電算化賬務處理子系統(tǒng).ppt

1、1,會計信息系統(tǒng)的總體結構,2,手工賬務處理流程之 記賬憑證核算組織程序,7,3,手工賬務處理流程之 科目匯總表核算組織程序,8,原始憑證,記賬憑證,登記 總賬,明細賬,登記各種 明細賬,總賬,日記賬,科目匯總表,報表,收款 憑證,付款 憑證,轉(zhuǎn)賬 憑證,填制和審核憑證,編制科目 匯總表,登記日記賬,4,第一節(jié) 賬務處理子系統(tǒng)的總體設計,一、系統(tǒng)分析 功能與任務：輸入并審核記賬憑證，登記賬簿，結賬、輸出賬務信息，為報表編制提供數(shù)據(jù)，輔助功能（銀行對賬、部門、項目、往來等核算） 憑證輸入： 手工先行填制記賬憑證，再據(jù)以輸入機內(nèi) 直接根據(jù)已經(jīng)審核的原始憑證，由操作人員在機上編制記賬憑證 賬簿登錄、

2、結賬與記賬 賬簿文件的設置：設置盡可能少的賬簿文件 結賬的設置 憑證、賬簿輸出,5,第一節(jié) 賬務處理子系統(tǒng)的總體設計,二、功能模塊的劃分 初始化模塊：科目設置、期初余額錄入、外幣、憑證類別、結算方式等 憑證輸入模塊：憑證錄入、審核、憑證匯總、憑證輸出 登賬、結賬模塊（期末處理模塊） 銀行對賬模塊 證賬輸出模塊 系統(tǒng)服務模塊：數(shù)據(jù)的備份、非常故障的處理、權限管理,6,記賬憑證,對賬單,輸入,記賬,打印,審核,對賬,總賬,明細賬,現(xiàn)金日記賬,銀行存款日記賬,銀行存款余額調(diào)節(jié)表,科目余額發(fā)生額文件,臨時憑證文件,憑證文件,對賬單文件,銀行日記賬未達賬項,其它子系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)賬憑證,三、電算化賬務處理子系

3、統(tǒng)數(shù)據(jù)流圖,傳送,輸入,輸入,7,總賬,銷售與應收賬款,采購與應付賬款,存貨管理,成本管理,工資管理,固定資產(chǎn)管理,會計報表,財務分析與管理,四、賬務處理子系統(tǒng)與其他各子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)聯(lián)系,8,第一節(jié) 賬務處理子系統(tǒng)的總體設計,五、賬務處理子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件的設置 憑證類數(shù)據(jù)文件 原始憑證庫文件 記賬憑證庫文件 賬簿文件 “銀行對賬單”文件 其他文件,9,第一節(jié) 賬務處理子系統(tǒng)的總體設計,六、科目代碼設計 通常采用區(qū)間碼的方式對會計科目編碼。它是一種分段組合編碼，每一代碼由若干段數(shù)碼組成。每一段有固定的位數(shù)，代表一定的含義。 對科目可以進行再一次的編碼，形成會計科目的助記碼。助記碼可以根據(jù)會計科目

4、的發(fā)音、含義、英語縮寫等容易的記憶方法編制，其目的在于幫助軟件的使用人員迅速找到所需的會計科目和代碼，提高輸入速度。 舉例：4-2-2-2,10,第二節(jié) 電算化會計的數(shù)據(jù)輸入,一、記賬憑證的輸入 記賬憑證的內(nèi)容 憑證日期 憑證編號：手工編號和自動編號 摘要：常用摘要 科目編號 金額 憑證輸入的檢驗控制 輸入前審核：主要是通過人工方式對各原始輸入憑證進行合理、合法、真實和正確性的檢查。 輸入時的邏輯校驗 輸入后的數(shù)據(jù)校對：人工校對、二次鍵入校對、數(shù)據(jù)平衡校對,11,12,第二節(jié) 電算化會計的數(shù)據(jù)輸入,二、憑證的審核與修改 憑證未審核記賬：誰出的錯誤由誰更正。 已審核未記賬：由審核人員消審后錄入人

