時(shí)間管理與個(gè)人成就.ppt

1、團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,1,時(shí)間管理與個(gè)人成效,一、課程導(dǎo)入 二、時(shí)間是什么 三、什么是時(shí)間管理 四、時(shí)間管理的重要性 五、如何做好時(shí)間管理 六、個(gè)人成效,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,2,時(shí)間是什么,在你的生命中，你怎樣詮釋時(shí)間？,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,3,人生的每一剎那都是唯一的,時(shí)間對(duì)盼望的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太短”； 時(shí)間對(duì)恐懼的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太長(zhǎng)”； 時(shí)間對(duì)痛苦的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太慢”； 時(shí)間對(duì)快樂(lè)的人來(lái)說(shuō)“實(shí)在太快”； 時(shí)間對(duì)有愛(ài)心的人來(lái)說(shuō)是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蟬春生復(fù)死； 海龜生存500年；松柏樹、黃楊樹活數(shù)千年,時(shí)間是什么,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,4,天底下每種事物都有其季節(jié)性，而每個(gè)時(shí)刻也都有其存

2、在的目的，生命誕生的時(shí)刻；生命枯萎的時(shí)刻；播種的時(shí)刻；收成的時(shí)刻以及保持緘默的時(shí)刻，挺身講話的時(shí)刻。,舊約圣經(jīng)之傳道書,我們是每分鐘的主人，否則便是每分鐘的奴隸，我們利用時(shí)間，否則時(shí)間利用我們。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,5,“不能管理時(shí)間，便什么都不能管理” （美）杜拉克,“管理”時(shí)間是不對(duì)的， “時(shí)間管理”就是“自我”管理,什么是時(shí)間管理,時(shí)間管理就是管理時(shí)間？,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,6,下面用最簡(jiǎn)單的辦法測(cè)試你是否能掌握時(shí)間，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很長(zhǎng)時(shí)間嗎？ 2 你通常把工作帶回家嗎？ 3 你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？ 4 如果沒(méi)有完成你所希望做的工

3、作，你是否有負(fù)罪感？ 5 即使沒(méi)有出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？ 6 你的案頭有許多并不重要但長(zhǎng)時(shí)間未處理的文件？ 7 你經(jīng)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？ 8 你經(jīng)常占用用餐時(shí)間工作嗎？ 9 在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？ 10 你時(shí)常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？ 11 你覺(jué)得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？ 12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？ 13 當(dāng)你長(zhǎng)休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？ 14 你常無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？ 15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒(méi)有去做與目標(biāo)一致的大事？ 16 你是否有沉醉于過(guò)去的成功或失敗之中而沒(méi)有著眼于未來(lái)？,

4、測(cè)測(cè)你的時(shí)間安排是否合理,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,7,總結(jié)你的時(shí)間掌控,1216 “yes”,救命！你在時(shí)間管理上需改進(jìn),812 “yes”,48 “yes”,04 “yes”,當(dāng)心！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南,可以！方向正確，但需要提高沖勁,恭喜！堅(jiān)持并保留你的方法,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,8,案例：老王的故事,延 誤,原 因,1、沒(méi)有以第一時(shí)間把報(bào)告做好,拖延，沒(méi)有界定緩急先后,2、打算做報(bào)告的當(dāng)天 下屬生病，代出席會(huì)議 上司緊急命令 一些電話, 突發(fā)事件 緊急事件 被打擾,3、下班回家,交通堵塞,4 、看電視,不能自我約束,5、放棄工作,不能自我約束,6、賴床,不能自我約束,7、沒(méi)有帶一

