電算化賬務(wù)處理子系統(tǒng).ppt

1、1,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu),2,手工賬務(wù)處理流程之 記賬憑證核算組織程序,7,3,手工賬務(wù)處理流程之 科目匯總表核算組織程序,8,原始憑證,記賬憑證,登記 總賬,明細(xì)賬,登記各種 明細(xì)賬,總賬,日記賬,科目匯總表,報(bào)表,收款 憑證,付款 憑證,轉(zhuǎn)賬 憑證,填制和審核憑證,編制科目 匯總表,登記日記賬,4,第一節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì),一、系統(tǒng)分析 功能與任務(wù)：輸入并審核記賬憑證，登記賬簿，結(jié)賬、輸出賬務(wù)信息，為報(bào)表編制提供數(shù)據(jù)，輔助功能（銀行對(duì)賬、部門、項(xiàng)目、往來(lái)等核算） 憑證輸入： 手工先行填制記賬憑證，再據(jù)以輸入機(jī)內(nèi) 直接根據(jù)已經(jīng)審核的原始憑證，由操作人員在機(jī)上編制記賬憑證 賬簿登錄、

2、結(jié)賬與記賬 賬簿文件的設(shè)置：設(shè)置盡可能少的賬簿文件 結(jié)賬的設(shè)置 憑證、賬簿輸出,5,第一節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì),二、功能模塊的劃分 初始化模塊：科目設(shè)置、期初余額錄入、外幣、憑證類別、結(jié)算方式等 憑證輸入模塊：憑證錄入、審核、憑證匯總、憑證輸出 登賬、結(jié)賬模塊（期末處理模塊） 銀行對(duì)賬模塊 證賬輸出模塊 系統(tǒng)服務(wù)模塊：數(shù)據(jù)的備份、非常故障的處理、權(quán)限管理,6,記賬憑證,對(duì)賬單,輸入,記賬,打印,審核,對(duì)賬,總賬,明細(xì)賬,現(xiàn)金日記賬,銀行存款日記賬,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,科目余額發(fā)生額文件,臨時(shí)憑證文件,憑證文件,對(duì)賬單文件,銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng),其它子系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證,三、電算化賬務(wù)處理子系

3、統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖,傳送,輸入,輸入,7,總賬,銷售與應(yīng)收賬款,采購(gòu)與應(yīng)付賬款,存貨管理,成本管理,工資管理,固定資產(chǎn)管理,會(huì)計(jì)報(bào)表,財(cái)務(wù)分析與管理,四、賬務(wù)處理子系統(tǒng)與其他各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系,8,第一節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì),五、賬務(wù)處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設(shè)置 憑證類數(shù)據(jù)文件 原始憑證庫(kù)文件 記賬憑證庫(kù)文件 賬簿文件 “銀行對(duì)賬單”文件 其他文件,9,第一節(jié) 賬務(wù)處理子系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì),六、科目代碼設(shè)計(jì) 通常采用區(qū)間碼的方式對(duì)會(huì)計(jì)科目編碼。它是一種分段組合編碼，每一代碼由若干段數(shù)碼組成。每一段有固定的位數(shù)，代表一定的含義。 對(duì)科目可以進(jìn)行再一次的編碼，形成會(huì)計(jì)科目的助記碼。助記碼可以根據(jù)會(huì)計(jì)科目

4、的發(fā)音、含義、英語(yǔ)縮寫等容易的記憶方法編制，其目的在于幫助軟件的使用人員迅速找到所需的會(huì)計(jì)科目和代碼，提高輸入速度。 舉例：4-2-2-2,10,第二節(jié) 電算化會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)輸入,一、記賬憑證的輸入 記賬憑證的內(nèi)容 憑證日期 憑證編號(hào)：手工編號(hào)和自動(dòng)編號(hào) 摘要：常用摘要 科目編號(hào) 金額 憑證輸入的檢驗(yàn)控制 輸入前審核：主要是通過人工方式對(duì)各原始輸入憑證進(jìn)行合理、合法、真實(shí)和正確性的檢查。 輸入時(shí)的邏輯校驗(yàn) 輸入后的數(shù)據(jù)校對(duì)：人工校對(duì)、二次鍵入校對(duì)、數(shù)據(jù)平衡校對(duì),11,12,第二節(jié) 電算化會(huì)計(jì)的數(shù)據(jù)輸入,二、憑證的審核與修改 憑證未審核記賬：誰(shuí)出的錯(cuò)誤由誰(shuí)更正。 已審核未記賬：由審核人員消審后錄入人

