小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施翻新制度?

小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施翻新制度?

一、總則1.目的：為了確保小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施處于良好的運行狀態(tài)，提升小區(qū)整體形象，為業(yè)主提供更加舒適、安全的居住環(huán)境，特制定本翻新制度。2.適用范圍：本制度適用于本小區(qū)內(nèi)所有公共區(qū)域設(shè)施的翻新工作，包括但不限于道路、路燈、健身器材、休閑桌椅、景觀設(shè)施等。3.基本原則：-安全性原則：翻新工作必須以保障業(yè)主和使用人員的安全為首要前提，選用符合安全標準的材料和工藝。-功能性原則：確保翻新后的設(shè)施能夠正常發(fā)揮其應(yīng)有的功能，滿足業(yè)主日常使用需求。-美觀性原則：翻新設(shè)計應(yīng)與小區(qū)整體風格相協(xié)調(diào)，提升小區(qū)的美觀度和品質(zhì)感。-經(jīng)濟性原則：在保證翻新質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資金使用效率。二、職責分工1.物業(yè)管理部門：-負責公共區(qū)域設(shè)施的日常巡查，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)施損壞和老化情況，提出翻新需求。-組織制定翻新計劃，明確翻新項目、時間、預(yù)算等內(nèi)容，并報上級審批。-協(xié)調(diào)施工單位、供應(yīng)商等各方關(guān)系，確保翻新工作順利進行。-對翻新工程質(zhì)量、進度、安全等進行全程監(jiān)督，及時處理施工過程中出現(xiàn)的問題。-負責翻新工程的驗收工作，確保翻新后的設(shè)施符合相關(guān)標準和要求。2.工程技術(shù)部門：-參與翻新需求的評估和翻新計劃的制定，提供專業(yè)的技術(shù)支持和建議。-對翻新項目進行技術(shù)可行性分析，審核施工方案，確保施工技術(shù)方案的合理性和可靠性。-在施工過程中，為物業(yè)管理部門提供技術(shù)指導(dǎo)，協(xié)助解決技術(shù)難題。-負責對翻新工程中涉及的設(shè)備、材料進行技術(shù)檢驗，確保其質(zhì)量符合要求。3.財務(wù)部門：-負責審核翻新項目的預(yù)算，確保預(yù)算編制的合理性和準確性。-按照財務(wù)制度和審批流程，負責翻新項目資金的籌集、撥付和核算工作。-對翻新項目的成本進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決成本超支等問題。4.業(yè)主委員會：-參與重大公共區(qū)域設(shè)施翻新項目的決策過程，聽取業(yè)主意見和建議，代表業(yè)主與物業(yè)公司進行溝通協(xié)商。-監(jiān)督翻新工作的實施，確保翻新工作符合業(yè)主的利益和需求。三、翻新需求的提出與評估1.需求提出：-物業(yè)管理部門的巡查人員在日常巡查中，如發(fā)現(xiàn)公共區(qū)域設(shè)施存在損壞、老化等影響正常使用和安全的情況，應(yīng)及時記錄并上報。-業(yè)主也可通過物業(yè)服務(wù)熱線、意見箱等渠道向物業(yè)公司反映公共區(qū)域設(shè)施需要翻新的問題。2.需求評估：-物業(yè)管理部門收到翻新需求后，應(yīng)組織工程技術(shù)人員和相關(guān)專業(yè)人員對需求進行評估。評估內(nèi)容包括設(shè)施損壞程度、老化情況、使用功能影響、安全隱患等方面。-根據(jù)評估結(jié)果，判斷設(shè)施是否需要翻新以及翻新的緊迫性。對于存在嚴重安全隱患或?qū)I(yè)主生活造成較大影響的設(shè)施，應(yīng)優(yōu)先安排翻新。-對于需要翻新的項目，工程技術(shù)人員應(yīng)初步估算翻新所需的費用、材料、工期等，并形成書面評估報告。