數(shù)字化檔案館解決方案

1、 數(shù)字化檔案館解決方案一、 概述1、背景分析隨著各企事業(yè)單位整體管理水平的不斷提高，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足日新月異的新形勢的需要，主要表現(xiàn)為： 傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)檔案為主體，以手工檢索為基本手段。而目前的各企事業(yè)單位，從基層班組到單位的決策機(jī)關(guān)，計算機(jī)應(yīng)用已十分普及，電子信息傳輸日益廣泛，電子文件的大量涌現(xiàn)，各專業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)的廣泛運(yùn)用，使傳統(tǒng)檔案管理面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)； 傳統(tǒng)的檔案管理采用手工管理方式，檔案管理的工作效率和質(zhì)量，直接受到檔案人員的思想覺悟、工作態(tài)度、文化程度、業(yè)務(wù)水平、身體條件、情緒變化等諸多因素的制約，一旦某一方面發(fā)生問題，都會給工作帶來影

2、響；以上種種不適應(yīng)新形勢要求的情況，在客觀上對檔案工作、檔案部門和檔案人員在管理中的作用、地位和形象都會造成消極的影響，迫使我們?nèi)タ紤]、探索和研究檔案管理改革的問題，建立數(shù)字化檔案館已成為廣大檔案管理者和檔案工作者的共同愿望和要求。2、方案簡述建設(shè)數(shù)字化檔案館已是目前檔案管理工作的一項(xiàng)中心工作。數(shù)字化檔案館的建設(shè)突破了傳統(tǒng)的、封閉的檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案工作以手工管理為主向以計算機(jī)管理為主、以管理檔案實(shí)體為主向以管理檔案信息為主、以檔案存儲保管為主向利用服務(wù)為主的轉(zhuǎn)變。數(shù)字化檔案館的建設(shè)是通過運(yùn)用高速發(fā)展的計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對文書檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案、照片檔案、人事檔案

3、和實(shí)物檔案實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，并且對數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全面管理，同時還提供方便的數(shù)字化檔案信息檢索服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子檔案為數(shù)據(jù)源的集成，包括掃描件、各種格式的圖像文件、聲音文件、視頻文件的所有多媒體應(yīng)用。系統(tǒng)可根據(jù)用戶的職能崗位不同，賦予用戶不同的級別和權(quán)限，使不同用戶有不同的系統(tǒng)操作界面，做到了分工細(xì)致，權(quán)限明確。真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、存儲海量化、結(jié)構(gòu)合理化、形式多樣化、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化、管理科學(xué)化、信息社會化、業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的管理目的，充分發(fā)揮檔案信息的經(jīng)濟(jì)價值和社會價值。二、 建設(shè)目標(biāo)1、實(shí)現(xiàn)館藏紙質(zhì)資源數(shù)字化隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案處存有的大量有價值的紙質(zhì)文書檔案，它記載著企業(yè)多年來的生產(chǎn)經(jīng)營

4、中的政策、法規(guī)、人事變動等信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要參照或參考文檔，是企業(yè)改擴(kuò)建的基礎(chǔ)資源，是企業(yè)發(fā)展過程的歷史寫照，并且檔案數(shù)量還在不斷快速增長。將這些圖書檔案數(shù)字化加工，是數(shù)字檔案館資源數(shù)據(jù)庫的重要組成部分。2、 數(shù)字化檔案館與各應(yīng)用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫聯(lián)接對于企業(yè)各部門，系統(tǒng)直接與各歸檔部門的收發(fā)文管理對接，緊緊抓住歸檔的源頭，所有的收發(fā)文材料都在網(wǎng)上進(jìn)行登記，而后再按歸檔類目進(jìn)行文件材料的預(yù)立卷工作，保證了歸檔的完備率。對于行政、財務(wù)、科研、設(shè)備等專業(yè)化門類，通過信息采集平臺按信息采集標(biāo)準(zhǔn)，完成網(wǎng)上歸檔和信息采集。3、 實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程自動化用數(shù)字化手段對檔案業(yè)務(wù)各流程進(jìn)行管理，可對各立檔

