辦公軟件培訓(xùn)講義.ppt

1、常用辦公軟件,1,PowerPoint Excel Word,本課程涉及的軟件,2,讓Point更Power,3,4,5,頁(yè)面閱讀,配合演講,商業(yè)幻燈片：兩種主要用途,6,為什么要做PPT？,7,答： 我是被逼的！,8,當(dāng)溝通時(shí)間不足時(shí),9,當(dāng)難以文字描述時(shí),10,好PPT只有一個(gè)目標(biāo)：更有效溝通,11,商業(yè)PPT常見(jiàn)弊端 把PPT當(dāng)提詞稿,12,你愿意看這樣的幻燈片嗎？,13,商業(yè)PPT常見(jiàn)弊端 花瓶PPT,14,你能看懂這頁(yè)幻燈片在講什么嗎？,15,聽(tīng)眾看PPT的三大溝通障礙,16,使用PPT的溝通障礙,沒(méi)興趣,沒(méi)看懂,沒(méi)印象,17,18,一目了然：讓別人能看懂PPT含義,1992年，阿特

2、西爾弗曼遇到一個(gè)問(wèn)題： 如何讓美國(guó)人民了解電影院一中份爆米花就含37克飽和脂肪酸，而美國(guó)農(nóng)業(yè)部建議一頓正常的飲食所含的飽和脂肪酸不得超過(guò)20克，一包爆米花差不多就能提供差不多成人一天所需的飽和脂肪酸。,假如你這樣講？,19,假如你這樣講？,20,什么樣的圖片才是好圖呢？,21,真實(shí)而不是卡通,22,清晰而不是模糊,23,貼切而不是無(wú)關(guān),24,和諧而不是炫耀,25,明朗而不是灰暗,26,背景，突出性和協(xié)調(diào)性,27,關(guān)于2004年手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通率,28,關(guān)于2004年手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通率,29,關(guān)于2004年手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通率,30,關(guān)于2004年手機(jī)互聯(lián)網(wǎng)聯(lián)通率,31,32,散亂的幾個(gè)方塊,33,對(duì)齊

3、,34,對(duì)齊前,快速對(duì)齊,35,市場(chǎng)容量分析,36,聚攏,37,市場(chǎng)研究方案,38,對(duì)比,39,某網(wǎng)游服務(wù)器分布,40,時(shí)間軸-用圖片講故事,41,一目了然-好圖勝千言,42,德國(guó)人說(shuō)的準(zhǔn)點(diǎn),中國(guó)人說(shuō)的準(zhǔn)點(diǎn),一目了然-好圖勝千言,43,德國(guó)人排隊(duì),中國(guó)人排隊(duì),一目了然-好圖勝千言,44,45,提高可讀性,46,47,加大,變色,標(biāo)識(shí),背景,突出你表格上的關(guān)鍵信息,48,49,50,51,52,53,太中規(guī)中距了,54,順便學(xué)點(diǎn)PPT里PS圖片的方法,55,56,拉伸：讓圖片變大或縮小,57,58,59,裁剪：好圖片是裁出來(lái)的,裁掉后,去背：背景色不兼容可以去掉,60,61,插入圖片看看,62,

4、圖片要置于底層,圖片把字擋住了！,63,白色背景不協(xié)調(diào),64,有時(shí)候，嘗試下全屏照片,65,66,67,68,褐色,灰度,沖蝕,黑白,重新著色：假如顏色有點(diǎn)沖突,69,白領(lǐng)們愛(ài)聽(tīng)的音樂(lè),70,爵士音樂(lè),爵士音樂(lè),+,+,=,組合+旋轉(zhuǎn),寶麗來(lái)特效是這樣煉成的,71,隨身聽(tīng) 曾經(jīng)人手一部的10%,手機(jī) 用途越來(lái)越廣泛 20%,Ipod 時(shí)髦者的選擇 10%,收音機(jī) 最早也是最經(jīng)典的 60%,白領(lǐng)聽(tīng)廣播的武器,72,加框：給圖片加上邊線,73,最常用：配陰影制造漂浮層次感,74,圖片風(fēng)格太單調(diào)，換樣式,75,76,收聽(tīng)目的,收聽(tīng)目的,收聽(tīng)地點(diǎn),收聽(tīng)目的,收聽(tīng)地點(diǎn),收聽(tīng)工具,試試“動(dòng)畫(huà)”讓要點(diǎn)一條條

