商場寫字樓管理制度

商場寫字樓管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范商場寫字樓的管理，營造安全、舒適、有序的辦公環(huán)境，提高寫字樓的整體運營效率和服務質量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于在本商場寫字樓內辦公的所有企業(yè)及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.服務至上原則：以租戶需求為導向，提供優(yōu)質、高效、便捷的服務。3.統(tǒng)一管理原則：對寫字樓的各項事務進行統(tǒng)一規(guī)劃、組織、協(xié)調和控制。4.公平公正原則：對待所有租戶一視同仁，確保管理工作公平公正。二、入駐管理（一）入駐流程1.意向洽談：租戶與寫字樓管理方就租賃事宜進行初步溝通，了解寫字樓的基本情況、租賃政策等。2.簽訂意向書：雙方達成初步意向后，簽訂租賃意向書，明確租賃面積、租金、租期等主要條款。3.合同簽訂：租戶按照意向書約定，準備相關資料，與管理方簽訂正式租賃合同。4.入駐準備：管理方協(xié)助租戶辦理入駐手續(xù)，提供必要的辦公設備和設施，安排裝修事宜等。5.正式入駐：租戶完成裝修并通過驗收后，正式入駐寫字樓。（二）入駐資料要求1.企業(yè)營業(yè)執(zhí)照副本復印件（加蓋公章）。2.法定代表人身份證明書及身份證復印件。3.授權委托書（如有委托代理人）及代理人身份證復印件。4.租賃合同原件。5.其他相關資料（如行業(yè)資質證書等）。三、物業(yè)管理（一）公共區(qū)域管理1.環(huán)境衛(wèi)生：每日定時清掃公共區(qū)域，包括走廊、電梯廳、樓梯間等，保持環(huán)境整潔。定期進行全面清潔消毒，確保公共區(qū)域衛(wèi)生達標。2.綠化養(yǎng)護：對寫字樓內的綠化植物進行定期澆水、施肥、修剪，保持植物生長良好，營造舒適的辦公環(huán)境。3.安全保衛(wèi)：設置門禁系統(tǒng)，對進出寫字樓的人員和車輛進行嚴格管控。配備專業(yè)保安人員，實行24小時值班制度，負責巡邏、監(jiān)控等安全保衛(wèi)工作，確保寫字樓安全。4.設施設備維護：定期對公共區(qū)域的設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保電梯、消防設備、供電系統(tǒng)、給排水系統(tǒng)等正常運行。建立設施設備檔案，記錄設備的運行情況、維修保養(yǎng)記錄等。（二）租戶區(qū)域管理1.裝修管理：租戶如需對辦公區(qū)域進行裝修，需提前向管理方提交裝修申請，經審核同意后方可施工。管理方對裝修過程進行監(jiān)督，確保裝修工程符合相關安全、環(huán)保等規(guī)定，不影響寫字樓整體結構和其他租戶正常辦公。2.水電管理：租戶應按照租賃合同約定使用水電，不得擅自改變水電線路和用途。管理方定期抄表計費，租戶按時繳納水電費。3.噪音管理：租戶應合理安排營業(yè)時間和工作時間，避免產生噪音影響其他租戶。如因特殊情況需要進行可能產生噪音的作業(yè)，需提前通知管理方，并采取相應的降噪措施。四、安全管理（一）安全制度1.建立健全安全管理制度，明確安全責任，加強安全教育培訓，提高全體人員的安全意識。2.制定安全應急預案，定期組織演練，確保在突發(fā)安全事件時能夠迅速、有效地進行應對。（二）消防管理1.按照國家消防法律法規(guī)要求，配備完善的消防設施設備，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)、火災報警系統(tǒng)等，并定期進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備完好有效。2.保持消防通道暢通無阻，嚴禁在消防通道內堆放雜物。3.