學(xué)校采購組管理制度

學(xué)校采購組管理制度一、總則1.目的為規(guī)范學(xué)校采購組的工作流程，加強采購管理，提高采購效率，確保采購工作的公開、公平、公正，保障學(xué)校各項工作的順利開展，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校采購組負責(zé)的所有采購活動，包括但不限于教學(xué)設(shè)備、辦公用品、后勤物資、基建材料等各類物資及服務(wù)的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。效益性原則：在滿足學(xué)校需求的前提下，力求降低采購成本，提高資金使用效益。公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正地對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方。透明性原則：采購信息應(yīng)及時、準確地公開，接受學(xué)校內(nèi)部及相關(guān)部門的監(jiān)督。二、采購組職責(zé)1.采購計劃制定根據(jù)學(xué)校各部門的需求申請，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃和預(yù)算安排，制定年度、季度和月度采購計劃。定期對采購計劃進行評估和調(diào)整，確保計劃的合理性和可行性。2.供應(yīng)商管理建立和維護供應(yīng)商信息庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等進行評估和審核。與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，定期對供應(yīng)商進行考核和評價。負責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)和引進，拓展采購渠道，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。3.采購執(zhí)行根據(jù)采購計劃和審批后的采購申請，組織實施采購活動。按照采購流程，進行詢價、比價、議價、招標、談判等采購操作，確保采購的物資和服務(wù)符合學(xué)校要求。負責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行和歸檔工作，確保合同的合法性和有效性。4.質(zhì)量控制參與采購物資和服務(wù)的驗收工作，確保所采購的物資和服務(wù)質(zhì)量符合合同要求和學(xué)校標準。對采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，督促供應(yīng)商采取有效措施解決問題。5.資金管理配合學(xué)校財務(wù)部門做好采購資金的預(yù)算編制、支付申請和結(jié)算工作。嚴格控制采購成本，確保采購資金的合理使用，杜絕浪費和不合理開支。6.信息管理及時收集、整理和發(fā)布采購信息，包括采購計劃、采購公告、中標通知等，確保采購信息的公開透明。建立采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件、資料進行分類歸檔，妥善保管，以備查閱。三、采購流程1.需求申請學(xué)校各部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請單，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)算金額、用途等信息。采購申請單經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購組。2.采購審批采購組收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行初審，核實申請的合理性和必要性。根據(jù)學(xué)校的采購審批權(quán)限，將采購申請單提交至相應(yīng)的審批領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審批，并簽署意見。對于金額較大或涉及重大項目的采購申請，需經(jīng)過學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組或校長辦公會審議通過。3.采購實施詢價：采購組根據(jù)采購申請的內(nèi)容，通過多種渠道（如網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦、行業(yè)協(xié)會等）收集相關(guān)供應(yīng)商信息，并向至少三家符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供報價單。比價：對各供應(yīng)商的報價進行分析和比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價比最優(yōu)的供應(yīng)商。議價：與選定的供應(yīng)商進行議價，爭取更優(yōu)惠的價格和條款。對于金額較大的采購項目，可組織談判會議，與供應(yīng)商進行面對面的溝通和協(xié)商。招標：對于符合招標條件的采購項目，按照學(xué)校的招標管理規(guī)定，組織公開招標或邀請招標。采購組負責(zé)編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標和定標等工作。合同簽訂：確定中標供應(yīng)商后，采購組應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，需經(jīng)學(xué)校法律顧問審核把關(guān)，確保合同的合法性和有效性。4.驗收付款驗收：采購物資到貨后，采購組應(yīng)及時通知使用部門和相關(guān)人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照合同要求和學(xué)校標準，對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進行仔細檢查，填寫驗收報告。對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)簽字確認；對于驗收不合格的物資，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施。付款：采購組根據(jù)驗收報告和合同約定，填寫付款申請單，附上發(fā)票、合同副本等相關(guān)資料，提交至學(xué)校財務(wù)部門進行審核付款。財務(wù)部門應(yīng)按照學(xué)校的財務(wù)管理制度和審批流程，對付款申請進行審核，確保付款的準確性和合規(guī)性。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購組應(yīng)根據(jù)學(xué)校的年度工作計劃和各部門的需求預(yù)測，結(jié)合上一年度的采購實際情況，編制年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額等詳細信息，并按照學(xué)校的預(yù)算科目進行分類匯總。在編制采購預(yù)算過程中，應(yīng)充分考慮市場價格波動、政策變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準確性。