5、單位形成的電子文件和辦公自動化系統(tǒng)生成的電子檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、接收和歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。4、 借助公司的高速主干網(wǎng)，組建全公司的圖檔數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案館業(yè)務(wù)流程處理和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化內(nèi)部建立連通各個部門的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺，外部聯(lián)接各分支機(jī)構(gòu)和internet公共通信網(wǎng)絡(luò)，充分利用現(xiàn)代通信、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)信息設(shè)施，實(shí)現(xiàn)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。5、 組織完整的防護(hù)及權(quán)限管理機(jī)制根據(jù)操作員的職能崗位不同，賦予不同的級別和訪問權(quán)限，使不同操作員有不同的系統(tǒng)操作界面，只能查閱自己權(quán)限內(nèi)的檔案資料，做到分工細(xì)致，權(quán)限明確，很好的保護(hù)了數(shù)字檔案的安全。通過智能密集架、環(huán)境控制系統(tǒng)的應(yīng)用，達(dá)到對實(shí)體檔案的防護(hù)。

6、6、實(shí)現(xiàn)完備的圖檔利用目標(biāo)包括一個企業(yè)內(nèi)網(wǎng)站，運(yùn)行于企業(yè)局域網(wǎng)，使其有利檔案資源的快捷存取、安全防護(hù)、并發(fā)利用、大容量保存、擴(kuò)展與升級遷移、遠(yuǎn)程連接、自動化程度高、并易于維護(hù)等；一個公眾網(wǎng)站，采用vpn技術(shù)使企業(yè)的遠(yuǎn)程二級單位和公務(wù)外出業(yè)務(wù)的有關(guān)人員，也可以通過接入internet遠(yuǎn)程查詢檔案資源。三、 系統(tǒng)功能數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)模型圖3-1 數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)模型數(shù)字化檔案館通常以機(jī)房為中心，以b/s架構(gòu)發(fā)布，各客戶端通過內(nèi)部局域網(wǎng)或internet發(fā)布進(jìn)行訪問，實(shí)現(xiàn)資源共享、在線利用。以c/s架構(gòu)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理及特殊用戶的檢索利用。在多級綜合網(wǎng)絡(luò)中，檔案館內(nèi)部主要包括：1、檔案收集收集各種

7、具有保存價值的文件、聲像材料，各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位公文、會議交流材料等。這一過程中需要各用戶端搜集整理，并匯總到統(tǒng)一存儲系統(tǒng)。2、檔案整理、數(shù)字化：主要包括分類、組卷、目錄編制等工作，然后將各種檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入。這一過程同樣可在采集數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)中進(jìn)行即可。檔案數(shù)字化工作流程示意圖圖3-2 檔案數(shù)字化工作流程示意圖圖3-3 文本掃描儀采用高品質(zhì)的文本掃描儀可對紙質(zhì)資料和可視電子文件中的圖文元素進(jìn)行準(zhǔn)確提取、智能識別，并可實(shí)時文本轉(zhuǎn)化。其中紙質(zhì)文件包括辦公文件、名片、報紙、雜志、書刊等，電子文件包括jpeg，gif，bmp，pdf，caj，html網(wǎng)頁等文件格式。處理元素對象包括文字、公式、方程

8、式、各類表格（有線或者無線）、紅章、紅頭、圖像等元素，并可以保持原版面信息還原進(jìn)寫字板、txt、word、excel、pdf等常用文字處理和表格處理等辦公軟件。文本掃描儀支持單頁一鍵文本化和批量流水作業(yè)文本化的工作模式。3、檔案管理、查閱利用各操作終端在專用的管理系統(tǒng)上對各類檔案即時編輯、查詢及管理。1）檔案管理a、文書檔案管理文書檔案管理實(shí)現(xiàn)發(fā)文與收文的登記、查詢、文檔補(bǔ)錄與導(dǎo)入、導(dǎo)入編輯、文檔整理、整理編輯、歸檔確認(rèn)和查詢、查詢打印和文檔統(tǒng)計等功能，處理反饋、催辦、查詢等任務(wù)。b、財務(wù)檔案管理財務(wù)檔案管理實(shí)現(xiàn)對財務(wù)檔案的會計憑證、會計帳簿和財務(wù)報告等會計分核算資料全面管理。c、人事檔案管理