四、翻新計劃的制定與審批1.計劃制定：-根據(jù)需求評估結(jié)果，物業(yè)管理部門負責制定詳細的翻新計劃。翻新計劃應(yīng)包括翻新項目名稱、位置、具體內(nèi)容、施工時間、施工單位選擇方式、預(yù)算金額、質(zhì)量標準等內(nèi)容。-在制定翻新計劃時，應(yīng)充分考慮施工期間對業(yè)主生活的影響，合理安排施工時間，盡量減少噪音、灰塵等污染。同時，應(yīng)制定相應(yīng)的安全防護措施和應(yīng)急預(yù)案，確保施工過程中的安全。2.計劃審批：-翻新計劃制定完成后，物業(yè)管理部門應(yīng)將計劃報上級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批流程包括部門負責人初審、財務(wù)部門審核預(yù)算、主管領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。-對于重大翻新項目（如涉及金額較大、對小區(qū)整體形象和業(yè)主生活影響較大的項目），還需提交業(yè)主委員會審議通過。業(yè)主委員會審議時，應(yīng)充分聽取業(yè)主意見，確保翻新計劃符合業(yè)主的利益和需求。五、施工單位的選擇與合同簽訂1.施工單位選擇：-對于一般性翻新項目，物業(yè)管理部門可通過邀請招標、詢價等方式選擇具有相應(yīng)資質(zhì)和良好信譽的施工單位。在選擇施工單位時，應(yīng)考察其過往業(yè)績、施工能力、技術(shù)水平、售后服務(wù)等方面情況。-對于重大翻新項目，應(yīng)采用公開招標的方式選擇施工單位。招標過程應(yīng)嚴格按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定進行，確保招標的公平、公正、公開。-無論采用何種方式選擇施工單位，都應(yīng)要求施工單位提供詳細的施工方案、報價清單、質(zhì)量保證措施等資料，作為選擇的重要依據(jù)。2.合同簽訂：-確定施工單位后，物業(yè)管理部門應(yīng)與施工單位簽訂詳細的施工合同。施工合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括工程內(nèi)容、施工范圍、施工工期、質(zhì)量標準、工程價款及支付方式、安全責任、違約責任等條款。-在簽訂施工合同前，應(yīng)組織工程技術(shù)人員、財務(wù)人員等對合同條款進行審核，確保合同條款清晰、合理、合法，避免出現(xiàn)漏洞和風險。六、翻新工程的施工管理1.施工準備：-施工單位在進場施工前，應(yīng)向物業(yè)管理部門提交詳細的施工組織設(shè)計和施工計劃，包括施工進度安排、施工人員名單、施工設(shè)備清單等內(nèi)容。物業(yè)管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對施工組織設(shè)計和施工計劃進行審核，確保其合理性和可行性。-施工單位應(yīng)按照合同約定和施工要求，準備好施工所需的材料、設(shè)備等物資，并確保其質(zhì)量符合相關(guān)標準和要求。材料、設(shè)備進場時，物業(yè)管理部門應(yīng)組織工程技術(shù)人員進行檢驗，合格后方可使用。-物業(yè)管理部門應(yīng)在施工前向業(yè)主發(fā)布施工通知，告知業(yè)主施工項目、施工時間、施工期間的注意事項等信息，爭取業(yè)主的理解和支持。2.施工安全管理：-施工單位應(yīng)建立健全安全生產(chǎn)管理制度，加強施工人員的安全教育培訓(xùn)，提高施工人員的安全意識和操作技能。施工人員應(yīng)嚴格遵守施工現(xiàn)場的安全操作規(guī)程，佩戴好個人安全防護用品。-施工現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標志和防護設(shè)施，確保施工區(qū)域與業(yè)主活動區(qū)域有效隔離，防止發(fā)生安全事故。對于危險作業(yè)區(qū)域，應(yīng)安排專人進行監(jiān)護。