5、些文件回家,善忘,8、上班,交通堵塞,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,9,平均80歲壽命,我們只有3年的時(shí)間去創(chuàng)造價(jià)值,我們?nèi)绾喂芾硭?一寸光陰一寸金,1-20、60-80忽略不計(jì)，余40 1年為1寸 項(xiàng)目 每天耗時(shí) 40年耗時(shí) 結(jié)余,睡眠 8小時(shí) 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小時(shí) 4.2年 22.5,交通 1.5小時(shí) 2.5年 20,電話 1小時(shí) 1.7年 18.3,看電視、上網(wǎng) 3小時(shí) 5年 13.3,看報(bào)、聊天 3小時(shí) 5年 8.3,刷牙、洗臉、洗澡 1小時(shí) 1.7年 6.6,3.3,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,10,大石頭,小沙子,水,杯,子,理,論,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,11,課 程 目

6、 標(biāo) 知道什么是重要的 做計(jì)劃 實(shí)踐,重要、計(jì)劃、實(shí)踐,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,12,時(shí)間的秩序,時(shí)間箭頭將過(guò)去和未來(lái)區(qū)別開來(lái),使時(shí)間有方向 面包的比喻 錯(cuò)誤：3成時(shí)間緬懷過(guò)去、3成時(shí)間夢(mèng)想將來(lái)、 3成時(shí)間應(yīng)付目前的一切 正確：8成時(shí)間應(yīng)付今天、1成時(shí)間借古今用作為參考 1成時(shí)間計(jì)劃未來(lái),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,13,時(shí)間管理學(xué)的演變,記事便條,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,14,I+重要性,MI,MII,MIII,MIV,U+緊迫性,I+ U+,I+ U,I U+,I U,工具：區(qū)分時(shí)間的重要性和緊迫性,重要的事：對(duì)個(gè)人工作生活會(huì)產(chǎn)生重大影響的事情。 緊迫的事：此刻不做就會(huì)給我們帶麻煩的事情。 緊迫的事

7、情不一定是重要的事情。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,15,緊急,重要,不重要,防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機(jī)會(huì) 規(guī)劃、休閑,繁瑣的工作 某些信件 某些電話 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng),重要與緊要之區(qū)別,從容人,無(wú)用人,危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃,壓力人,不速之客 某些電話 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的事 受歡迎的活動(dòng),無(wú)聊人,不緊急,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,16,緊急,重要,不重要,偏重第一類事務(wù)，結(jié)果 壓力 精疲力竭 危機(jī)處理 忙于收拾殘局,不緊急,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,17,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第二類事務(wù)，結(jié)果 有遠(yuǎn)見，有理想 平衡 紀(jì)律 自制 少有危機(jī),

8、團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,18,偏重第三類事務(wù)，結(jié)果 短視近利 危機(jī)處理 被視為巧言令色 輕視目標(biāo)與計(jì)劃 缺乏自制力，怪罪他人 人際關(guān)系浮泛，甚至破裂,緊急,重要,不重要,不緊急,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,19,緊急,重要,不重要,不緊急,偏重第四類事務(wù)，結(jié)果 全無(wú)責(zé)任感 工作不保 依賴他人或社會(huì)機(jī)構(gòu)維生,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,20,Diarize（定出做的時(shí)間） 變?yōu)?Do it latter（呆會(huì)做）,4D原則,Do it now！ （馬上就做）,Dont do it。 （別去做了）,重 要,緊 迫,Delegate 授權(quán)別人去做,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,21,高,MI,MIII,MII,MIV,大

9、,第一重點(diǎn),第二重點(diǎn),第三重點(diǎn),非重點(diǎn),客戶規(guī)劃、重點(diǎn)優(yōu)先工具：,低,小,市場(chǎng)吸引力,成功可能性,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,22,時(shí)間自然法則總結(jié),Parkingsons Law 帕金森原則,時(shí)間象一根彈筋：設(shè)立期限,Paretos Principle 帕雷托原則,80%的結(jié)果來(lái)源20%的努力,Concentration Enigmas 注意力之謎,注意力需要及時(shí)恢復(fù),Internal Energy Levels 內(nèi)在能量水平,有效地利用你的生物鐘,Efficacy Efficiency 效能與效率,做正確之事，做好它,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,23,我的生物鐘,不能控制它，就去合理利用它,6:00-