5、顯示？,77,產(chǎn)品試樣,搜索客戶,見(jiàn)面拜訪,組合銷(xiāo)售,暫不采購(gòu),同意采購(gòu),保持跟進(jìn),更換物料,物流運(yùn)輸,送抵客戶,如何把產(chǎn)品賣(mài)出去？,78,進(jìn)入動(dòng)畫(huà)菜單 選擇切換效果,換頁(yè)切換動(dòng)畫(huà),79,有時(shí)候從別的PPT復(fù)制過(guò)來(lái)的模板，和自己的PPT顏色不統(tǒng)一？很難調(diào)出原版的顏色，是這樣吧？,自己的,別人的,自己的,終于和諧了！,這個(gè)顏色好難調(diào)？,格式刷可以這樣用,80,圖片還可以這樣填,81,更簡(jiǎn)單:圖片自由變形,82,虛化背景圖片,83,+,=,動(dòng)畫(huà)效果可以刷出來(lái),84,幻燈片切換效果,85,86,為幻燈片減肥,87,關(guān)于演示的播放技巧,88,PPT默認(rèn)只能夠恢復(fù)最近的20次操作 其實(shí)，PPT最多可“反

6、悔”150次： 文件-選項(xiàng)-高級(jí)-編輯選項(xiàng)-最高可撤銷(xiāo)次數(shù),89,你可以后悔,SmartArt變成動(dòng)畫(huà),90,B,如何在PPT播放過(guò)程中快速黑屏,91,漂浮三維球,92,PPT中的自動(dòng)縮略圖效果,插入-對(duì)象-PPT演示文稿-在文稿中插入圖片 取消編輯后可在演示中通過(guò)點(diǎn)擊圖片放大,93,Excel數(shù)據(jù)處理,94,界面元素快覽 定制工作環(huán)境 關(guān)注關(guān)鍵數(shù)據(jù) 可視化數(shù)據(jù) 加速數(shù)據(jù)錄入 美化數(shù)據(jù)表示 讓數(shù)據(jù)“動(dòng)”起來(lái) 充分利用“左手” 作業(yè),95,內(nèi)容,界面元素快覽,96,Excel界面,功能區(qū),工作表區(qū),97,功能區(qū)的主要控件,98,工作表區(qū)的主要對(duì)象,99,定制工作環(huán)境,100,問(wèn)題導(dǎo)入,“工欲善其

7、事，必先利其器” 每人都有個(gè)性化的需求 想要一個(gè)“得心應(yīng)手”的工作環(huán)境,101,定制工作環(huán)境,【操作】單擊Office按鈕-“Excel選項(xiàng)”-彈出Excel選項(xiàng)對(duì)話框 通過(guò)此對(duì)話框可以定義Excel的工作環(huán)境，例如： 定制快速訪問(wèn)工具欄 設(shè)置工作表中的默認(rèn)字體、字形、色彩 設(shè)置新工作薄中默認(rèn)的工作表個(gè)數(shù) 設(shè)置工作薄文件的保存位置、自動(dòng)保存時(shí)間,102,【操作】 Excel選項(xiàng)對(duì)話框-“保存” 應(yīng)確保系統(tǒng)的自動(dòng)保存功能開(kāi)啟 設(shè)置適當(dāng)?shù)臅r(shí)間間隔 注意：自動(dòng)保存的時(shí)間間隔并不是越短越好。在默認(rèn)狀態(tài)下自動(dòng)保存時(shí)間間隔為10分鐘，一般515分鐘較為合適，這需要根據(jù)計(jì)算機(jī)的性能及運(yùn)行程序的穩(wěn)定性來(lái)定。如

8、果時(shí)間太長(zhǎng)，發(fā)生意外時(shí)就會(huì)造成重大損失；而時(shí)間間隔太短，Office頻繁地自動(dòng)保存又會(huì)干擾正常的工作。,103,數(shù)據(jù)保存規(guī)則,快速訪問(wèn)工具欄相當(dāng)于以前Excel版本中的工具欄 它會(huì)一直顯示在那里，不會(huì)因?yàn)楣δ苓x項(xiàng)卡的切換而隱藏 在默認(rèn)情況下，快速訪問(wèn)工具欄顯示在功能區(qū)的左上角，其中只有保存、撤銷(xiāo)和恢復(fù)幾個(gè)命令按鈕 【操作】 Excel選項(xiàng)對(duì)話框-“自定義”-“從下列位置選擇命令” -“所有命令”-選中需要添加的命令-然后單擊對(duì)話框中的“添加”按鈕,104,定制快速訪問(wèn)工具欄,關(guān)注關(guān)鍵數(shù)據(jù),105,報(bào)表的數(shù)據(jù)量太大 要經(jīng)常拖動(dòng)滾動(dòng)條來(lái)回尋找關(guān)鍵數(shù)據(jù) 無(wú)法把關(guān)鍵數(shù)據(jù)集中在屏幕的顯示范圍內(nèi)進(jìn)行分析,