5、員修改。 已記賬：只能采用紅字沖銷法或補充登記法予以更正。一般常用方法是：輸入一張紅字沖銷憑證以沖銷錯誤憑證，然后再將正確憑證輸入。 目前的會計軟件都提供“反結賬、反記賬、取消審核”的功能。,13,第三節(jié) 賬簿的登錄,明細賬、日記賬和總賬均由電腦記賬。 登賬的結果，就是將憑證臨時庫文件的所有記錄均添加到憑證檔案庫文件中，添加后，憑證臨時庫文件的所有記錄也就被永久刪除了。,14,第三節(jié) 賬簿的登錄,為防止記賬中斷現(xiàn)象發(fā)生的方法： 通過硬件解決：安裝不間斷電源（），防止系統(tǒng)突然斷電。 通過計算機程序解決：由計算機記賬模塊在記賬前自動對有關文件做一次強制備份，把記賬前的數(shù)據(jù)備份到硬盤的另一個地方，如

6、果記賬不成功，計算機自動恢復記賬前的狀態(tài)，再重新記賬。,15,結賬功能,結賬步驟 1.檢查該月的所有憑證是否均已記賬，結賬日期是否正確，其它相關子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是否傳遞完畢等。若結賬條件不滿足，則退出本模塊。 2.備份結賬前的數(shù)據(jù)。 3.結賬 4.如果是年結，系統(tǒng)會產(chǎn)生下年度的空白賬戶文件，并結轉(zhuǎn)年終余額。 5.當成功地結賬后，系統(tǒng)做結賬標志，此后不能再輸入該月的憑證。若結賬不成功，則恢復到結賬前的狀態(tài)，重復上述過程，重新進行結賬。 結賬用于終結某月的賬務處理，記賬一月可以記數(shù)次賬，但只能結賬一次。,16,第四節(jié) 會計憑證和賬簿的輸出,輸出的方式 打印輸出：套打、全打 顯示輸出：所見即所得 磁盤或

7、網(wǎng)絡輸出：接口設計 賬簿輸出格式 日記賬：三欄式。 明細賬：有三欄式和多欄式兩種。 多欄明細賬一般按其下級科目分設若干個金額欄。 總賬：可用三欄式總賬，也可用科目余額發(fā)生額對照表代總賬。,17,查詢功能,查詢 主要查詢總帳、明細帳、日記帳、輔助帳、憑證信息。 查詢方式有：簡單條件查詢、組合條件查詢、模糊條件查詢等。 組合條件查詢有： 1、對憑證文件：支持日期、科目代碼和憑證號等的組合查詢 2、對科目余額文件：可提供月份、科目代碼等條件的組合查詢 3、對日記帳文件：能提供月、日、科目代碼等條件的組合查詢 4、對明細帳文件：應提供月、日、科目代碼等條件的組合查詢 5、輔助帳或其他信息的查詢：,18

8、,數(shù)據(jù)維護與系統(tǒng)管理,數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)備份操作是為了保證數(shù)據(jù)文件的可靠和安全，將存放在計算機硬盤中的數(shù)據(jù)備份到硬盤的其它目錄、軟磁盤或磁帶上的操作。 備份的軟盤至少有一份存放在距離機房較遠且安全可靠的地點，以防止火災等發(fā)生造成對備份數(shù)據(jù)的破壞。 數(shù)據(jù)恢復 當系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生丟失破壞時，可以將原來備份的數(shù)據(jù)重新恢復到失誤前的數(shù)據(jù)狀態(tài)。,19,其它若干輔助管理模塊設計,一、銀行對賬模塊設計 計算機賬務系統(tǒng)中，不存在日記賬、總賬和明細賬間的對賬。 由于未達賬項的存在，仍需進行銀行對賬。 應包括：初始化余額調(diào)節(jié)表、 輸入或獲取銀行對賬單、 機器自動對賬或人機對賬、 顯示和打印對賬結果（銀行存款余額調(diào)節(jié)表）、

