項目2-2在線寫封書信.ppt

1、項目2-2 在線寫封書信,電子郵件發(fā)展簡史及原理,電子郵件（electronic mail，簡稱e-mail或email），是應用于Internet上的最廣泛使用、最受歡迎的網(wǎng)絡功能。起源于專用電子郵件系統(tǒng)。 早在Internet流行以前很久，電子郵件就已存在，是在主機-多終端的主從式體系中從一臺計算機終端向另一計算機終端傳送文本信息的相對簡單的方法而發(fā)展起來的。 經(jīng)歷了漫長的發(fā)展過程之后，現(xiàn)在已經(jīng)演變成為一個更加復雜并豐富得多的系統(tǒng)，可以傳送聲音、圖片、圖象、視頻、文檔等多媒體信息。 Internet擴展了電子郵件應用的范圍。,電子郵件的優(yōu)點,一、速度快 電子郵件的首要優(yōu)點是速度快。利用電子

2、郵件發(fā)送郵件比通過郵局發(fā)送郵件（即使是特快專遞）要快得多。一般情況下發(fā)送的郵件，快則幾秒鐘慢則幾分鐘后就會到達對方。如果對方收到郵件后，立即回信，則當天就能收到對方發(fā)來的郵件。 二、郵件的異步傳輸 電話通信是一種同步通信，即通話雙方必須同時在電話機旁且電話必須是空閑的。而電子郵件則是以一種異步方式進行郵件傳送的，也就是說，即使用戶發(fā)送消息的目的地的用戶不在，也可以發(fā)送郵件給他。在接收郵件時，用戶可根據(jù)自己的工作安排來處理收到的郵件，而不像電話那樣時常打斷自己的工作。,電子郵件的優(yōu)點,三、廣域性 由于E-mail系統(tǒng)具有開發(fā)性，使得許多非Internet計算機網(wǎng)絡的用戶可以通過一些稱為網(wǎng)關的計算

3、機與Internet網(wǎng)上的用戶交換電子郵件。目前，Internet上E-mail提供服務的地理范圍遠遠超出了正式加入Internet的國家和地區(qū)的地理范圍。 四、費用較低 電子郵件傳送信息的費用比其它方法包括傳真（FAX）、電話以及通過郵局傳送郵件的費用要低。通過電子郵件，不僅可以傳送文本信息，在適當?shù)腅-mail軟件的支持下，還可以傳送圖像文件、報表和計算機程序。,像普通郵政一樣，電子郵件不僅可以寄信，還可以郵寄許多其它東西,使用電子郵件所需的東西,電子郵件信箱 收發(fā)電子郵件的軟件,電子郵件原理,接收方郵 件服務器,接收方計算機,發(fā)送方郵 件服務器,發(fā)送方計算機,調(diào)制解調(diào) 器或網(wǎng)卡,服務器硬

4、盤,調(diào)制解調(diào) 器或網(wǎng)卡,編碼,解碼,系統(tǒng)郵箱,SMTP協(xié)議,POP3協(xié)議或終端仿真,電子郵件信箱,回想我們?nèi)粘＜男诺臅r候，首先要知道對方的地址，在因特網(wǎng)上也不例外。日常寄信地址的寫法有多種方式，如家庭住址、單位地址、信箱地址等。而在因特網(wǎng)上通信則統(tǒng)一用信箱來表示。,電子信箱格式,用戶名,電子郵件稱號，音“at”,郵件服務器，形式為“主機.域”,申請免費電子信箱,一般情況下，要申請免費的電子信箱，首先需要進入電子郵件服務提供商的網(wǎng)站，找到申請入口，選擇適當?shù)挠脩裘?，填寫密碼及其他注冊資料。 常見免費電子信箱服務商： (2M,Web) (.cn) (1G,Web) (1.5G) (3G) (1.5