9、 建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，對人事檔案信息資源進(jìn)行收集、鑒別、整理、歸檔，以數(shù)字化手段和仿真技術(shù)進(jìn)行管理。d、照片檔案管理 照片檔案管理是該系統(tǒng)的重要部分，將掃描之后的照片用計算機(jī)實(shí)行分類分主題進(jìn)行管理。系統(tǒng)提供照片基本信息錄入、查詢、補(bǔ)傳和編輯整理，以及照片刪除查詢、歸檔確認(rèn)等功能。 e、實(shí)物檔案管理實(shí)物檔案管理是對本單位和外單位人員的物品、圖像文件和聲音文件進(jìn)行計算機(jī)管理。實(shí)現(xiàn)對實(shí)物基本信息錄入、查詢、補(bǔ)傳和編輯整理，以及實(shí)物刪除查詢、歸檔確認(rèn)等功能。 f、聲像檔案管理聲像檔案管理是使用計算機(jī)根據(jù)流媒體技術(shù)對原始錄音帶和錄像帶進(jìn)行數(shù)字化制作，最終提供當(dāng)前國際流行的流媒體聲像文件。同

10、時對新產(chǎn)生的聲像文件檔案進(jìn)行分類管理?；竟δ苡新曄窕拘畔浫?、查詢、補(bǔ)傳和編輯整理、聲像刪除查詢、歸檔確認(rèn)等功能。 2）檔案借閱管理圖3-4 檔案借閱管理操作示意圖圖3-5 檔案借閱管理功能圖提供了檔案的借閱登記、檔案歸還登記、檔案催還、檔案借閱統(tǒng)計和檔案借閱清單等功能。3）檔案銷毀系統(tǒng)提供了對文書檔案銷毀管理的功能。提供文書檔案銷毀、檔案銷毀查詢、檔案銷毀整理、銷毀確認(rèn)和檔案銷毀清單打印等功能。4）檔案移交系統(tǒng)提供了對檔案移交管理的功能。主要包括檔案移交登記、檔案移交查詢、檔案移交整理、檔案移交確認(rèn)和檔案移交清單打印等功能。5）匯總統(tǒng)計分析 系統(tǒng)提供了以年度為單位的諸如借閱統(tǒng)計、年度檔案

11、統(tǒng)計、歷年檔案統(tǒng)計等匯總統(tǒng)計方式。并可根據(jù)用戶實(shí)際需求，開發(fā)所需各類統(tǒng)計、分析報表。6）權(quán)限管理 圖3-6 權(quán)限設(shè)置系統(tǒng)采用縱橫兩種方式實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)權(quán)限管理：系統(tǒng)功能的權(quán)限管理體系和檔案查詢權(quán)限管理體系。包括權(quán)限初始化、權(quán)限編輯、檔案查詢權(quán)限分配、檔案查詢權(quán)限審批、權(quán)限審批委托、權(quán)限審批撤銷委托等功能。7）日志管理系統(tǒng)提供了詳細(xì)的系統(tǒng)日志管理。主要包括：系統(tǒng)登錄日志、訪問系統(tǒng)各個功能模塊日志、系統(tǒng)登錄日志統(tǒng)計、系統(tǒng)登錄日志詳細(xì)清單、功能模塊日志統(tǒng)計、功能模塊訪問清單等功能。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了用戶登錄系統(tǒng)的全程跟蹤，并能輕松查詢系統(tǒng)日志。8）系統(tǒng)管理 系統(tǒng)管理為用戶提供了向?qū)降呐渲梅椒?，以使系統(tǒng)適應(yīng)本單位