5、員修改。 已記賬：只能采用紅字沖銷法或補(bǔ)充登記法予以更正。一般常用方法是：輸入一張紅字沖銷憑證以沖銷錯(cuò)誤憑證，然后再將正確憑證輸入。 目前的會(huì)計(jì)軟件都提供“反結(jié)賬、反記賬、取消審核”的功能。,13,第三節(jié) 賬簿的登錄,明細(xì)賬、日記賬和總賬均由電腦記賬。 登賬的結(jié)果，就是將憑證臨時(shí)庫(kù)文件的所有記錄均添加到憑證檔案庫(kù)文件中，添加后，憑證臨時(shí)庫(kù)文件的所有記錄也就被永久刪除了。,14,第三節(jié) 賬簿的登錄,為防止記賬中斷現(xiàn)象發(fā)生的方法： 通過硬件解決：安裝不間斷電源（），防止系統(tǒng)突然斷電。 通過計(jì)算機(jī)程序解決：由計(jì)算機(jī)記賬模塊在記賬前自動(dòng)對(duì)有關(guān)文件做一次強(qiáng)制備份，把記賬前的數(shù)據(jù)備份到硬盤的另一個(gè)地方，如

6、果記賬不成功，計(jì)算機(jī)自動(dòng)恢復(fù)記賬前的狀態(tài)，再重新記賬。,15,結(jié)賬功能,結(jié)賬步驟 1.檢查該月的所有憑證是否均已記賬，結(jié)賬日期是否正確，其它相關(guān)子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否傳遞完畢等。若結(jié)賬條件不滿足，則退出本模塊。 2.備份結(jié)賬前的數(shù)據(jù)。 3.結(jié)賬 4.如果是年結(jié)，系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生下年度的空白賬戶文件，并結(jié)轉(zhuǎn)年終余額。 5.當(dāng)成功地結(jié)賬后，系統(tǒng)做結(jié)賬標(biāo)志，此后不能再輸入該月的憑證。若結(jié)賬不成功，則恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)，重復(fù)上述過程，重新進(jìn)行結(jié)賬。 結(jié)賬用于終結(jié)某月的賬務(wù)處理，記賬一月可以記數(shù)次賬，但只能結(jié)賬一次。,16,第四節(jié) 會(huì)計(jì)憑證和賬簿的輸出,輸出的方式 打印輸出：套打、全打 顯示輸出：所見即所得 磁盤或

7、網(wǎng)絡(luò)輸出：接口設(shè)計(jì) 賬簿輸出格式 日記賬：三欄式。 明細(xì)賬：有三欄式和多欄式兩種。 多欄明細(xì)賬一般按其下級(jí)科目分設(shè)若干個(gè)金額欄。 總賬：可用三欄式總賬，也可用科目余額發(fā)生額對(duì)照表代總賬。,17,查詢功能,查詢 主要查詢總帳、明細(xì)帳、日記帳、輔助帳、憑證信息。 查詢方式有：簡(jiǎn)單條件查詢、組合條件查詢、模糊條件查詢等。 組合條件查詢有： 1、對(duì)憑證文件：支持日期、科目代碼和憑證號(hào)等的組合查詢 2、對(duì)科目余額文件：可提供月份、科目代碼等條件的組合查詢 3、對(duì)日記帳文件：能提供月、日、科目代碼等條件的組合查詢 4、對(duì)明細(xì)帳文件：應(yīng)提供月、日、科目代碼等條件的組合查詢 5、輔助帳或其他信息的查詢：,18

8、,數(shù)據(jù)維護(hù)與系統(tǒng)管理,數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)備份操作是為了保證數(shù)據(jù)文件的可靠和安全，將存放在計(jì)算機(jī)硬盤中的數(shù)據(jù)備份到硬盤的其它目錄、軟磁盤或磁帶上的操作。 備份的軟盤至少有一份存放在距離機(jī)房較遠(yuǎn)且安全可靠的地點(diǎn)，以防止火災(zāi)等發(fā)生造成對(duì)備份數(shù)據(jù)的破壞。 數(shù)據(jù)恢復(fù) 當(dāng)系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失破壞時(shí)，可以將原來(lái)備份的數(shù)據(jù)重新恢復(fù)到失誤前的數(shù)據(jù)狀態(tài)。,19,其它若干輔助管理模塊設(shè)計(jì),一、銀行對(duì)賬模塊設(shè)計(jì) 計(jì)算機(jī)賬務(wù)系統(tǒng)中，不存在日記賬、總賬和明細(xì)賬間的對(duì)賬。 由于未達(dá)賬項(xiàng)的存在，仍需進(jìn)行銀行對(duì)賬。 應(yīng)包括：初始化余額調(diào)節(jié)表、 輸入或獲取銀行對(duì)賬單、 機(jī)器自動(dòng)對(duì)賬或人機(jī)對(duì)賬、 顯示和打印對(duì)賬結(jié)果（銀行存款余額調(diào)節(jié)表）、