10、8:00,14:00-16:00,8:00-12:00,16:00-20:00,20:00-睡覺(jué),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,24,訂定每日工作計(jì)劃,詳細(xì)地計(jì)劃今天下午或是明天早上的工作。,工作計(jì)劃 - -,為每天的2-3件 事項(xiàng)留出完整的 時(shí)間,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,25,避免分散注意力,你所花費(fèi)的努力中，通常有百分之二十已決定了最 后的結(jié)果。因此，專心在少數(shù)能影響結(jié)果的事務(wù)上，將 有助于在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到要的成果。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,26,辦事處與總公司的協(xié)作 某辦事處已成立了兩年，現(xiàn)有10位銷售人員，負(fù)責(zé)銷售工作。該辦事處業(yè)績(jī)一般，但面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)局面，總公司為了要全面推廣工作站產(chǎn)品，最近

11、派了小李過(guò)去以便能打開工作站市場(chǎng)。 小李除了工作站之外，對(duì)其它產(chǎn)品如服務(wù)器、多媒體電腦等更是熟悉。辦事處經(jīng)理王先生因此經(jīng)常要求小李幫忙兼賣其他產(chǎn)品。半年后小李始終無(wú)法打開工作站市場(chǎng)，他訴說(shuō)王經(jīng)理常常要求他去完成其它產(chǎn)品的銷售任務(wù)，所以實(shí)在沒(méi)法抽出充分的時(shí)間去開發(fā)工作站市場(chǎng)。 思考題： 1、假設(shè)小李繼續(xù)兼賣其他產(chǎn)品的話，那會(huì)造成什么后果？ 2、王經(jīng)理其實(shí)應(yīng)該怎么做？,案例學(xué)習(xí),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,27,銷售和管理的重要不同點(diǎn) Critical difference between selling and managing,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,28,時(shí)間是串起過(guò)去、現(xiàn)在及未來(lái)無(wú)數(shù)事件的連續(xù)線,

12、時(shí)間管理的基本單位是事件,時(shí)間管理的關(guān)鍵在掌握事件,事件經(jīng)由選擇,選擇以價(jià)值為基礎(chǔ),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,29,順習(xí)慣做事會(huì)有越來(lái)越多的抱怨,Proactive（制變）,Reactive（應(yīng)變）,思考一下再去做,知道什么是重要的，并按重要的原則去選擇,二者的區(qū)別就是選擇，有選擇比沒(méi)有意識(shí)去選擇好,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,30,確定優(yōu)先順序,基本任務(wù)如果不去做，就無(wú)法有效發(fā)揮你的 作用的任務(wù)。 你應(yīng)當(dāng)完成的任務(wù)一般指應(yīng)最先完成的任務(wù)。 你喜歡做的任務(wù)在事先安排時(shí)間時(shí)，通常從 不會(huì)去做的事。 不甚重要的任務(wù)容易而有趣，通常首先會(huì)去做。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,31,優(yōu)先管理的核心 1、Make a l

13、ist of things to do today 把每天要做的事情列一份清單 2、Set priority and work on the most important 確定優(yōu)先次序，從最重要的開始做 3、Do it every day! 每天這么做！ 每日計(jì)劃： Plan the next d b you l the office. 在你 辦公室 前，計(jì)劃 天的工作。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,32,To-Do List待處理事項(xiàng),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,33,Clear the Desk 清理桌面 1、Create 3 files 建三個(gè)文件檔案 2、Organize all items ac

14、cording to the 4Ds 根據(jù)4D原則整理好所有東西 3、Work through “Do”pile 把“立即做”檔案里的工作一件件處理完 Time Activate 給活動(dòng)定下時(shí)間 Use Holding Files 使用活頁(yè)文件 4、Clear the desk each day. 每日清理桌面,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,34,A.M. P.M.,6 7 8 9 10 11 12,Daily Expenses 每日支出,1 2 3 4 5 6 7 8 9 10,Appointments日程,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,35,Monthly Plan 月度計(jì)劃 Month Year 年 月