9、問(wèn)題導(dǎo)入,106,對(duì)數(shù)據(jù)清單排序,數(shù)據(jù)清單是指包含一組相關(guān)數(shù)據(jù)的一系列工作表數(shù)據(jù)行 【操作】選定數(shù)據(jù)清單區(qū)域-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“編輯”組-“排序和篩選”按鈕，或選定數(shù)據(jù)清單區(qū)域-“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡-“排序和篩選”組 單列排序 點(diǎn)擊“升序”或“降序”，默認(rèn)用數(shù)據(jù)清單第一行的數(shù)值排序 多列復(fù)合排序和高級(jí)排序 打開(kāi)排序?qū)υ捒?107,自動(dòng)篩選,要從數(shù)據(jù)中查找和分析具備特定條件的記錄，篩選就是一種用于查找數(shù)據(jù)清單中數(shù)據(jù)的快速方法 經(jīng)過(guò)篩選后的數(shù)據(jù)清單只顯示包含指定條件的數(shù)據(jù)行，以供用戶瀏覽、分析 【操作】選定數(shù)據(jù)清單區(qū)域-“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡-“排序和篩選”組-“篩選”按鈕 使用自動(dòng)篩選功能篩選記錄時(shí)，字段名稱(chēng)

10、將變成一個(gè)下拉列表框的框名,108,自定義篩選,用于定義復(fù)雜的篩選條件 【操作】點(diǎn)擊字段的下拉列表-“文本篩選”或“數(shù)字篩選”-“自定義篩選”,109,隱藏行列,當(dāng)隱藏工作簿的一部分時(shí)，可以將數(shù)據(jù)從視圖中移走，但并不從工作簿中刪除 保存并關(guān)閉工作簿后，再次打開(kāi)它時(shí)，隱藏的數(shù)據(jù)仍然會(huì)是隱藏 隱藏可以簡(jiǎn)化視圖，只顯示重點(diǎn)關(guān)心的數(shù)據(jù) 隱藏 【操作】 選定一行（列）-右擊-“隱藏” 取消隱藏 【操作】選定已隱藏行（列）相鄰兩行（列）-右擊-“取消隱藏”,110,凍結(jié)首行,如果要在工作表滾動(dòng)時(shí)保持行列標(biāo)志或其他數(shù)據(jù)可見(jiàn)，可以通過(guò)凍結(jié)窗口功能來(lái)固定顯示窗口的頂部和左側(cè)區(qū)域 【操作】 選定要凍結(jié)的行或列-“

11、視圖”選項(xiàng)卡-“窗口”組-“凍結(jié)窗格”按鈕,111,可視化數(shù)據(jù),112,“文不如表，表不如圖”與“一圖抵千言” 用較小的空間，承載較多的信息 如何從紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)中尋找規(guī)律和趨勢(shì) 如何直觀、有效地表達(dá)數(shù)據(jù)背后的意義，促進(jìn)溝通,問(wèn)題導(dǎo)入,113,圖表的基本組成,圖表標(biāo)題,數(shù)據(jù)系列,坐標(biāo)軸標(biāo)題,縱坐標(biāo)軸,數(shù)據(jù)表,橫坐標(biāo)軸,坐標(biāo)軸標(biāo)題,圖例,圖表區(qū),繪圖區(qū),數(shù)據(jù)標(biāo)簽,網(wǎng)格線,114,兩種圖表,嵌入式圖表 嵌入式圖表就是將圖表看作是一個(gè)圖形對(duì)象，并作為工作表的一部分進(jìn)行保存 圖表工作表 圖表工作表是工作簿中具有特定工作表名稱(chēng)的獨(dú)立工作表 在需要獨(dú)立于工作表數(shù)據(jù)查看或編輯大而復(fù)雜的圖表或節(jié)省工作表上的屏

12、幕空間時(shí)，就可以使用圖表工作表,115,創(chuàng)建嵌入式圖表,【操作】選定數(shù)據(jù)源-“插入”選項(xiàng)卡-“圖表”組-選擇目標(biāo)圖表類(lèi)型,116,創(chuàng)建圖表工作表,【操作】右擊工作表標(biāo)簽-“插入”-打開(kāi)“插入”對(duì)話框-“常用”選項(xiàng)卡-“圖表”按鈕,117,創(chuàng)建圖表工作表（續(xù)）,【操作】進(jìn)入圖表工作表-“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡-“數(shù)據(jù)”組-“選擇數(shù)據(jù)”按鈕-到其他工作表選定數(shù)據(jù)源,118,修改圖表設(shè)計(jì),【操作】選定圖表-“設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡 “設(shè)計(jì)”選項(xiàng)卡內(nèi)各組主要用來(lái)修改圖表類(lèi)型和樣式,更改圖表的類(lèi)型，例如把柱狀圖改為折線圖,套用圖表樣式,套用圖表布局，即各元素的開(kāi)關(guān)與位置,119,修改圖表元素,【操作】選定圖表-“布局”選項(xiàng)