9、 刪除已達賬。 二、往來核算與管理 （一）建立往來單位通信錄 包括往來單位編號、名稱、所屬地區(qū)、電話、地址、郵編、開戶銀行、賬號、稅號、信用狀況、聯(lián)系人等。 （二）設置往來單位期初未達往來賬,20,（三）往來查詢 輸出往來余額表、往來明細賬等。 （四）往來核銷 自動或手工勾銷“兩清”往來賬，并且清理往來賬。 自動核銷又包括逐筆核銷和全額核銷。一般先手工核銷，后自動核銷。 （五）賬齡分析 根據(jù)財會人員輸入的往來科目、時間期限，計算機自動輸出某一往來科目下所有客戶的賬齡分析表。 注意： 對于往來業(yè)務比較多、管理要求高的企業(yè)來說，賬務處理子系統(tǒng)中的往來模塊并不能滿足需要，應通過應收、應付子系統(tǒng)核算和

10、管理往來業(yè)務。,21,三、項目核算與管理 （一）項目定義 1、定義項目大類：將單位若干項目劃分為若干類。 如： 項目類號 項目大類名稱 KYXM 科研項目 GCXM 工程項目 2、定義具體項目。 指定義每一項目大類下有哪些具體項目. 如某一工程項目的具體項目包括:項目代碼、項目名稱、開始日期、完工日期、項目性質(zhì)、項目負責人等。 3、錄入項目期初數(shù)與計劃數(shù)。 （二）項目賬表輸出 1、項目總賬。反映項目對應各個科目的各期發(fā)生額和余額。 2、某科目的項目明細賬。某科目下項目的明細數(shù)據(jù)。,22,3、某項目的明細賬。某具體項目對應各個科目的明細數(shù)據(jù)。 4、項目統(tǒng)計表。反映各個項目在各個對應科目下的期初余

11、額、借貸方發(fā)生額及期末余額的匯總報表。 5、項目執(zhí)行計劃報告。是各項目的實際執(zhí)行情況與計劃數(shù)的對比報表。 項目統(tǒng)計表,23,四、部門核算與管理（一）部門核算 1、輸出部門核算賬：部門總賬和部門明細賬 2、核對部門賬。（二）部門管理 1、部門收支分析表：系統(tǒng)自動提供反映各個部門或部分部門指定期間內(nèi)的收入情況或費用開支情況匯總分析的報表。 2、部門計劃執(zhí)行報告：系統(tǒng)自動提供反映各部門的實際執(zhí)行情況與計劃數(shù)對比分析的報告。 部門收支分析表,24,五、自動轉(zhuǎn)賬 在日常會計業(yè)務中，存在一類憑證（多為轉(zhuǎn)賬憑證），每月反復有規(guī)律地重復出現(xiàn)，即憑證中摘要、借方和貸方科目相同，金額的來源或計算方法基本不變，只有憑證中的金額每月不等。 另外，工資、固定資產(chǎn)等子系統(tǒng)每月也要向賬務處理子系統(tǒng)傳遞轉(zhuǎn)賬憑證。這些憑證都可用自動轉(zhuǎn)賬模塊自動編制。 （一）定義自動轉(zhuǎn)賬分錄 如； 轉(zhuǎn)賬序號：XX 摘要： 分攤技改辦制造費用 科目代碼 部門 方向 公式 40103 一車間 借 取借方金額合計 40501 技改辦 貸 取本月40501科目月末余額*0.3 40502 技改辦 貸 取本月40502科目月末余額*0.3 40503 技改辦 貸 取本月40503科目月末余額*0.3,25