房地產(chǎn)公司內(nèi)部控制-合同管理-流程描述

1、 公司名稱(chēng) xx實(shí)業(yè)有限公司 流程名稱(chēng) 合同管理 流程描述 本流程涉及制度 l 印章管理規(guī)定 流程總述 本流程包含以下內(nèi)容及主要步驟：合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置、合同訂立與審批、合同執(zhí)行與跟蹤、合同的變更或解除、合同糾紛管理、合同檔案管理。本流程旨在規(guī)范合同雙方當(dāng)事人的經(jīng)營(yíng)行為，幫助企業(yè)維護(hù)自身合法權(quán)益、防控法律風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)。主要涉及部門(mén)與人員有：計(jì)劃部等。 業(yè)務(wù)環(huán)節(jié) 1. 合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置 2. 合同訂立與審批 3. 合同執(zhí)行與跟蹤 4. 合同的變更或解除 5. 合同糾紛管理 6. 合同檔案管理 1.合同管理體系建設(shè)與職能設(shè)置 1.1合同管理體系建設(shè) 公司計(jì)劃部作為合

2、同管理的歸口管理部門(mén)，對(duì)合同的訂立、合同的審簽、合同的履行與監(jiān)督、合同變更與解除以及合同檔案管理事項(xiàng)等進(jìn)行了規(guī)范，相應(yīng)的流程已經(jīng)潛入明源系統(tǒng)。 1.2合同管理職能設(shè)置 公司應(yīng)制定并完善合同管理制度，明確規(guī)定合同管理的歸口部門(mén)職能分工，根據(jù)日常管理需求，在部門(mén)下設(shè)合理的員工崗位，并編制明確的崗位說(shuō)明書(shū)。根據(jù)每年崗位變動(dòng)情況，定期更新和重檢部門(mén)職能與崗位說(shuō)明書(shū)。組織各部門(mén)參加合同管理制度的學(xué)習(xí)，以加深相關(guān)人員對(duì)合同管理工作的理解。 2.合同訂立與審批 2.1合同相對(duì)方資質(zhì)調(diào)查 歸口管理部門(mén)經(jīng)辦人通過(guò)搜集公開(kāi)資料或向合同對(duì)方索取資質(zhì)文件等，對(duì)合同對(duì)方當(dāng)事人主體資格、資質(zhì)信用狀況進(jìn)行審查，確保對(duì)方當(dāng)事

3、人具備履約能力。經(jīng)辦人須要求提供對(duì)方當(dāng)事人的主體資格文件（法人為營(yíng)業(yè)執(zhí)照，自然人及受托自然人為身份證（如代簽合同的需提供經(jīng)公證的授權(quán)委托書(shū)），對(duì)原件進(jìn)行查驗(yàn)，并留存復(fù)印件作為合同附件一并歸檔（注：公證書(shū)需留存原件）。 2.2合同談判 初步確定擬簽約對(duì)象后，由合同經(jīng)辦部門(mén)牽頭，組織相關(guān)人員根據(jù)擬定的談判策略、談判方案與對(duì)方進(jìn)行合同談判。 對(duì)于影響重大、涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同經(jīng)辦部門(mén)邀請(qǐng)公司法律事務(wù)、財(cái)務(wù)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專(zhuān)家參與相關(guān)工作。 2.3合同文本擬定 雙方就合同主要條款協(xié)商一致后，由相關(guān)部門(mén)擬定/審查合同文本。公司目前合同文本來(lái)源主要為以下兩類(lèi)類(lèi)： 標(biāo)

4、準(zhǔn)文本合同：根據(jù)集團(tuán)公司設(shè)計(jì)的合同范本，計(jì)劃部設(shè)計(jì)一套標(biāo)準(zhǔn)的合同標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)辦人在完成合同初稿時(shí)，在明源系統(tǒng)中發(fā)起合同報(bào)批工作流，經(jīng)相關(guān)部門(mén)人員（如財(cái)務(wù)、法務(wù)等）會(huì)簽，并按照公司現(xiàn)行的授權(quán)體系由管理層（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等）進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，計(jì)劃部會(huì)對(duì)合同范本進(jìn)行版本編號(hào)，并將電子版流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門(mén)供其使用。 非標(biāo)準(zhǔn)條款合同文本均須經(jīng)過(guò)計(jì)劃部法務(wù)專(zhuān)員的審核，以防范合同的法律風(fēng)險(xiǎn)。 2.4合同審批 所有的合同在最終簽約前，須按要求分類(lèi)別并根據(jù)現(xiàn)行的授權(quán)體系，完成明源系統(tǒng)內(nèi)的合同報(bào)批工作流（審批順序?yàn)椴块T(mén)負(fù)責(zé)人、合同審核崗、主管領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目部總經(jīng)理、副總經(jīng)理、常務(wù)副總、

5、總經(jīng)理、董事長(zhǎng)等）。若訂立合同的條款內(nèi)容牽涉到多個(gè)專(zhuān)業(yè)管理的，須進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商和溝通，進(jìn)行會(huì)簽。達(dá)成一致意見(jiàn)后方能簽約。如各專(zhuān)業(yè)歸口部門(mén)就無(wú)法達(dá)成一致意見(jiàn)，則需提交總裁決定。因情況緊急，來(lái)不及辦理正常審批手續(xù)的合同，由經(jīng)辦人填寫(xiě)紙質(zhì)合同呈批件，直接上報(bào)審批，經(jīng)總裁審批同意后可先行執(zhí)行，但事后仍須補(bǔ)辦正常的合同會(huì)簽及審批手續(xù)。在補(bǔ)辦手續(xù)時(shí)，應(yīng)將合同報(bào)批件作為合同附件一同上報(bào)。 2.5合同簽署 正式對(duì)外訂立的合同，由企業(yè)法定代表人或由其授權(quán)的代理人簽名，或由計(jì)劃部加蓋有關(guān)印章。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)當(dāng)簽署授權(quán)委托書(shū)。印章保管人員檢查必要的審批手續(xù)已完備的前提下，在合同上用章。 2.6合同用章 公司建立印