13、卡，或選定圖表元素后右擊,120,圖表類(lèi)型選擇指南,121,專(zhuān)業(yè)的商務(wù)圖表,專(zhuān)業(yè)的外觀 簡(jiǎn)潔的類(lèi)型 明確的觀點(diǎn) 完美的細(xì)節(jié),122,加速數(shù)據(jù)錄入,123,當(dāng)有大量數(shù)據(jù)錄入的時(shí)候 很難保證不忙中有錯(cuò) 有一定規(guī)律的數(shù)據(jù)，還得逐個(gè)錄入 如何快速?gòu)?fù)制或者移動(dòng)數(shù)據(jù),問(wèn)題導(dǎo)入,124,定制輸入數(shù)據(jù)類(lèi)型,在數(shù)據(jù)輸入的過(guò)程中，可以控制單元格可接受數(shù)據(jù)的類(lèi)型，以便有效地減少和避免輸入錯(cuò)誤 【操作】選定單元格-“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡-“數(shù)據(jù)工具”組-“數(shù)據(jù)有效性”按鈕 例子: 限定輸入數(shù)據(jù)為“日期” 限定輸入數(shù)據(jù)為“序列”，例如“男”與“女”（注意：值之間用逗號(hào)隔開(kāi)）,125,使用拖動(dòng)法復(fù)制與移動(dòng)數(shù)據(jù),可以使用鼠標(biāo)拖動(dòng)法

14、來(lái)移動(dòng)或者復(fù)制單元格內(nèi)容 拖動(dòng)法移動(dòng) 【操作】點(diǎn)擊選定單元格-將光標(biāo)移至單元格的邊緣-當(dāng)光標(biāo)變?yōu)槭旨^形狀后，拖動(dòng)光標(biāo)到目標(biāo)位置并釋放鼠標(biāo) 拖動(dòng)法復(fù)制 【操作】點(diǎn)擊選定單元格并按住Ctrl鍵-將光標(biāo)移至單元格的邊緣-當(dāng)光標(biāo)變?yōu)樾∈中螤詈?，拖?dòng)光標(biāo)到目標(biāo)位置并釋放鼠標(biāo),126,自動(dòng)填充,當(dāng)要復(fù)制/粘貼多個(gè)單元格到相鄰的區(qū)域，使用自動(dòng)填充功能可以節(jié)省大量時(shí)間 使用自動(dòng)填充功能不僅可以復(fù)制數(shù)據(jù)，還可以按需要自動(dòng)生成序列 比如在第一個(gè)單元格中輸入了“一月”，那么使用自動(dòng)填充功能，可以將其后的單元格自動(dòng)填充為“二月”、“三月”、“四月”等。 【操作】選中包含填充數(shù)據(jù)的單元格-用鼠標(biāo)拖動(dòng)填充柄-經(jīng)過(guò)需

15、要填充數(shù)據(jù)的單元格后釋放鼠標(biāo),127,手動(dòng)控制創(chuàng)建序列,使用序列填充序列對(duì)話框可以滿足更加高級(jí)的序列填充需求 【操作】選定一個(gè)有初始值的單元格及要填充的區(qū)域-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“編輯”組-“填充”按鈕-“序列”-輸入相關(guān)參數(shù),128,美化數(shù)據(jù)表示,129,有了原始數(shù)據(jù)，如何制作精美的表格 如何把一個(gè)表格制作成模板，以供重復(fù)使用并與他人分享 標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)表示,問(wèn)題導(dǎo)入,130,設(shè)置單元格格式,工作表中的不同單元格數(shù)據(jù)，可以根據(jù)需要設(shè)置不同的格式，如設(shè)置單元格數(shù)據(jù)類(lèi)型、文本的對(duì)齊方式和字體、單元格的邊框和圖案等 對(duì)于簡(jiǎn)單的格式化操作，可以直接通過(guò)“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的按鈕來(lái)進(jìn)行，如設(shè)置字體、對(duì)齊方式、數(shù)字