-物業(yè)管理部門應(yīng)加強對施工現(xiàn)場的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)施工單位存在安全違規(guī)行為，應(yīng)及時責令其整改，情節(jié)嚴重的應(yīng)暫停施工并追究其責任。3.施工質(zhì)量控制：-施工單位應(yīng)嚴格按照施工圖紙和施工規(guī)范進行施工，確保工程質(zhì)量符合合同約定的標準。在施工過程中，應(yīng)加強質(zhì)量檢驗，對每一道工序進行質(zhì)量驗收，合格后方可進行下一道工序。-物業(yè)管理部門應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員對施工質(zhì)量進行全程監(jiān)督，定期檢查施工質(zhì)量情況。對于關(guān)鍵工序和隱蔽工程，應(yīng)在施工單位自檢合格的基礎(chǔ)上，進行專項驗收，驗收合格后方可隱蔽或進行下一道工序。-如發(fā)現(xiàn)施工質(zhì)量問題，物業(yè)管理部門應(yīng)及時要求施工單位進行整改，整改合格后方可繼續(xù)施工。對于質(zhì)量問題嚴重的，應(yīng)按照合同約定追究施工單位的責任。4.施工進度管理：-施工單位應(yīng)按照合同約定的施工工期制定詳細的施工進度計劃，并嚴格按照進度計劃組織施工。如因特殊原因需要調(diào)整施工進度計劃，應(yīng)提前向物業(yè)管理部門提出申請，經(jīng)同意后方可調(diào)整。-物業(yè)管理部門應(yīng)定期檢查施工進度情況，對比實際進度與計劃進度的差異。如發(fā)現(xiàn)施工進度滯后，應(yīng)及時與施工單位溝通，分析原因并督促其采取有效措施加快施工進度，確保工程按時完成。七、翻新工程的驗收管理1.驗收準備：-施工單位在完成翻新工程后，應(yīng)進行自檢。自檢合格后，向物業(yè)管理部門提交工程竣工報告，申請驗收?？⒐蟾鎽?yīng)包括工程概況、施工過程、質(zhì)量檢驗情況、竣工圖紙等內(nèi)容。-物業(yè)管理部門收到竣工報告后，應(yīng)組織工程技術(shù)人員、業(yè)主代表等成立驗收小組，制定驗收方案，明確驗收標準、驗收內(nèi)容、驗收方法等。2.驗收內(nèi)容：-工程質(zhì)量驗收：按照合同約定的質(zhì)量標準和施工規(guī)范，對翻新工程的各個項目進行檢查，包括設(shè)施的外觀質(zhì)量、結(jié)構(gòu)安全、使用功能等方面。-材料設(shè)備驗收：檢查施工過程中使用的材料、設(shè)備是否符合合同要求，其規(guī)格、型號、質(zhì)量等是否與提供的資料一致。-資料驗收：審查施工單位提供的竣工資料是否齊全、完整，包括施工圖紙、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、材料設(shè)備合格證等。3.驗收程序：-驗收小組首先聽取施工單位關(guān)于工程施工情況的匯報，查閱相關(guān)資料。-然后按照驗收方案對翻新工程進行實地檢查，對設(shè)施的外觀、尺寸、性能等進行詳細檢查和測試。-驗收小組根據(jù)檢查情況，填寫驗收記錄，對驗收中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見。-施工單位應(yīng)按照驗收小組提出的整改意見進行整改，整改完成后再次申請驗收，直至驗收合格。4.驗收報告：-驗收合格后，驗收小組應(yīng)編制驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收基本情況、驗收依據(jù)、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告應(yīng)由驗收小組成員簽字確認，并加蓋物業(yè)公司公章。-驗收報告作為翻新工程的重要資料，應(yīng)妥善保存，以備后續(xù)查詢和參考。八、翻新工程的資金管理1.預(yù)算控制：-財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照審批通過的翻新預(yù)算進行資金管理，確保資金使用不超過預(yù)算金額。