聯(lián)系與協(xié)調(diào)程序

1、HXJ90和HXJ135海洋修井機(jī)建造項(xiàng)目EPC聯(lián)系與協(xié)調(diào)程序 編制： 審核： 批準(zhǔn)： HXJ90和HXJ135修井機(jī)建造項(xiàng)目組文件編號： F08/P/LX/01 2008年3月14日 第0版目錄1目的22適用范圍23管理職責(zé)24聯(lián)系與協(xié)調(diào)流程25溝通聯(lián)系的方式35.1 通信35.2 會議和會議記錄45.3 工作匯報(bào)41目的本程序的編制目的是規(guī)范項(xiàng)目組與業(yè)主、第三方及供貨商的聯(lián)系方法和溝通途徑，便于業(yè)主及時掌握工作的進(jìn)展情況，同時本程序?yàn)楦鞣竭M(jìn)行交流以及時解決項(xiàng)目運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)的問題提供有效的途徑，有利于各方工作的開展，從而保證項(xiàng)目高效而有序地運(yùn)行。2適用范圍本程序僅限于BZ29-4/BZ34-1

2、N/BZ19-4/JZ25-1S B油田HXJ90與HXJ135修井機(jī)項(xiàng)目EPC建造安裝調(diào)試項(xiàng)目運(yùn)行過程中項(xiàng)目組與業(yè)主、服務(wù)供方及上級部門的聯(lián)系、溝通與協(xié)調(diào)。3管理職責(zé)1) 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目的總協(xié)調(diào)和與業(yè)主重大問題的溝通，并負(fù)責(zé)項(xiàng)目組日常交流文件的審批工作；2) 項(xiàng)目副經(jīng)理負(fù)責(zé)日常項(xiàng)目管理事務(wù)和聯(lián)系與溝通，并負(fù)責(zé)項(xiàng)目組日常交流文件的審核工作，對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)；3) QA/QC工程師負(fù)責(zé)質(zhì)量驗(yàn)收等方面與業(yè)主、服務(wù)供方及上級單位的聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作，并對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)；4) 商務(wù)工程師負(fù)責(zé)招投標(biāo)、合同等方面與業(yè)主、服務(wù)供方及上級單位的聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作，并對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)；5) 費(fèi)用工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目預(yù)算、決算及收

3、付款等方面與業(yè)主、服務(wù)供方及上級部門的聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作，并對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)；6) 安全監(jiān)督負(fù)責(zé)項(xiàng)目施工安全管理方面與業(yè)主、服務(wù)供方及上級單位的聯(lián)系與協(xié)調(diào)工作，并對項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)。7) 各專業(yè)工程師負(fù)責(zé)本專業(yè)與業(yè)主、服務(wù)供方及上級單位的技術(shù)交流工作，對項(xiàng)目副經(jīng)理負(fù)責(zé)；8) 計(jì)劃工程師負(fù)責(zé)項(xiàng)目進(jìn)度的匯報(bào)和匯報(bào)材料的編制工作，對項(xiàng)目副經(jīng)理負(fù)責(zé)。4聯(lián)系與協(xié)調(diào)流程渤海裝備HXJ90和HXJ135修井機(jī)項(xiàng)目組代表油建裝備分公司處理本項(xiàng)目的一切事務(wù)，因此關(guān)于項(xiàng)目的日常事務(wù)、技術(shù)溝通和工作匯報(bào)等，HXJ90和HXJ135修井機(jī)項(xiàng)目組可直接與業(yè)主或服務(wù)提供方進(jìn)行聯(lián)系。需報(bào)相關(guān)部門批準(zhǔn)的重大事務(wù)，形成文件按公司要求報(bào)上