16、格式等。其操作比較簡(jiǎn)單，選定要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域，單擊“開(kāi)始”選項(xiàng)卡中的相應(yīng)按鈕即可 【操作】選定一個(gè)或多個(gè)單元格-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“字體”、“對(duì)齊方式”、“數(shù)字”、“樣式”等組 對(duì)于比較復(fù)雜的格式化操作，則需要在“設(shè)置單元格格式”對(duì)話框中來(lái)完成 【操作】選定一個(gè)或多個(gè)單元格-右擊-“設(shè)置單元格格式”,131,格式刷,格式刷是一個(gè)快速、批量復(fù)制格式設(shè)置的命令，能節(jié)省大量時(shí)間 【操作】選定一個(gè)源單元格-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“剪貼板”組-“格式刷”按鈕-光標(biāo)變?yōu)樾∷⒆訄D案，然后選定一個(gè)或多個(gè)目標(biāo)單元格,132,設(shè)置數(shù)字格式,默認(rèn)情況下，數(shù)字以常規(guī)格式顯示。當(dāng)用戶在工作表中輸入數(shù)字時(shí)，數(shù)字以整

17、數(shù)、小數(shù)方式顯示 Excel還提供了多種數(shù)字顯示格式，如數(shù)值、貨幣、會(huì)計(jì)專(zhuān)用、日期格式以及科學(xué)記數(shù)等 【操作】選定單元格-“開(kāi)始”-“數(shù)字”-相應(yīng)按鈕，或在設(shè)置單元格格式對(duì)話框中完成更復(fù)雜的設(shè)置,133,樣式就是字體、字號(hào)和縮進(jìn)等格式設(shè)置特性的組合，將這一組合作為集合加以命名和存儲(chǔ) Excel內(nèi)置多種單元格樣式 【操作】選中需要設(shè)置樣式的單元格或單元格區(qū)域-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“樣式”組-“單元格樣式”按鈕,套用單元格樣式,134,Excel內(nèi)置多種工作表樣式 【操作】選中需要設(shè)置樣式的單元格區(qū)域-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“樣式”組-“套用表格格式”按鈕,套用工作表樣式,135,制作好模板之后，可以將其保

18、存起來(lái)使用 【操作】Office按鈕-“另存為”-“其他格式” -打開(kāi)“另存為”對(duì)話框-保存類(lèi)型選擇“Excel模板(*.xltx)”-輸入模板名稱(chēng)-點(diǎn)擊確定 注意：保存路徑為系統(tǒng)自動(dòng)指定，不需要更改,保存模板,136,新建Excel文檔的時(shí)候，可以套用模板 【操作】Office按鈕-“新建”-“我的模板”-選擇已保存過(guò)的模板,使用模板,137,讓數(shù)據(jù)“動(dòng)”起來(lái),138,需要從多個(gè)角度去分析復(fù)雜的數(shù)據(jù) 自動(dòng)、快速的分類(lèi)匯總功能 交互式的動(dòng)態(tài)改變圖表的布局,問(wèn)題導(dǎo)入,139,一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式表格 功能 轉(zhuǎn)換行和列以查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果 顯示不同頁(yè)面以篩選數(shù)據(jù) 根據(jù)

19、需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)透視表會(huì)立即按照新的布置重新計(jì)算數(shù)據(jù) 原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表,數(shù)據(jù)透視表,140,【操作】“插入”選項(xiàng)卡-“表”組-“數(shù)據(jù)透視表”按鈕-“數(shù)據(jù)透視表”選項(xiàng)-選擇數(shù)據(jù)源（包括數(shù)據(jù)標(biāo)題）,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表,141,【操作】點(diǎn)擊數(shù)據(jù)透視表區(qū)域任何一個(gè)位置-邊右方會(huì)出現(xiàn)“數(shù)據(jù)透視表字段列表”子窗口 數(shù)據(jù)透視表會(huì)根據(jù)設(shè)置發(fā)生實(shí)時(shí)的變化,選擇需要分析的字段,選擇需要篩選的字段（從上方字段列表處拖放至此）,在行或列顯示的字段（從上方字段列表處拖放至此）,選擇需要匯總的字段，又名值字段（從上方字段列表處拖放至此）,交互操作,142,字段操作 【操作】單擊字段-出現(xiàn)字