5、G),電子郵件的使用方式,一般分為Web方式和客戶端軟件兩種方式。 Web方式指用瀏覽器訪問電子郵件服務商的電子郵件系統(tǒng)網(wǎng)址，輸入用戶的用戶名和密碼，進入用戶的電子郵件信箱，然后處理用戶的電子郵件 客戶端軟件方式是指用支持電子郵件基本協(xié)議的軟件產(chǎn)品（如Microsoft Outlook和FoxMail），使用和管理電子郵件。還可以進行遠程電子郵件操作，心肝及同時處理多帳號電子郵件。,電子郵件系統(tǒng)有關協(xié)議,電子郵件系統(tǒng)需要有相應的協(xié)議支持。目前最常用的 是POP3協(xié)議和SMTP協(xié)議： POP3（Post Office Protocol）即郵局協(xié)議，目前是 第3版，一般用于收信。 SMTP（Sim

6、ple Mail Transfer Protocol）即簡單郵件 傳輸協(xié)議，一般用于發(fā)信。 此外，還有其他一些協(xié)議，如IMAP4、MIME等，在此不 多敘述。,電子郵件的申請,Web方式郵件系統(tǒng)的使用方法,所謂Web方式，是指在Windows環(huán)境中使用瀏覽器訪問 電子郵件服務商的電子郵件系統(tǒng)網(wǎng)址，在該電子郵件系 統(tǒng)網(wǎng)址上，輸入用戶的用戶名和密碼，進入用戶的電子 郵件信箱，然后處理用戶的電子郵件。 用戶無須特別準備設備或軟件，只要有機會瀏覽互聯(lián) 網(wǎng)，即可使用電子郵件服務商提供的電子郵件功能。,客戶端電子郵件軟件的使用方法,所謂客戶端軟件方式，是指用戶使用一些安裝在個人計算機上的支持電子郵件基本協(xié)

7、議的軟件產(chǎn)品，使用和管理電子郵件。 這些軟件產(chǎn)品（例如Microsoft Outlook和FoxMail）往往融合了最先進、全面的電子郵件功能，利用這些客戶端軟件可以進行遠程電子郵件操作，還可以同時處理多帳號電子郵件。 遠程電子信箱操作有時是很重要的。在下載電子郵件之前，對信箱中的電子郵件根據(jù)發(fā)信人、收信人、標題等內(nèi)容進行檢查，以決定是下載還是刪除，這樣可以防止把聯(lián)網(wǎng)時間浪費在下載大量垃圾郵件上，還可以防止病毒的侵擾。,電子郵件系統(tǒng)的常用功能,寫信和發(fā)信 回復/轉(zhuǎn)發(fā)/抄送/暗送/重發(fā) 收信和讀信 通信錄(地址簿)功能 郵件管理功能(分文件夾/分賬戶) 遠程信息管理功能,Outlook Expr

8、ess的運行與配置,1. 運行Outlook Express 2. Outlook Express主窗口 (1)窗口組成 (2)窗口布局設置 3. 設置電子郵件帳號 4. Outlook Express選項設置,項目2-2在線寫封書信,撰寫新郵件（應用信紙） 收發(fā)電子郵件 閱讀電子郵件 回復電子郵件 轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件 在郵件中插入超級鏈接、圖片 附件的使用：插入、保存、刪除,項目2-2 在線寫封書信,8. 郵件的管理 (1)移動、復制到文件夾 (2)刪除郵件 (3)保存與打開電子郵件 保存電子郵件 打開郵件文件 (4)打印郵件,2 文件夾管理,1. 創(chuàng)建新文件夾 2. 刪除文件夾 3. 文件夾的移