在工程實施過程中，如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進行申請和審批。-物業(yè)管理部門和施工單位應(yīng)嚴格控制工程成本，避免不必要的費用支出。對于工程變更、材料設(shè)備采購等涉及費用的事項，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批，確保費用支出合理、合規(guī)。2.資金支付：-財務(wù)部門應(yīng)按照施工合同約定的支付方式和支付時間，及時支付工程款項。在支付工程款項前，應(yīng)審核施工單位提交的付款申請、發(fā)票、工程進度報告等資料，確保資料齊全、合規(guī)。-對于工程質(zhì)量保證金，應(yīng)按照合同約定在質(zhì)保期屆滿后，經(jīng)檢查無質(zhì)量問題方可支付。3.成本核算與分析：-財務(wù)部門應(yīng)定期對翻新工程的成本進行核算，將實際成本與預(yù)算成本進行對比分析，找出成本偏差的原因，并提出改進措施。-物業(yè)管理部門和工程技術(shù)部門應(yīng)配合財務(wù)部門做好成本核算和分析工作，提供相關(guān)的成本數(shù)據(jù)和資料。通過成本核算和分析，不斷提高翻新工程的成本管理水平。九、翻新后的維護與管理1.設(shè)施移交：-翻新工程驗收合格后，物業(yè)管理部門應(yīng)與施工單位辦理設(shè)施移交手續(xù)。移交內(nèi)容包括設(shè)施的使用說明書、保修卡、竣工圖紙等資料，以及設(shè)施的實物交接。-物業(yè)管理部門應(yīng)建立完善的設(shè)施檔案，將翻新后的設(shè)施相關(guān)資料納入檔案管理，以便日后查詢和維護。2.日常維護：-物業(yè)管理部門應(yīng)制定公共區(qū)域設(shè)施的日常維護計劃，明確維護內(nèi)容、維護周期、維護責任人等。日常維護工作應(yīng)包括設(shè)施的清潔、檢查、保養(yǎng)等，確保設(shè)施始終處于良好的運行狀態(tài)。-工程技術(shù)人員應(yīng)定期對翻新后的設(shè)施進行技術(shù)檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的問題。對于設(shè)施的易損部件，應(yīng)建立庫存管理制度，確保及時更換。3.保修管理：-施工單位應(yīng)按照施工合同約定的質(zhì)保期和質(zhì)保范圍，對翻新后的設(shè)施提供保修服務(wù)。在質(zhì)保期內(nèi)，如設(shè)施出現(xiàn)質(zhì)量問題，施工單位應(yīng)及時響應(yīng)，免費進行維修或更換。-物業(yè)管理部門應(yīng)建立保修記錄，對設(shè)施的保修情況進行跟蹤和管理。如施工單位未能按照合同約定履行保修義務(wù)，物業(yè)管理部門應(yīng)按照合同約定追究其責任。十、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督：-物業(yè)公司內(nèi)部應(yīng)建立健全監(jiān)督機制，對公共區(qū)域設(shè)施翻新工作進行全程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括翻新計劃的制定與執(zhí)行、施工單位的選擇與管理、工程質(zhì)量與進度控制、資金使用與管理等方面。-審計部門應(yīng)定期對翻新項目進行審計，檢查翻新項目的財務(wù)收支情況、成本控制情況等，確保資金使用合法、合規(guī)、有效。2.業(yè)主監(jiān)督：-物業(yè)公司應(yīng)主動接受業(yè)主的監(jiān)督，定期向業(yè)主公布公共區(qū)域設(shè)施翻新工作的進展情況和資金使用情況，聽取業(yè)主的意見和建議。-業(yè)主委員會應(yīng)發(fā)揮監(jiān)督作用，對翻新工作中存在的問題及時向物業(yè)公司提出，督促物業(yè)公司整改落實。3.考核機制：