20、段操作菜單 可刪除字段或進(jìn)一步設(shè)置字段,值字段操作 【操作】單擊值字段-出現(xiàn)字段操作菜單 可刪除值字段或設(shè)置值字段的匯總函數(shù),交互操作（續(xù)）,143,數(shù)據(jù)透視圖的功能與數(shù)據(jù)透視表類(lèi)似，只不過(guò)以可視化的圖表方式展現(xiàn)分析結(jié)果,數(shù)據(jù)透視圖,144,【操作】“插入”選項(xiàng)卡-“表”組-“數(shù)據(jù)透視表”按鈕-“數(shù)據(jù)透視圖”選項(xiàng)-選擇數(shù)據(jù)源（包括數(shù)據(jù)標(biāo)題）,創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖,145,充分利用“左手”,146,如果所有操作都用鼠標(biāo)點(diǎn)擊，右手很累而且效率不高 但快捷鍵太多，記不住 有些快捷鍵太復(fù)雜，只用左手很難完成,問(wèn)題導(dǎo)入,147,快捷鍵的取舍,只用左手就可以勝任的快捷鍵，不必右手配合 即用到鍵盤(pán)左邊或左下方的鍵

21、 多用兩鍵組合，盡量少用三鍵組合 多用Office系列軟件通用的快捷鍵 例如：Ctrl + S， Ctrl + C，Ctrl + X， Ctrl + V 貴精不貴多 頻繁使用的操作盡量用快捷鍵完成以提高效率,148,常用快捷鍵一覽,149,作業(yè),150,作業(yè),制作一模板并使用該模板生成一個(gè)報(bào)表,151,作業(yè)（續(xù)一）,模板要求 有一個(gè)數(shù)據(jù)工作表和一個(gè)圖表工作表 圖表工作表留空 數(shù)據(jù)工作表 標(biāo)題為“XX年度銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表” 數(shù)據(jù)項(xiàng)有 “業(yè)務(wù)員”，即姓名 “員工號(hào)”，6位數(shù)字，需數(shù)據(jù)有效性檢查 “月份”，例如“一月”、“二月”，需數(shù)據(jù)有效性檢查 “貨物”，即貨物名稱(chēng) “物料號(hào)”，4位數(shù)字，需數(shù)據(jù)有效性檢

22、查 “銷(xiāo)售額”，格式必須為“1,234.04” 設(shè)定對(duì)數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行篩選 凍結(jié)前兩行 有一定樣式,152,作業(yè)（續(xù)二）,用模板生成一個(gè)報(bào)表 錄入數(shù)據(jù)，原始數(shù)據(jù)請(qǐng)查看附件 對(duì)數(shù)據(jù)工作表進(jìn)行排序 主數(shù)據(jù)：業(yè)務(wù)員 次數(shù)據(jù)：月份、貨物 對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析 本次分析只關(guān)心“業(yè)務(wù)員”、”月份”、“貨物”與“銷(xiāo)售額”四個(gè)字段 篩選出“李剛”在一月份的銷(xiāo)售情況 篩選出產(chǎn)品“X500j”在七月份的銷(xiāo)售情況 在圖表工作表制作2010年度總銷(xiāo)售額的柱狀圖 制作數(shù)據(jù)透視表與數(shù)據(jù)透視圖,153,Word文字處理,154,界面元素快覽 定制工作環(huán)境 使用公司VI模板 制作表格的技巧 編輯短文檔的技巧 閱讀長(zhǎng)文檔的技巧 其他,15

23、5,內(nèi)容,界面元素快覽,156,Word界面,功能區(qū),文檔編輯區(qū),157,功能區(qū)的主要控件,158,文檔編輯區(qū)的主要對(duì)象,159,定制工作環(huán)境,160,定制工作環(huán)境,【操作】單擊Office按鈕-“Word選項(xiàng)”-彈出Word選項(xiàng)對(duì)話框 通過(guò)此對(duì)話框可以定義Word的工作環(huán)境，例如： 定制快速訪問(wèn)工具欄 顯示的界面元素 拼寫(xiě)校對(duì)規(guī)則 設(shè)置文檔的保存位置、自動(dòng)保存時(shí)間,161,【操作】 Word選項(xiàng)對(duì)話框-“保存” 應(yīng)確保系統(tǒng)的自動(dòng)保存功能開(kāi)啟，并設(shè)置合適的時(shí)間間隔 注意：自動(dòng)保存的時(shí)間間隔并不是越短越好。在默認(rèn)狀態(tài)下自動(dòng)保存時(shí)間間隔為10分鐘，一般515分鐘較為合適，這需要根據(jù)計(jì)算機(jī)的性能及運(yùn)