15、,Projects/Goals本月項(xiàng)目/目標(biāo),A/B Business 工 作 開始日,Personal 個(gè)人生活,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,36,意識(shí),潛意識(shí),內(nèi)存,硬盤,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,37,產(chǎn)品說(shuō)明書,了解產(chǎn)品,印刷,售后服務(wù),圖片,題綱,初稿,規(guī)格,注意事項(xiàng),維修點(diǎn),打印,美工,公司簡(jiǎn)介,拍照,大腦圖,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,38,個(gè)人成效,effective,efficient,明確于結(jié)果：快、好,高效,脾氣好,工作愉快、有結(jié)果,一個(gè)有成效的經(jīng)理人,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,39,Specific 具體的 Measurable 可衡量的 Achievable 可實(shí)現(xiàn)的 Relevant

16、與價(jià)值相關(guān)的 Tractable 可跟進(jìn)的,SMART,目標(biāo),團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,40,What I am here for ? 對(duì)我的崗位來(lái)說(shuō)，最重要的職責(zé)是什么？,Make a list. 分清主動(dòng)工作和被動(dòng)工作內(nèi)容。,主動(dòng)性（建設(shè)性）工作： 幫助達(dá)到目標(biāo)的工作,被動(dòng)性工作： 日?，嵥榈氖虑?團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,41,放棄喜歡做的事 放棄怕失去控制的心理 授權(quán) 把任務(wù)交給人，培訓(xùn)他們并通知相關(guān)人員 隨時(shí)準(zhǔn)備提供建議并進(jìn)行解答,組織下屬,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,42,Productivity Challenges 對(duì)生產(chǎn)率的挑戰(zhàn) 1、Shifting priorities/crisis m

17、anagement 優(yōu)先順序不明確/危機(jī)管理 2、Telephone interruptions 電話打擾 3、Lack of Priorities/objectives 缺乏優(yōu)先/目標(biāo) 4、Attempting too much 貪多嚼不爛 5、Drop-in visitors 不速之客 6、Ineffective delegation 無(wú)效授權(quán) 7、Cluttered desk/losing things 桌面雜亂無(wú)章/找不到東西 8、Lack of self-discipline/procrastination 缺乏自律/拖延 9、Inability to say “No” 不會(huì)說(shuō)“不”

18、 10、Meetings 會(huì)議,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,43,學(xué)習(xí)分配工作,學(xué)習(xí)將不同的工作授權(quán)給不同的單位執(zhí)行，分工合 作才能在最短時(shí)間內(nèi)以有效的方式達(dá)成目標(biāo)。,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,44,今日事今日畢,拖延決定或行事緩慢是非常危險(xiǎn)的習(xí)慣。 應(yīng)付拖延的招數(shù)： 訂定完成期限 建立回饋制度 安排人監(jiān)督你 趁早解決 把工作劃分為幾個(gè)小部分 現(xiàn)在就去做,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,45,將阻礙減到最低,通常造成時(shí)間浪費(fèi)的環(huán)境因素有： 電話 信件 會(huì)議 等候 訪客 緊急事件,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,46,培養(yǎng)說(shuō)“不”的能力,如果你從來(lái)不懂得拒絕工作，導(dǎo)致工作量超出負(fù)荷 時(shí)，你的工作品質(zhì)勢(shì)必會(huì)大受影響。,NO！,NO！,NO！,團(tuán)險(xiǎn)培訓(xùn)主管時(shí)間管理,47,應(yīng)付突發(fā)狀況,應(yīng)付突發(fā)狀況，是時(shí)間管理上的一大技巧，當(dāng)發(fā)現(xiàn)