9、動與重命名 (1)移動文件夾 (2)重命名文件夾,3 通訊簿管理,1. 增加聯(lián)系人信息 (1)直接輸入聯(lián)系人信息 (2)從電子郵件中添加聯(lián)系人 2. 創(chuàng)建聯(lián)系人組 3. 維護聯(lián)系人信息 (1)組織聯(lián)系人信息 (2)更改和刪除聯(lián)系人 4. 使用通訊簿,4 FoxMail應用,服務器設置 接收、撰寫、回復、轉(zhuǎn)發(fā)電子郵件 新建郵箱 郵箱加密 郵件模板管理 地址簿管理 反垃圾郵件管理 多賬戶管理 更多參考,電子郵件禮儀,問好方式：,好！ 很好！ 非常好！ 耶！,讓優(yōu)秀成為你的職業(yè)習慣,由郵件門事件引發(fā)的思考,一,二,三,稱呼語與問候,正文,四,五,附件,結(jié)尾簽名,郵件標題,六,回復技巧,七,正確使用發(fā)

10、送、抄送與密送,內(nèi) 容 提 綱,一、郵件標題,二、稱呼語與問候,（1）、英文開頭寫 “HI”，中文開頭寫 “上午好” 或“您好”，問候語是稱呼換行空兩格寫。 （2）、結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫 個“祝您順利”之類的也就可以了，若是尊 長應使用“此致敬禮”。注意，在非常正式 的場合應完全使用信件標準格式，“?！焙?“此致”為緊接上一行結(jié)尾或換行開頭空兩 格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫。 （3）、俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些， 總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對 方也能平靜地看待。,1、 Email開頭最好要有問候語 。,（1）、郵件的開頭要稱呼收件人。 在

11、多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。 （2）、如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x 經(jīng)理”；如果不清楚職務，則應按通常的“x先 生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。 （3）、不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高 于自己的人也不宜稱呼英文名。 （4）、關于格式，稱呼是第一行頂格寫。,2、恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度。,1、Email正文要簡明扼要，行文通暢； 2、要用論述的語氣； 3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、 A、 a）之類的列表； 4、一次郵件交待完整信息； 5、盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用 拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài) 度的體現(xiàn)； 6、合理提

12、示重要信息； 7、合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述； 8、不要動不動使用 :) 之類的笑臉字符。,三、 正 文,四、 附 件,1、如果郵件帶有附件，請在正文里面提示收件 人查看附件； 2、附件文件應按有意義的名字命名，最好能夠 概括附件的內(nèi)容，方便收件人下載后管理； 3、正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶 有多個附件時； 4、附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包 壓縮成一個文件； 5、特殊格式文件，應注明打開方式，以免影響 使用； 6、如果附件過大（不宜超過2MB），應分割成 幾個小文件分別發(fā)送。,五、 結(jié)尾簽名,1、簽名檔信息不宜過多,電郵消息末尾加上簽名檔。簽名檔可包括姓名、職 務

13、、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜 行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信 息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會 與你聯(lián)系。,對內(nèi)、對外、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓與對方顯得疏遠。你可以在Outlook中設置多個簽名檔，靈活調(diào)用。,2、不要只用一個簽名檔,簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或 英文，以免成出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字 體小一些。,3、簽名字體規(guī)格,六、 回復的技巧,1、 及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，應即刻回復對方，因為這是對他人的尊重； 理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊

14、急重要的郵件； 對每一份郵件都進行立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在一特定時間處理，但一般不要超過24小時； 如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說：“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復，等等”； 記?。杭皶r作出回應，哪怕只是確認一下收到。 如果你正在出差或休假，應設定自動回復功能。,2. 進行針對性回復 當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要太簡單，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。,3. 回復不得少于10個字 對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“

15、已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。,4、不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓 如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其他方式進行交流后再做判斷。 對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。,5、要區(qū)分Reply和Reply All 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了； 如果你對發(fā)件人提出的要求作出結(jié)論響應，應該replay all，讓大家都知道；不要讓對方幫你完成這件事情； 如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。 點擊“回復全部”前，請三思而后行！,6. 主動控制郵件的來往 為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。,七、正確使用發(fā)送、抄送與密送,收件人的排 列應遵循一定 的規(guī)則