6、章管理規(guī)定，明確公司公章、合同專(zhuān)用章由人力資源部專(zhuān)人保管，印章保管設(shè)置“用印登記簿”（由人力資源部印章管理專(zhuān)員統(tǒng)一制作），由保管員對(duì)使用印章情況逐一登記備案。除了印章保管人，其它人不允許使用印章。正常的往來(lái)文件、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)需要使用合同專(zhuān)用章，首先須由承辦部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)提出意見(jiàn)，經(jīng)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可使用。對(duì)已經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)的文件和總經(jīng)理直接在材料上簽字的以公司名義遞送的材料，可直接由人力資源部印章管理員登記蓋章。 3.合同執(zhí)行與跟蹤 3.1合同履行進(jìn)度監(jiān)控 xx公司計(jì)劃部作為整個(gè)公司的合同檔案歸口部門(mén)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人指定專(zhuān)人建立合同管理臺(tái)帳，具體編制時(shí)使用excel表，按照不同

7、項(xiàng)目分類(lèi)整理，根據(jù)合同簽訂時(shí)間連續(xù)編制，并對(duì)照合同執(zhí)行進(jìn)度更新。但是目前由于合同臺(tái)帳采取手工維護(hù)的方式，且未建立定期由部門(mén)負(fù)責(zé)人檢查臺(tái)賬準(zhǔn)確性和完整性的工作機(jī)制。 3.2合同履行定期評(píng)估 計(jì)劃部每季度對(duì)重大合同履行情況進(jìn)行評(píng)估與總結(jié)，部門(mén)職員通過(guò)口頭溝通、查閱文件資料以及實(shí)地考察等方式，對(duì)履行過(guò)程中可能出現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行歸納，并給出法務(wù)意見(jiàn)/提示，出具合同履行情況報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明本月已履行完畢的合同執(zhí)行情況及仍處于履行期的合同進(jìn)展情況，并對(duì)本期間未按合同約定履行的事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，說(shuō)明原因、提出處理建議。上報(bào)給相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等進(jìn)行審閱。 3.3合同結(jié)算 由合同經(jīng)辦人員提

8、供合同結(jié)算所需文檔材料，提出付款申請(qǐng)，按照公司財(cái)務(wù)審批權(quán)限表，依次由財(cái)務(wù)部副經(jīng)理、付款審核員、財(cái)務(wù)部總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理審批簽字，若金額超過(guò)500萬(wàn)需得到董事長(zhǎng)簽字審批，財(cái)務(wù)部根據(jù)付款申請(qǐng)單、合同和合同結(jié)算文檔等材料，按合同規(guī)定的支付時(shí)間、支付條件、支付方式和支付金額等向合同對(duì)方付款。 4.合同的變更或解除 4.1合同變更或解除 合同變更的申請(qǐng)、審批、履行情況管理與合同擬定時(shí)的流程一致，由相關(guān)部門(mén)在明源系統(tǒng)中提出合同變更/解除申請(qǐng)，以合同呈批件的形式，經(jīng)相關(guān)部門(mén)人員（如財(cái)務(wù)、法務(wù)等）會(huì)簽，并按照公司現(xiàn)行的授權(quán)體系由管理層（如部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、副總經(jīng)理、總經(jīng)理等）進(jìn)行審批。 5.合同糾紛

9、處理 發(fā)生合同糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人和對(duì)方進(jìn)行初步協(xié)商，并知會(huì)公司計(jì)劃部法律咨詢崗員工。法律人員了解有關(guān)糾紛情況后，及時(shí)提出初步處理方案和應(yīng)急措施，并向分管領(lǐng)導(dǎo)做簡(jiǎn)單的案件口頭說(shuō)明；若糾紛上升到法律仲裁或訟訴，法律咨詢崗員工則需根據(jù)案件的復(fù)雜程度、糾紛性質(zhì)等制定案件意見(jiàn)書(shū)和撰寫(xiě)開(kāi)庭提綱，上報(bào)公司總經(jīng)理。 6.合同檔案管理 6.1合同歸檔 合同文件由合同歸口管理部門(mén)計(jì)劃部自行保管，合同檔案室工作人員對(duì)每一宗合同按照統(tǒng)一的編號(hào)方法對(duì)合同進(jìn)行連續(xù)編號(hào)，單獨(dú)建檔，編制檔案清單，檢查必要的文檔是否存在，最后按合同的種類(lèi)、部門(mén)、年限和/或重要程度進(jìn)行分類(lèi)保管。公司計(jì)劃部定期對(duì)合同管理臺(tái)賬進(jìn)行檢查，確保臺(tái)賬所記錄的信息之完整性與準(zhǔn)確性，檢查結(jié)果納入合同管理崗位員工的績(jī)效考核。 6.2合同借閱 借閱合同時(shí)經(jīng)辦人需要填寫(xiě)合同文件借閱申請(qǐng)表，清楚地列明借閱原因、借