4、級部門審批。針對項(xiàng)目運(yùn)行中服務(wù)方提出的問題和業(yè)主提出的要求，編制溝通流程如下：Y是否需要服務(wù)方配合就業(yè)主要求與服務(wù)供方溝通N服務(wù)方是否有異議執(zhí)行業(yè)主要求執(zhí)行結(jié)果匯報(bào)業(yè)主Y業(yè)主是否滿意業(yè)主確認(rèn)N項(xiàng)目組與業(yè)主溝通、協(xié)調(diào)業(yè)主提出要求Y服務(wù)供方提出問題是否需要上級部門批準(zhǔn)是否批準(zhǔn)將解決方法通知服務(wù)供方服務(wù)供方是否同意項(xiàng)目組與服務(wù)供方溝通、協(xié)調(diào)是否需要與業(yè)主協(xié)調(diào)項(xiàng)目組與甲方溝通，得出解決方法YY將解決方法形成文件報(bào)上級批準(zhǔn)NYNNNNY按此解決方法執(zhí)行5溝通聯(lián)系的方式5.1 通信與業(yè)主、第三方及服務(wù)供方的交流主要使用聯(lián)絡(luò)函、傳真、電話等方式。傳真或傳遞文件必須使用聯(lián)絡(luò)函作或文件傳送單為載體，按照業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)

5、函或文件傳送單的使用要求，批準(zhǔn)人、簽收人必須手書簽字方認(rèn)為有效，簽字齊全的聯(lián)絡(luò)函或文件傳送單都要由項(xiàng)目秘書進(jìn)行登記，并歸檔保存。聯(lián)絡(luò)函和文件傳送單的使用方法和格式見文件與信息管理程序。5.2 會議和會議記錄當(dāng)因?yàn)榧夹g(shù)、商務(wù)、進(jìn)度、變更等與項(xiàng)目相關(guān)的問題需要業(yè)主進(jìn)行解決時，雙方需要召開會議進(jìn)行解決。會議應(yīng)以正式的書面形式將會議通知傳真到業(yè)主處，該文件將寫明會議的主要內(nèi)容、參加的人員、需要業(yè)主參加的人員，預(yù)計(jì)的時間。會議結(jié)束后，應(yīng)向業(yè)主提供一份詳盡的會議紀(jì)要。會議上項(xiàng)目組將分別擬訂一份會議紀(jì)要，并簽字；如果會議就討論的議題未能達(dá)成一致的話，也要記錄在會議紀(jì)要上。當(dāng)召開會議時，要向與會各方提交一份包

6、括所有會議內(nèi)容的會議日程，在會議結(jié)束后，主持方要總結(jié)一份會議紀(jì)要，并且為了各方進(jìn)一步明確會議的精神，要由與會各方進(jìn)行簽署。如下必要的會議都將如期舉行：1） 與業(yè)主的項(xiàng)目周會/月會與業(yè)主的會議有周例會、月例會和臨時召開的會議，我方需準(zhǔn)備好相關(guān)需要討論的文件和匯報(bào)的內(nèi)容。2） 項(xiàng)目組內(nèi)部協(xié)調(diào)會/周會/月會正式施工時，項(xiàng)目組每天定時召開協(xié)調(diào)會，協(xié)調(diào)施工進(jìn)度、質(zhì)量、安全等事項(xiàng)，安排次日工作，解決存在問題。每周定時召開周會，檢查一周工作的完成情況，包括：采辦和合同執(zhí)行情況；實(shí)際和計(jì)劃的S曲線；存在問題和解決方法；本周投入人力 ；下周工作計(jì)劃等。每月定時召開月會，主要包括：項(xiàng)目月總結(jié)；項(xiàng)目質(zhì)量情況；項(xiàng)目大

7、事、存在問題和解決方法；里程碑點(diǎn)付款總結(jié)；變更匯總；下個月工作計(jì)劃和主要工作；實(shí)際和計(jì)劃的人力直方圖；實(shí)際和計(jì)劃的S曲線。凡與業(yè)主、第三方舉行的會議，在會議結(jié)束后的2個工作日內(nèi)，將會議內(nèi)容以會議紀(jì)要形式提交給業(yè)主和有關(guān)單位，并嚴(yán)格執(zhí)行簽收程序，將簽字齊全的會議紀(jì)要?dú)w檔保存。會議紀(jì)要的格式和編寫方法見文件與信息管理程序。5.3 工作匯報(bào)例行的周會將對上周的工作進(jìn)行總結(jié)，計(jì)劃工程師需提交本周現(xiàn)場施工進(jìn)度、滯后（如有）的原因和隱患的報(bào)告單。會議的關(guān)鍵問題應(yīng)包括： 現(xiàn)在/最新的進(jìn)度 有待解決的問題 解決問題的方法 計(jì)劃的調(diào)整 人力的布置每周的工作都要總結(jié)成一份報(bào)告，由施工管理部門經(jīng)理進(jìn)行簽署，并要有其他各方代表的簽