終端門店物料管理制度

終端門店物料管理制度一、總則（一）目的為加強公司終端門店物料的管理，規(guī)范物料的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，確保物料的合理配置與有效利用，提高門店運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司旗下所有終端門店的物料管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：物料管理工作由公司總部統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，確保物料管理的標準化和規(guī)范化。2.合理配置原則：根據(jù)門店的實際需求和業(yè)務(wù)特點，合理配置物料資源，避免浪費和積壓。3.成本控制原則：在保證物料質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，嚴格控制物料采購成本和使用成本。4.責任明確原則：明確各部門和人員在物料管理中的職責，做到責任到人，確保物料管理工作的順利進行。二、管理職責（一）總部相關(guān)部門職責1.市場營銷部門負責根據(jù)門店的銷售計劃和市場推廣需求，制定物料需求計劃。參與物料的選型和采購工作，提供專業(yè)意見和建議。負責物料的宣傳和推廣方案制定，指導(dǎo)門店進行物料的展示和使用。2.采購部門依據(jù)市場營銷部門的物料需求計劃，負責物料的采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物料的質(zhì)量和供應(yīng)及時性。負責采購成本的控制和管理，定期進行市場調(diào)研，尋找性價比高的物料資源。3.財務(wù)部門負責物料采購資金的預(yù)算編制和審核。對物料采購、使用和庫存情況進行財務(wù)核算和監(jiān)督，確保物料管理工作符合財務(wù)制度。參與物料成本的分析和控制工作，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。4.物流部門負責物料的倉儲管理，確保物料的安全存儲和妥善保管。按照門店的需求，及時準確地將物料配送至各門店。負責物料庫存的盤點和管理，定期向相關(guān)部門報送庫存報表。（二）門店職責1.負責接收和驗收總部配送的物料，確保物料的數(shù)量和質(zhì)量符合要求。2.按照公司規(guī)定和門店實際需求，合理使用物料，做好物料的日常管理和維護工作。3.定期對門店物料的使用情況進行統(tǒng)計和分析，及時向總部反饋物料需求信息。4.負責門店物料的安全保管，防止物料丟失、損壞或被盜。三、物料分類與編碼（一）物料分類1.形象類物料：包括門店招牌、燈箱、海報、展架、宣傳單頁等，用于展示公司品牌形象和宣傳推廣產(chǎn)品。2.銷售類物料：如產(chǎn)品手冊、價格標簽、促銷道具、贈品等，輔助門店銷售工作，促進產(chǎn)品銷售。3.辦公類物料：涵蓋辦公用品、辦公設(shè)備、文件資料等，保障門店日常辦公的正常運轉(zhuǎn)。4.陳列類物料：例如貨架、陳列道具、裝飾品等，用于產(chǎn)品的陳列展示，提升門店的視覺效果和購物體驗。5.耗材類物料：包括打印紙、墨盒、筆、膠水等消耗性材料，滿足門店日常辦公和運營的消耗需求。（二）物料編碼1.為便于物料的管理和識別，對每一類物料進行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則應(yīng)簡潔明了、易于記憶和查詢，且具有唯一性。2.物料編碼由數(shù)字和字母組成，共[X]位。其中，前[X]位表示物料類別，中間[X]位表示物料的規(guī)格型號或版本號，后[X]位表示物料的順序號。3.編碼示例：[具體編碼示例]四、物料采購管理（一）采購計劃制定1.市場營銷部門應(yīng)根據(jù)門店的銷售目標、市場推廣活動計劃以及庫存狀況，每月定期制定物料需求計劃。需求計劃應(yīng)詳細列出各類物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計使用時間等信息。2.在制定采購計劃時，應(yīng)充分考慮物料的采購周期、運輸時間以及可能出現(xiàn)的市場變化等因素，確保物料能夠及時供應(yīng)，滿足門店運營需求。3.物料需求計劃需經(jīng)部門負責人審核后，提交至采購部門。采購部門根據(jù)需求計劃，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期等方面進行綜合評估和篩選。2.定期對供應(yīng)商進行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時性、售后服務(wù)等。對于考核不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取整改措施或終止合作。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物料規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、付款方式、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)月度采購計劃，向供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物料的詳細信息，確保供應(yīng)商準確理解采購需求。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)及時確認訂單，并按照約定的時間和質(zhì)量要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。3.采購部門負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題，確保物料按時、按質(zhì)、按量到貨。4.物料到貨前，采購部門應(yīng)通知物流部門做好接收準備工作。物流部門在收到物料后，應(yīng)及時組織驗收。五、物料驗收管理（一）驗收標準1.物料到貨后，物流部門應(yīng)依據(jù)采購合同和相關(guān)標準對物料的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行驗收。2.對于形象類物料，應(yīng)檢查其外觀是否完好、顏色是否符合要求、尺寸是否準確、畫面是否清晰等；對于銷售類物料，應(yīng)核對其內(nèi)容是否準確、印刷質(zhì)量是否達標、數(shù)量是否與訂單一致等；對于辦公類物料，應(yīng)檢查其功能是否正常、配件是否齊全等；對于陳列類物料，應(yīng)檢查其結(jié)構(gòu)是否穩(wěn)固、安裝是否方便等；對于耗材類物料，應(yīng)檢查其規(guī)格是否匹配、質(zhì)量是否合格等。（二）驗收流程1.物流部門在收到物料后，應(yīng)及時通知門店相關(guān)人員共同進行驗收。驗收人員應(yīng)仔細核對物料的各項信息，并在驗收單上簽字確認。2.