組織開展消防安全宣傳教育活動，提高租戶的消防安全意識和自防自救能力。4.定期進行消防檢查，及時消除火災隱患。對違反消防規(guī)定的行為，及時進行制止和糾正，并依法依規(guī)進行處理。（三）治安管理1.加強寫字樓內的治安巡邏，及時發(fā)現和處理各類治安問題。2.配合公安機關做好治安防范工作，維護寫字樓的正常秩序。3.對進出寫字樓的人員和車輛進行嚴格登記和檢查，防止無關人員和車輛進入。五、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）衛(wèi)生標準1.公共區(qū)域地面干凈整潔，無污漬、無垃圾、無積水。2.電梯轎廂清潔衛(wèi)生，轎廂內壁、按鈕、地面等無灰塵、無污漬。3.衛(wèi)生間清潔無異味，便池、洗手盆、鏡子等設施干凈明亮。4.垃圾桶及時清理，垃圾不外溢，周圍地面干凈。（二）衛(wèi)生管理措施1.制定詳細的環(huán)境衛(wèi)生清掃計劃，明確清掃區(qū)域、清掃時間和清掃標準。2.配備專業(yè)的保潔人員，定期進行培訓，提高保潔人員的業(yè)務水平和服務質量。3.加強對環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督檢查，對不符合衛(wèi)生標準的區(qū)域及時進行整改。六、設施設備管理（一）設施設備維護保養(yǎng)1.建立設施設備維護保養(yǎng)檔案，記錄設施設備的型號、規(guī)格、購置時間、維護保養(yǎng)記錄等信息。2.制定設施設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設施設備進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。3.對設施設備的維修和更換，應按照規(guī)定的程序進行審批，確保維修和更換工作的合理性和必要性。（二）設施設備使用管理1.租戶應按照操作規(guī)程正確使用設施設備，不得擅自拆卸、改裝設施設備。2.如發(fā)現設施設備故障或損壞，應及時通知管理方，由管理方安排專業(yè)人員進行維修。3.管理方應定期對設施設備的使用情況進行檢查，對違規(guī)使用設施設備的行為進行制止和糾正。七、費用管理（一）租金及物業(yè)費1.租戶應按照租賃合同約定按時足額繳納租金及物業(yè)費。2.租金及物業(yè)費的調整按照租賃合同約定執(zhí)行，管理方應提前通知租戶。（二）水電費及其他費用1.水電費按照實際使用量計算，租戶應按時繳納水電費。2.其他費用（如停車費、空調費等）按照相關規(guī)定和租賃合同約定收取，租戶應予以配合。（三）費用催繳1.管理方定期對租戶的費用繳納情況進行統(tǒng)計和核對，對逾期未繳納費用的租戶，及時發(fā)出催繳通知。2.對經多次催繳仍未繳納費用的租戶，管理方有權按照租賃合同約定采取相應的措施，如停水停電、限制使用設施設備等，直至解除租賃合同。八、投訴處理（一）投訴受理1.設立投訴渠道，如投訴電話、投訴郵箱、投訴信箱等，方便租戶進行投訴。2.對租戶的投訴進行及時受理，記錄投訴內容、投訴人信息等，并告知租戶將在規(guī)定時間內給予答復。（二）投訴處理1.對租戶的投訴進行調查核實，分析原因，制定解決方案。2.將處理結果及時反饋給投訴人，征求投訴人的意見，確保投訴得到妥善解決。3.對投訴處理情況進行記錄和總結，分析存在的問題，采取措施加以改進，避免類似投訴再次發(fā)生。九、租戶關系管理（一）溝通機制1.建立定期溝通機制，如租戶座談會、問卷調查等，及時了解租戶的需求和意見建議。2.設立租戶服務熱線，及時解答租戶的咨詢和處理租戶的問題。3.管理方與租戶保持密切聯(lián)系，定期走訪租戶，加強溝通與交流，增進彼此了解和信任。（二）租戶活動1.定期組織租戶活動，如節(jié)日慶祝活動、文體活動等，豐富租戶的業(yè)余生活，增強租戶之間的凝聚力和歸屬感。2.通過租戶活動，宣傳寫字樓的管理理念和服務宗旨，提高