股份公司印鑒管理制度

股份公司印鑒管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)股份公司印鑒管理，規(guī)范印鑒的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于股份公司總部及所屬各分公司、子公司的各類印鑒管理。3.定義本制度所稱印鑒，是指公司在對(duì)外活動(dòng)中使用的法定名稱章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。二、印鑒的刻制與啟用1.印鑒的刻制公司各類印鑒的刻制須由專人負(fù)責(zé)，填寫《印鑒刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印鑒名稱、規(guī)格、材質(zhì)、用途等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。申請(qǐng)刻制印鑒時(shí)，應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。印章制作完成后，制作單位應(yīng)將印鑒樣本交公司專人驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在《印鑒刻制申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。2.印鑒的啟用新刻制的印鑒啟用前，須在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。公示內(nèi)容包括印鑒名稱、啟用日期、使用范圍等。公示無異議后，由專人填寫《印鑒啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可正式啟用。印鑒啟用時(shí)，應(yīng)在《印鑒使用登記簿》上詳細(xì)記錄印鑒啟用日期、啟用人、批準(zhǔn)人等信息。三、印鑒的保管1.保管原則實(shí)行印鑒專人保管制度，確保印鑒安全。未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自保管公司印鑒。印鑒保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印鑒保管規(guī)定，不得將印鑒轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域。印鑒保管人員應(yīng)妥善保管印鑒，防止印鑒被盜、遺失或損壞。如發(fā)現(xiàn)印鑒異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。2.保管方式公司各類印鑒應(yīng)分別存放于專門的保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。法定名稱章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等重要印鑒應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由兩名保管人員分別掌管保險(xiǎn)柜或保險(xiǎn)箱的鑰匙。印鑒保管人員應(yīng)定期對(duì)印鑒進(jìn)行檢查，確保印鑒清晰、完整、無損壞。如發(fā)現(xiàn)印鑒磨損或損壞，應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)更換。3.保管人員變更印鑒保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印鑒交接手續(xù)。印鑒交接時(shí)，交接雙方應(yīng)填寫《印鑒交接清單》，詳細(xì)記錄印鑒名稱、數(shù)量、規(guī)格、啟用日期、保管期限等信息，并簽字確認(rèn)?！队¤b交接清單》一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，公司存檔一份。交接完成后，原保管人員應(yīng)將印鑒及相關(guān)資料移交給新保管人員。四、印鑒的使用1.使用范圍公司印鑒的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得超出規(guī)定范圍使用。法定名稱章主要用于公司文件、信函、報(bào)表、證照等的加蓋；財(cái)務(wù)專用章主要用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等業(yè)務(wù)的加蓋；合同專用章主要用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件的加蓋；發(fā)票專用章主要用于公司開具發(fā)票的加蓋；法定代表人章主要用于公司法定代表人授權(quán)書、委托書等文件的加蓋。2.使用流程印鑒使用前，使用人應(yīng)填寫《印鑒使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印鑒名稱、使用日期、使用內(nèi)容、使用部門、使用人等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字?！队¤b使用申請(qǐng)表》經(jīng)審核通過后，使用人應(yīng)將申請(qǐng)表提交給印鑒保管人員。印鑒保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)申請(qǐng)表內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)的印鑒使用，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要事項(xiàng)的印鑒使用，須經(jīng)公司法定代表人審批。印鑒保管人員根據(jù)審批意見，在《印鑒使用登記簿》上登記印鑒使用情況，并加蓋印鑒。印鑒使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將印鑒歸還印鑒保管人員，并在《印鑒使用登記簿》上簽字確認(rèn)。3.特殊情況處理如遇緊急情況需要使用印鑒，且無法按照正常流程進(jìn)行審批時(shí)，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，先行使用印鑒，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。因工作需要攜帶印鑒外出使用時(shí)，使用人應(yīng)填寫《印鑒外出使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明外出時(shí)間、地點(diǎn)、使用內(nèi)容等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。攜帶印鑒外出使用時(shí)，必須由兩名以上印鑒保管人員陪同，并采取必要的安全措施，確保印鑒安全。印鑒外出使用完畢后，使用人應(yīng)及時(shí)將印鑒歸還印鑒保管人員，并在《印鑒使用登記簿》上登記外出使用情況。五、印鑒的停用與銷毀1.停用條件因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)終止等原因，導(dǎo)致印鑒不再使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理印鑒停用手續(xù)。印鑒保管人員發(fā)現(xiàn)印鑒存在損壞、遺失等情況，無法繼續(xù)使用時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并辦理印鑒停用手續(xù)。2.停用流程印鑒停用前，印鑒保管人員應(yīng)填寫《印鑒停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印鑒名稱、停用日期、停用原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。印鑒停用申請(qǐng)批準(zhǔn)后，印鑒保管人員應(yīng)在《印鑒使用登記簿》上注明印鑒停用日期，并將印鑒封存。印鑒封存后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并定期進(jìn)行檢查，確保印鑒安全。3.銷毀流程印鑒停用后，如需銷毀，應(yīng)填寫《印鑒銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明印鑒名稱、規(guī)格、材質(zhì)、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。申請(qǐng)銷毀印鑒時(shí)，應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)的銷毀單位，并與其簽訂銷毀協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。銷毀單位應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行錄像或拍照，并將銷毀清單交公司專人驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，銷毀單位應(yīng)在《印鑒銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)?！队¤b銷毀申請(qǐng)表》一式三份，申請(qǐng)部門、印鑒保管部門、公司存檔各執(zhí)一份。銷毀完成后，應(yīng)將銷毀情況在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。六、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督職責(zé)公司設(shè)立印鑒管理監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)印鑒管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司財(cái)務(wù)、審計(jì)、法務(wù)等部門人員組成。監(jiān)督小組應(yīng)定期對(duì)印鑒的保管、使用、停用、銷毀等情況進(jìn)行檢查，確保印鑒管理工作規(guī)范、有序。2.檢查內(nèi)容印鑒保管人員是否嚴(yán)格遵守印鑒保管規(guī)定，印鑒存放是否安全。印鑒使用流程是否規(guī)范，審批手續(xù)是否齊全。印鑒使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時(shí)登記《印鑒使用登記簿》。印鑒停用、銷毀手續(xù)是否齊全，是否按照規(guī)定進(jìn)行操作。3.問題處理監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)印鑒管理存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)下達(dá)《印鑒管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。責(zé)任部門應(yīng)按照《印鑒管理整改通知書》的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)完成整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向監(jiān)督小組提交整改報(bào)告，監(jiān)督小組對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查。如整改不到位，應(yīng)繼續(xù)督促責(zé)任部門進(jìn)行整改，直至達(dá)到要求。七、責(zé)任追究1.責(zé)任界定因印鑒保管不善、使用不當(dāng)?shù)仍?，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。未經(jīng)公司書面授權(quán)，擅自使用印鑒或私刻印鑒的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。2.責(zé)任追究方式對(duì)違反印鑒管理制度的責(zé)任人，公司將視情節(jié)