12、的具體情況，系統(tǒng)管理模塊負(fù)責(zé)對本系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃管理，包括設(shè)置系統(tǒng)運(yùn)行所需的基本參數(shù)、安全機(jī)制和用戶管理。9）與oa軟件接口oa接口對在oa系統(tǒng)中新產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)（word、excel、相關(guān)數(shù)據(jù)庫信息）實(shí)現(xiàn)全面管理。并且操作極其簡單，只需要點(diǎn)擊幾個按鈕即可完成oa接口所有功能。10）與財務(wù)軟件接口本系統(tǒng)可以與主流財務(wù)軟件(金蝶、用友)進(jìn)行接口，減輕用戶重復(fù)輸入的工作量，更能達(dá)到數(shù)據(jù)一致的效果。4、檔案保護(hù)：檔案的轉(zhuǎn)存、備份及安全防護(hù)。在這一過程中，安全的存儲及備份系統(tǒng)是整個數(shù)字化檔案工作的關(guān)鍵。強(qiáng)有力的容災(zāi)存儲系統(tǒng)及全面的網(wǎng)絡(luò)安全是數(shù)據(jù)安全的重要保障。1）電子數(shù)據(jù)安全備份 服務(wù)器端有專門的數(shù)

13、據(jù)管理模塊用于檔案數(shù)據(jù)定期自動備份，有效保護(hù)電子數(shù)據(jù)安全。2）智能密集架的使用d2型智能密集架是我公司根據(jù)國家檔案局da/t7-2003直列式檔案密集架行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和圖書密集架國家標(biāo)準(zhǔn)gb/t 13667.3-2003自行研制開發(fā)的新一代集手動、電動、電腦、網(wǎng)絡(luò)控制于一體的光機(jī)電一體化產(chǎn)品，技術(shù)水平國內(nèi)領(lǐng)先。率先在行業(yè)內(nèi)采用無火花、免維護(hù)、低噪聲及長壽命的無刷直流電機(jī)對密集架運(yùn)動做柔性速度控制，徹底無架體碰撞；全程高品質(zhì)語音提示；可脫機(jī)操作等性能提供完美品質(zhì)；完善的人身安全及設(shè)備安全保障設(shè)計；采用工業(yè)級控制芯片并對關(guān)鍵部分做冗余設(shè)計確保系統(tǒng)的安全、可靠操作及長期使用壽命；通訊及電源具備抗干擾設(shè)計適

14、應(yīng)各種使用環(huán)境下的應(yīng)用；軟件圖形化操作便于用于使用；模塊化設(shè)計方便系統(tǒng)擴(kuò)展及升級。3）環(huán)境控制系統(tǒng)應(yīng)用通過對庫房環(huán)境數(shù)據(jù)采集、分析、處理、控制各種受控設(shè)備，包括除濕機(jī)、加濕機(jī)、空調(diào)、空氣凈化、換氣設(shè)備等，更好的保護(hù)檔案實(shí)體的安全。5、檔案利用通過內(nèi)部共享或web發(fā)布提供全天候、全方位的實(shí)時檔案信息利用平臺。用戶不論走到哪里，任何時間都能查閱權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。圖3-7 檔案數(shù)字化管理、使用示意圖6、條碼技術(shù)的應(yīng)用條碼系統(tǒng)是由條碼符號設(shè)計、制作及掃描閱讀組成的自動識別系統(tǒng)，也是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動識別技術(shù)。圖3-8 條碼技術(shù)在數(shù)字化館應(yīng)用示意圖使用條碼技術(shù)是目前企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必