如發(fā)現(xiàn)物料存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問題或與采購訂單不符等情況，驗收人員應(yīng)及時填寫《物料驗收不合格報告》，詳細記錄問題情況，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.采購部門負責與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，要求供應(yīng)商在規(guī)定的時間內(nèi)補足短缺物料、更換不合格物料或采取其他補救措施。如供應(yīng)商對驗收結(jié)果有異議，可協(xié)商共同委托第三方檢測機構(gòu)進行檢測，檢測費用由責任方承擔。4.物料驗收合格后，物流部門應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，并將物料妥善保管。六、物料庫存管理（一）庫存管理制度1.物流部門應(yīng)建立物料庫存臺賬，詳細記錄物料的出入庫時間、數(shù)量、規(guī)格、批次等信息，確保庫存數(shù)據(jù)的準確、及時和完整。2.按照物料的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，設(shè)置明顯的標識牌，便于查找和管理。3.定期對物料庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/半年/年，具體盤點時間由公司統(tǒng)一安排。4.對于庫存積壓物料，應(yīng)及時分析原因，并采取相應(yīng)的處理措施，如促銷、退貨、報廢等，以減少庫存占用資金和倉儲成本。（二）庫存盤點流程1.盤點前，物流部門應(yīng)制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等。2.盤點人員按照盤點計劃對物料進行逐一清點，并記錄實際庫存數(shù)量。3.盤點結(jié)束后，盤點人員應(yīng)編制盤點報告，將實際庫存數(shù)量與庫存臺賬進行核對，找出差異原因，并提出處理建議。4.盤點報告經(jīng)部門負責人審核后，提交至財務(wù)部門進行賬務(wù)處理。如發(fā)現(xiàn)庫存盈虧情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批和處理。七、物料使用管理（一）使用規(guī)范1.門店應(yīng)按照公司制定的物料使用規(guī)范和標準，合理使用物料，確保物料的正確使用和充分發(fā)揮其作用。2.對于形象類物料，應(yīng)按照規(guī)定的位置和方式進行安裝和展示，保持物料的整潔和完好；對于銷售類物料，應(yīng)及時更新和更換，確保其時效性和準確性；對于辦公類物料，應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費；對于陳列類物料，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特點和銷售策略進行合理布置，提升陳列效果；對于耗材類物料，應(yīng)按照操作規(guī)程使用，降低消耗成本。3.嚴禁擅自挪用、轉(zhuǎn)借、損壞或丟失物料。如因工作需要確需借用物料，應(yīng)辦理相關(guān)借用手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（二）使用記錄與統(tǒng)計1.門店應(yīng)建立物料使用記錄臺賬，詳細記錄物料的領(lǐng)取時間、數(shù)量、用途、使用人等信息，以便于跟蹤物料的使用情況和進行成本核算。2.每月末，門店應(yīng)將物料使用情況進行統(tǒng)計和分析，填寫《物料使用情況統(tǒng)計表》，上報至總部市場營銷部門。市場營銷部門應(yīng)根據(jù)各門店的物料使用情況，進行綜合分析和評估，為后續(xù)的物料采購和管理提供參考依據(jù)。八、物料損耗管理（一）損耗界定1.物料損耗是指在物料采購、運輸、存儲、使用等過程中發(fā)生的數(shù)量短缺、質(zhì)量損壞、丟失等情況。2.正常損耗是指在合理范圍內(nèi)因自然因素、正常使用等原因?qū)е碌奈锪蠐p耗；非正常損耗是指因人為因素、管理不善等原因?qū)е碌某稣７秶奈锪蠐p耗。（二）損耗控制措施1.加強對物料采購、運輸、存儲、使用等環(huán)節(jié)的管理，嚴格執(zhí)行相關(guān)操作規(guī)程和標準，減少因操作不當導(dǎo)致的物料損耗。2.對物料損耗情況進行定期統(tǒng)計和分析，找出損耗原因和規(guī)律，采取針對性的措施加以控制。如對于易損耗的物料，可適當增加安全庫存；對于因人為因素導(dǎo)致的損耗，應(yīng)加強員工培訓(xùn)和管理，提高員工的責任意識。3.建立物料損耗考核制度，對各門店和相關(guān)部門的物料損耗情況進行考核。對于損耗控制較好的部門和門店，給予一定的獎勵；對于損耗嚴重的部門和門店，進行通報批評，并要求其采取整改措施，降低損耗率。九、物料報廢管理（一）報廢條件1.物料因損壞、過期、變質(zhì)等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報廢。2.因業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，導(dǎo)致原使用的物料不再適用的，可申請報廢。（二）報廢流程1.門店或相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)物料需要報廢時，應(yīng)填寫《物料報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至總部物流部門。2.物流部門收到報廢申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進行現(xiàn)場核實和鑒定，確認物料確實無法繼續(xù)使用或已無使用價值。3.經(jīng)鑒定同意報廢的物料，物流部門應(yīng)填寫《物料報廢審批表》，按照公司規(guī)定的審批流程進行審批。審批通過后，方可進行報廢處理。4.對于報廢的物料，物流部門應(yīng)按照環(huán)保要求進行妥善處理，如回收、銷毀等，防止造成環(huán)境污染。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立物料管理監(jiān)督機制，定期對終端門店的物料管理工作進行檢查和監(jiān)督。檢查內(nèi)容包括物料采購、驗收、庫存、使用、損耗、報廢等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.總部相關(guān)部門應(yīng)加強對物料管理工作的日常監(jiān)督和指導(dǎo)，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。對于違反物料管理制度的行為，應(yīng)及時進行糾正，并按照公司規(guī)定進行處理。（二）考核辦法1.制定物料管理考核指標體系，對各門店和