24、行程序的穩(wěn)定性來(lái)定。如果時(shí)間太長(zhǎng)，發(fā)生意外時(shí)就會(huì)造成重大損失；而時(shí)間間隔太短，Word頻繁地自動(dòng)保存又會(huì)干擾正常的工作。,162,數(shù)據(jù)保存規(guī)則,快速訪問(wèn)工具欄相當(dāng)于以前Word版本中的工具欄 它會(huì)一直顯示在那里，不會(huì)因?yàn)楣δ苓x項(xiàng)卡的切換而隱藏 在默認(rèn)情況下，快速訪問(wèn)工具欄顯示在功能區(qū)的左上角，其中只有保存、撤銷(xiāo)和恢復(fù)幾個(gè)命令按鈕 【操作】 Word選項(xiàng)對(duì)話框-“自定義”-“從下列位置選擇命令” -“所有命令”-選中需要添加的命令-然后單擊對(duì)話框中的“添加”按鈕,163,定制快速訪問(wèn)工具欄,使用公司VI模板,164,從OA下載Word版本的VI模板,165,下載VI模板,將VI模板保存在本地 【

25、操作】“另存為”-“Word模板”,166,保存模板,【操作】保存路徑為“Microsoft Templates”，文件名為“NCM-WORD模板（X版）”,167,保存模板（續(xù)）,使用模板,新建Word文檔的時(shí)候，可以套用VI模板 【操作】“新建”-“我的模板”-選擇“NCM-WORD模板（X版）”,168,制作表格的技巧,169,問(wèn)題導(dǎo)入,公司很多表格或單據(jù)都是用Word制作 如何改善表格的細(xì)節(jié)，增強(qiáng)用戶體驗(yàn) 越來(lái)越多人直接在電腦上填寫(xiě)表格單據(jù)，而不是打印出來(lái)手寫(xiě),170,設(shè)置表格的行寬與列高,當(dāng)用Word 編輯表格時(shí)，經(jīng)常涉及到更改表格行高與列寬的問(wèn)題 用鼠標(biāo)拖動(dòng)單元格線是更改列寬和行高

26、最快速且最直接的方法 【操作】將光標(biāo)精確地定位于表格的列或行單元格線上-光標(biāo)會(huì)變成兩條靠近的平行線-按住鼠標(biāo)拖動(dòng)網(wǎng)格線至目標(biāo)位置 當(dāng)使用網(wǎng)格線來(lái)更改列寬時(shí)，表格的總寬度保持不變 Word會(huì)相應(yīng)地增大或減小相鄰列的寬度 如果按下Shift鍵的同時(shí)拖動(dòng)，則整個(gè)表格的寬度會(huì)更改，而此時(shí)其他列寬將保持不變,171,設(shè)置表格的行寬與列高（續(xù)）,如果在按下Alt鍵的同時(shí)將該列向右或左拖動(dòng)，則在移動(dòng)網(wǎng)格線時(shí)，會(huì)在標(biāo)尺上看到精確的列寬，行的調(diào)整也類(lèi)似 Shift和Alt鍵可以同時(shí)使用,172,繪制斜線表頭,【操作】“布局”選項(xiàng)卡-“表”組-“繪制斜線表頭”按鈕-打開(kāi)“插入斜線表頭對(duì)話框”-輸入式樣和標(biāo)題等信息

27、,173,防止跨頁(yè)斷行,通常情況下，Word允許表格行中文字的跨頁(yè)拆分，這就可能導(dǎo)致表格內(nèi)容被拆分到不同的頁(yè)面上，影響了文檔的閱讀效果 防止表格跨頁(yè)斷行的方法 【操作】選定表格-“布局”選項(xiàng)卡-“表”組-“屬性”按鈕-打開(kāi)“表格屬性”對(duì)話框-“行”選項(xiàng)卡-去掉“允許跨頁(yè)斷行”,174,勾選復(fù)選框,一般Word文檔的復(fù)選框是通過(guò)插入符號(hào)“”完成的 如何在表格中勾選復(fù)選框 刪除原復(fù)選框符號(hào) 輸入大寫(xiě)字母“R”，設(shè)置字體為“Wingdings 2”，獲得帶打勾的復(fù)選框 R 輸入大寫(xiě)字母“S”，設(shè)置字體為“Wingdings 2”，獲得帶打叉的復(fù)選框 S,175,制作交互式的復(fù)選框,插入符號(hào)“”實(shí)現(xiàn)的

28、復(fù)選框，其缺點(diǎn)是操作復(fù)雜，用戶很難在電腦上填寫(xiě) 交互式的復(fù)選框則可以改善用戶體驗(yàn) 步驟1：調(diào)出“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡 【操作】Office按鈕-“Word選項(xiàng)”-“常用”-勾選“在功能區(qū)顯示開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡”-功能區(qū)出現(xiàn)“開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡”,176,制作交互式的復(fù)選框（續(xù)）,步驟2：打開(kāi)設(shè)計(jì)模式 【操作】 “開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡-“控件”組-“設(shè)計(jì)模式”按鈕 步驟3：插入交互式復(fù)選框 【操作】“開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡-“控件”組-“舊式工具”按鈕-“舊式窗體”-復(fù)選框圖標(biāo) 若復(fù)選框有灰色底紋，可點(diǎn)擊“顯示域底紋” 圖標(biāo)去除 步驟4：關(guān)閉設(shè)計(jì)模式 【操作】 “開(kāi)發(fā)工具”選項(xiàng)卡-“控件”組-“設(shè)計(jì)模式”按鈕,177