9、 刪除已達(dá)賬。 二、往來(lái)核算與管理 （一）建立往來(lái)單位通信錄 包括往來(lái)單位編號(hào)、名稱、所屬地區(qū)、電話、地址、郵編、開戶銀行、賬號(hào)、稅號(hào)、信用狀況、聯(lián)系人等。 （二）設(shè)置往來(lái)單位期初未達(dá)往來(lái)賬,20,（三）往來(lái)查詢 輸出往來(lái)余額表、往來(lái)明細(xì)賬等。 （四）往來(lái)核銷 自動(dòng)或手工勾銷“兩清”往來(lái)賬，并且清理往來(lái)賬。 自動(dòng)核銷又包括逐筆核銷和全額核銷。一般先手工核銷，后自動(dòng)核銷。 （五）賬齡分析 根據(jù)財(cái)會(huì)人員輸入的往來(lái)科目、時(shí)間期限，計(jì)算機(jī)自動(dòng)輸出某一往來(lái)科目下所有客戶的賬齡分析表。 注意： 對(duì)于往來(lái)業(yè)務(wù)比較多、管理要求高的企業(yè)來(lái)說，賬務(wù)處理子系統(tǒng)中的往來(lái)模塊并不能滿足需要，應(yīng)通過應(yīng)收、應(yīng)付子系統(tǒng)核算和

10、管理往來(lái)業(yè)務(wù)。,21,三、項(xiàng)目核算與管理 （一）項(xiàng)目定義 1、定義項(xiàng)目大類：將單位若干項(xiàng)目劃分為若干類。 如： 項(xiàng)目類號(hào) 項(xiàng)目大類名稱 KYXM 科研項(xiàng)目 GCXM 工程項(xiàng)目 2、定義具體項(xiàng)目。 指定義每一項(xiàng)目大類下有哪些具體項(xiàng)目. 如某一工程項(xiàng)目的具體項(xiàng)目包括:項(xiàng)目代碼、項(xiàng)目名稱、開始日期、完工日期、項(xiàng)目性質(zhì)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。 3、錄入項(xiàng)目期初數(shù)與計(jì)劃數(shù)。 （二）項(xiàng)目賬表輸出 1、項(xiàng)目總賬。反映項(xiàng)目對(duì)應(yīng)各個(gè)科目的各期發(fā)生額和余額。 2、某科目的項(xiàng)目明細(xì)賬。某科目下項(xiàng)目的明細(xì)數(shù)據(jù)。,22,3、某項(xiàng)目的明細(xì)賬。某具體項(xiàng)目對(duì)應(yīng)各個(gè)科目的明細(xì)數(shù)據(jù)。 4、項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表。反映各個(gè)項(xiàng)目在各個(gè)對(duì)應(yīng)科目下的期初余

11、額、借貸方發(fā)生額及期末余額的匯總報(bào)表。 5、項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃報(bào)告。是各項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃數(shù)的對(duì)比報(bào)表。 項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表,23,四、部門核算與管理（一）部門核算 1、輸出部門核算賬：部門總賬和部門明細(xì)賬 2、核對(duì)部門賬。（二）部門管理 1、部門收支分析表：系統(tǒng)自動(dòng)提供反映各個(gè)部門或部分部門指定期間內(nèi)的收入情況或費(fèi)用開支情況匯總分析的報(bào)表。 2、部門計(jì)劃執(zhí)行報(bào)告：系統(tǒng)自動(dòng)提供反映各部門的實(shí)際執(zhí)行情況與計(jì)劃數(shù)對(duì)比分析的報(bào)告。 部門收支分析表,24,五、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬 在日常會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)中，存在一類憑證（多為轉(zhuǎn)賬憑證），每月反復(fù)有規(guī)律地重復(fù)出現(xiàn)，即憑證中摘要、借方和貸方科目相同，金額的來(lái)源或計(jì)算方法基本不變，只有憑證中的金額每月不等。 另外，工資、固定資產(chǎn)等子系統(tǒng)每月也要向賬務(wù)處理子系統(tǒng)傳遞轉(zhuǎn)賬憑證。這些憑證都可用自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模塊自動(dòng)編制。 （一）定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄 如； 轉(zhuǎn)賬序號(hào)：XX 摘要： 分?jǐn)偧几霓k制造費(fèi)用 科目代碼 部門 方向 公式 40103 一車間 借 取借方金額合計(jì) 40501 技改辦 貸 取本月40501科目月末余額*0.3 40502 技改辦 貸 取本月40502科目月末余額*0.3 40503 技改辦 貸 取本月40503科目月末余額*0.3,25