15、然要求1）取消鍵盤按鍵輸入 檔案流向的信息必須進(jìn)入計算機(jī)才能快速掌握，我們可將檔案信息如檔號、文號、相關(guān)文號、案卷題名（甚至審核書內(nèi)容與圖紙）、案卷盒數(shù)、存放地點(diǎn)等編成一個條碼，打印在案卷封面及檔案盒上，使用手持或固定掃描器，輸入速度是手工輸入的幾十甚至上百倍，效率不可同日而語，準(zhǔn)確度更是不容置疑，它的差錯率可達(dá)百萬分之一以下，這是任何手工操作只能望洋興嘆、可望而不可及的。2）快速進(jìn)行檔案的借還交接、簡化手續(xù) 檔案在借出、使用、歸還過程中，涉及一系列問題，如：需要提供多少卷檔案、被提供的檔案是否準(zhǔn)確、有無相關(guān)的文號、檔案經(jīng)誰手調(diào)出、由誰借走、取走的時間、何時何人歸還、經(jīng)誰手歸還等。借出時要一一

16、登記，歸還時要一一注銷，看錯寫錯屢見不鮮，有時要查一卷歸還時注銷不了的檔案，如果我們要將各單位十幾個借案登記本一本一本一頁一頁去查找，花費(fèi)了幾個小時的時間，才有可能找到這條記錄。解決上述問題，用識別器及計算機(jī)處理系統(tǒng)通過核實(shí)、存儲檔案案卷、利用人、借出、歸還經(jīng)手人各自的條碼內(nèi)容即可完成檔案借出和歸還的交接手續(xù)，交接內(nèi)容可以像銀行存取款和超市購物一樣自動打印出有日期小條，簽名認(rèn)可后存查。這樣完成的檔案由借出到歸還的管理和統(tǒng)計，方便、快捷、準(zhǔn)確，極大提高效率和管理水平。3）全面快速提取信息目前我們花很多時間在流通管理庫內(nèi)輸入的內(nèi)容，僅只限于檔案借與還的信息。在我們催交過期未還檔案的時候，借案人員都

17、來查詢被催還的檔案是什么內(nèi)容？我們只能一一將檔號輸入到另一個數(shù)據(jù)庫去檢索，耗時耗力，而條碼中存儲的信息，足以使一張催還單上提示借案時間及案卷內(nèi)容等所有信息，這些信息有利于辦案者對辦案過程的提醒與回顧，查到檔案的流向，有利于保證檔案的安全。人們對信息獲取的要求是全面、直接、迅速、準(zhǔn)確。條形碼的盡快應(yīng)用將進(jìn)一步加速和滿足利用者對獲取信息的種種愿望。4）減少取案、放案的錯誤發(fā)生 如庫存檔案數(shù)量巨大，其中檔號、封面相似的太多，當(dāng)我們拿著檔號去庫房調(diào)案和還案時，很多時候都不能快速準(zhǔn)確反應(yīng)出該檔號在密集架中的存放位置，而條形碼中存放地點(diǎn)的信息將成為檔案快速分類上架的唯一標(biāo)識和最好幫手，它避開人腦先思索檔號

18、再轉(zhuǎn)入思索存放地點(diǎn)這一環(huán)節(jié)，直接按存放地點(diǎn)信息取放檔案，改變以往常常出現(xiàn)的一件檔案不慎放錯可能會石沉大海、找回此案就好似海底撈針的尷尬局面。因?yàn)橛嬎銠C(jī)每日掃描條碼后儲存的信息，可以快速準(zhǔn)確地將錯案發(fā)生的時間，位置等信息提示給我們，盡快鎖定差錯范圍，條碼信息無形中為我們增加了一道保護(hù)線和監(jiān)督崗，令我們的尋找工作如虎添翼（其前提條件是存放地點(diǎn)一旦確定便不能更改）。5）提供檔案的跟蹤與調(diào)控在不久的將來，檔案在辦案過程中流動時，進(jìn)入誰手中，只需掃描一下條碼，檔案流向清清楚楚，超出規(guī)定時間，我們可及時發(fā)出提示，起到督促與催辦作用。使檔案的流動從此走出盲區(qū)，讓它無時無刻不在我們的監(jiān)視中。7、rfid技術(shù)的應(yīng)用rfid 是英文“radio frequency identification”的縮寫，中文名稱為(無線)射頻識別，是非接觸式自動識別技術(shù)的一