29、,勾選與去勾選,【操作】雙擊復(fù)選框-打開(kāi)復(fù)選框?qū)υ捒?選擇“選中”或“未選中”,178,編輯短文檔的技巧,179,問(wèn)題導(dǎo)入,處理簡(jiǎn)單的短文檔，例如工作報(bào)告，通常包含以下元素 標(biāo)題、段落、編號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)、圖/表等 如何快速格式化文檔 正確設(shè)置編號(hào) 圖文混排,180,對(duì)標(biāo)題多級(jí)編號(hào),【操作】“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“段落”組-“多級(jí)列表”按鈕 -“定義新的多級(jí)列表”,181,套用樣式快速格式化,套用Word自帶的樣式可以快速格式化文檔，并能滿足大部分需要 【操作】選定文字-“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“樣式”組,182,格式刷,格式刷是一個(gè)快速、批量復(fù)制格式設(shè)置的命令，能節(jié)省大量時(shí)間 【操作】選定一個(gè)文字塊或者段落-

30、“開(kāi)始”選項(xiàng)卡-“剪貼板”組-“格式刷”按鈕-光標(biāo)變?yōu)樾∷⒆訄D案，然后選定目標(biāo)文字塊或段落,183,利用制表符對(duì)齊文字,在排版中經(jīng)常遇到若干行對(duì)應(yīng)的文字要對(duì)齊 例如圖中的第一行的“匯報(bào)”要與第二行“抄送”對(duì)齊 可以通過(guò)插入制表符的方式解決 【操作】按Tab鍵,184,使用標(biāo)尺設(shè)置段落縮進(jìn),段落縮進(jìn)是指文本與頁(yè)邊距之間的距離 使用水平標(biāo)尺是進(jìn)行段落縮進(jìn)最方便的方法 水平標(biāo)尺上有首行縮進(jìn)、懸掛縮進(jìn)、左縮進(jìn)和右縮進(jìn)四個(gè)滑塊 【操作】選定要縮進(jìn)的一個(gè)或多個(gè)段落-用鼠標(biāo)拖動(dòng)這些滑塊即可改變當(dāng)前段落的縮進(jìn)位置,185,首行縮進(jìn),186,懸掛縮進(jìn),187,左縮進(jìn),188,右縮進(jìn),189,處理編號(hào),跨段使用編

31、號(hào)的時(shí)候，往往系統(tǒng)會(huì)接著遞增上一段使用過(guò)的編號(hào)，這未必是用戶想要的結(jié)果 這時(shí)用戶可以根據(jù)需要繼續(xù)編號(hào)或重新開(kāi)始編號(hào) 【操作】選定編號(hào)-右擊菜單-“重新編號(hào)”或“繼續(xù)編號(hào)”,190,設(shè)置圖片環(huán)繞方式,設(shè)置圖片的環(huán)繞方式，可以使圖片的周?chē)h(huán)繞文字，實(shí)現(xiàn)Word的圖文混排功能 【操作】選中圖片- “格式”選項(xiàng)卡- “排列”組- “文字環(huán)繞”按鈕,191,排版最佳實(shí)踐,風(fēng)格、樣式應(yīng)一致 字體、色彩不要過(guò)于豐富 整體布局張弛有道 例如段落內(nèi)要緊湊，段落之間要留有適當(dāng)空間 細(xì)節(jié)決定專(zhuān)業(yè),192,閱讀長(zhǎng)文檔的技巧,193,問(wèn)題導(dǎo)入,文檔太長(zhǎng)，無(wú)法迅速定位到要看的部分 文檔關(guān)閉后重新打開(kāi)，無(wú)法記住上一次閱讀過(guò)的位置,194,通過(guò)目錄跳轉(zhuǎn),通過(guò)點(diǎn)擊目錄上的頁(yè)碼，可以快速跳轉(zhuǎn)到文檔中相應(yīng)的位置 【操作】按下Ctrl鍵并把鼠標(biāo)放在目錄的頁(yè)碼上-光標(biāo)變成手指圖案-點(diǎn)擊鼠標(biāo),195,快速定