學(xué)校謄印室管理制度

學(xué)校謄印室管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)學(xué)校謄印室的管理，規(guī)范謄印工作流程，提高工作效率，保證謄印質(zhì)量，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校內(nèi)所有使用謄印室進(jìn)行文件、資料謄印的部門和個(gè)人。3.基本原則服務(wù)教學(xué)與管理原則：以滿足學(xué)校教學(xué)、科研及行政管理工作的文件資料謄印需求為宗旨。規(guī)范高效原則：建立標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程，確保謄印工作高效、準(zhǔn)確地完成。安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，保障文件資料的安全與保密。二、人員管理1.謄印室工作人員配備根據(jù)工作需要，配備適量的專職謄印人員，負(fù)責(zé)日常的謄印工作。謄印人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，有較強(qiáng)的保密意識(shí)。2.人員職責(zé)謄印室負(fù)責(zé)人職責(zé)全面負(fù)責(zé)謄印室的日常管理工作，制定工作計(jì)劃和工作流程。組織協(xié)調(diào)謄印工作，合理安排人員和設(shè)備，確保工作任務(wù)按時(shí)完成。負(fù)責(zé)與各部門溝通協(xié)調(diào)，了解謄印需求，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題。對(duì)謄印人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和考核，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和工作水平。謄印人員職責(zé)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行謄印工作，確保謄印質(zhì)量。認(rèn)真核對(duì)原稿內(nèi)容，對(duì)原稿中的錯(cuò)誤、疑問及時(shí)與送印部門溝通確認(rèn)。愛護(hù)謄印設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保持設(shè)備良好運(yùn)行狀態(tài)。嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露工作中涉及的機(jī)密信息。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。三、設(shè)備管理1.設(shè)備采購根據(jù)工作需要，制定設(shè)備采購計(jì)劃，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門審批后，按照規(guī)定的采購程序進(jìn)行采購。采購的設(shè)備應(yīng)符合工作要求，具備良好的性能和質(zhì)量，同時(shí)要考慮設(shè)備的性價(jià)比。2.設(shè)備登記設(shè)備采購到貨后，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫設(shè)備驗(yàn)收登記表，詳細(xì)記錄設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、購置日期、供應(yīng)商等信息。將設(shè)備驗(yàn)收登記表交學(xué)校資產(chǎn)管理部門備案，同時(shí)建立設(shè)備臺(tái)賬，對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類管理。3.設(shè)備使用與維護(hù)制定設(shè)備操作規(guī)程，明確設(shè)備的使用方法和注意事項(xiàng)，謄印人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用設(shè)備。定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔、潤滑、調(diào)試、校準(zhǔn)等工作，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立設(shè)備維修記錄檔案，記錄設(shè)備維修的時(shí)間、故障原因、維修內(nèi)容、維修人員等信息，以便對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行跟蹤分析。設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知維修人員進(jìn)行維修，維修人員應(yīng)盡快排除故障，恢復(fù)設(shè)備正常使用。4.設(shè)備報(bào)廢對(duì)已損壞且無法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的設(shè)備，由謄印室負(fù)責(zé)人提出報(bào)廢申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校資產(chǎn)管理部門審核批準(zhǔn)后進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢設(shè)備應(yīng)及時(shí)清理，妥善處理，防止造成環(huán)境污染。四、工作流程1.送印流程各部門如需在謄印室進(jìn)行文件資料謄印，應(yīng)填寫《謄印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明文件資料的名稱、內(nèi)容、份數(shù)、格式要求、送印時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。將《謄印申請(qǐng)表》提交給謄印室負(fù)責(zé)人，謄印室負(fù)責(zé)人根據(jù)工作安排和設(shè)備使用情況，確定是否受理申請(qǐng)。如受理，安排謄印人員進(jìn)行謄?。蝗绮皇芾?，應(yīng)及時(shí)向送印部門說明原因。2.謄印流程謄印人員接到任務(wù)后，首先對(duì)原稿進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查原稿內(nèi)容是否完整、清晰，有無錯(cuò)別字、語病等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與送印部門溝通確認(rèn)。根據(jù)原稿內(nèi)容和格式要求，選擇合適的謄印設(shè)備和紙張，設(shè)置好謄印參數(shù)，確保謄印質(zhì)量。在謄印過程中，要注意觀察設(shè)備運(yùn)行情況，及時(shí)處理出現(xiàn)的卡紙、墨粉不足等問題，保證謄印工作順利進(jìn)行。謄印完成后，對(duì)謄印件進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，檢查是否有漏印、錯(cuò)印、字跡不清等問題。