2.預(yù)算執(zhí)行采購組應(yīng)嚴格按照批準的采購預(yù)算執(zhí)行采購活動，不得擅自突破預(yù)算。對于因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算的項目，應(yīng)按照學(xué)校的預(yù)算調(diào)整程序進行申報和審批。經(jīng)批準調(diào)整后的預(yù)算，采購組應(yīng)及時調(diào)整采購計劃和采購活動。3.預(yù)算監(jiān)控學(xué)校財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取有效措施加以解決。采購組應(yīng)每月向?qū)W校財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，詳細反映采購項目的執(zhí)行進度、資金使用情況等信息。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準入供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資格，具有良好的商業(yè)信譽和財務(wù)狀況。供應(yīng)商應(yīng)提供有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等資質(zhì)證明文件，以及產(chǎn)品質(zhì)量認證、生產(chǎn)許可證等相關(guān)證書。采購組對申請準入的供應(yīng)商進行實地考察或資質(zhì)審核，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)能力等方面的情況。經(jīng)審核合格的供應(yīng)商，納入學(xué)校供應(yīng)商信息庫，并簽訂供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.供應(yīng)商考核采購組定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于考核評價為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫剟詈蛢?yōu)先合作機會；對于考核評價為不合格的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求供應(yīng)商限期整改。如供應(yīng)商在規(guī)定期限內(nèi)未能整改到位，采購組應(yīng)暫停與其合作，并將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。3.供應(yīng)商淘汰對于出現(xiàn)以下情況之一的供應(yīng)商，采購組應(yīng)及時將其淘汰出供應(yīng)商信息庫：提供虛假資質(zhì)證明文件或產(chǎn)品質(zhì)量不合格，給學(xué)校造成損失的；嚴重違反合同約定，拒不履行合同義務(wù)的；售后服務(wù)不到位，多次遭到學(xué)校投訴的；經(jīng)營狀況惡化，無法正常履行供貨義務(wù)的。采購組在淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時更新供應(yīng)商信息庫，并向?qū)W校相關(guān)部門通報淘汰情況。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購組應(yīng)定期對采購活動中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，包括市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、廉潔風(fēng)險等。針對不同類型的風(fēng)險，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風(fēng)險程度。2.風(fēng)險應(yīng)對針對識別出的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于市場風(fēng)險，可通過建立價格預(yù)警機制、與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整協(xié)議等方式加以應(yīng)對；對于質(zhì)量風(fēng)險，加強采購過程中的質(zhì)量控制和驗收管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾等；對于合同風(fēng)險，嚴格合同審核和簽訂流程，加強合同履行過程中的監(jiān)督和管理；對于廉潔風(fēng)險，加強采購人員的廉潔教育，建立健全廉潔監(jiān)督機制，杜絕采購過程中的腐敗行為。3.風(fēng)險監(jiān)控采購組應(yīng)定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對過程中存在的問題，并調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對措施。對因風(fēng)險事件導(dǎo)致的損失，應(yīng)及時進行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，采取有效措施加以改進，防止類似風(fēng)險事件的再次發(fā)生。七、采購檔案管理1.檔案范圍采購檔案包括采購活動中形成的各類文件、資料，如采購申請單、采購計劃、詢價函、報價單、招標文件、投標文件、評標報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.檔案整理采購組應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案的整理工作，按照檔案管理的要求，對采購檔案進行分類、編號、裝訂和歸檔。3.檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管在安全、保密的場所，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校的檔案管理制度執(zhí)行。4.檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)采購組負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)在指定地點進行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案原件。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得泄露檔案內(nèi)容。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校內(nèi)部審計部門定期對采購組的采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購行為是否規(guī)范、采購資金使用是否合理等。采購組應(yīng)定期開展內(nèi)部自查自糾工作，對采購活動中存在的問題及時進行整改，并將整改情況向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報