基本方法上有許多相似之處，如果將其綜合管理并進行聯(lián)合開發(fā)，可以發(fā)揮三者在功能上的互補，實現(xiàn)信息資源共享的目的。 二、檔案工作的智能化發(fā)展規(guī)律（一）運用電子計算機實現(xiàn)檔案管理的自動化（二）運用計算機及其相關技術和現(xiàn)代通訊技術，實現(xiàn)文件與檔案信息資源的數(shù)字化及檔案信息傳遞的網(wǎng)絡化（三）檔案縮微化與檔案保護技術水平的提高三、檔案工作發(fā)展與社會環(huán)境變化的互動性規(guī)律檔案工作與社會環(huán)境有著普遍的、密切的聯(lián)系。檔案工作與社會環(huán)境變化的互動性規(guī)律主要表現(xiàn)在：一方面，社會環(huán)境狀況影響和制約著檔案工作的生存與發(fā)展。另一方面，檔案工作在參與社會事務的過程中，也對社會環(huán)境變化，特別是社會精神文明與物質文明的建設做出貢獻。 （一）影響檔案工作生存與發(fā)展的社會環(huán)境因素1、社會物質生產(chǎn)與檔案工作 2、社會經(jīng)濟政治制度與檔案工作3、科學文化事業(yè)與檔案工作 4、社會檔案意識與檔案工作四、檔案工作的社會化發(fā)展規(guī)律檔案管理的社會化：檔案是全社會的共同財富，檔案管理是一種社會各級各類組織、機構和個人的共同行為，其目的在于把全社會的檔案以不同形式分層分類集中控制起來，形成一個社會性的開放管理系統(tǒng)。檔案工作的社會化發(fā)展規(guī)律主要表現(xiàn)為：隨著人類社會活動領域的擴大、社會分工的細化和社會文明程度的提高，檔案的來源與形式日益廣泛和多樣，檔案信息服務逐步社會化，檔案管理越來越具有廣泛的社會意義。第二組：特點專題整合特點一：電子檔案的特點其特征歸納起來主要包括：信息的非人工識讀性、系統(tǒng)依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。9特點二：企業(yè)檔案館的特點1、綜合性：它是保存本企業(yè)檔案的基地。企業(yè)管理工作中形成的檔案種類繁多，其館藏內容具有綜合性。2、專業(yè)性：企業(yè)檔案館主要圍繞專業(yè)性突出的科技檔案開展工作，其專業(yè)性特色因企業(yè)類型的不同而有區(qū)別。綜合性與專業(yè)性并存的特點，決定了企業(yè)檔案館不同于國家綜合檔案館、專業(yè)檔案館。它在檔案收集范圍、服務方向和工作方法等方面都有一定的獨到之處。特點三：數(shù)字檔案館的主要特點1、存在方式上的特點 2、運行方式上的特點 3、功能定位上的特點特點四：檔案法律的本質和特點1、直接性 2、具體性 3、綜合性特點五：檔案職業(yè)道德的特點1、 鮮明的職業(yè)性 2、存在方式的具體性 3、形成過程的連續(xù)性和繼承性特點六：檔案學的學科特點檔案學的學科特點是檔案學基礎理論研究中一個需要探討的重要方面。它對于我們確定檔案學的研究取向，及時修正檔案學研究中的一些不利于學科整體建設與發(fā)展的傾向，具有積極意義。 一、綜合性和社會性檔案學的研究對象、研究內容和研究方法都具有一定的綜合性特征。科學的發(fā)展過程存在著分化與綜合兩種趨勢，就現(xiàn)代科學的發(fā)展特點而言，綜合化的趨勢處于主導地位。 二、實踐性和理論性一般來說，實踐經(jīng)驗為人們提供了認識的可能。只有實踐才能提供認識所必需的信息，同時也只有實踐才能使人們獲得并不斷發(fā)展對信息加工的能力(即思維能力