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)印或重印。3.校對(duì)流程對(duì)于重要文件資料，謄印完成后應(yīng)進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)工作可由送印部門安排專人負(fù)責(zé)，也可由謄印室人員協(xié)助進(jìn)行。校對(duì)人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)照原稿，逐字逐句進(jìn)行核對(duì)，確保謄印件與原稿內(nèi)容一致。校對(duì)過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)標(biāo)記并反饋給謄印人員進(jìn)行修改。校對(duì)完成后，校對(duì)人員應(yīng)在《謄印校對(duì)登記表》上簽字確認(rèn)，注明校對(duì)情況和是否通過校對(duì)。4.裝訂與分發(fā)流程經(jīng)校對(duì)無誤的謄印件，按照送印部門的要求進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，符合文件資料的存檔和使用要求。裝訂完成后，將謄印件整理好，按照《謄印申請(qǐng)表》上注明的送印時(shí)間和送印部門，及時(shí)進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)應(yīng)辦理交接手續(xù)，由送印部門指定人員簽字領(lǐng)取。五、質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)謄印件應(yīng)字跡清晰、工整，墨色均勻，無漏印、錯(cuò)印、重影等現(xiàn)象。紙張規(guī)格應(yīng)符合要求，無破損、褶皺、污漬等問題。裝訂應(yīng)牢固、整齊、美觀，頁碼順序正確，無掉頁、缺頁等情況。2.質(zhì)量檢查謄印人員在完成謄印工作后，應(yīng)首先進(jìn)行自我檢查，確保謄印質(zhì)量符合要求。校對(duì)人員在校對(duì)過程中，要嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。謄印室負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)謄印工作質(zhì)量進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保整體謄印質(zhì)量穩(wěn)定可靠。3.質(zhì)量改進(jìn)針對(duì)質(zhì)量檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，組織謄印人員進(jìn)行分析討論，找出問題產(chǎn)生的原因，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施。定期對(duì)質(zhì)量改進(jìn)措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善質(zhì)量控制體系，提高謄印工作質(zhì)量。六、安全保密管理1.安全管理謄印室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如滅火器、防盜門窗等，確保工作場所的安全。謄印人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，注意防火、防盜、防潮、防蟲等，防止發(fā)生安全事故。下班前，應(yīng)關(guān)閉設(shè)備電源，清理工作場所，關(guān)好門窗，確保安全。2.保密管理謄印人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)工作中涉及的機(jī)密文件資料進(jìn)行嚴(yán)格保密。嚴(yán)禁在非工作時(shí)間和非工作場所談?wù)?、傳播機(jī)密文件資料的內(nèi)容。對(duì)機(jī)密文件資料的原稿和謄印件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。因工作需要查閱機(jī)密文件資料時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并在指定地點(diǎn)查閱，不得擅自復(fù)印或帶出。如發(fā)現(xiàn)機(jī)密文件資料丟失或泄露，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，并及時(shí)報(bào)告學(xué)校相關(guān)部門。七、檔案管理1.檔案分類謄印室檔案分為原稿檔案、謄印申請(qǐng)表檔案、謄印校對(duì)登記表檔案、設(shè)備檔案等。原稿檔案按照送印部門和時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，妥善保存，以備查閱。謄印申請(qǐng)表檔案、謄印校對(duì)登記表檔案按照年度進(jìn)行分類裝訂成冊(cè)，保存期限為[X]年。設(shè)備檔案包括設(shè)備采購合同、驗(yàn)收登記表、維修記錄等，應(yīng)長期保存。2.檔案保管設(shè)立專門的檔案柜，對(duì)各類檔案進(jìn)行分類存放，確保檔案存放整齊、有序。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，防止檔案損壞或丟失。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自查閱、銷毀檔案。如需查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，并做好查閱記錄。3.檔案借閱因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上注明的內(nèi)容進(jìn)行借閱登記，將檔案借給借閱人，并告知借閱人借閱期限和歸還要求。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理人員申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向借閱人詢問情況，并做好記錄。八、費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算謄印室的費(fèi)用主要包括紙張、油墨、設(shè)備維修保養(yǎng)費(fèi)、水電費(fèi)等。對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用進(jìn)行分類核算，建立費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄費(fèi)用的發(fā)生時(shí)間、金額、用途等信息。2.費(fèi)用報(bào)銷謄印室工作人員應(yīng)按照學(xué)校財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票，并填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用的用途、金額、報(bào)銷日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，報(bào)